Mødedato: 21.04.2015, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal
Høring af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020
Se alle bilag
Til top
Der skal tages stilling til KL's udkast til ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020, ”Lokal og digital – et sammenhængende Danmark”.
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
1. at KLs udkast til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi tages til efterretning,
2. at bemærkningerne til KLs udkast til ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi godkendes.
Problemstilling
KL har udarbejdet udkast til ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020, ”Lokal og digital – et sammenhængende Danmark”. Strategiudkastet er i høring i samtlige landets kommuner. Strategien har været i høring i forvaltningerne og er blevet behandlet på Digitaliseringschefkredsen og Økonomikredsen. Bemærkningerne til strategiudkastet, som anbefales fremsendt til KL, fremgår nedenfor.
Københavns Kommune har deltaget aktivt i arbejdet med den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi blandt andet ved afholdelse af en workshop med repræsentanter fra hele kommunen samt KL, drøftelser i diverse KL digitaliseringsråd og fora samt med en bred deltagelse på KLs nyligt afholdte dialogmøde den 18. marts 2015.
Hovedlinjer i den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi
Strategien er bygget op omkring en vision om, at den fælleskommunale indsats for digitalisering styrker en offentlig sektor, der yder nær og tilgængelig, sammenhængende og effektiv service. Strategien har en række temaer og indsatsområder, som kommunerne i fællesskab skal prioritere frem mod 2020, bl.a.:
- At bygge videre på erfaringerne og de igangsatte projekter fra strategien 2011-2015,
- At skabe sammenhæng og effektivitet, høste gevinster og igangsætte nye digitaliseringsinitiativer samtidig med at komme i mål med de tidligere indsatser,
- At sikre bedre, ensartede og sammenhængende selvbetjeningsløsninger,
- At realisere initiativer på velfærdsområderne,
- At etablere flere fælleskommunale samarbejder, f.eks. fælles drift, kontraktstyring og porteføljestyring.
Selvom strategien får et stort fokus på at realisere og høste gevinsterne af igangværende projekter, er der også lagt op til nye ambitiøse aktiviteter, som vil kræve en væsentlig indsats i kommunerne, KL og KOMBIT (Kommunernes IT-fællesskab), bl.a.:
- Krav om bedre mobil- og bredbåndsdækning,
- Bedre sammenhæng mellem frontservice og backoffice,
- Realisering af gevinster i monopolbruddet ved stærkt fokus på at implementere de nye digitale løsninger, som erstatter monopolløsningerne,
- Sikre at it-løsninger hænger sammen på tværs, og at data kan genbruges.
Løsning
Københavns Kommunes bemærkninger
I det følgende fremsættes Københavns Kommunes strategiske initiativer og opmærksomhedspunkter, som tager afsæt i forvaltningernes input til strategien.
1. En digital samfundsstrategi
Med den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2011 – 2015 har kommunerne i fællesskab gjort meget for at udnytte de digitale muligheder, især i forhold til online selvbetjening, borgerportaler og Digital Post, og der er gjort væsentlige fremskridt indenfor velfærdsteknologi og skabt smarte, innovative løsninger i byrummet.
Københavns Kommune bakker op om, at der med den nye strategi bygges videre på resultaterne og erfaringerne frem mod 2020. Københavns Kommune ser dog yderligere potentialer for ikke alene den kommunale, men hele den offentlige sektor, hvor digitaliseringen kan skabe en ny mere sammenhængende og gennemskuelig offentlig sektor. Dette stiller krav om et tættere samarbejde på tværs af den offentlige sektor for at få udviklet de bedst mulige digitale løsninger til borgere og virksomheder, hvor sammenhæng og brugervenlighed er nøgleord i forhold til den service, som der leveres digitalt. Derfor ser Københavns Kommune i højere grad et behov for, at de forskellige sektorer spiller ind til én fælles strategi, som har fokus på realisering af de potentialer på tværs af sektorer, som KL peger på, da det fordrer nogle mere ambitiøse mål for en ny, mere sammenhængende og gennemskuelig offentlig sektor.
Digitalisering må ikke begrænse sig til, at der sættes strøm til eksisterende arbejdsgange, men den skal også være løftestang for nogle mere vidtgående fællesoffentlige samarbejdsformer, faglig udvikling og innovation. Digitalisering skal udnyttes til at fjerne utilsigtede barrierer på tværs af sektorer, så borgere og virksomheder får en bedre serviceoplevelse og mere smidige sagsgange, som tilgodeser den enkeltes livssituation.
2. Fælles indkøb og fælles løsninger
For at opnå bedre sammenhæng og mere gennemskuelighed i den offentlige sektor, er det afgørende for Københavns Kommune, at der fortsat udvikles et fælles selvbetjeningsunivers, og der kan oplagt bygges videre på og konsolideres allerede eksisterende fælles portaler som bl.a. borger.dk, virk.dk, sundhed.dk og skat.dk. KL’s strategiudkast mangler at forholde sig til borger.dk og de øvrige fælles portalers betydning for de fælleskommunale indsatser.
Det er ligeledes kostbart og vanskeligt, at få fagsystemer til at fungere sammen og derfor skal der i den kommende periode sikres endnu flere standarder og ensartede krav i kommunernes indkøb af fagsystemer, så der nemmere og smartere kan deles data på tværs af fagområder og myndigheder.
Københavns Kommune anser genkendelighed og ensartethed på tværs af de offentlige løsninger for vigtige parametre i bestræbelserne på at skabe mere tryghed, tillid og gennemskuelighed for borgere og virksomheder, således at kommunerne kan indfri de ambitiøse mål omkring borgernes brug af løsningerne.
3. Kompetenceudvikling
Det er en væsentlig forudsætning for digitaliseringsstrategien og den samfundsmæssige digitale udvikling, at der investeres i digitale kompetenceløft.
Københavns Kommune ser en udvikling, hvor digitalisering ikke længere kun er et middel, men på eksempelvis velfærdsområderne også er med til at udvikle og transformere kerneopgaverne og dermed bliver en naturlig del af forretningsudviklingen. Det stiller nye krav til ledelsen i forhold til at kunne udvikle kerneforretningen og drive digital forretningsudvikling samt medarbejderne i brugen af de digitale løsninger og systemer til effektive sagsgange på tværs af myndigheder og til digital medbetjening og vejledning af borgere og virksomheder.
Der har været talt meget om ældre borgeres utryghed ved det digitale. Hjælp og vejledning til de ældre om it og digitalisering skal fortsat være et højt prioriteret fokusområde. Men der skal også vægtes en indsats overfor de mange unge, der trods gode it-evner ikke kender og forstår det offentlige, og derfor risikerer at blive koblet af, når der ikke længere er personlig betjening. At udfylde selvangivelse eller ansøge om boligstøtte kan for nogle unge være en stor udfordring, fordi de ikke er vant til de offentlige systemer og digitalisering kan i denne sammenhæng blive en ekstra barriere.
4. Realistiske gevinstestimater
Københavns Kommune har løbende fulgt op på gevinstrealiseringen i strategien for 2011-2015 og opfølgningerne viser, at de estimerede effektiviseringer ofte overvurderes. Erfaringer fra det hidtidige digitaliseringsarbejde viser derfor med al tydelighed et stort behov for løbende tilpasninger og opfølgninger, efterhånden som der opnås viden om, hvad der er praktisk og teknisk muligt.
Effekten af for høje gevinstestimater er, at digitaliseringsprojekter ofte ender med at have karakter af at være ”grønthøstere”. Det giver digitalisering et dårlig omdømme både blandt medarbejdere og i befolkningen for mest at være en spareøvelse frem for at effektiviseringer går hånd i hånd med kvalitetsløft, smartere og mere effektive arbejdsgange og nye mere fleksible muligheder for borgere og virksomheder.
Derfor ønsker Københavns Kommune nogle mere realistiske og målbare gevinstrealiseringer både kvantitativt og kvalitativt, og at der i højere grad løbende følges op på gevinstrealiseringerne, så der evt. kan tilpasses efterhånden som der opnås mere viden og erfaring.
I det følgende fremsættes Københavns Kommunes strategiske initiativer og opmærksomhedspunkter, som tager afsæt i forvaltningernes input til strategien.
1. En digital samfundsstrategi
Med den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2011 – 2015 har kommunerne i fællesskab gjort meget for at udnytte de digitale muligheder, især i forhold til online selvbetjening, borgerportaler og Digital Post, og der er gjort væsentlige fremskridt indenfor velfærdsteknologi og skabt smarte, innovative løsninger i byrummet.
Københavns Kommune bakker op om, at der med den nye strategi bygges videre på resultaterne og erfaringerne frem mod 2020. Københavns Kommune ser dog yderligere potentialer for ikke alene den kommunale, men hele den offentlige sektor, hvor digitaliseringen kan skabe en ny mere sammenhængende og gennemskuelig offentlig sektor. Dette stiller krav om et tættere samarbejde på tværs af den offentlige sektor for at få udviklet de bedst mulige digitale løsninger til borgere og virksomheder, hvor sammenhæng og brugervenlighed er nøgleord i forhold til den service, som der leveres digitalt. Derfor ser Københavns Kommune i højere grad et behov for, at de forskellige sektorer spiller ind til én fælles strategi, som har fokus på realisering af de potentialer på tværs af sektorer, som KL peger på, da det fordrer nogle mere ambitiøse mål for en ny, mere sammenhængende og gennemskuelig offentlig sektor.
Digitalisering må ikke begrænse sig til, at der sættes strøm til eksisterende arbejdsgange, men den skal også være løftestang for nogle mere vidtgående fællesoffentlige samarbejdsformer, faglig udvikling og innovation. Digitalisering skal udnyttes til at fjerne utilsigtede barrierer på tværs af sektorer, så borgere og virksomheder får en bedre serviceoplevelse og mere smidige sagsgange, som tilgodeser den enkeltes livssituation.
2. Fælles indkøb og fælles løsninger
For at opnå bedre sammenhæng og mere gennemskuelighed i den offentlige sektor, er det afgørende for Københavns Kommune, at der fortsat udvikles et fælles selvbetjeningsunivers, og der kan oplagt bygges videre på og konsolideres allerede eksisterende fælles portaler som bl.a. borger.dk, virk.dk, sundhed.dk og skat.dk. KL’s strategiudkast mangler at forholde sig til borger.dk og de øvrige fælles portalers betydning for de fælleskommunale indsatser.
Det er ligeledes kostbart og vanskeligt, at få fagsystemer til at fungere sammen og derfor skal der i den kommende periode sikres endnu flere standarder og ensartede krav i kommunernes indkøb af fagsystemer, så der nemmere og smartere kan deles data på tværs af fagområder og myndigheder.
Københavns Kommune anser genkendelighed og ensartethed på tværs af de offentlige løsninger for vigtige parametre i bestræbelserne på at skabe mere tryghed, tillid og gennemskuelighed for borgere og virksomheder, således at kommunerne kan indfri de ambitiøse mål omkring borgernes brug af løsningerne.
3. Kompetenceudvikling
Det er en væsentlig forudsætning for digitaliseringsstrategien og den samfundsmæssige digitale udvikling, at der investeres i digitale kompetenceløft.
Københavns Kommune ser en udvikling, hvor digitalisering ikke længere kun er et middel, men på eksempelvis velfærdsområderne også er med til at udvikle og transformere kerneopgaverne og dermed bliver en naturlig del af forretningsudviklingen. Det stiller nye krav til ledelsen i forhold til at kunne udvikle kerneforretningen og drive digital forretningsudvikling samt medarbejderne i brugen af de digitale løsninger og systemer til effektive sagsgange på tværs af myndigheder og til digital medbetjening og vejledning af borgere og virksomheder.
Der har været talt meget om ældre borgeres utryghed ved det digitale. Hjælp og vejledning til de ældre om it og digitalisering skal fortsat være et højt prioriteret fokusområde. Men der skal også vægtes en indsats overfor de mange unge, der trods gode it-evner ikke kender og forstår det offentlige, og derfor risikerer at blive koblet af, når der ikke længere er personlig betjening. At udfylde selvangivelse eller ansøge om boligstøtte kan for nogle unge være en stor udfordring, fordi de ikke er vant til de offentlige systemer og digitalisering kan i denne sammenhæng blive en ekstra barriere.
4. Realistiske gevinstestimater
Københavns Kommune har løbende fulgt op på gevinstrealiseringen i strategien for 2011-2015 og opfølgningerne viser, at de estimerede effektiviseringer ofte overvurderes. Erfaringer fra det hidtidige digitaliseringsarbejde viser derfor med al tydelighed et stort behov for løbende tilpasninger og opfølgninger, efterhånden som der opnås viden om, hvad der er praktisk og teknisk muligt.
Effekten af for høje gevinstestimater er, at digitaliseringsprojekter ofte ender med at have karakter af at være ”grønthøstere”. Det giver digitalisering et dårlig omdømme både blandt medarbejdere og i befolkningen for mest at være en spareøvelse frem for at effektiviseringer går hånd i hånd med kvalitetsløft, smartere og mere effektive arbejdsgange og nye mere fleksible muligheder for borgere og virksomheder.
Derfor ønsker Københavns Kommune nogle mere realistiske og målbare gevinstrealiseringer både kvantitativt og kvalitativt, og at der i højere grad løbende følges op på gevinstrealiseringerne, så der evt. kan tilpasses efterhånden som der opnås mere viden og erfaring.
Økonomi
Der er endnu ikke tilknyttet økonomi til KLs strategiudkast.
KL foreslår en fortsættelse af finansieringsniveauet til den tidligere fælleskommunale digitaliseringsstrategi (30 mio. kr./år) til udmøntning af strategien, for at bevare fremdrift. Det forudsættes, at midlernes prioritering og anvendelse som hidtil sker efter beslutning i KLs bestyrelse.
Der er allerede fastlagt et finansieringsbehov på op mod 15 mio. kr. årligt i 2016 og 2017 faldende til 10-12 mio. kr. i de efterfølgende år. KLs begrundelse er, at flere initiativer er bundet op på aftaler med regeringen, eller på anden måde vil åbne for at Staten dikterer finansieringen, hvis de ikke videreføres.
KL foreslår en fortsættelse af finansieringsniveauet til den tidligere fælleskommunale digitaliseringsstrategi (30 mio. kr./år) til udmøntning af strategien, for at bevare fremdrift. Det forudsættes, at midlernes prioritering og anvendelse som hidtil sker efter beslutning i KLs bestyrelse.
Der er allerede fastlagt et finansieringsbehov på op mod 15 mio. kr. årligt i 2016 og 2017 faldende til 10-12 mio. kr. i de efterfølgende år. KLs begrundelse er, at flere initiativer er bundet op på aftaler med regeringen, eller på anden måde vil åbne for at Staten dikterer finansieringen, hvis de ikke videreføres.
Videre proces
Økonomiudvalgets kommentarer indarbejdes, hvorefter Københavns Kommunes bemærkninger fremsendes til KL.
Efter høringsperiodens afslutning ultimo april 2015, forelægges KLs bestyrelse et revideret forslag på baggrund af de indkomne høringssvar. Det er forventningen, at der foreligger en endelig besluttet fælleskommunal digitaliseringsstrategi inden sommerferien, som afløser den strategi, som udløber ved årets slutning.
Den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi bliver senere i løbet af 2015 konkretiseret i en handleplan med et antal programmer og projekter.
Der arbejdes parallelt på en ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, og strategien fungerer således også som KLs fundament for interessevaretagelse ift. denne.
Efter høringsperiodens afslutning ultimo april 2015, forelægges KLs bestyrelse et revideret forslag på baggrund af de indkomne høringssvar. Det er forventningen, at der foreligger en endelig besluttet fælleskommunal digitaliseringsstrategi inden sommerferien, som afløser den strategi, som udløber ved årets slutning.
Den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi bliver senere i løbet af 2015 konkretiseret i en handleplan med et antal programmer og projekter.
Der arbejdes parallelt på en ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, og strategien fungerer således også som KLs fundament for interessevaretagelse ift. denne.
Beslutning
Dagsordenspunkt 11: Høring af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. april 2015
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.