Intern Revisions rapporter om børneattester 2016 i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Problemstilling

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2016 foretaget en undersøgelse af kommunens processer for indhentning og behandling af børneattester. Denne undersøgelse omfatter alle syv forvaltninger i kommunen, og der bliver udarbejdet en selvstændig rapport for hver forvaltning. På baggrund af Økonomiudvalgets (ØU) beslutning d. 27. november 2014 om Fast Track for behandlingen af revisionsrapporter, vil rapporterne blive forelagt udvalget i takt med at disse modtages. På baggrund af dette indeholder denne indstilling alene rapporterne fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF). I begge rapporter indgår en observation vedrørende Koncernservice (KS), da det er en tværgående observation. Denne observation vil også fremgå af de efterfølgende rapporter omhandlende børneattester.

Børneattestloven trådte i kraft 1. juli 2005. Det blev lovpligtigt for virksomheder, daginstitutioner, idrætsforeninger, spejderklubber osv. at indhente en børneattest, inden de ansætter eller beskæftiger en person, der skal have direkte kontakt med børn under 15 år. I 2012 blev børneattestloven udvidet, så pligten til at indhente børneattest også gælder ved ansættelse eller beskæftigelse af personer, der fast færdes blandt børn under 15 år og som derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn.

Københavns Kommune fik med revisionsberetning for 2015 en delrevisionsbemærkning på lønområdet vedrørende børneattester. Den blev givet på baggrund af for sent indhentede børneattester og manglende kontrol med dokumentation ved ansættelse i forvaltningerne, samt at revisionen observerede, at sager, der manglede børneattester, blev registeret af KS som færdigbehandlede.

Målet med rapporten er at undersøge forvaltningens design af retningslinjer, implementering af regler og retningslinjer og effektiviteten af regler og retningslinjer.

I gennemgang af BIF og TMF er to observationer markeret med prioritet 1 (rød). Det drejer sig om implementering af regler og retningslinjer, som er rettet mod begge forvaltninger. Der er endvidere en observation rettet mod KS markeret prioritet 2 (gul), som drejer sig om regler og retningslinjer for indhentning af børneattester, der optræder i begge rapporter.

Det er IRs forventning, at punkterne vedrørende implementering af regler og retningslinjer vil føre til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen for 2016, da der er tale om manglende overholdelse af lovgivning på området.

Følgende observationer er markeret med prioritet 1 og 2:

Implementering af regler og retningslinjer (BIF) (Rød)

IR har indhentet børneattester på alle fastansatte i Othiliahus og Welcome House. IR har dog kunnet konstatere, at der for en enkelt medarbejder er indhentet børneattest i forbindelse med revisionsbesøget, hvilket er 5 måneder efter medarbejderen er påbegyndt ansættelsen i Othiliahus. Samtlige af de børneattester, som IR har påset, er lagt i personalesagerne.

For de frivillige sker indhentningen af børneattest pt. med en vis forsinkelse, i det nogle af de nyeste frivillige har afgivet fuldmagt til indhentelse af børneattest, mens ledelsen endnu ikke har modtaget børneattesten, og den frivillige er startet.

IR henstiller i deres rapport, at BIF snarest muligt får sikret, at lovens bestemmelser efterleves fuldt ud i hele forvaltningen. IR vurderer, at det drejer sig om et begrænset antal medarbejdere/frivillige, hvorfor opgaven bør kunne afsluttes hurtigt.

Implementering af regler og retningslinjer (TMF) (Rød)

IRs gennemgang af 8 tilfældigt udvalgte medarbejdere på de bemandede legepladser har vist, at der ikke konsekvent er rekvireret børneattester på ansatte, samt at indhentede børneattester ikke konsekvent arkiveres på medarbejderens personalesag i e-doc.

IR henstiller i deres rapport, at TMF snarest muligt får sikret, at lovens bestemmelser efterleves fuldt ud i hele forvaltningen. IR vurderer, at det drejer sig om et begrænset antal medarbejdere/frivillige, hvorfor opgaven bør kunne afsluttes hurtigt.

Regler og retningslinjer for indhentning af børneattester (KS) (Gul)

Det er IRs vurdering, at de overordnede retningslinjer i cirkulæret "Opslag og ansættelse i Københavns Kommune - procedurer og regler" tydeligt præciserer, at det er tjenestedet, som er ansvarlig for, at der foreligger en gyldig børneattest for alle medarbejdere, hvor dette er påkrævet.

Løsning

Nedenstående handleplaner er præsenteret på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets (BIU) og Teknik- og Miljøudvalgets (TMU) møder den 7. marts 2017.

Implementering af regler og retningslinjer (BIF) (Rød)

BIF vil fremover indskærpe forvaltningens procedure således, at ingen frivillige påbegynder aktiviteter, før børneattest er indhentet og vurderet. Herudover udarbejdes en skærpet procedure for, hvordan forvaltningen skal skelne mellem brugere og frivillige i Welcome House.

BIF har på et møde med IR den 31. januar 2017 aftalt med IR, at forvaltningens udkast til vejledning tilrettes med det samme og sendes til kommentering hos IR, hvilket skete den 7. februar 2017. Den færdige vejledning vil blive distribueret til lederne i forvaltningen med en indskærpelse af, at lederne skal sikre, at der indhentes de nødvendige børneattester.

BIU blev ved notat den 9. februar 2017 orienteret om ovenstående forhold.

Herudover blev udvalget orienteret om, at forvaltningen vil foretage et 100 pct. tilsyn vedrørende børneattester på Otilliahus og Welcome House.

I tilsynet vil det blive undersøgt, om der er indhentet børneattester hos ansatte og de frivillige, der er tilknyttet Otilliahus og Welcome House, hvorvidt der tydeligt er skelnet mellem frivillige og brugere af Welcome House, og om attesterne opbevares efter retningslinjerne.

Tilsynet bliver gennemført første gang i uge 8. Tiltagene, som skal rette op på de anmærkninger, som IR har påpeget i sin rapport, forventes endeligt implementeret 1. marts 2017.

Implementering af regler og retningslinjer (TMF) (Rød)

I seks ud af de otte forhold, der blev dækket af IRs stikprøvekontrol, viste sig at være uregelmæssigheder. TMF oplyser, at dette nu er bragt i orden. I forhold til alle bemandede legepladser vil forvaltningen inden udgangen af marts 2017 gennemgå alle medarbejdere, der er ansat efter 1. juli 2005 (ikrafttrædelsesdato for Børneattestloven) for at kontrollere, at der er indhentet børneattest på alle disse medarbejdere. Der, hvor der ikke forefindes en børneattest, vil forvaltningen indhente samtykke fra de pågældende medarbejdere og efterfølgende indhente børneattest fra politiet, hvorefter dokumenterne arkiveres på de relevante personalesager

Arbejdsgangen for at indhente børne- og straffeattester ved de bemandede legepladser vil i fremtiden bestå af følgende rammer og retningslinjer:

• Juridisk grundlag.
• Praksis ved ansættelse af medarbejdere.
• Praksis i forhold til frivillige.
• Opbevaring af attester.
• Praksis ved genansættelser.
• Praksis ved påtegning (en anmærkning på børneattesten, der antyder, at vedkommende  har haft en adfærd, der er noteret i strafferegistret.)

Implementering af regler og retningslinjer (KS) (Gul)

KS har iværksat arbejdet med at præcisere indhentning, håndtering og arkivering af børneattester for frivillige samt personer, der udfører nytteindsatser. Præciseringen vil ske i KS' vejledning til vurdering af straffeattester, som samtidig vil få en mere sigende overskrift, hvorefter ordet børneattester indføres i overskriften. Vejledningen vurderes bedre egnet til de specifikke præciseringer end cirkulæret. Cirkulæret har en direkte henvisning til vejledningen.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

BIF oplyser, at forvaltningen løbende vil føre tilsyn med området for børneattester som beskrevet ovenfor.

TMF oplyser, at alle berørte medarbejdere fremadrettet skal kende arbejdsgangen om indhentning af børneattester. Den vil derfor blive formidlet til medarbejderne skriftligt og skal være fysisk tilgængelig på alle bemandede legepladser.

TMF vil sørge for, at der én gang årligt, som led i det planmæssige ledelsestilsyn, vil ske en stikprøvekontrol af personalesager for ansatte ved de bemandede legepladser for at sikre, at der foreligger børneattest på sagerne i overensstemmelse med cirkulæret fra KS.

Peter Stensgaard Mørch                               /  Mads Grønvall