Opdatering af kasse- og regnskabsregulativet og underliggende forretningscirkulærer i Københavns Kommune

Kasse- og regnskabsregulativet for Københavns Kommune er opdateret, og der er udarbejdet forretningscirkulærer for ledelsestilsyn m.v., indkøb og indtægter.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det opdaterede kasse- og regnskabsregulativ for Københavns Kommune, jf. bilag 1, godkendes.

 

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

2. at de tre forretningscirkulærer for ledelsestilsyn m.v., indkøb og indtægter, jf. bilag 2-4, godkendes.

Problemstilling

Økonomiudvalget (ØU) behandlede på mødet d. 13. april 2016 sagen "Status og revideret handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer i Københavns Kommune". Af handleplanen fremgår det, at der skal implementeres et regelhierarki for Københavns Kommune, som sikrer, at der er en sammenhæng mellem de overordnede regler i lovgivningen og kasse- og regnskabsregulativet ned til den enkelte instruks, og at der er fuld klarhed over ansvarsdelingen.

Det fremgår af handleplanen, at der skal udarbejdes et nyt kasse- og regnskabsregulativ, som beskriver de overordnede krav og med det rette detaljeringsniveau i forhold til regelhierarkiet, samt at de styringsmæssige forhold i de administrative processer fremover defineres i et cirkulære for hver af kommunens hovedprocesser; løn (personale), indtægter og indkøb således sikres sammenhængende styringsprincipper i processerne end-to-end. 

Løsning

Økonomiforvaltningen har med sparring fra Intern Revision opdateret kasse- og regnskabsregulativet samt udarbejdet forretningscirkulærer for ledelsestilsyn m.v., indkøb og indtægter. Styringsdokumenterne er efterfølgende godkendt af Budget- og regnskabskredsen samt Økonomikredsen.

Kasse- og regnskabsregulativet samt forretningscirkulærerne er udarbejdet ud fra det vedtagne regelhierarki i Københavns Kommune (bilag 7) og er en del af handleplanen for betryggende administrative processer. Det bemærkes, at regelhierarkiet er opdateret med tekstmæssige præciseringer i forbindelse med opdateringen af styringsdokumenterne.

Formålet med kasse- og regnskabsregulativet og de underliggende forretningscirkulærer at:

• sikre en betryggende administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen,
• fastlægge rammerne for et kontrolmiljø i balance og således tager udgangspunkt i risiko og væsentlighed,
• sikre fælles retningslinjer på tværs af kommunen,
• definere kommunens fortolkning af budget- og ledelsesansvar.

Styringsdokumenterne beskriver således de retningslinjer forvaltningerne er underlagt. Det er forvaltningernes ansvar, at retningslinjerne efterleves. Det betyder blandt andet, at forvaltningerne skal efterleve de fællesadministrative forretningsgange samt i nødvendigt omfang udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgange i overensstemmelse med styringsdokumenterne.

Helt overordnet har der været fokus på at afgrænse indholdet i selve kasse- og regnskabsregulativet til at beskrive, hvad der skal være regler for. Herunder kommer forretningscirkulærerne, der beskriver hvad reglerne er.

Der er tilføjet retningslinjer, som ikke tidligere har været en del af kasse- og regnskabsregulativet og de nuværende bilag, men som ikke er nye regler. Dette for at give et samlet overblik over de retningslinjer, kommunens enheder er underlagt. Det drejer sig fx om habilitet og modtagelse af gaver.

Som en konsekvens af udarbejdelsen af de tre forretningscirkulærer, sker der en konsekvensrettelse af forretningscirkulæret for tilskudsforvaltning, der nu kun indeholder retningslinjerne for de tilfælde, hvor Københavns Kommune yder tilskud (bilag 5), mens retningslinjerne for de tilfælde hvor Københavns Kommune modtager tilskud nu fremgår af forretningscirkulæret for indtægter. Retningslinjerne for ydelse af tilskud er uændrede i forhold til det hidtil gældende bilag til kasse- og regnskabsregulativet.

Derudover er der udarbejdet et tillæg til regnskabscirkulæret (bilag 6), hvilket ligeledes er en konsekvens af de nye forretningscirkulærer.

Ved godkendelsen af de her vedlagte styringsdokumenter vil der fremover være følgende forretningscirkulærer (førhen bilag til kasse- og regnskabsregulativet):

• Budget (Indkaldelsescirkulære) (vedtaget af ØU 25. januar 2017).
• Budgetopfølgning (vedtaget af ØU 21. november 2016).
• Regnskab (vedtaget af ØU 1. november 2016).
• Ledelsestilsyn m.v. (nyt).
• Indkøb (nyt).
• Indtægter (nyt).
• Ydelse af tilskud (retningslinjerne for ydelse af tilskud er uændret siden vedtagelsen af ØU 9. december 2014, men er nu adskilt fra retningslinjerne for modtagelse af tilskud, som i stedet fremgår af forretningscirkulære for indtægter).

Herefter udestår forretningscirkulæret for personale, som forventes udarbejdet i løbet af første halvår af 2017.

Det opdaterede kasse- og regnskabsregulativ og forretningscirkulærerne indeholder en række præciseringer, som fremgår af bilag 8. I forbindelse med udarbejdelsen af styringsdokumenterne er det drøftet med Intern Revision, at forvaltningerne på nuværende tidspunkt ikke i alle henseender lever op til retningslinjerne, og at et af formålene med udarbejdelsen af de opdaterede styringsdokumenter er at arbejde henimod, at forvaltningerne i det omfang, de ikke i dag lever op til elementer i forretningscirkulærerne, skal arbejde hen imod, at alle kommunens enheder lever op til regelsættet.

I det følgende præsenteres indhold af de enkelte dokumenter.

Kasse- og regnskabsregulativet

I kasse- og regnskabsregulativet er fastsat de nærmere retningslinjer for indretningen af Københavns Kommunes regnskabsvæsen. Retningslinjerne er udarbejdet med udgangspunkt i Lov om kommunernes styrelse og kommunens styrelsesvedtægt, og beskriver de områder der skal være regler for.

Forretningscirkulære for indkøb

I dette forretningscirkulære fastsættes rammer og retningslinjer for Københavns Kommunes processer relateret til indkøb, styring af kreditorer samt registrering og rapportering i regnskabet.

Forretningscirkulære for indtægter

I dette forretningscirkulære fastsættes rammer og retningslinjer for Københavns Kommunes processer relateret til fakturering, styring af debitorer samt registrering og rapportering i regnskabet.

Forretningscirkulære for ledelsestilsyn m.v.

Forretningscirkulæret for ledelsestilsyn m.v. har en lidt anden karakter end de øvrige forretningscirkulærer. Dette forretningscirkulære indeholder således både retningslinjer for tilrettelæggelsen af ledelsestilsyn, samt et metodeværktøj til inspiration til tilrettelæggelsen af den enkelte forvaltnings ledelsestilsyn. Dette er under hensyn til, at den enkelte forvaltning selv skal kunne tilrettelægge sit ledelsestilsyn, og der derfor ikke vil blive udarbejdet fællesadministrative forretningsgange for området. Der udestår enkelte justeringer af bilag 1 til forretningscirkulæret, som bliver indarbejdet efterfølgende.

Forretningscirkulære for personale (under udarbejdelse)

Forretningscirkulæret for personale vil beskrive rammer og retningslinjer for Københavns Kommunes administration af løn- og personaleområdet. I cirkulæret behandles områdets styringsregler, bemyndigelse og væsentligste processer i forbindelse med medarbejderes ansættelsesforhold.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ved Borgerrepræsentationens godkendelse af det opdaterede kasse- og regnskabsregulativ for Københavns Kommune den 30. marts 2017, træder kasse- og regnskabsregulativet og de tre forretningscirkulærer i kraft.

 

Peter Stensgaard Mørch                              / Mads Grønvall          

Dagsordenspunkt 10: Opdatering af kasse- og regnskabsregulativet og underliggende forretningscirkulærer i Københavns Kommune (2017-0069006)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. marts 2017

Indstillingens 1. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning, og indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.