Deloittes revision af lønninger 2016

Der skal tages stilling til Deloittes revision af lønninger for 2016, jf. bilag 1 og 2.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Revision af løn- og personaleområdet er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for påtegningen af Københavns Kommunes årsregnskab. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere er formålet at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området.

Den løbende revision af lønninger har resulteret i 10 punkter, hvoraf tre er nye. Otte punkter er markeret med prioritet 1 (rød), og to punkter er markeret med prioritet 2 (gul).

I revisionsberetningen fra 2015 fremgik otte punkter vedrørende løn, hvoraf to punkter er lukket, et revideres i en særskilt rapport (børneattester), mens fem videreføres i den løbende revision. De lukkede punkter vedrører administrationssystemerne LARA og TRIO, hvor revisionen har påset at der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse, samt punktet "sagsgennemgang 2015", hvor revisionen har påset at, vederlag til politikere er berigtiget.

Følgende punkter vedrører Koncernservice og er markeret med prioritet 1 eller 2:

Applikationskontroller (Rød) (Nyt punkt)

Der udestår en revisionserklæring fra KMD, som vedrører Københavns Kommunes Arbejdsplansystem (KAS), da den planlagte driftsprøve ikke kunne godkendes som følge af flere tekniske fejl. Der pågår pt. kontraktforhandlinger mellem KMD og Koncernservice (KS) om KAS, hvori spørgsmålet om revisionserklæring indgår.

Løndebitorer (Rød) (Nyt punkt)

For sen indberetning af afgange til KS eller fejl i KAS med indvirkning på lønforhold kan resultere i, at der opstår et debitorforhold til både ansatte og fratrådte medarbejdere. Løndebitorer er steget fra 34,2 mio. kr. ultimo december 2015 til 36,7 mio. kr. ultimo september måned 2016.

Sagsgennemgang (Rød) (Nyt punkt)

I gennemgangen af lønsager fandt revisionen fejl i ca. 7% af sagerne. Fejlen bestod i manglende og ikke-fyldestgørende dokumentation i lønsagerne, samt manglende berigtigelse med potentiel økonomiske betydning.

Intern kontrol (Rød)

I revisionsberetningen for 2015 blev det anført, at der er i lighed med tidligere år var konstateret, at den interne kontrol med løndokumentationsmateriale ikke har været effektiv. Dette er videreført til 2016, da arbejdet med at implementere lønkontrolprojektet på området som planlagt først forventes afsluttet ultimo 2017.

Vagtplansystemet KAS (Rød)

Re-implementeringen forløber efter planen, men der er fundet tekniske vanskeligheder i systemet, og de mange manuelle processer medfører risici for fejl og mangler i lønsager.

Lønadministration selvejende institutioner (Rød)

Københavns Kommune foretager al indberetning af lønoplysninger m.v. til SKAT på kommunens CVR-nummer  og ikke på de selvejende institutioners egne SE-numre. Dette medføre en risiko for, at kommunen ikke på alle områder disponerer i overensstemmelse med gældende regler. 

Lønafstemninger (Rød)

Revisionen har påset, at Koncernservice i 2016 har afstemt lønsystemet til e-Indkomstregisteret. Der udestår arbejde med at afstemme af de afgivne lønforhold m.v. til SKAT for årene 2013, 2014 og 2015.

LARA og TRIO (Gul)

Det er konstateret, at det er muligt at ændre datagrundlaget ved den årlige indlæsning af de lønbærende dele af skemaplanlægningen fra LARA og TRIO til lønsystemet (OpusLøn).

SEB (Gul)

Der er ikke en automatisk kontrol indbygget i kommunens selvbetalingsløsning SEB i forhold til godkendelseshierarkiet på det øverste ledelsesniveau i den enkelte organisation i kommunen.

Følgende punkt vedrører Koncernservice og forvaltningerne og er markeret med prioritet 1 eller 2:

CRM-systemet (Rød)

Revisionen fandt, at der ikke etableret var en effektiv forretningsgang i forvaltningerne, der følger op på, at mangelfuld dokumentation indsendes til Koncernservice. Det informationsmateriale der sendes til forvaltningerne om manglende dokumentation har været fremsendt uregelmæssigt i 2016 og var ikke tydeligt i forhold til identifikation af hvilke enheder og hvilke medarbejdere, som den manglende grunddokumentation kunne henføres til.

LARA og TRIO (BUF) (Gul)

Det er konstateret, at det er muligt at ændre datagrundlaget ved den årlige indlæsning af de lønbærende dele af skemaplanlægningen fra LARA og TRIO til lønsystemet (OpusLøn).

Løsning

Nedenfor fremgår et kort resume af de handleplaner der er igangsat i forbindelse med revisionens punkter. De fulde handleplaner og tilhørende deadlines fremgår af bilag 1. For punkterne vedrørende applikationskontroller, sagsgennemgang og lønafstemninger indebærer handleplanerne, at punkterne forventes at være løst inden årsrevisionen, mens punktet vedrørende CRM er afsluttet.

Af revisionsberetningen for 2015 fremgik en revisionsbemærkning vedrørende lønadministration mv., som indeholdte otte underpunkter. Intern Revision orienterede under Økonomiudvalgets (ØU) behandling af revisionsbetænkningen for 2015 samt den endelige godkendelse af regnskab 2015 den 1. november 2016 om, at der også måtte forventes en revisionsbemærkning vedr. lønadministration mv. i revisionsberetningen for 2016, men at denne forventes lukket i 2017.

Nærværende indstilling beskriver den løbende revision af lønområdet, og de nedenfor nævnte bemærkninger forventes fortsat at føre til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen for 2016, med en række underpunkter. Der har været en planmæssig fremgang i det arbejde, der pågår med at få lukket revisionsbemærkningen på lønadministration mv., og bemærkningen forventes fortsat lukket med regnskabet for 2017

Koncernservice handleplaner

Applikationskontroller

KS forventer en afklaring vedrørende KAS inden udgangen af første kvartal 2017. Det forventes, at punktet bortfalder, såfremt erklæringen modtages inden årsrevisionen.

KS vil fremover løbende følge op på om revisionserklæringer modtages rettidigt og vil kontakte KMD, såfremt dette ikke er tilfældet. På baggrund af gennemgangen vil det blive vurderet, om der er behov for yderligere handlinger i KS. For OPUS forventes det, at erklæringen for 2016 bliver tilgængelig i marts 2017, jf. kontrakten.

Løndebitorer

KS arbejder på at udvikle et beholdningsoverblik, der kan nedbrydes på type- og statusniveau. KS er desuden i gang med at gennemgå samtlige løndebitorprocesser, herunder afklaring af interne snitflade. Derudover arbejdes der med at overgå til systemunderstøttet sagsstyring, således at der etableres større sikkerhed for, at samtlige sager er i flow, samt muliggør visitering af nye sager. Disse tiltag forventes implementeret d. 30. juni 2017.

Løndebitorområdet er endvidere omfattet af det igangværende Lønkontrolprojekt. I den forbindelse udarbejdes der forretningsgang for end-to-end processen, der bl.a. skal sikre, at der sker løbende opsamling af sager, der fx ikke er i forventet flow. Dette tiltag forventes implementeret d. 31. december 2017.

Sagsgennemgang

KS vil gennemgå sagerne og sikre, at korrekt dokumentation indhentes, og at der sker berigtigelse, hvor det er relevant.

Forventes afsluttet primo april og forventes dermed ikke at indgå i beretningen.

Intern kontrol

Fokus på lønkontrolsprojektet fastholdes, projektet forventes at være afsluttet 1. december 2017

Vagtplansystemet KAS

Re-implementeringen af KAS (KAS 2.0) er gennemført, og handlingsplanen er dermed afsluttet.

Der vil i 2017 fortsat være fokus på genopretningen af systemet, ligesom der vil blive arbejdet med kompetenceudvikling såvel internt i KS som på tværs af KK.

Udarbejdelse af forretningsgange inklusiv beskrivelse af kontroller indgår i lønkontrolsprojektets leverancer. Tiltagene forventes implementeret 1. december 2017.

Lønadministration selvejende institutioner

Koncernservice har igangsat en proces, der skal sikre, at lønindberetningen for de selvejende institutioner sker på institutionernes egne CVR-numre. Den indledende analyse har dog vist, at opgaven er større end tidligere antaget. Punktet forventes løst d. 30 juni 2017.

Lønafstemninger

Koncernservice er pt. i gang med lønafstemningerne, der vedrører det gamle lønsystem. Det nye lønsystem blev idriftsat fra 1. april 2016, hvilket betyder at afstemningerne kommer til at dække perioden frem til 31. marts 2016. Der udestår ca. 325 lønafstemningssager, som efter aftale med revisionen skal behandles før, at bemærkningen kan lukkes.

Forventes afsluttet ultimo april og forventes dermed ikke at indgå i beretningen.

LARA og Trio

KS og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) har i samarbejde med IR arbejdet med området i 2016. Arbejdet er endnu ikke afsluttet, men der er gennemført en test af de systemmæssige kontroller. Løsningen forventes endeligt etableret d. 1. juli 2017.

SEB

KS vil afdække, om der kan opsættes automatisk kontrol i forhold til godkendelseshierarkiet på det øverste ledelsesniveau. Såfremt dette ikke er muligt, vil der blive etableret kompenserende manuelle kontroller.

Afdækningen forventes gennemført ultimo april 2017. Såfremt der kan indføres kompenserende kontroller forventes de implementeret 1. juli 2017. Såfremt der skal ske en systemudvikling vurderes tidsplanen herfor, samt om der skal indføres kompenserende kontroller indtil, systemet er opdateret. 

Forvaltningernes handleplaner

CRM-systemet

Økonomiforvaltningen har i 2016 gennemført en handlingsplan på området. KS forventer således, at gennemgangen i forbindelse med årsregnskabet i 2016 vil vise, at punktet kan lukkes.

Forvaltningerne har på forskelligvis igangsat tiltag, der skal sikre rettidighed og kvaliteten i informationsmaterialet til KS.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Observationerne , der blev fundet i den løbende revision, vil blive genbesøgt af revisionen, i forbindelse med deres udarbejdelse af revisionsberetningen for 2016, der vedrører årsregnskabet. Revisionen vil her undersøge, om de nævnte forhold er blevet udbedret. De væsentligste forhold medtages i revisionsberetningen, der forventes forelagt for ØU den 13. juni 2017.

Peter Stensgaard Mørch                               /  Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 8: Deloittes revision af lønninger 2016 (2017-0009683)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. februar 2017

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.