Deloittes revision af regnskabsføring og interne kontroller 2016
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at orienteringen om Deloittes revision af regnskabsføring og interne kontroller samt de udarbejdede handlingsplaner tages til efterretning.
Problemstilling
Revision af kommunens regnskabsføring og interne kontroller er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for revisionens påtegning af Københavns Kommunes årsregnskab. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, endvidere at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området.
Revisionen af regnskabsføring og interne kontroller har resulteret i 8 punkter hvor 6 er markeret med prioritet 1 (rød), og 2 er markeret med prioritet 2 (gul)
I revisionsberetningen fra 2015 fremgik 4 punkter vedrørende regnskabsføring og interne kontroller, hvorfra et punkt er lukket, mens tre videreføres i den løbende revision. Det lukkede punkt vedrører Fakturaer i betalingskontrol, hvor revisionen har påset, at der er udarbejdet en forretningsgang og designet en kontrolanalyse rettet mod alle bilag under 10.000 kr.
Følgende punkter vedrører Koncernservice og er markeret med prioritet 1 (rød):
Snitflade Opus debitor og KØR (Rød) (Nyt punkt)
Der er observeret fejl i snitfalden mellem OPUS debitor og KØR, hvilket gør det nødvendigt at foretage en stor mængde enkeltopslag for at afstemme de to moduler. Dette medfører uhensigtsmæssige processer i form af fejl i grænsesnit og høj grad af manuelle processer, der øger risikoen for tab.
Kommunens regler for indkøb (Firmadankort) (Rød) (Nyt punkt)
Revisionen har observeret svagheder i kontrolmiljøet omkring inddrivelse og lukning af firmadankort ved medarbejderes fratrædelse og afskedigelse.
Gæld til offentlige myndigheder (Rød) (Nyt punkt)
Revisionen har observeret, at kommunen har registreret en gæld på ca. 1,1 mio. kr. fordelt på en række krav, som andre offentlige myndigheder har oversendt til inddrivelse hos SKAT. Endvidere har kommunen selv oversendt en lang række krav angående P-afgifter vedr. kommunen selv. Sidstnævnte medfører et unødigt ressourceforbrug og øget kompleksitet i andre processer i organisationen.
Fakturaer i betalingskontrol (Rød)
Bogføring i Københavns Kommune foretages ikke i alle tilfælde i overensstemmelse med god bogføringsskik. Konteringsteksten er ikke altid tilstrækkeligt sigende, og posteringer er ikke altid dokumenteret med et bilag.
Kommunens regler for indkøb (Manglende overholdelse af indkøbsaftaler) (Rød)
Der er observeret manglende overholdelse af Københavns Kommunes indkøbsaftaler på mindre indkøb og opgaver, herunder digitaliseret understøttele af indkøb
Systemansvarlige for udbetalings- og faktureringssystemer (Rød)
Der har i 2016 været arbejdet med at uddanne systemejere i varetagelse af systemejerrollen. Der udstår dog fortsat arbejdet med at udarbejde forretningsgangsbeskrivelser for hovedparten af systemerne, og der er ikke designet interne kontroller omkring disse. Dette medfører, at håndteringen af kommunens udbetalings- og faktureringssystemer ikke er betryggende.
Følgende punkter vedrører forvaltningerne og er markeret med prioritet 1 (rød) og prioritet 2 (gul):
Fakturaer i betalingskontrol (God bogføringsskik) (Rød)
Bogføring i Københavns Kommune foretages ikke i alle tilfælde i overensstemmelse med god bogføringsskik. Konteringsteksten er ikke altid tilstrækkelig sigende, og posteringer er ikke altid dokumenteret med et bilag.
Fakturaer i betalingskontrol (manglende overholdelse af betalingsfrister) (Gul)
Revisionen har i deres gennemgang af tilfældigt udvalgte bilag observeret manglende overholdelse af betalingsfrister. Dette medfører en risiko for, at kommunen bliver pålagt ekstra renteudgifter.
Kommunens regler for indkøb (Manglende overholdelse af indkøbsaftaler) (Rød)
Der er observeret manglende overholdelse af Københavns Kommunes indkøbsaftaler på mindre indkøb og opgaver, herunder digitaliseret understøttele af indkøb
Kommunens regler for indkøb (Firmadankort) (Gul)
Der er i enkelte tilfælde observeret, at der er sket hævninger af kontanter på firmadankort til forskudsafregning for udlæg. Punktet vedrørende Børne- og Ungdomsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, og Socialforvaltningen. Reglerne for brugen af firmadankort er videregivet til de implicerede forvaltninger, og revisionen anbefaler, at der ikke foretages yderligere tiltag.
Løsning
Nedenfor fremgår et kort resume af de handleplaner, der er igangsat i forbindelse med revisionens punkter. De fulde handleplaner og tilhørende deadlines fremgår af bilag 1. For punkterne "Snitflade Opus debitor og KØR", "Kommunens regler for indkøb (Firmadankort)", og "Gæld til offentlige myndigheder" pågår der et arbejde med at afslutte disse inden udgangen af april, således at de ikke indgår i revisionsberetningen for 2016.
Af revisionsberetningen for 2015 fremgik to revisionsbemærkninger vedrørende regnskabsføring og interne kontroller. Intern Revision orienterede under Økonomiudvalgets (ØU) behandling af revisionsbetænkningen for 2015 samt den endelige godkendelse af regnskab 2015 den 1. november 2016 om, at der også måtte forventes to revisionsbemærkninger vedr. regnskabsføring og interne kontroller i revisionsberetningen for 2016. Revisionsbemærkningerne på regnskabsføring og interne kontroller løses med Kvantum, hvorfor disse også vil optræde i bemærkningen for 2017, men forventes lukket i 2018.
Nærværende indstilling beskriver den løbende revision af regnskabsføring og interne kontroller, og de nedenfor nævnte bemærkninger forventes fortsat at føre til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen for 2016 og 2017 med en række underpunkter. Der har været en planmæssig fremgang i det arbejde der pågår med at få lukket revisionsbemærkningen på regnskabsføring og interne kontroller, og bemærkningen forventes fortsat lukket med regnskabet for 2018
Revisionen vurderer, at de besluttede handleplaner og tiltag, såfremt disse gennemføres som tiltænkt, i væsentligt omfang vil kunne reducere risikoen for gentagelse af de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.
Koncernservice handleplaner
Snitflade Opus debitor og KØR (Rød)
KMD foretog en ændring i det grænsesnit, der overfører posteringer fra OPUS Debitor til KØR d. 1. januar 2017.
Ændringen i grænsesnittet medfører, at Betaling og Kontrol (Kultur- og Fritidsforvaltningen) kan påbegynde systemafstemningen mellem de 2 systemer for 2017 og fremadrettet når ændring er implementeret.
Kommunens regler for indkøb (Firmadankort) (Rød)
Koncernservice vil undersøge muligheden for sammenkørsel af data vedr. dankortholdere og stoppede medarbejdere, herunder i forbindelse med indmeldte fratrædelser til Koncernservice.
Herudover vil Koncernservice undersøge muligheden for etablering af en stikprøvevis overvågende kontrol af om adviserings-mails når frem til rette modtager, med efterfølgende konsekvens for lukning af dankort.
Deadline: 1. maj 2017
Gæld til offentlige myndigheder (Rød)
Koncernservice er i gang med at undersøge de faktiske forhold vedrørende kommunens oversendelse af egne krav til SKAT, herunder oversendelsen af p-afgifter og bøder vedr. kommunens enheder eller ansatte.
For at imødegå et unødvendigt ressourceforbrug samt øget kompleksitet i andre processer vil Koncernservice etablere tværgående processer. Det drejer sig om proces for håndtering af bøder fra myndighederne, proces for håndtering af skyldige krav til SKAT, og Proces for månedlig oprydning i fakturapuljen.
Deadline: 1. maj 2017
Fakturaer i betalingskontrol (Rød)
Koncernservice vil efter regnskabsafslutningen for 2017 følge op på, om forholdene forbedres der, hvor stikprøver på posteringer ikke overholder god bogføringsskik og rapportere dette til de ansvarlige forvaltninger.
Kommunens regler for indkøb (Manglende overholdelse af indkøbsaftaler) (Rød)
Der arbejdes løbende på forbedring af compliance på indkøbsområdet i forvaltningerne. Der er en forventning om at indførelsen af Kvantum vil bidrage yderligere til overholdelse af kommunens regler.
Systemansvarlige for udbetalings- og faktureringssystemer (Rød)
Koncernservice udarbejder forretningsgange, herunder risikovurdering og design af interne kontroller vedrørende anvendelsen af de udbetalings- og faktureringssystemer, som Økonomiforvaltningen (ØKF) er ansvarlig for, og som ikke er planlagt udfaset som følge af Kvantum. Der udarbejdes forretningsgange og risiko- og kontrolvurderinger for i alt 5 systemer (3 systemer, hvor systemejerskabet ligger i Koncern IT og 2 systemer, hvor systemejerskabet ligger i Koncernservice).
Deadline: 30. juni 2017
Forvaltningernes handleplaner
Fakturaer i betalingskontrol (God bogføringsskik) (Rød)
Forvaltningerne vil fortsætte det igangværende fokus på god bogføringsskik.
Fakturaer i betalingskontrol (manglende overholdelse af betalingsfrister) (Gul)
Forvaltningerne arbejder løbende på at forbedre overholdelsen af betalingsfrister og fastholder deres nuværende ledelsesmæssige fokus herpå.
Kommunens regler for indkøb (Manglende overholdelse af indkøbsaftaler) (Rød)
Forvaltningerne har igangsat en række forskellige tiltag. Fælles for forvaltningerne er, at de forventer at Kvantum vil medvirke til at forbedre overholdelsen af reglerne for kommunens indkøb.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Observationerne, der blev fundet i den løbende revision, vil blive genbesøgt af revisionen i forbindelse med deres udarbejdelse af revisionsberetningen for 2016, der vedrører årsregnskabet. Revisionen vil her undersøge, om de nævnte forhold er blevet udbedret. De væsentligste forhold medtages i revisionsberetningen der bliver forelagt Økonomiudvalget d. 13. juni 2017.
Peter Stensgaard Mørch / Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 7: Deloittes revision af regnskabsføring og interne kontroller 2016 (2017-0010114)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. februar 2017
Et samlet Økonomiudvalg fremsatte følgende ændringsforslag til nyt 2. at-punkt:
”Økonomiudvalget ser med stor bekymring på bemærkningerne fra revisionen, og ønsker på næste møde at blive uddybende orienteret om Økonomiforvaltningens opfølgning på de foreløbige revisionsbemærkninger.”
Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.
Indstillingens 1. at-punkt blev herefter taget til efterretning uden afstemning.