Igangsættelse af fælles tiltag på ejendomsdriftsområdet

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb udarbejder en model for en mere brugervenlig, effektiv og energirigtig ejendomsdrift for 3-5 af kommunens flerbrugerejendomme,
2. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb udarbejder et løsningsforslag til gennemførelsen af et ens serviceniveau for rengøring i kommunens administrative ejendomme i en løsning,
3. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb udarbejder et løsningsforslag til pilotprojekt med etablering af ét fælles kontaktpunkt for ejendomsservice i Københavns Kommune,
4. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb gennemfører en analyse af håndtering af energibudgetter i Københavns Kommune,
5. at det godkendes, at Københavns Ejendomme og Indkøb løbende følger op og rapporterer omkring mulige områder for effektiviseringer og kvalitetsforbedringer på ejendomsdrift.

Problemstilling

Økonomiudvalget godkendte den 14. april 2015 "Principper for fælles ejendomsdrift" med henblik på at opnå en bedre og mere effektiv ejendomsdrift i Københavns Kommune. Der er efterfølgende arbejdet med 5 konkrete pilotprojekter i og på tværs af forvaltningerne og gennemført tre mindre ejendomsanalyser.

De enkelte forvaltninger har selv ansvaret for indvendigt vedligehold, viceværtsservices samt udvendigt renhold/arealpleje i deres lejemål. Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har ansvaret for den udvendige vedligeholdelse af ejendommene. For brugerne af ejendommene bør det imidlertid kunne gøres lettere og mere effektivt at få løst ejendomsserviceopgaver. Ikke mindst på energiområdet, vil der være betydelige fordele ved at igangsætte nedenstående fælles tiltag på ejendomsdriftsområdet.

Økonomikredsen har været med til at udarbejde de fælles tiltag, der ligeledes har været forelagt 7 dir. kredsen, og der er enighed mellem forvaltningerne om at arbejde med netop disse initiativer, da de kan bidrage til at opnå en bedre og mere effektiv ejendomsadministration i og på tværs af forvaltningerne.

Flerbrugerejendomme

Københavns Kommune har 25 flerbrugerejendomme. Det vil sige ejendomme, hvor der er mere end én forvaltning som bruger. Her er typisk flere forskellige leverandører i den samme kommunale ejendom inden for både rengøring, indvendigt vedligehold, vagt, terrændrift, tekniske installationer, bilparken, affald etc. Det er uoverskueligt for brugerne (medarbejdere/borgere) af ejendommen, det giver øget nedslidning, et højere energiforbrug og giver problemer med fx affaldshåndtering.    

Rengøring i ejendomme med administrative arbejdspladser

I dag varetages rengøringen i kommunens ejendomme af såvel kommunale rengøringsleverandører (Børne- og Ungdomsforvaltningen og KEID) med cirka 60 %, en række private rengøringsselskaber med cirka 13 % og af egne medarbejdere, typisk ansat på institutioner og i tilbud med cirka 27 %. Flere analyser viser et besparelsespotentiale på rengøringsområdet i Københavns Kommune, via udbud, effektivisering af den nuværende kommunale rengøring, fælles indkøb af rengøringsartikler etc. Samtidig anvendes i dag forskellige serviceniveauer på rengøring i enslignende, administrative ejendomme med samme type brugere (administrativt personale).    

Ét kontaktpunkt, men flere udførende led

Det skal være nemt at være brugere af Københavns Kommunes ejendomme. En institutionsleder skal ikke bruge ledelsesmæssige kræfter på at forstå snitflader, og hvem der skal løse hvilke opgaver på ejendomsområdet.

Energibudgetter

Forbrugsudgifter for el, vand og varme afholdes i dag af de enkelte lejere. Derved gives de enkelte lejere incitament til en energibesparende adfærd. For at opnå yderligere besparelser er der igennem de seneste år vedtaget en række business cases, hvor KEID igennem central overvågning samt konkrete indsatser får ansvaret for at reducere energiforbruget på tværs af kommunen.

Løsning

Løsningsforslag for Flerbrugerejendomme

Det anbefales, at KEID udvælger 3-5 af flerbrugerejendomme (primært på det administrative område) og udarbejder en model for en mere brugervenlig og effektiv ejendomsdrift på disse flerbrugerejendomme med en entydig ansvarsplacering. 

Løsningsforslag for rengøring i ejendomme med administrative arbejdspladser

Det anbefales, at KEID udarbejder et løsningsforslag til gennemførelsen af ens serviceniveauer for rengøring i kommunens administrative ejendomme. Formålet er at skabe transparens mellem kvalitet og omkostninger. Målet er ikke at skabe mere eller mindre udlicitering, men at sikre ensartethed i ydelserne, uagtet af om det er en intern eller ekstern aktør, der udfører rengøringsopgaven.  

Løsningsforslag for ét kontaktpunkt

Det anbefales, at KEID udarbejder et løsningsforslag til etablering af et pilotprojekt for ét kontaktpunkt for brugerne af Københavns Kommunes ejendomme via det nye ejendomssystem KASA med onlineportal/mobilløsning eller via telefon, som vil gøre det lettere for institutionslederne. Denne first-line support vil kunne visitere og ikke mindst dokumentere alle sagerne på en given ejendom. De respektive opgaver, der meldes ind, sendes gennem systemet til den rette enhed i kommunen (eller til ekstern leverandør), der er ansvarlig for, at opgaven løses. Det anbefales, at KASAs nuværende funktionalitet bliver udvidet til at kunne håndtere denne support- og dokumentationsfunktion for alle henvendelser på KEID-institutioner (kommunale lejere i kommunens ejendomme) fra brugerne, og at udvalgte KEID-institutioner i et pilotprojekt begynder at anvende dette fælles kontaktpunkt på ejendomsområdet. Efterfølgende kan der ske en trinvis implementering for de resterende, således at alle KEID-institutioner på sigt kan anvende det fælles KASA system og kontaktpunkt.

Analyse af håndtering af energibudgetter

Det anbefales, at KEID udarbejder en analyse af håndteringen af kommunens energibudgetter for at understøtte arbejdet med business cases på energiområdet med det formål at give øget mulighed for at målrette og følge op på energiindsatsen. Da energireduktioner i høj grad påvirkes af brugeradfærd, er der behov for en analyse af fordele og ulemper ved fx en mere central model for håndtering af energibudgetterne, førend der træffes beslutning om den fremadrettede model på dette punkt.

Økonomi

I udarbejdelse af løsningsforslag vil der udelukkende blive anvendt eksisterende ressourcer i form af allerede ansatte medarbejdere i KEID og i forvaltningerne.

Videre proces

Ved godkendelse i Økonomiudvalget (ØU) vil KEID igangsætte arbejdet som beskrevet ovenfor. Udarbejdelsen af overstående løsningsforslag vil blive gennemført i tæt samarbejde med forvaltningerne. KEID vil endvidere løbende orientere og drøfte analyseresultaterne og retning i samarbejde med Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO).

Når de enkelte løsningsforslag og analyser er udarbejdet, vil de blive forelagt ØU med henblik på godkendelse af implementering. Der vil blive fremlagt indstillinger herom til ØU i 2017.

Peter Stensgaard Mørch                  / Simon Kaiser