Anlægsbevilling til 'Bedre Ledelsesrum'

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at det over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at midlerne afsat i budgetaftalen for 2011 til initiativer under 'Bedre Ledelsesrum' og 'Styr på økonomien 3.0' omfordeles mellem de fire indsatsområder, jf. tabel 1,

2.      at der gives en anlægsbevilling på i alt 18.228 i 2012 (2012 p/l) til de i tabel 1 viste initiativer under 'Bedre Ledelsesrum' og 'Styr på økonomien 3.0'. Udmøntningen sker på Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 med dækning samme sted.

Problemstilling

I budgettet for 2011 er der afsat midler til at forbedre den decentrale ledelsesinformation, de decentrale styringsværktøjer samt til at fortage en nødvendig oprydning i kommunens medarbejdergrunddata. Baggrunden var, at der i kommunen er en uensartet registrering og en dårlig datakvalitet i en række af kommunens fælles økonomi- og personalesystemer.

Konsekvenserne heraf er, at ledelsesinformationen ofte er upræcis og forældet og derfor ikke giver de decentrale enheder optimale styringsbetingelser. Derudover er der inden for økonomi og HR nogle administrativt tunge og uhensigtsmæssige processer, der med fordel kan understøttes af forbedrede styringsværktøjer. Samlet set er der således behov for i højere grad at understøtte institutionsledernes handlekraft ved at levere ledelsesinformation og styringsværktøjer, der baserer sig på realtidsoplysninger. Dette vil endvidere understøtte de handleplaner, der er igangsat som følge af revisionens bemærkninger, idet der opnås en øget standardisering og gennemsigtighed i processerne.

Der blev i budgettet for 2011 afsat i alt 24 mio. kr. til formålet (2011 p/l). Heraf er 6,3 mio. kr. (2011 p/l) allerede udmøntet (2010-182841). Med denne indstilling tages der stilling til resten af anlægsbevillingen. Bemærk derfor, at der pt. er anvendt i alt omkring 15,0 mio. kr. (løbende p/l) på trods af, at kun 6,3 mio. kr. (2011 p/l) er udmøntet i en anlægsbevilling. Denne indstilling burde naturligvis have været til politisk behandling inden anvendelsen af den ikke udmøntede del af midlerne, men på grund af en fejl i Økonomiforvaltningens sagsgange i forbindelse med at anlægsbevillingen blev omplaceret mellem to af Økonomiudvalgets bevillinger medio 2011, er dette desværre ikke sket. Økonomiforvaltningen beklager denne fejl og vil fremadrettet sørge for at kontrollere om anlægsbevillinger mangler at blive udmøntet, når de omplaceres mellem to af Økonomiudvalgets bevillinger.

Det bemærkes endvidere at der i forbindelse med sagen om tidlige overførsler er anmodet om overførsel af 5,1 mio. kr. (2012 p/l). Dette skyldes dels, at implementeringen af Min lederside til alle forvaltninger betyder, at projektet løber længere, dels at udarbejdelsen af selvbetjeningsløsninger er forlænget pga. beslutning om samling af administrative opgaver inden for løn og personale, og endelig dels at dele af betalingerne til leverandørerne vedr. udvikling af selvbetjeningsløsninger først falder efter 6-12 mdr. drift, således at der kan tilbageholdes midler til evt. fejlretning. Med denne sag tages der dog udelukkende stilling til udmøntningen af bevillingen.

Løsning

For at håndtere de skitserede udfordringer er der på baggrund af den tidligere indstilling om udmøntning af dele af anlægsbevillingen, igangsat en række initiativer inden for de fire indsatsområder, som er defineret i budgetaftalen:

1.      Bedre Ledelsesrum – portal

2.       Styr på HR-data

3.       HR selvbetjening 

4.       Økonomi selvbetjening

Med denne indstilling lægges der op til en omprioritering mellem de fire indsatsområder, idet igangsættelsen af foranalysen vedr. nyt økonomisystem samt samlingen af administrative opgaver vedr. regnskab og løn og personale ændrer forudsætningerne for de fire indsatsområder. Det foreslås, at midlerne omfordeles på følgende måde:

Projekter i budgetaftalen (2011 p/l)	Ramme afsat i budgetaftalen (mio. kr.)	Forslag til ændret fordeling samt udmøntning (mio. kr.)
Bedre Ledelsesrum – portal	7,4	9,6
Styr på HR-data	5,7	5,7
HR selvbetjening	6,7	8,4
Økonomi selvbetjening	4,2	0,3
I alt	24,0	24,0

Dermed afsættes flere midler til udviklingen af en portal til kommunens ledere. Dette skyldes blandt andet, at portalen 'Min lederside' forslås implementeret i alle forvaltninger i stedet for kun SOF, SUF og BUF som oprindeligt forudsat i budgettet. Samtidig udvikles en række ekstra funktioner til portalen efter ønske fra de decentrale ledere.

Ligeledes afsættes der flere midler til udvikling af HR selvbetjening. Dette vil give mulighed for at udvikle nogle selvbetjeningsløsninger der i højere grad automatiserer processerne vedr. fratrædelser og ansættelser og dermed understøtter realiseringen af de effektiviseringer, som indgår i budget 2013 vedr. samling af administrative opgaver på løn- og personaleområdet.

Det foreslås at finansieringen findes ved omprioritering af midlerne afsat til udvikling af selvbetjeningsløsninger på økonomiområdet, idet udvikling af nye selvbetjeningsløsninger i stedet sker i regi af samlingen af de administrative opgaver på regnskabsområdet. I beslutningen om denne samling, er der afsat finansiering til disse selvbetjeningsløsninger samt øvrig nødvendig systemopgradering.

På baggrund af denne omfordeling samt allerede udmøntede anlægsmidler, foreslås den samlede bevilling udmøntet på følgende under de fire indsatsområder:

Indsatsområde: Bedre Ledelsesrum – portal

Der etableres en portal til kommunens ledere, som omfatter relevante værktøjer i understøttelsen af ledelsesopgaver. Dette gælder overblik over vigtige opgaver og informationer fra forvalatningen, ledelsesinformation der understøtter dialogen i ledelseskæden, overblik over sygefravær samt medarbejderopfølgningsrapporter, nem adgang til budget og forbrug samt integration til forvaltningernes egne ledelsesinformationssystemer, således at der i portalen også kan vises faglige måltal. Ligeledes udvikles en påmindelsesfunktion, der hjælper ledere med at holde styr på afholdelse af MUS-samtaler, fraværssamtaler, betaling af fakturaer mv., således at politikker på området samt aftaler med de faglige organisation understøttes bedst muligt. Endelig er der inden for dette budget gennemført en analyse, der har ført til beslutningen om udskiftningen af kommunens intranet med henblik på at skabe et mere effektivt arbejdsredskab til kommunens medarbejdere. gennemføres Portalen og de tilhørende funktioner implementeres i alle forvaltningerne i perioden medio 2011 til medio 2013 og understøtter samlingen af administrative opgaver inden for personale og regnskab. Udgiften til udvikling og implementering til alle forvaltningerne forventes at blive 9,6 mio. kr. (2011 p/l). Udgifterne fordeler sig på følgende måde:

2011 p/l	1.000 kr.
Min lederside fase 1 (udvikling af portal samt implementering i SOF, SUF, BUF)	2.400
Min lederside fase 2 (forbedring af portal, integration til Outlook samt implementering i øvrige forvaltninger)	2.700
Min lederside fase 3 (udvikling af Digital sekretær/påmindelsesfunktion og understøttelse af forvaltningernes årshjul)	1.200
Tilpasning af Min lederside til Ipads/tablets	100
Ledelsesrapport HR (medarbejderopfølgning på fravær, personaleomsætning)	1.200
Ledelsesrapport Økonomi (direkte adgang til eget budget, forbrug i ét system)	650
Integration til forvaltningernes ledelsesinformationssystemer (faglige måltal)	400
Analyse vedr. nyt KKnet	950
I alt	9.600

 

Heraf udgør udgifterne til eksterne leverandører 2,0-2,5 mio. kr. Denne del af udgifterne har været konkurrenceudsat via udbud eller bliver det for de faser, som endnu ikke er gennemført. De 2,0-2,5 mio. kr. er en relativ høj pris for en intranet-portal, men den høje pris skyldes, at systemet skal kunne trække data fra forskellige systemer, således at lederne oplever én indgang til relevant information frem for at skulle finde den i de forskellige systemer, der ligger bagved portalen. Dette gør, at portalen er mere kompliceret end at lave end andre portaler.

 

De øvrige udgifter op til de 9,6 mio. kr. er interne udgifter og tidsforbrug i Koncernservice, som også finansieres af bevillingen. Disse udgifter går til implementeringsstøtte/projektledelse til at få udbredt portalen til forvaltningerne, individualisering af ledelsesinformation, således at man som leder får sit ansvarsområde præsenteret uden at skulle klikke sig igennem de mange forskellige ledelsesinformationssystemer i kommunen. Derudover går udgifternene til facilitering af inddragelse af decentale ledere, så det sikres, at de udviklede funktioner matcher deres behov samt en analyse af hvordan Min lederside kan danne skole for en mere individualiseret portal til medarbejdere.

 

Når de interne udgifter er relativt høje, skyldes det, at en stor del af projektet handler om organisatorisk at flytte kommunen i retning af at anvende fælles redskaber til at løse tværgående opgaver som eksempelvis opfølgning på sygefravær og overblik over egen økonomi, frem for at forvaltningerne udvikler individuelle værktøjer. Dette har allerede reduceret kommunens administrative udgifter, da der på baggrund af de fælles værktøjer er indarbejdet effektiviseringer i regi af effektiviseringsstrategien for 2013.

 

 

Indsatsområde: Styr på HR-data

For at kunne levere målrettet og handlingsorienteret ledelsesinformation samt nemme selvbetjeningsløsninger på især personaleområdet, er det nødvendigt at kommunen får styr på HR-grunddata. Dette sker gennem implementering af et nyt system, der baserer sig på fælleoffentlige principper. Systemet giver overblik og kommunens ledelsesreferencer samt relationerne mellem kommunens enheder. Udgiften til udvikling og implementering til alle forvaltningerne forventes at blive 5,7 mio. kr. (2011 p/l).

Indsatsområde: HR-selvbetjening

Under dette indsatsområde etableres selvbetjeningsløsninger på personaleområdet. Der udvikles løsninger til at håndtere processerne omkring ansættelser og fratrædelser således, at ledere og administrative medarbejdere guides igennem processerne uden at skulle indberette de samme oplysninger i flere forskellige systemer. Samtidig etableres en selvbetjeningsløsning til udarbejdelse af digitale udviklingsplaner, således at kommunen over for de faglige organisationer kan dokumentere, at alle berettigede medarbejdere får tilbudt udviklingssamtaler samt får udarbejdet tilhørende udviklingsplaner, hvilket er et overenskomstkrav. Endvidere udvikles også en digital løsning til at håndtere revisionskravet om at ledere løbende bekræfter hvilke medarbejdere, der er ansat. Endelig er der udviklet en selvbetjeningsløsning til at indberette barselsperioder til en ny central enhed på tværs af kommunen, som håndterer al sagsbehandling vedr. barsler på vegne af kommunens arbejdspladser. Udgiften til udvikling og implementering til alle forvaltningerne forventes at blive 8,4 mio. kr. (2011 p/l).

Indsatsområde: Økonomi selvbetjening

Hovedparten af midlerne under dette indsatsområde foreslås omprioriteret til ovenstående indsatsområder. Dette skyldes, at yderligere udvikling af selvbetjeningsløsninger på økonomi igangsættes i regi af samling af administrative opgaver på regnskabsområdet samt gennem evt. implementering af nyt økonomisystem. Der er allerede anvendt 0,3 mio. kr. på en analyse af mulighederne for at udvikle en selvbetjeningsløsning til periodisering af budgetter. Denne er dog ikke udviklet og analysen vil indgå i det fremadrettede arbejde i regi af samlingen af de administrative opgaver. 

Økonomi

Med denne indstilling udmøntes en anlægsbevilling afsat i budgetaftalen for 2011 på i alt 24 mio. kr. Oprindeligt var midlerne periodiseret med 17,2 mio. kr. i 2011 og 6,8 mio. kr. i 2012 (2011 p/l). På baggrund af tidligere reperiodisering af midlerne samt overførsel af restmidler ved regnskabsafslutning 2011, er der pt. følgende periodisering af midlerne inkl. p/l-fremskrivning:

 

T. kr.	2011 (2011 p/l)	2012 (2012 p/l)
Aktuel bevilling til de fire indsatsområder under Bedre Ledelsesrum	7.928	16.551

Såfremt forslag til reperiodiseringen, som er fremlagt i sagen vedr. tidlige overførsler godkendes, vil midlerne være periodiseret på følgende måde:

T. kr.	2011 (2011 p/l)	2012 (2012 p/l)	2013 (2012 p/l)
Foreslået reperiodisering af bevillingen	7.928	11.487	5.064

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget anbefaler indstillingen, oversendes den til godkendelse i Borgerrepræsentationen.




Claus Juhl                              /Kasper Schmidt