Cirkulære for budgetopfølgning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at cirkulære for budgetopfølgning 2013 med tilhørende tidsplaner godkendes,
2. at beslutningen om ”Styrkede incitamenter til tværgående prioriteringer af mindreforbrug på service” (ØU 22/5 2012) ændres således, at udvalgene fra 2013 og frem i stedet for 25 pct. kan beholde 50 pct. af det indmeldte mindreforbrug til nye aktiviteter, mens de resterende 50 pct. indgår i den tværgående prioritering i budgettet.

Økonomiforvaltningen reviderer årligt cirkulære for budgetopfølgning, og Økonomiudvalget skal således godkende cirkulæret for budgetopfølgning 2013. Cirkulærets formål er at:

·         Fastlægge principperne for budgetopfølgningen i 2013.

·         Fastlægge, hvad indholdet af de enkelte budgetopfølgninger skal være.

·         At sikre, at rapporteringen af budgetopfølgningerne foregår på et ensartet grundlag.

·         At sikre en budgetopfølgningsproces der gør det muligt at reagere hurtigere på eventuelle risikoområder og iværksætte korrigerende handlinger.

·         At sikre, at forvaltningerne allerede inden årets begyndelse kender tidsplanen og dermed har mulighed for at planlægge budgetopfølgningsprocesserne på de enkelte områder.

Kommunerne er som følge aftalen om kommunernes økonomi underlagt et krav om nulvækst i serviceudgifterne i 2013. Samtidig vokser København, og det betyder et øget pres på udgifterne. Aftalen indeholder, som i tidligere år, et betinget bloktilskud på 3 mia. kr., der kun udbetales fuldt ud til kommunerne, hvis de under ét overholder den fastlagte serviceudgiftsramme i budgetterne og regnskaberne for 2013.

Ligeledes er der i 2013 indført et anlægsloft for kommunerne under ét, med et betinget bloktilskud på 1 mia. kr., der kun udbetales fuldt ud, hvis anlægsbudgetterne under ét overholder den fastlagte ramme i budget 2013.

Københavns Kommunes andel af det samlede anlægsloft udgør 3,6 mia. kr. svarende til det vedtagne budget for 2013 efter udskydelsen af allerede vedtagne anlægsprojekter for ca. 0,8 mia. kr. til 2014. Den enkelte forvaltning tildeles i forbindelse med budgetvedtagelsen et anlægsmåltal svarende til det vedtagne anlægsbudget. Forvaltningerne skal efterfølgende løbende følge op på eksekveringen af de enkelte projekter og sikre, at eventuelle afvigelser ift. det vedtagne budget håndteres i forbindelse med anlægsoversigterne for at sikre, at det besluttede anlægsniveau realiseres i 2013. Økonomiforvaltningen vil derfor i budgetopfølgningen i 2013 følge området tæt.

Cirkulære for budgetopfølgning 2013 indeholder krav og retningslinjer samt tidsplaner for den samlede overordnede budgetopfølgning i Københavns Kommune, dvs. kvartalsprognoser, kvartals- og halvårsregnskaber, månedlig opfølgning på problemområder, anlægsoversigter mv. Hensigten er at sikre en sammenhængende budgetopfølgning, hvor der er sammenhæng mellem periodiserede budgetter og perioderegnskaber, kvartalsprognoserne og den månedlige opfølgning på risikoområder.

I cirkulæret er implementeret en række ændringer i forhold til cirkulæret for 2012, herunder:

·         Der er fra budget 2013 sket en ændring i den kommunale kontoplan for administrative udgifter således, at disse nu skal konteres på flere funktioner end tidligere. Endvidere er der indført krav om budgettering og kontering på en ny særlig gruppering (200) på mange af de store driftsområder, hvorpå administrative udgifter skal konteres. Der er derfor udarbejdet en særlig skabelon til forventet regnskab, hvori der skal følges op på de administrative udgifter på overordnet niveau.

·         Det er med budget 2013 besluttet, at der skal være en styrket budgetopfølgning på aktivitetsniveau. Dvs. at der i budgetopfølgningen skal redegøres for afvigelser i enhedspriser/mængder efter budgetvedtagelsen. Det er derfor i skabelonerne til forventet regnskab præciseret, at forklaringerne skal indeholde opfølgning på ændringer i enhedspriser ift. det budgetterede niveau. Arbejdet vil endvidere blive understøttet af det videre arbejde med enhedspriser frem mod budget 2014.

·         At beslutningen om ”Styrkede incitamenter til tværgående prioriteringer af mindreforbrug på service” (ØU 22/5 2012), hvor udvalgene kunne indmelde forventede mindreforbrug til tværgående omprioritering mod frit at kunne disponere over midler svarende til 25 pct. heraf på anlægssiden videreføres i 2013, dog med den ændring, at udvalgene fra 2013 og frem kan beholde 50 pct. af det indmeldte mindreforbrug til nye aktiviteter, mens de resterende 50 pct. indgår i den tværgående prioritering i budgettet. De 50 pct. som udvalget selv kan prioritere over kan anvendes både på service og anlæg. Såfremt de ønskes anvendt på anlæg, skal det nødvendige måltal tilvejebringes indenfor udvalgets egen anlægsramme. Ændringen er foretaget for at understøtte præcise prognoser.

·         I forbindelse med udarbejdelsen af Cirkulære for budgetopfølgning 2012 blev det besluttet, at Økonomiforvaltningen skulle afklare, hvorvidt reglerne for administrative omplaceringer af budget kunne ændres. På den baggrund blev Kultur- og Fritidsforvaltningen tildelt en dispensation i 2012 fra bevillingsreglerne på dette punkt således, at forvaltningen kan foretage omplaceringer mellem IM-funktioner indenfor den enkelte bevilling uden forelæggelse for fagudvalget. Det er ikke på baggrund af de hidtidige erfaringer muligt at træffe en generel beslutning. Dette skyldes, at det er nødvendigt med yderligere afdækning af implikationerne af en generel beslutning herom, i relation til balancen mellem muligheden for at opstille formelle krav til uddelegering af budget samt det centrale behov for styring og opfølgning på konkrete områder. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med de øvrige forvaltninger fortsætte arbejdet med at afdække de styringsmæssige implikationer af øgede muligheder for administrative omplaceringer med henblik på, at en eventuel ændring kan indarbejdes i forbindelse med bevillingsafgivelsen i budget 2014.

·         Der er indført en månedlig forbrugsfremskrivning på anlægsområdet som vil blive forelagt Økonomiudvalget med det formål, at sikre fokus på eksekvering på anlægsområdet i 2013.

Cirkulæret har været i høring hos forvaltningerne, Intern Revision og Økonomikredsen. Bemærkningerne er indarbejdet i videst muligt omfang og der er udsendt skriftlig tilbagemelding på høringsrunden.

Claus Juhl /                                
                                                Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 20. november 2012

Indstillingen blev godkendt.