Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005) (Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget)
Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005) (Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget)
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 20. juni 2006
J.nr. ØU 255/2006
27. Ekstern evaluering af KTK's implementering af Effektiviseringsplanen (År 2 - 2005) (Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen
indstiller:
at Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget tager den
anden eksterne evaluering for året 2005 af KTK's implementering af
Effektiviseringsplanen for KTK til efterretning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 7. juni 2006
Taget til efterretning.
Jesper Schou Hansen (V) afgav følgende bemærkning:
"Venstre er bekymret over de fortsatte underskud i KTK og er overordnet enig i
de fremkomne bemærkninger fra eksterne rådgivere."
Jette Gottlieb (Ø) afgav følgende bemærkning:
"Enhedslisten ønsker, at genopretningsprocessen i KTK omfatter genoprettelse af
en håndværksafdeling i KTK. Med det forbehold vil vi tilkendegive tilslutning
til effektiviseringsplan for KTK."
RESUME
Denne anden eksterne evaluering af genopretningsprocessen i KTK
fortsætter den meget positive linie fra sidste års eksterne evaluering.
Den eksterne evaluering fremhæver, at den samlede økonomiske
udvikling i KTK er positiv (fra -45 mio. kr. i 2003 og til - 11,3 mio. kr. i
2005) og følger planen, når der korrigeres for de særlige forhold, der var
gældende i 2005 for håndværksområdet samt at de forventede
effektiviseringsgevinster realiseres.
Den eksterne evaluering understreger yderligere, at de
aktiviteter, som er fastlagt i effektiviseringsplanen gennemføres professionelt
og suppleres med relevante og hensigtsmæssige andre aktiviteter, som til sammen
lægger grunden til mere langsigtede økonomiske gevinster for KTK.
Grundlaget for denne genopretningsproces er Borgerrepræsentationen
beslutning i marts 2004 (BR 152/04) af en 7-årig handlingsplan for
effektivisering af KTK (Handlingsplanen benævnes herefter Effektiviseringsplanen). Det skete på baggrund af flere års økonomiske
problemer i KTK, med et underskud i 2002 på 29 mio. kr. og i 2003 på 45 mio.
kr. Handlingsplanen blev udarbejdet af PLS Rambøll (nu Rambøll Management) og anviste
en række aktiviteter, KTK skulle iværksætte med det hovedmål, over en årrække
at opnå et positivt økonomisk resultat.
Borgerrepræsentationen besluttede som en del af vedtagelsen af
effektiviseringsplanen, at der hvert år skal gennemføres en ekstern evaluering
af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift. Desuden besluttede
Borgerrepræsentationen, at den eksterne evaluering skal ledes af en styregruppe
bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen, og at den
skal forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK valgte i handlingsplanens første år at lade
KPMG Advisory gennemføre den eksterne evaluering. KPMG Advisory (nu Capacent)
er ligeledes blevet bedt om at gennemføre den anden eksterne evaluering, for at
sikre konsistens i evalueringen.
Den første eksterne evaluering blev behandlet af BTU og ØU i
sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006 (BTU 344/2005 og ØU 248/2005).
Capacent har nu gennemført den anden eksterne evaluering, som dækker regnskabsåret
2005. Evalueringsrapporten er behandlet i KTK's Styregruppe, som
anbefaler, at
evalueringsrapporten tages til efterretning.
Evalueringen tager både i 2004 og 2005 sigte på at besvare
følgende tre spørgsmål:
·
Er de
aktiviteter, som er beskrevet i Effektiviseringsplanen, gennemført i overensstemmelse
med planen?
·
Er
der kommet det forventede økonomiske afløb af disse aktiviteter?
·
Er
der forudsætninger for Effektiviseringsplanen, som er ændrede?
De væsentligste konklusioner i Capacents evalueringsrapport er:
-
at
effektiviseringsplanens andet år er gået planmæssigt
-
at
KTK, ud over de i effektiviseringsplanen planlagte aktiviteter, har gennemført
en række mere fremadrettede aktiviteter, fx lederudvikling.
-
at
KTK i 2005 havde et underskud, der var 4,3 mio. kr. større end budgetteret,
hvor resultatet i 2004 var et underskud, der var 12,4 mio. kr. mindre end budgetteret.
2005 resultatet skyldes væsentligst resultatet for Bygningsservice (håndværksområdet),
som havde et budgetunderskud på 11,1 mio. kr. i 2005. Set over årene 2004 og
2005 er det samlede resultat 8,1 mio. kr. bedre en forudsat i effektiviseringsplanen.
-
at
KTK fortsat har en afvigelse på over 50 % imellem oktober prognose og realiseret
resultat. Afvigelsen i 2005 kan primært henføres til usikkerheden omkring
håndværksområdets økonomiske resultat i 2005 og til en større vinteraktivitet
sidst på året.
-
at
den realiserede nettoeffekt af Effektiviseringsplanen, fratrukket Bygningsservices
underskud, var 25,4 mio. kr., og at det akkumulerede resultat af Effektiviseringsplanen
(break even) forventes at være positivt i 2009 og ikke som oprindelig forventet
i 2008. Dette er en konsekvens af Borgerrerpæsentationens beslutning om lukning
af håndværksområdet.
-
at
opmærksomheden skal henledes på, at der i forbindelse med den næste eksterne
evaluering bør foretages en vurdering af om det på sigt forventede overskud kan
vise sig at være for stort, når den eksterne omsætning ikke forventes at blive
større.
De væsentligste økonomistyringsmæssige udfordringer for KTK i 2006
bliver herefter.
-
at
fokusere på at lave mere sikre prognoser
-
at
udvikle et ressourcestyringssystem, så der kan foretages løbende kapacitetstilpasninger
Som bilag vedlægges Capacents evalueringsrapport samt selvstændigt
resumé.
KTK er
en kontraktstyret virksomhed. Som kontraktstyret virksomhed i Teknik- og Miljøforvaltningen
afholdes der to gange årligt et møde mellem forvaltningens ledelse og KTK's
ledelse. Til brug for dette møde udarbejdes der en ledelsesrapport. Ledelsesrapporten
til det netop afholdte kontraktmøde vedlægges til orientering, idet rapporten beskriver
udviklingen i KTK fra færdiggørelsen af den eksterne evalueringsrapport og til
nu.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Denne anden eksterne evaluering af genopretningsprocessen i KTK
fortsætter den meget positive linie fra sidste års eksterne evaluering, hvor
der især fremhæves loyaliteten over for gennemførslen af effektiviseringsplanen
og mængden af aktiviteter og projekter som både igangsættes, styres og
afsluttes.
Den eksterne evaluering fremhæver, at den samlede økonomiske
udvikling i KTK er positiv (fra -45 mio. kr. i 2003 og til -11,3 mio. kr. i
2005 med den samme eksterne omsætning) og følger planen, når der korrigeres for
de særlige forhold, der var gældende i 2005 for håndværksområdet, hvor
processen frem mod beslutningen om lukningen af håndværksområdet medførte en
faldende omsætning. På trods af de særlige forhold vedrørende håndværksområdet
er de forventede effektiviseringsgevinster realiseret.
Den eksterne evaluering understreger yderligere, at de
aktiviteter, som er fastlagt i effektiviseringsplanen gennemføres professionelt
og suppleres med relevante og hensigtsmæssige andre store aktiviteter, som
tilsammen lægger grunden til mere langsigtede økonomiske gevinster for KTK og
en fortsat genopretning af virksomheden.
KTK fik i regnskabet for 2002 et uventet stort underskud på
29 mio. kr. Borgmester
Bygge- og Teknikudvalget behandlede i august 2003 en
rapport fra PLS Rambøll om de fremtidige udviklingsmuligheder for KTK. Udvalget
besluttede at følge rapportens anbefalinger om at få belyst et
effektiviseringsscenarium for KTK. En ny undersøgelse blev derefter igangsat af
Bygge- og Teknikforvaltningen.
I 2003 indberettede KTKs ledelse et forventet regnskab for
2003 med et budgetunderskud på godt 40 mio. kr. Det endelige resultat for 2003
blev et underskud på 45 mio. kr.
En 7- årig handlingsplan for udvikling og effektivisering
af KTK blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 25. marts 2004 (BR 152/04).
Handlingsplanen har som et hovedmål, at KTK effektiviseres, således at der over
en årrække opnås et positivt økonomisk resultat. I handlingsplanen peges på en
række aktiviteter, der kan imødekomme behovet for effektivisering af KTK, og
hurtigst muligt opnå økonomisk balance. Samlet over de 7 år sigtes mod at
tilvejebringe et positivt nettoresultat på 44 mio. kr. Samtidig indebar
handlingsplanen, at der skulle ske en betydelig personalemæssig tilpasning over
1-2 år.
Borgerrepræsentationen besluttede som en del af vedtagelsen
af Effektiviseringsplanen, at der hvert år skal gennemføres en ekstern
evaluering af planens gennemførelse og fremdrift, første gang i sommeren 2005 i
forbindelse med behandlingen af budget 2006. Desuden besluttede Borgerrepræsentationen,
at den eksterne evaluering skal ledes af en styregruppe bestående af
Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen, og skal forelægges
Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK, som består af repræsentanter for
Økonomiforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og KTK, har besluttet at
lade KPMG Advisory (nu Capacent) gennemføre den eksterne evaluering af
Effektiviseringsplanens 1. og 2. år.
Effektiviseringsplanens indsatsområder og aktiviteter
Effektiviseringsplanen indeholder i alt 11 indsatsområder,
som hver peger på en række aktiviteter, der tilsammen skal sikre den ønskede
udvikling i KTK.
Effektiviseringsplanens indsatsområder er:
1.1
Kundedialog
1.2 Umiddelbar kapacitetstilpasning
1.3 Tilpasning til kommunalfuldmagten og core business
1.4 Ny og slankere organisationsstruktur
1.5 Strategisk kapacitetstilpasning
1.6 Graffitiudbud/afhændelse
1.7 Afvikling af urentable aktiviteter
1.8 Lokale- og arealoptimering
1.9 Fravalg af tabsgivende projekter
1.10 Centralisering af materialeindkøb
1.14 Styringsværktøjer til kapacitetstilpasning
Effektiviseringsplanen har primært udpeget konkrete
aktiviteter indenfor indsatsområderne for planens første 1-2 år. De enkelte
aktiviteter kan ses i selve evalueringsrapporten, der er vedlagt som bilag.
Hovedkonklusioner fra den eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen
år 2004
KPMG Advisory konkluderede i evalueringen af
Effektiviseringsplanens år 2004, at det første år af planen var gået
planmæssigt og at KTKs økonomiske resultat var væsentlig bedre end forudsat,
idet årsresultatet for 2004 blev på et underskud 19 mio. kr., i forhold til et
budgetteret underskud på 31,5 mio. kr.
Evalueringen af år 2004 besvarede de tre spørgsmål, som
styregruppen havde stillet, således:
·
"Er de aktiviteter, som er beskrevet i effektiviseringsplanen,
gennemført i overensstemmelse med planen?
KTK har iværksat effektiviseringsplanen i
nær overensstemmelse med planens idegrundlag og konkrete anbefalinger på
samtlige 11 indsatsområder, som identificeres i effektiviseringsplanen.
·
Er der kommet det forventede økonomiske afløb af disse aktiviteter?
Der er stort set kommet det forventede
økonomiske afløb ud af aktiviteterne – især når der henses til, at planen blev
vedtaget og dermed iværksat senere end forudsat i planen. I
effektiviseringsplanen var forventet en effektiviseringsgevinst i 2004 på 6,7
mio. kr. Det økonomiske afløb på de enkelte indsatsområder har givet en
effektiviseringsgevinst i 2004 på 5,6 mio. kr..
·
Er der forudsætninger for effektiviseringsplanen, som er ændrede?
Der er ændringer i forudsætningerne, men
de væsentligste forudsætninger for planen har holdt i 2004. Dette gælder især
forudsætningen vedr. størrelsen på den eksterne omsætning, som i 2004 stort set
svarer til den eksterne omsætning i 2003."
(Uddrag af sagsfremstilling, BTU 344/2005)
Evalueringsrapporten
fokuserede på fremdriften i implementeringen af Effektiviseringsplanen. I den
forbindelse bemærkedes det i rapporten, at en række centrale problemstillinger,
der var i fokus i 2005, ikke blev berørt i evalueringen for 2004, men kunne
forudses at få afgørende indflydelse på det videre arbejde med Effektiviseringsplanen.
Det drejede sig især om igangværende analyser om den fremtidige forretningsstrategi
for KTK's Bygningsserviceafdeling (håndværksområdet), for smedeområdet samt for
Autoværkstedet. Der er i 2005 truffet beslutning om disse områders fremtid (jf.
BR 616/05 og BR 578/05).
Den eksterne evaluering for 2004 omfattede ikke KTK's
samlede økonomiske resultat for året. Dette skete via KPMG's revisionsafdeling,
som udarbejdede et revisorpåtegnet årsregnskab for KTK 2004. Det samme er
gældende for 2005.
I forbindelse med behandlingen af den eksterne evaluering
af Effektiviseringsplanens første år fandt styregruppen ikke behov for
justeringer i opfølgning og evaluering af planen.
Hovedkonklusioner fra den
eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen år 2005
Capacent har i
april måned 2006 afleveret den anden eksterne evaluering, som vedrører Effektiviseringsplanens
gennemførelse i planens År 2 - 2005.
Ligesom første år
omfatter evalueringsrapporten fra Capacent følgende elementer:
·
Evalueringens formål og metode
·
Afvikling af Effektiviseringsplanen
·
Økonomi og effekt
·
Forudsætninger
·
Konklusion
·
Appendix
- Effektiviseringsplanens
økonomi, Aktivitetsoversigt og forudsætninger
Den
eksterne evaluering af Effektiviseringsplanen har berørt i alt 92 aktiviteter,
hvoraf 73 aktiviteter indgår i evalueringen i 2004 og 46 i 2005. 27 aktiviteter
indgår således både i evalueringen i 2004 og i 2005. Der er stor variation i
tyngden af de enkelte aktiviteter, og de aktiviteter, der er omfattet af
evalueringen, er valgt ud fra, om de har spillet en rolle i KTK's arbejde med
Effektiviseringsplanen i perioden.
I
evalueringsrapporten konstaterer Capacent, at KTK har gennemført et betydeligt
antal aktiviteter, og disse vurderes generelt at være gennemført
hensigtsmæssigt og smidigt. Videre lægges der i evalueringen vægt på, at ud af
de 92 aktiviteter, der indgår i evalueringen, er de 72 afsluttet igen, hvilket
ses som udtryk for at der foregår en effektiv styring af
aktivitetsgennemførelsen.
De gennemførte
aktiviteter har deres oprindelse i Effektiviseringsplanen, men der er også sket
tilpasninger undervejs. I evalueringen for 2005
indgår således 28 aktiviteter, som KTK har suppleret planen med.
"De anbefalinger, der er
indeholdt i effektiviseringsplanen, er efter vores opfattelse af KTK blevet
fortolket og omsat til konkrete aktiviteter. Dette er sket loyalt i forhold til
opdraget, men samtidig med en betydelig fleksibilitet i forhold til dels
opståede problemstillinger, dels de mangler, en sådan plan altid vil
have med hensyn til udstrækning og
detaljerede specifikationer." Capacent, maj 2006)
Flere af de mere
omfattende aktiviteter i 2005 forventes at kunne skabe mere varige effekter for
KTK – herunder lederudvikling, implementering af nyt ressource- og økonomistyringssystem
samt teamudvikling. Disse aktiviteter griber samtidig bredt ind i organisationen,
og har afgørende betydning for Effektiviseringsplanens realisering og KTK's
forretningsudvikling. Aktiviteterne er af meget kompleks karakter og giver
mange udfordringer ved deres implementering i organisationen, hvilket Capacent
har illustreret via case-fortællinger om 4 udvalgte aktiviteter:
·
Lederudvikling i KTK
·
Teamorganisering i KTK
·
Ressourcestyringssystemet i KTK
·
Arealanalysen
Disse fortællinger
kan læses i selve rapporten.
ØKONOMI
Det realiserede
resultat for KTK i 2005 var et underskud på 11,8 mio. kr., hvilket er 4,3 mio.
mere end det budgetterede underskud på 7,5 mio. kr. Capacent anfører i evalueringsrapporten,
at resultatet imidlertid var betydelig bedre end prognosticeret i oktober 2005,
hvor prognosen lød på -26,0 mio. kr. Afvigelsen mellem det faktiske resultat og
Effektiviseringsplanens mål finder Capacent er begrundet i forskellige forhold,
hvoraf enkelte kort nævnes nedenfor. Disse forhold er beskrevet nærmere i
evalueringsrapporten.
Afvigelsen mellem
prognosen og resultatet skyldes primært en større omsætning for Bygningsservice
og Vintertjenesten i årets sidste kvartal end forventet af KTK. Afvigelsen er
dog betydelig, og understreger ifølge Capacent nødvendigheden af, at KTK's styringsgrundlag
fortsat styrkes. Styregruppen for KTK har på denne baggrund iværksat en kvartalsvis
opfølgning på kalkuler og prognoseværktøjer.
I lighed med 2004
omfatter evalueringen af Effektiviseringsplanen for 2005 ikke en egentlig
revision af KTK's økonomiske resultat for KTK i 2005. Dette er sket særskilt,
og revisionsprotokollat herom fremlægges TMU parallelt med denne sag 7. juni
2006
I
evalueringsrapporten er effekten af Effektiviseringsplanen opgjort særskilt,
med henvisning til de enkelte indsatsområder. Effektiviseringsplanens samlede
nettoeffekt for 2005 er opgjort til 14,2 mio. kr. Dette dækker over en
bruttoeffekt på 33,1 mio. kr., samt omkostninger på 18,8 mio. kr. ved planens
realisering. En væsentlig faktor i dette resultat er et underskud hos
Bygningsservice. Den realiserede nettoeffekt af Effektiviseringsplanen,
fratrukket Bygningsservices underskud på 11,1 mio.kr., var således 25,4 mio.
kr.
Afvigelser i
Effektiviseringsplanens effekt i 2005
Nedenfor er en
oversigt over den økonomiske effekt ved Effektiviseringsplanen. Den effekt, der var forventet i 2005 indenfor
det enkelte indsatsområde som følge af Effektiviseringsplanens realisering,
sammenholdes med den realiserede effekt. Indsatsområder med betydelig afvigelse
kommenteres kort, idet der henvises til selve evalueringsrapporten for en mere
uddybende gennemgang.
Effektiviseringsgevinster
realiseret i 2005
|
Nr. |
Indsatsområde |
Effektiviserings- plan Effekt 2005 (mio. kr.)* |
Realiseret Effekt 2005 (mio. kr.)* |
|
1.1 |
Kundedialog |
0 |
-11,06 |
|
1.2 |
Umiddelbar kapacitetstilpasning |
2,79 |
10,70 |
|
1.3 |
Tilpasning til kommunalfuldmagten
|
-0,29 |
-1,35 |
|
1.4 |
Ny organisationsstruktur |
8,15 |
-1,59 |
|
1.5 |
Strategisk kapacitetstilpasning |
3,62 |
10,36 |
|
1.6 |
Graffitiudbud/afhændelse |
-2,10 |
0 |
|
1.7 |
Afvikling af urentable aktiviteter |
0,74 |
-0,21 |
|
1.8 |
Lokale- og arealoptimering |
1,25 |
-0,74 |
|
1.9 |
Fravalg af tabsgivende projekter |
11,25 |
13,70 |
|
1.10 |
Centralisering af materialeindkøb |
2,4 |
0 |
|
1.14 |
Styringsværktøjer |
1,46 |
-5,39 |
|
|
Omk. til realisering af planen |
2,50 |
-0,10 |
|
|
I alt |
26,77 |
14,32 |
* Negative beløb angiver at årsresultatet påvirkes negativt
af indsatsen.
Ad 1.1 (Kundedialog)
– Budgetunderskuddet for Bygningsservice (11,06 mio. kr.) er indeholdt i dette
punkt. I forbindelse med den politiske beslutning om lukning af Bygningsservice
med udgangen af 2005 blev det samtidig besluttet at det fremtidige budgetkrav
til KTK skulle kompenseres for de økonomiske konsekvenser ved lukningen af Bygningsservice.
Ad 1.2, 1.4 og 1.5 (Umiddelbar kapacitetstilpasning, Ny
organisation og Strategisk kapacitetstilpasning)
– Det er vanskeligt at afskille effekten af disse indsatsområder, som alle
omhandler reduktioner og udvidelser i medarbejderantallet. En samlet vurdering
af disse viser en positiv effekt, der er 4,91 mio. kr. større end forventet i
Effektiviseringsplanens forudsætning.
Ad 1.14 (Styringsværktøjer)
– Effekten af indsatsområdet styringsværktøjer omfatter i 2005 primært
omkostninger til implementering af nye værktøjer samt arbejdsprocesomstillinger,
mens der først kan forventes en positiv effekt i fuldt omfang i 2007.
Samlet set
vurderer Capacent, at Effektiviseringsplanens effekt er tilfredsstillende for
år 2005.
Effektiviseringsplanens
forudsætninger
Capacent vurderer
i evalueringsrapporten at de væsentligste forudsætninger i Effektiviseringsplanen
er indfriet både i 2004 og 2005, selvom der er forskellige afvigelser ift. de
oprindelige forudsætninger. Den afgørende forudsætning om fastholdelse af
omsætningen vurderer Capacent dog som meget følsom på længere sigt, selvom
Effektiviseringsplanens resultatkrav er tilpasset i konsekvens af lukningen af
Bygningsservice. Ændringer i planens forudsætninger gennemgås i rapporten.
Forventet gevinst
af Effektiviseringsplanen i årene 2006-2010
I
Effektiviseringsplanen er år 2006 det første år, hvor driftsresultatet
forventedes at være positivt. På
nuværende tidspunkt forventes for år 2006 imidlertid et underskud i størrelsesordenen
-4 mio.kr. For år 2007 forventes et driftsresultat på ca. 8 mio. kr. og resultatet
efter implementering af Effektiviseringsplanen forventes at stabilisere sig i
niveauet ca. 22 mio. kr. pr. år fra 2009.
Det akkumulerede
resultat for Effektiviseringsplanen på nuværende tidspunkt forventes at være
positivt i år 2009 (break-even). I Rambølls Effektiviseringsplan forventedes,
at det akkumulerede resultat i år 2008 vil være positivt.
Capacent
fremhæver, at det i de kommende år bliver vanskeligt at foretage en sammenligning
mellem den realiserede effekt og Effektiviseringsplanens mål. Det skyldes især,
at kompensationen ved at lukke Bygningsservice er opgjort samlet og ikke for de
enkelte indsatsområder.
Opsamling
Styregruppen for
KTK har behandlet den eksterne evaluering og Økonomiforvaltningen og Teknik- og
Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget
tager den til efterretning.
Teknik- og
Miljøudvalget og Økonomiudvalget vil få forelagt
den næste opfølning på den 7-årige Effektiviseringsplan for KTK medio 2007.
BILAG
(publiceret på nettet)
Bilag 1 Evaluering af effektiviseringsplanen –
År 2 – 2005, ved Capacent, maj 2006
Bilag 2 Evaluering af
effektiviseringsplanen – År 1 – 2005. Resumé, ved Capacent, maj 2006
Bilag
3 Ledelsesrapport fra KTK forår
2006.
Claus Juhl Mette
Lis Andersen