Opfølgning på politik for aktivt ejerskab

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 20. juni 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 234/2006

 

 

21.                Opfølgning på politik for aktivt ejerskab

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager redegørelse for status med implementering af politik for aktivt ejerskab til efterretning, og

at Økonomiudvalget godkender vedlagte udkast til nye retningslinier i Budget- og regnskabshåndbogen.

 

RESUME

Borgerrepræsentationen vedtog i efteråret en politik for aktivt ejerskab (BR 544/05), herunder bl.a. etablering af en selskabsenhed, et introduktionsforløb til bestyrelses­arbejdet for medlemmer af Borgerrepræsentationen, et kursus for sagsbehandlere, ud­­færdigelse af en strategi for aktivt ejerskab i de enkelte store selskaber, en revi­si­on af retningslinierne i Bud­get- og regnskabshåndbogen samt udvikling og koordi­ne­ring af kvartalsrapporteringen.

Økonomiudvalget får i det følgende en redegørelse for status med implementering af politik for aktivt ejer­skab. Samtidig forelægges der et konkret udkast til nye ret­nings­­­­linier i Budget- og regnskabshåndbog­en, som indebærer:

1.      En præcisering af, hvilke selskaber, der er omfattet af retningslinierne

2.      En præcisering af de rammer, som kommunalt udpegede bestyrelses­med­lemmer skal agere inden for

3.      At der stilles krav til beslutningsgrundlaget for selskabsud­skillelse, herunder valg af selskabsform samt konsekvenser heraf

4.      At kommunens repræsentanter i selskaber skal have en arbejdsbeskriv­else

5.      En præcisering af, hvornår udvalgene og Borgerrepræsentation skal have en orientering eller have forelagt en indstilling vedrørende hændelser i selskaberne

6.      At der stilles krav til afrapporteringen vedrørende selskaberne

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender de nye ret­nings­linier i Budget- og regnskabshåndbogen med virkning for budgetåret 2007.

 

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrepræsentationen vedtog den 13. oktober 2005 en politik for aktivt ejerskab (BR 544/05), herunder oprettelse af en selskabsenhed.

Der gives i det følgende en redegørelse for status for arbejdet med implementering af politik for aktivt ejerskab. Samtidig forelægges der et konkret udkast til nye retningslinier i Budget- og regnskabshåndbogen.

 

Selskabsenheden

Selskabsenheden blev oprettet 1. januar 2006.

De første 5 måneder har været præget af etableringsfasen:

-         Selskabsenheden blev etableret i løbet af første kvartal og fuldt bemandet fra maj 2006.

-         Der har været afholdt en rækker møder med en del af de øvrige kontorer i Økonomi­forvalt­ningen og de øvrige forvaltninger med henblik på drøftelse af snitflad­er/afklaring af rollefordelingen og etablering af et netværk af kontakt­person­er. Der har særligt været fokus på samarbejdet med Teknik- og Miljø­forvaltningen, som sideløbende også har været i gang med en om­or­ga­ni­sering af arbejdet omkring de selskaber, der er forankret der.

-         Tilrettelæggelse af procedurer, der sikrer, at Selskabsenheden får de nød­ven­dige informationer, samt at der sker en koordineret tilbagemelding på bestyr­el­ses­materiale m.m. til kommunens repræsentanter. Materialet fra kommun­ens store selskaber er omfattende, og det har taget tid at få et overblik over selskaberne.

 

Selskabsenheden har samtidig deltaget ved salg af el-aktiviteterne i KE, herunder aktierne i Energi E2, indtil Completion af salgsaftalen med DONG Energy, og i forhand­lingerne med Frederiks­berg Kom­mune og Fonden R98 omkring den frem­tidige affaldshåndtering i Køben­havn, herunder afvikling af R98's koncession. Disse op­gav­er er nu afslut­tet.

Selskabsenheden indgår i øvrigt som en naturlig del af de organisationsændringer, som pågår i Økonomi­for­valt­ningen nu. Organisationsændringerne betyder, at Sel­skabs­enheden bliver en del af Cen­ter for Byud­vikling fra 15. juni 2006. Arbejdet hermed har også lagt be­slag på en del ressourcer.

Introduktion til bestyrelsesarbejdet til Borgerrepræsentationens medlemmer

Alle medlemmer af Borgerrepræsentationen fik i februar 2006 tilsendt en mappe med en intro­duk­tion til reglerne for kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. De blev samtidig inviteret til et aftenseminar herom den 27. marts 2006.

Aftenseminaret blev afviklet i samarbejde med advokatfirmaet DLA Nordic hos Dansk Design Center. 10 medlemmer af Bor­gerrepræsentationen og 8 embedsmænd deltog i seminaret.

Introduktionsmaterialet til bestyrelsesarbejdet er blevet gjort tilgængeligt på kom­munens intranet "KKnet" under "BR Portalen".

 

Kursus for sagsbehandlere

Selskabsenheden inviterede - i samarbejde med advokatfirmaet DLA Nordic A/S - sagsbehandlere i de 7 forvaltninger til et kursus om kommunale selskaber mv. den 18. maj 2006 i Ingeniør­forening­ens Mødecenter. 19 sagsbehandlere og et medlem af Borgerrepræsentationen deltog heri.

 

Strategi for aktivt ejerskab for hvert enkelt af de større selskaber

For at give et nærmere billede af de økonomiske og organisatoriske forhold i de enkelte selskaber, som det ser ud nu, er der som bilag 1 vedlagt en oversigt over de enkelte større selskaber med hoved- og nøgletal m.m.

Ifølge politik for aktivt ejerskab skulle der udarbejdes en strategi for aktivt ejerskab for hvert enkelt af de større selskaber inden 1. april 2006. Her var det dog forudsat, at indstillingen om politik for aktivt ejerskab blev godkendt af Borger­repræ­sen­tationen inden sommeren 2005. Økonomiudvalget besluttede imidlertid at sende ind­stillingen i høring i de øvrige udvalg, hvorefter indstillingen først blev godkendt af Borgerrepræsen­tationen den 13. oktober 2005.

Det har derfor i praksis ikke været muligt at få godkendt en strategi for aktivt ejer­skab for hvert enkelt selskab, der er forankret under Teknik- og Miljøudvalget, inden for den fastsatte frist, hvortil kommer, at det ikke har været hensigtsmæssigt at ved­tage en ny strategi for selskaberne, så kort tid efter det nye udvalgs konsti­tuering – og altså før det nye udvalg havde det fornødne kendskab til selskab­erne.

Det blev derfor aftalt med Teknik- og Miljøforvaltningens admini­strerende direktør, at Teknik- og Miljøudvalget på mødet den 22. marts 2006 skulle have en præsen­ta­tion af selskaberne, som skulle gøre det ud for en 1. behandling af strategierne, og at Teknik- og Miljøudvalget herefter ville få forelagt forslag til strategier for de enkelte selskaber senest i juni 2006.

Af større udfordringer vedrørende de større selskaber, der er forankret under Teknik- og Miljøudvalget, kan det nævnes, at der i øjeblikket er et arbejde i gang med at vur­dere:

·        Hvorledes området for farligt affald bør organiseres i frem­tiden. Det skal ses i forlængelse af anbefalingerne fra arbejdsgruppen om organisering af af­falds­sektoren. Et øget samarbejde eller fusion kan få betyd­ning for I/S Amag­er­forbrænding, I/S Vestforbrænding og SMOKA I/S.

·        En sammenlægning af Miljølaboratoriet Storkøbenhavn I/S og Rovesta Miljø I/S pr. 1. januar 2007.

·        Ny organisering på vand- og spildevandsområdet, bl.a. som følge af regering­ens planer om ny regulering på området.

·        Nye samarbejdsmodeller i Lynettefællesskabet I/S mht. fælles kloakanlæg.

·        Ejerforholdene i Kommunekemi A/S.

·        Om aktierne i KE Transmission A/S skal sælges.

 

For så vidt angår de større selskaber, der er forankret i Økonomiforvaltningen, er status for de enkelte selskaber:

·              Bella Center A/S

Økonomiudvalget besluttede i mødet den 11. oktober 2005 (ØU 442/2005) at bemyndige Økonomiforvaltningen til at arbejde videre med en undersøgelse af mulighederne for at medvirke til opførelse af en multiarena ved Bella Center, herunder muligheden for at lade indtægterne fra salg af kommunens aktier i Bella Center A/S og kommunens økonomiske servitutter på Bella Center A/S' ejendom indgå i multiarenaens kapitalgrundlag.

Den 9. februar 2006 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 68/06), at ekstraordinært udbytte i Bella Center A/S på 38.455.340 kr. skulle reserveres til evt. finansiering af en multiarena ved Bella Center. Af indstillingen fremgår det, at Økonomiforvaltningen vil forelægge en ny indstilling for Økonomi­ud­valg­et og Borgerrepræsentationen, når der foreligger en afklaring af hjem­mels­grundlag, statens medvirken og planforhold samt anlægs-, driftsbud­getter og ende­lig finansiering omkring en multiarena. Borger­repræsentationen har således for nyligt godkendt en strategi for kommunens aktier i selskabet.

·              Ørestadsselskabet I/S

Borgerrepræsentationen godkendte den 15. december 2005 en aftale med regeringen og Frederiksberg Kommune om bl.a. etablering af en Metro Cityring (BR 752/05). Ørestadsselskabet indgår som en del heraf, og der pågår i øjeblikket et arbejde med selskabsorganisering og etablering af det fornødne lovgrundlag, som kommer til politisk behandling efter sommerferien. Der er således for nyligt fastlagt en strategi for Ørestadsselskabet.

 

·              Sluseholmsselskaberne

Københavns Kommune og Københavns Havn har den 6. august 2003 stiftet Byg­ge­mod­ningsselskabet Sluseholmen P/S og Komple­men­tarselskabet Sluse­holm­en A/S med henblik på at igangsætte omdannelsen af Sydhavnen (BR 277/03).

 

I Byggemodningsselskabets vedtægter er det anført, at "selskabets formål er i overensstemmelse med gældende lokalplan at medvirke til og især igangsætte en omdannelse af det delvis afviklede havne- og industriområde i Københavns Sydhavn til et nyt byområde med integrerede boliger og erhverv gennem selskabets erhvervelse, byggemodning og videresalg af arealer på Sluseholmen og i den øvrige del af Sydhavnsområdet. "

 

Byggemodningsselskabet blev stiftet med en aktiekapital på 20 mio. kr. kr. Herudover har kommunen og Københavns Havn A/S hver især ydet bygge­mod­ningsselskabet et lån på 40 mio. kr. som ansvarlig lån ekapital.

 

Der er nu indgået salgsaftaler vedrørende samtlige arealer hos Bygge­modningsselskabet. Det forventes, at den ansvarlige lånekapital vil blive tilbagebetalt allerede i juli 2006, og at der vil blive udbetalt et ekstraordinært udbytte til hver af de to aktionærer på 60 mio. kr. Der mangler herefter alene udmatrikulering og visse bygge­mod­ningsopgaver. Det forventes, at Bygge­mod­ningsselskabets aktiviteter op­hører i løbet af 2007.

 

Selskaberne vil herefter kunne likvideres, idet der ikke er udsigt til hverken behov eller mulighed for at lade Byggemodningsselskabet ind­gå i omdannelsen af den øvrige del af Sydhavnen. Indstilling om likvidation vil blive forelagt Borgerrepræsentationen til god­kendelse.

 

·              Prøvestensselskaberne

Københavns Kommune og Københavns Havn A/S har i september 2001 stiftet Udviklingsselskabet Prøvestenen P/S og Komplementarselskabet Prøvestenen A/S (BR 17/01). Parternes samarbejde vedrørende selskaberne er reguleret i en aktio­nær­­overens­komst.

Udviklingsselskabets formål er at understøtte udvik­ling­en af området omkring Prøvestenen til havnerelaterede erhvervsformål, rekreative og kulturelle formål i overensstemmelse med kommune­plan og gældende ramme­lo­kal­plan. Som et led heri skal Udviklingssel­skab­et ved gennemførelse af infrastrukturprojekter mv. medvirke til udvik­ling af området syd for Prøve­sten­en til rekreative og kulturelle formål, idet omkostninger hertil ikke forventes at ville overstige 50 mio. kr. (år 2000-pristal).

Kernen i Udviklingsselskabets aktiviteter har været etablering af de fysiske ram­­mer for et depot for forurenet jord, som er udlejet til Københavns Kom­mune v/Miljø­kontrollen, der ejer og driver selve depotet. Anlægsarbejdet blev indledt i foråret 2002, og deponering af jord startede i efteråret 2002. Ved deponering af forurenet jord betales via Miljøkontrollen en afgift til selskabet, der medvirker til at finansiere anlægsarbejderne. Hertil kommer indtægter fra udlejning af et areal til karte­ringsvirksomhed.

Depotet kan rumme ca. 4,0 mio. tons jord. Der er i foråret 2006 modtaget ca. 2,2 mio. tons jord, og deponeringen forventes afsluttet ved udgangen af 2009. Hovedparten af deponiets anlægsarbejder er afsluttet med en forventet samlet investering på 130 mio. kr. Udgifterne til anlægsarbejderne er blevet dækket af de indtægter, som Udviklingsselskabet har opnået indtil nu. Herudover har Ud­vik­lingsselskabet i 2004 og 2005 betalt i alt 36 mio. kr. i udbytte til hver af de to aktionærer. Det forventes, at Udviklingsselskabet vil kunne opfylde den i aktionær­overens­komsten beskrevne mulighed for at bidrage med op til 50 mio. kr. til rekreative og kulturelle formål.

Lokalplanen indeholder mulighed for at skabe en rekreativ overgang mellem erhvervshavnens aktiviteter på Prøvestenen og Amager Strandpark i form af en lystbådehavn. En brugerundersøgelse har vist en massiv interesse for en lystbådehavn ved Prøvestenen.

Der er indledt drøftelser herom mellem Økonomiforvaltningen, Københavns Havn A/S og Udviklingsselskabet med henblik på:

                    i.      Udarbejdelse af indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget ved­rør­ende an­vend­­else af midler til udvikling af området syd for Prøvestenen til rekre­ative og kulturelle formål.

                 ii.      Udarbejdelse af indstillinger til henholdsvis Borgerrepræsentationen og be­styr­elsen for Københavns Havn A/S om arealer og anlægs frem­tidige tilhørsforhold i forbindelse med likvidation af Prøvestens­selskaberne.

Behandling af ovennævnte indstillinger forventes at kunne ske inden udgangen af 2006.

 

·              Trafikselskabet Sjælland

Der pågår i øjeblikket et arbejde med selskabsorganisering af Trafikselskab Sjæl­­­land. Selskabet skal fra den 1. januar 2007 løse opgaver, som bl.a. HUR (Hoved­­stadens udvik­lingsråd) løser i dag. Der er dog den væsentlige forskel, at Københavns Kommune fremover selv skal bestille og betale for busdriften i kom­munen. Det betyder, at der skal udarbejdes en overordnet kollektiv bus­tra­fikplan for København over de kommende år, som skal omsættes i et aftale- og bestillings­grundlag i forhold til Trafikselskabet. Bustrafikplanen skal desuden afstemmes med øvrige tiltag såsom udbygning af infrastrukturen, herunder Metro Cityringen. Økonomiudvalget og Borgerrepræsen­tationen vil få forelagt en indstilling herom snarest.

 

Revision af Budget og regnskabshåndbog

I politik for aktivt ejerskab blev der anbefalet en revision af Budget- og regn­skabs­håndbogen. Revisionen skulle indeholde:

-         en præcisering af, hvilke selskaber der er omfattet af bestemmelserne

-         en vurdering af, om kommunens tilsyn bør omfatte en løbende vurdering af afvigelser og risici i forhold til de kommunale selskabers budgettering

-         en præcisering af ansvarsdelingen mellem forvaltning og bestyrelsesmedlem

-         retningslinier for Københavns Kommunes betjening af bestyrelses­med­lem­mer i kommunens selskaber, således at der sikres ensartethed i betjeningen

 

Økonomiforvaltningen har derfor udarbej­det et udkast til nye retningslinier i Budget- og regnskabshåndbogen (bilag 2). Retningslinierne indebærer:

 

1.      En præcisering af, hvilke selskaber, der er omfattet af retningslinierne

Retningslinierne omfatter alle selskaber, som kommunen ejer eller er medejer af, eller hvor kommunen har en væsent­lig interesse i selskabets opgaver, og hvor opgaverne ikke er underlagt en anden form for kommunalt tilsyn, fx gennem en driftsopgave.

 

2.      En præcisering af de rammer, som kommunalt udpegede bestyrelses­med­lemmer skal agere inden for

Der er udfærdiget en vejledning af advokatfirmaet DLA Nordic A/S, hvor det bl.a. er blevet beskrevet, hvilke opgaver bestyrelsesmedlemmer og kommun­en har, hvornår kommunen kan instruere bestyrelsesmedlemmet, hvornår be­styrel­sesmedlemmer kan give oplysninger til kommunen samt hvornår be­styr­elsesmedlemmer kan ifalde et ansvar. Vejledningen indgår som bilag til de nye retningslinier.

 

3.      At der stilles krav til beslutningsgrundlaget for selskabsud­skillelse, herunder valg af selskabsform samt konsekvenser heraf

Formålet med selskabsudskillelse og hjemmelsgrundlaget skal beskrives sam­­men med en redegørelse for valget af selskabsform. Samtidig skal kon­sekvenserne belyses med bl.a. oplysninger om indskud, hæftelse, finan­sie­ring, led­elsens sammensætning, kommunens indflydelse, muligheden for lånoptagelse, skattemæssig status, offentlighedens indsigt samt konsekvenser ved udtræden eller opløsning af selskabet.

 

4.      At kommunens repræsentanter i selskaber skal have en arbejdsbeskriv­else

Kommunens repræsentanter skal have en arbejdsbeskrivelse, så de har en idé om, hvad de går ind til, hvad der forventes af dem og hvilken bistand de kan forvente fra forvaltningerne.

Derfor skal de kende baggrunden for kommunens selskabs­deltagelse samt deres rettigheder og pligter, jf. punkt 2 og 3 ovenfor. De skal endvidere have oplysninger om mødernes omfang m.m., hvem der er kontaktpersoner i kom­munen, omfanget af kom­munens bistand samt forslag til systematiske til­bage­­meldinger til kommunen.

 

5.      En præcisering af, hvornår udvalgene og Borgerrepræsentation skal have en orientering eller have forelagt en indstilling vedrørende hændelser i selskaberne

Udvalgene og Borgerrepræsentationen skal have en orientering, hvis en række oplistede begivenheder, såsom ændringer i ledelsen og usædvanlige aktiviteter i selskabet indtræder.

Udvalgene og Borgerrepræsentationen skal have forelagt en indstilling, hvis forudsætningerne for selskabsudskillelse/-deltagelse ændrer sig, herunder hvis der træffes beslutninger med økonomisk eller ansvarsmæssig konse­kvens for kommunen, ved kendskab til ansvarspådragende beslutning­er/hand­linger eller ved udtræden eller opløsning af selskabet.

 

6.      At der stilles krav til afrapporteringen vedrørende selskaberne

For alle selskabers vedkommende stilles der krav om indsendelse af regn­skaber og budgetter samt krav om afrap­portering af en række andre forhold, således at der kan øves indflydelse på selskabets generalforsamling. Det gælder ændring af selskabets formål, udvidelse af kapitalen, lånop­tag­else, væsentlige forhold af økonomisk eller politisk betydning for selskabet og kommunen samt salg, fusion, omstruktu­reringer og lignende.

Der gælder endvidere en udvidet rapporteringspligt for de større selskabers vedkom­mende, idet der skal ske en kvartalsopfølgning på budget, evt. flerårsbudget, investeringsplan, likviditetsbudget og kvartals-, halvårs- og årsregn­skab.

Formålet med den udvidede rapporteringspligt er at blive bedre i stand til at reagere før der træffes beslutninger i selskabet om ændringer i selskabets indtægter og udgifter, herunder beslutninger om fastsættelse af takster, disponering af overskud, forslag som har væsentlig betydning for sel­skabets økonomi og dermed kommunens økonomi samt politiske mål for selskabets økonomiske virksomhed.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender ret­nings­linierne med virkning for budgetåret 2007. Revisionen af retnings­linierne skulle have været gennemført med virkning for budgetåret 2006 i følge politik for aktivt ejer­skab. Det har imid­ler­tid af forskellige årsager ikke været muligt at nå dette, hvortil kommer, at det har været mest hensigtsmæssigt, at den nyetablerede selskabsenhed blev invol­ve­ret i arbejdet med udarbej­delse af de nye retningslinier.

 

Udvikling og koordinering af kvartalsrapporteringen på de større selskaber

Det indgår som en del af visionen for oprettelse af Selskabsenheden, at der skal ske en udvikling og koordinering af kvartalsopfølgningen omkring kommunens større selskaber.

Selskabsenheden vil derfor i andet halvår af 2006 - i forlængelse af revisionen af Budget- og regnskabshåndbogen - have et større fokus på afrappor­terings­formen i kvartalsregnskaber mv., med særlig vægt på nøgletal og risiko­vur­de­ringer i forhold til selskabernes overordnede økonomi samt drifts- og/eller anlægsak­ti­viteter. Der er behov for en tættere opfølgning omkring økonomiske risici i for­bind­else med selskabernes dispositioner.

I den forbindelse er der ved at blive igangsat et projekt, som har til formål at komme med forslag til opstilling af en ensartet afrapporteringspraksis baseret på en væsent­lig­heds- og risikobetragtning, og hvor hovedtal for selskaberne indgår som et cen­tralt element. Herved skulle det også være muligt at skabe en mere bruger-/læse­ven­lig afrapportering.

 

Udvalgsarbejde om styringsmæssige relationer i forhold til de kommunale selskaber

I september 2005 nedsatte regeringen et udvalg med henblik på klarlægning af de styringsmæssige relationer mellem kommunalbestyrelser og de kommunale sel­skaber. Vibeke Iversen, Økonomi­forvaltningen, deltager som Københavns Kom­munes repræsentant i udvalget.

Udvalgets rapport forventes færdig inden sommerferien, og vil formentlig indeholde anbefalinger om:

·        At bevare muligheden for at udpege såvel politikere som kommunalt ansatte og eksterne repræsentanter til at varetage bestyrelseshverv i aktie- og anparts­selskaber med kommunal deltagelse.

·        At kommunalbestyrelsen og kommunalbestyrelsens grupper i forbindelse med udpegningen konkret overvejer begrundelsen og behovet for at udpege de enkelte repræsentanter blandt politikere, kommunalt ansatte og eksterne repræsentanter.

·        At kommunerne forholder sig aktivt til god selskabsledelse, herunder principper og procedurer i forhold til selskabsdeltagelse.

 

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Udkast til nye retningslinier i Budget- og regnskabshåndbogen har været i høring i de øvrige 6 forvaltninger.

 

BILAG

1.      Oversigt over de større selskaber med hoved- og nøgletal m.m.

2.      Udkast til nye retningslinier i Budget- og regnskabshåndbogen, herunder DLA Nordic A/S's vejledning af 30. maj 2006 for bestyrelsesmedlemmer udpeget af Køb­enhavns Kommune.

Bilagene kan ses på kommunens hjemmeside www.kk.dk, under "Dagsordener og beslutningsreferater".

 

 

Claus Juhl                          /

Bjarne Winge