Forslag til besvarelse af revisionsprotokollat nr.33/1998 (Københavns Kommunes deltagelse i selskaber)

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 20. juni 2000

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

Revisionsdirektoratet fremsendte den 9. juli 1999 revisionsprotokollat 33/1998 med anmodning om en udtalelse til bemærkninger og forslag i protokollatet.

Protokollatets forslag er

• udarbejdelse af en samlet central fortegnelse over kommunens deltagelse i selskaber m.v
• supplering af retningslinierne i kommunens Budget- og Regnskabshåndbog om kommunens deltagelse i selskaber m.v.

Økonomiudvalget godkendte på sit møde den 10. august 1999 en foreløbig besvarelse, hvori det bl.a. foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af forvaltningerne med det formål at behandle Revisionsdirektoratets bemærkninger og forslag. Arbejdsgruppen skulle udarbejde supplerende retningslinier om kommunens deltagelse i selskaber og afdække juridiske forhold ved kommunens engagement i selskaber.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en selskabsoversigt, der blev fremlagt for Økonomiudvalget i forbindelse med godkendelse af regnskabet for 1999 .

Der skal nedsættes en særlig arbejdsgruppe, der skal beskrive de juridiske problemstillinger.

Det centrale i denne indstilling er således forslag til retningslinier, som er indeholdt i rapportens afsnit 4.

Forslaget til retningslinierne har været til høring i de øvrige forvaltninger. Der har ikke været bemærkninger.

Revisionsdirektoratet har i protokollat af 9. juli 1999 (33/1998) henstillet

• At der centralt i kommunen udarbejdes en samlet fortegnelse over kommunens deltagelse i selskaber, foreninger, fonde m.m. fordelt på ansvarlige udvalg.
• At retningslinierne i Budget- og Regnskabshåndbog suppleres med rammer for, hvordan forvaltningen skal agere i forhold til selskabet og dets bestyrelse, kommunens repræsentanter i selskabet samt de respektive udvalg og Borgerrepræsentationen – med det formål at sikre en ensartet minimumsadministration i de enkelte forvaltninger. Rammerne bør udformes under hensyn til den valgte selskabsform og kommunens repræsentation og bl.a. omfatte:
• Udformning af et fyldestgørende beslutningsgrundlag ved stiftelse af eller indtræden i et selskab
• Omfanget af den formelle kontrol vedr. budget, regnskab, årsberetninger, revisionsprotokollater, mødereferater o.l.
• Retningslinier for omfanget af sagsmateriale (fx vedtægter, mødereferater, budgetter, regnskaber, årsberetninger, revisionsprotokollater, opfølgnings- og evalueringsnotater, aktiebreve m.v.) vedr. deltagelsen i de enkelte selskaber.
• Omfanget af den forvaltningsmæssige kontrol, der bl.a. indeholder en vurdering af opfyldelsen af samfundsmæssige mål, en vurdering af hvorvidt selskabet drives økonomisk forsvarligt med henblik på øget effektivitet, en vurdering af grundlaget for investeringsplaner m.v.
• Retningslinier for mødeforberedelse mellem forvaltningen og kommunens repræsentant, herunder hvilken information forvaltningen skal forsyne repræsentanten med, og hvilke informationer forvaltningen skal sikre sig for at få tilbagemeldinger fra repræsentanten og evt. selskabets ledelse. Disse retningslinier skal bygge på kommunens instruktionsbeføjelser over for repræsentanten.
• Retningslinier for, hvornår forvaltningen skal give udvalget, henholdsvis Borgerrepræsentationen tilbagemeldinger om selskabets situation –fx væsentlige ændringer i formålet med selskabet og usædvanlige aktiviteter.

Økonomiudvalget godkendte på sit møde den 10. august en foreløbig besvarelse af revisionsprotokollatet (ØU 196/99), hvori det bl.a. foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af forvaltningerne med det formål at behandle Revisionsdirektoratets bemærkninger og forslag,

Den nedsatte arbejdsgruppe har udarbejdet en selskabsoversigt, der blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 9. maj 2000 i forbindelse med godkendelse af regnskabet for 1999.

Arbejdsgruppen har videre udarbejdet et forslag til retningslinier for kommunens deltagelse i selskaber. Forslagene er indeholdt arbejdsgruppens rapport.

Det foreslås, at selskaber, der opfylder nedenstående kriterier, omfattes af rapportens forslag til retningslinier:

• Københavns Kommune skal være præsenteret i ejerkredsen med en ejerandel på minimum 20% eller med et økonomisk engagement af en ikke uvæsentlig størrelse.
• Københavns Kommune skal være repræsenteret i ledelsen, eksempelvis via bestyrelse eller repræsentantskab.
• Selskabet skal løse opgaver, som er af ikke uvæsentlig kommunal interesse, og som ikke på anden måde er underlagt en anden form for kommunalt tilsyn gennem en driftsaftale.

Retningslinierne findes i rapportens afsnit 4, hvortil der henvises for en nærmere beskrivelse.

Retningslinierne vedrører

Retningslinierne imødekommer de ovenfor nævnte henstillinger i revisionsprotokollatet. Retningslinierne vil blive indarbejdet i kommunens Budget- og Regnskabshåndbog ultimo 2000. Der er dog en undtagelse herfra – nemlig ønsket om at retningslinierne skal bygge på kommunens instruktionsbeføjelser over repræsentanter i selskabernes ledelse.

Arbejdsgruppen har konstateret, at man ikke som udgangspunkt kan gå ud fra, at der består en instruktionsbeføjelse. Dette skyldes bestemmelser både i den kommunale styrelseslov og i selskabsretlige regler.

En afklaring af, hvilke regler der gælder for kommunens deltagelse i de enkelte selskaber m.v., herunder om deltagerne er omfattet af offentligretlig eller privatretlig regulering, forudsætter en nærmere gennemgang af gældende ret på området. En sådan gennemgang vil blive foretaget selvstændigt i en anden arbejdsgruppe. Da de juridiske problemstillinger vedrørende kommunens repræsentanter i selskabsledelser er af generel karakter vil Økonomiforvaltningen søge, at inddrage indenrigsministeriet og de kommunale landsforeninger i arbejdet

-

Rapporten har været til høring i de øvrige forvaltninger, der ikke har haft bemærkninger.

-

Rapport fra arbejdsgruppen om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber

Brev til Revisionsdirektoratet

Kurt Bligaard Pedersen

/ Paul Sax Møller