Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 20. maj 2003

 

 

J.nr. ØU 164/2003

 

7. Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

 

at nærværende redegørelse tages til efterretning,

 

at alle nye fælles indkøbsaftaler fremover er obligatoriske jf. dog bemærkningerne på side 5 om at der er mulighed for at foretage indkøb som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces eller at der er vedtaget konkrete undtagelser til den enkelte aftale,

 

at forvaltningerne søger at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner,

 

at indkøbssystemet fremover skal benyttes ved bestilling af katalogvarer for de institutioner, der har adgang til systemet,

 

at forslaget til revideret Indkøbspolitik for Københavns Kommune videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 20. maj 2003

1. at blev taget til efterretning.

2.-4. at blev godkendt.

5. at blev anbefalet.

 

 

Behandling: 5. at til Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

I forbindelse med Økonomiudvalgets tiltrædelse af "Redegørelse til Økonomiudvalget vedr. styrkelse af Københavns Kommunes Indkøbsfunktion" (ØU 247/2002), blev der udpeget en række områder hvor der skulle indgås obligatoriske indkøbsaftaler for hele Københavns Kommune. Endvidere blev brugen af kommunens elektroniske indkøbssystem gjort obligatorisk.

 

De opnåede besparelsespotentialer ved brug af obligatoriske aftaler og eksklusivaftaler er opgjort til mindst 23,3 mill. kr. for de første 11 udbud.

 

På baggrund af erfaringerne, foreslås det, at den hidtidige metodik vedr. etablering af fælles indkøbsaftaler videreføres. Alle nye fælles indkøbsaftaler er dermed obligatoriske med mindre der er tale om pædagogiske eller terapeutiske indkøb, eller der konkret vedtages undtagelser til brugen af den enkelte aftale.

 

Der foreslås udarbejdet en kommunikationsplan for indkøbsområdet med henblik på at udbrede kendskabet til de fælles indkøbsaftaler og kommunens indkøbspolitik i kommunen.

 

For at sikre kommunen de størst mulige fordele ved indkøbene, foreslås det, at forvaltningerne fortsat søger løbende at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med kommunens selvejende institutioner.

 

Brugen af indkøbssystemet foreslås fremover at være obligatorisk for de varer, der findes i systemet for de institutioner, der har adgang til systemet. Systemet kan herudover benyttes til registrering og kontering af fakturaer for de varer og tjenesteydelser, der købes uden for systemet via en særlig "homebanking løsning".

 

Kommunens eksisterende indkøbspolitik foreslås revideret på baggrund af kommunens nuværende organisering og erfaringerne opregnet i nærværende redegørelse. Den reviderede indkøbspolitik videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse.