Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 20. maj 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 164/2003

 

 

7.                   Redegørelse om Københavns Kommunes indkøb

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

 

at nærværende redegørelse tages til efterretning,

 

at alle nye fælles indkøbsaftaler fremover er obligatoriske jf. dog bemærkningerne på side 5 om at der er mulighed for at foretage indkøb som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces eller at der er vedtaget konkrete undtagelser til den enkelte aftale,

 

at forvaltningerne søger at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner,

 

at indkøbssystemet fremover skal benyttes ved bestilling af katalogvarer for de institutioner, der har adgang til systemet,

 

at forslaget til revideret Indkøbspolitik for Københavns Kommune videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse

 

 

 

RESUME

I forbindelse med Økonomiudvalgets tiltrædelse af "Redegørelse til Økonomiudvalget vedr. styrkelse af Københavns Kommunes Indkøbsfunktion" (ØU 247/2002), blev der udpeget en række områder hvor der skulle indgås obligatoriske indkøbsaftaler for hele Københavns Kommune. Endvidere blev brugen af kommunens elektroniske indkøbssystem gjort obligatorisk.

 

De opnåede besparelsespotentialer ved brug af obligatoriske aftaler og eksklusivaftaler er opgjort til mindst 23,3 mill. kr. for de første 11 udbud.

 

På baggrund af erfaringerne, foreslås det, at den hidtidige metodik vedr. etablering af fælles indkøbsaftaler videreføres. Alle nye fælles indkøbsaftaler er dermed obligatoriske med mindre der er tale om pædagogiske eller terapeutiske indkøb, eller der konkret vedtages undtagelser til brugen af den enkelte aftale.

 

Der foreslås udarbejdet en kommunikationsplan for indkøbsområdet med henblik på at udbrede kendskabet til de fælles indkøbsaftaler og kommunens indkøbspolitik i kommunen.

 

For at sikre kommunen de størst mulige fordele ved indkøbene, foreslås det, at forvaltningerne fortsat søger løbende at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med kommunens selvejende institutioner.

 

Brugen af indkøbssystemet foreslås fremover at være obligatorisk for de varer, der findes i systemet for de institutioner, der har adgang til systemet. Systemet kan herudover benyttes til registrering og kontering af fakturaer for de varer og tjenesteydelser, der købes uden for systemet via en særlig "homebanking løsning".

 

Kommunens eksisterende indkøbspolitik foreslås revideret på baggrund af kommunens nuværende organisering og erfaringerne opregnet i nærværende redegørelse. Den reviderede indkøbspolitik videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Økonomiudvalget tiltrådte den 1. oktober 2002 Økonomiforvaltningens "Redegørelse til Økonomiudvalget vedr. styrkelse af Københavns Kommunes Indkøbsfunktion" (ØU 247/2002). Redegørelsen er vedlagt som bilag. I redegørelsen blev en række aktiviteter iværksat med henblik på at styrke den interne organisering af kommunens indkøb med en fælles indkøbsenhed, en tværkommunal Indkøbschefgruppe[1] og decentral disponering for derigennem at realisere besparelser.

 

Besparelser på indkøbsområdet ønskes opnået ved at gøre det obligatorisk at anvende de nye fælles indkøbsaftaler, øge brugen af eneleverandører (eksklusivaftaler) samt ved brug af kommunens elektroniske indkøbssystem, KØR2.

 

Nedenfor gives først en status for erfaringerne med de første indkøbsaftaler indgået efter retningslinierne beskrevet i "Redegørelsen" (ØU 247/2002) tiltrådt af Økonomiudvalget den 1. oktober 2002, samt forslag til yderligere initiativer på området.

 

Herefter gives en status for brugen af kommunens elektroniske indkøbssystem KØR2 samt igangsatte initiativer for at øge udbredelsen af systemet i forvaltningerne.

 

Til sidst foreslås erfaringerne samt kommunens nuværende organisering på indkøbsområdet indarbejdet i kommunens indkøbspolitik. Et forslag til revideret indkøbspolitik for Københavns Kommune er vedlagt som bilag.

 

2. Erfaringer med nye fælles indkøbsaftaler

Der er siden oktober 2002 gennemført EU-udbud på de oprindeligt udpegede 8 områder samt yderligere 3 områder, hvor der har været behov for etablering af fælles aftaler (Kaffe/the/kaffeautomater, kildevand/kildevands­automater, Skærm- og sikkerhedsbriller). På alle områder er der opnået grundlag for realisering af besparelser, der på visse områder endog er betydelige.

 

2.1 Resultater ved nye indkøbsaftaler

Nedenstående tabel giver en oversigt over de hidtidigt opnåede resultater på indkøbsområdet.

 

Tabel 1: Oversigt over resultater

Område	Type	Omsætningspotentiale	Besparelses­potentiale ift. hidtil bedste KK-aftale	Besparelses­potentiale ift. SKI-pris	Besparelses­potentiale ift. listepris
Aftørringspapir	Eksklusiv	5.000.000	1.000.000	1.000.000	3.100.000
Arbejdstøj og -sko	Flere	5.000.000	1.400.000	1.500.000	3.000.000
Benzin og olie	Eksklusiv	70.000.000	1.500.000	1.900.000	9.000.000
Flytning	Eksklusiv	6.000.000	700.000	700.000	700.000
Kontormøbler	Flere	30.000.000	7.300.000	10.200.000	20.600.000
Rengøringskemi	Flere	7.000.000	2.500.000	3.700.000	4.500.000
Rengøringsudstyr	Flere	7.000.000	1.400.000	3.800.000	4.000.000
Vikarassistance	Eksklusiv	15.000.000	1.500.000	1.500.000	1.500.000
Kaffe/The	Eksklusiv	5.000.000	2.000.000	500.000	2.500.000
Kildevand	Eksklusiv	1.000.000	500.000	300.000	600.000
Skærmbriller	Eksklusiv	1.200.000	200.000	300.000	500.000
SUM	86 %	152.200.000	20.000.000	25.400.000	50.000.000
Opregnet i f. t. indkøb i selvejende institutioner	100%	177.000.000	23.300.000	29.500.000	58.100.000

 

I tabellen er angivet kommunens hidtidige omsætning på aftaleområderne samt besparelsespotentialet i forhold til den bedste kendte aftale i Københavns Kommune, SKI-priser[2] og listeprisen. Hvis der ikke findes en SKI-pris eller listepris, er der taget udgangspunkt i den bedste pris kommunen indtil nu har kunnet købe ind på.

 

Aftaletypen angiver hvorvidt der er tale om en eksklusivaftale eller om der er udpeget flere leverandører på aftaleområdet.

 

Omsætningspotentialet er beregnet ud fra udtræk fra KØR vedr. enten 2001 eller 2002. Udtrækkene dækker kun de institutioner, der bogfører i KØR og de leverandører, der optræder i KØR. De selvejende institutioners andel af de samlede indkøb kan opgøres til ca. 14%. I tabellen angives omsætning og deraf følgende besparelsespotentialer når de selvejende institutioners indkøb medregnes.

 

Som det fremgår af tabellen er der ved de første udbud tilvejebragt et besparelsespotentiale på mindst 23,3 mill. kr. i forhold til de bedste eksisterende aftaler i kommunen. I forhold til SKI-priser, er besparelsespotentialet mindst 29,5 mill. kr., og mindst 58,1 mill. kr. i forhold til markedspriserne.

 

Oftest er bedste eksisterende aftale indgået af en enkelt institution eller forvaltning, og benyttes derfor kun ved en begrænset del af indkøbene. Øvrige indkøb sker typisk til SKI-priser eller markedspris. Det tilvejebragte potentiale vil dermed være mindst 23,3 mill. kr. og op til ca. 58,1 mill. kr. såfremt alle indkøbene på de udvalgte områder sker til markedspriser.[3]

 

Det eksakte besparelsespotentiale kan på nuværende tidspunkt ikke præciseres yderligere, da kommunen på nuværende tidspunkt ikke har tilstrækkeligt kendskab til indkøbenes fordeling på aftaleformer hhv. køb uden for aftaler. Dette overblik forventes bl.a. tilvejebragt gennem anvendelse af KØR2.

 

Forvaltningerne har i forbindelse med Budget 2003 indarbejdet en samlet besparelse på indkøbsområdet på 38 mill. kr. Det forventes, at der er potentiale til at realisere besparelserne samt yderligere besparelser ved at bruge de allerede indgående fælles indkøbsaftaler og andre indkøbsaftaler samt ved at videreføre arbejdet med etablering af obligatoriske fælles indkøbsaftaler.

 

2.2 Obligatoriske aftaler

Ved gennemførelsen af de første EU-udbud har det været markant, at indgåelsen af fælles, obligatoriske aftaler har haft en væsentlig effekt på de tilbudte priser.

 

Ud over de direkte besparelser, giver aftalerne mulighed for at opnå afledte besparelser på andre områder. Et eksempel er, at Kommune Teknik København kan nedlægge deres tankanlæg, da opgaverne i stedet kan løses via den fælles aftale vedrørende benzin og olie.

 

Besparelser ved obligatoriske aftaler

Ved at gøre aftalerne obligatoriske (dvs. at alle kommunens institutioner er forpligtet til kun at benytte de leverandører, der er omfattet af aftalen), er der opnået priser, der ligger 10 - 50 % under SKIs priser på tilsvarende områder. F.eks. er der ved udbud af både aftørringspapir og kildevand opnået priser, der ligger ca. 33% under SKI's priser. Vedr. kontormøbler, er de opnåede priser 13 – 25% lavere end hos SKI, og vedr. kaffe er prisen ca. 10% lavere. I udbudene vedrørende rengøringsmidler og -rekvisitter, er der samlet set opnået rabatter på over 50% i forhold til SKI-priserne.

 

Ud over lavere priser, indebærer obligatorisk brug af de fælles indkøbsaftaler, at indkøbene sker på bedre vilkår end hidtil samt at der er sikkerhed for, at produkterne er blevet vurderet mht. opfyldelse af mil jø- og arbejdsmiljøkrav. Endvidere sikres, at EU's udbudsregler automatisk overholdes.

 

Ved at gøre aftalerne obligatoriske, er der ikke længere mulighed for bl.a. at benytte "slagtilbud" mv. Såfremt et slagtilbud anvendes kan det derfor medføre en umiddelbar besparelse ved det enkelte indkøb, men vil på sigt betyde højere priser for de øvrige brugere af den fælles rammeaftale. Brugen af slagtilbud kan dermed ikke anbefales på områder med fælles indkøbsaftaler, da dette bl.a. medfører:

·        At det ikke er muligt at opnå de mest konkurrencedygtige priser på kommunens fælles rammeaftaler hvis leverandørerne ikke kan garanteres eller sandsynliggøres en given omsætning

·        At der bruges mange ressourcer (tid og evt. brug af tjenestekøretøjer) på at afsøge markedet, vurdere et tilbud og gennemføre anskaffelsen. Disse ressourcer indgår yderst sjældent i vurderingen af de samlede omkostninger ved brug af slagtilbud

·        At miljø- og arbejdsmiljøforhold sjældent er tilstrækkeligt belyst

·        At handelen ofte baseres på leverandørens "almindelige forret­nings­betingelser" med deraf følgende usikkerhed ved forsinkelse, mangler og garantiforpligtelser

·        At kommunen overtræder udbudsreglerne

 

Ved gennemførelsen af de enkelte EU-udbud bliver der taget stilling til behovet for konkrete undtagelser vedr. brug af den enkelte aftale. F.eks. ved mulighed for suppleringskøb af kontormøbler eller samlet anskaffelse af IT-system, der omfatter udvikling, programmel og maskinel. Endvidere afdækkes i samarbejde med forvaltningernes indkøbschefer hvorvidt der skal indgås en eksklusivaftale eller en aftale med flere leverandører. Der indarbejdes i indkøbspolitikken en generel mulighed for at foretage indkøb som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces, der f.eks. har til formål at lære børn at købe ernæringsrigtige fødevarer i det lokale supermarked.

 

Besparelser ved eksklusivaftaler

På de områder, hvor der er indgået eksklusivaftaler (dvs. obligatorisk aftale med én leverandør) er der opnået en merbesparelse ved kun at antage en enkelt leverandør i forhold til at indgå aftale med flere leverandører. Eksempler på forskellen mellem de tilbudte priser ved eksklusivaftale hhv. aftale med flere leverandører er angivet i nedenstående tabel.

 

Tabel 2: Oversigt over besparelse ved eksklusivaftaler

Aftaleområde	Realiseret besparelse i f.t. bedste aftale i KK (%)	Merbesparelse som følge af eksklusivaftale (%)
Aftørringspapir	20	3 – 5
Flytning	12	7 – 12
Kaffe, the mv.	40	Ca. 10
Kildevand	50	0
Vikarer	10	0 - 16

 

Gevinsten ved at have én leverandør frem for flere bliver vurderet fra udbud til udbud. I visse tilfælde har det samlet set været mest fordelagtigt at indgå en eksklusivaftale med en enkelt leverandør selvom der ikke har været forskel på den valgte leverandørs tilbud ved eksklusivaftale hhv. delaftale (f.eks. ved kildevand og vikarer). Dette skyldes, at de øvrige tilbud var væsentligt dyrere end det valgte.

 

På baggrund af erfaringerne fra gennemførelsen af de første EU-udbud, videreføres den anvendte metodik vedr. indgåelse af indkøbsaftaler. Således er alle nye fælles indkøbsaftaler fremover obligatoriske, hvis der ikke er vedtaget konkrete undtagelser til brugen af de enkelte aftaler. Samtidig er det ikke længere muligt at benytte "slagtilbud" mv.

 

2.3 Nye aftaleområder

Der tages i det videre arbejde udgangspunkt i de aftaleområder, der er udpeget i forbindelse med "Redegørelsen" til Økonomiudvalget den 1. oktober 2002 (ØU 247/2002). Der er allerede etableret aftaler på to af de udpegede områder (kaffeautomater/kaffe/the samt skærm- og sikkerhedsbriller). Udbudene er gennemført for at dække behovet for en fælles aftale, der opstod som følge af hhv. leverandørsvigt på kaffeområdet og udløb af eksisterende aftale på skærmbriller. P.t. er yderligere 7 aftaleområder under forberedelse, således at den forventede kadence i etablering af fælles indkøbsaftaler og tilvejebringelse af det forventede besparelsespotentiale kan realiseres.

 

Tabel 3: Oversigt over nye aftaleområder

Aftaleområder i fase 2	Obligatorisk aftale	Evt. eksklusiv aftale
Bøger	ja	ja
Elevatorservice mv.*	ja	ja
Engangsservice*	ja	ja
Fødevarer	ja	ja
Håndværkerydelser*	ja	ja
Hårde hvidevarer*	ja	ja
Legepladsudstyr	ja	ja
Legetøj	ja	ja
Lyskilder	ja	ja
Managementkonsulentydelser[4]	ja	nej
PC'er og servere	ja	ja
PC software	ja	ja
Periferiudstyr	ja	ja
Printere	ja	ja
Service og bestik*	ja	ja
Sikring af bygninger mv.	ja	ja
Sikring af IT-udstyr mv.	ja	ja
Storkøkkenudstyr*	ja	ja
Vinduespolering*	ja	ja

* Udbud under forberedelse

 

Yderligere er der i samarbejde med forvaltningerne udpeget følgende områder, hvor der p.t. arbejdes på at etableres fælles aftaler:

·        AV-udstyr

·        Buskørsel

·        Børnebleer

 

Eventuelle spørgsmål vedrørende den konkrete anvendelse af en aftale afklares i kommunens Indkøbschefgruppe.

 

Elektricitet

Økonomiudvalget tiltrådte den 10. december 2002 Økonomiforvaltningens indstilling vedr. strategi for Københavns Kommunes fremtidige el-indkøb (ØU 318/2002).

 

El-indkøb for kommunens mindre institutioner skal for 2003 ske via Københavns Energis forsyningspligtselskab, KE Kunde. De større institutioner kan frit købe el på det liberaliserede marked.

 

I øjeblikket er el-prisen forholdsvis lav i forhold til prisen omkring årsskiftet. Det vil derfor være interessant for mange institutioner at foretage deres el-indkøb for den resterende del af år 2003, år 2004 og eventuelt år 2005.

 

I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning den 10. december 2002, kan de større institutioner med behørigt hensyn til EU's udbudsregler fortsat frit købe elektricitet for de kommende perioder på det liberaliserede marked. Dette kan f.eks. foregå via SKI-aftaler, hvor bl.a. kommunens el-handelsselskab KE Marked er repræsenteret. De mindre institutioner forbliver fortsat i KE Kunde.

 

Den Fælles Indkøbsenhed vil i efteråret 2003 evaluere kommunens el-indkøb. Såfremt de indhentede erfaringer måtte være tilfredsstillende etableres fælles aftaler for køb af elektricitet fra år 2004 (med virkning for år 2005 og frem) for de institutioner, der ikke allerede har indgået aftaler for perioden. Institutioner, der har indgået aftaler for perioden kan indgå i den fælles aftale ved udløbet af institutionernes aftaler.

 

2.4 Institutioner med driftsoverenskomst med Københavns Kommune

I medfør af kommunens indkøbspolitik, omfatter forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler alle kommunens enheder herunder kontraktenheder og selvejende institutioner i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.

 

I praksis er det imidlertid uhyre vanskeligt at foretage en afgrænsning af hvilke af kommunens ca. 600 selvejende institutioner, der via driftsoverenskomsterne er forpligtet af indkøbspolitikken.

 

Forvaltningerne søger i overensstemmelse med den hidtidige indkøbspolitik og Økonomiudvalgets beslutning den 1. oktober 2002 (ØU 247/2002) aktivt at indarbejde forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler og overholde kommunens indkøbspolitik i driftsoverenskomsterne med institutionerne.

 

Forvaltningerne udarbejder i denne forbindelse inden den 1. september 2003 en liste over de selvejende institutioner med angivelse af hvilke institutioner, der allerede er omfattet af indkøbspolitikken samt tidsplanen for at indarbejde forpligtelserne i driftsoverenskomsterne for hver af de resterende institutioner.

 

2.5 Information vedrørende fælles indkøbsaftaler

Forudsætningen for at realisere besparelsespotentialet på indkøbsområdet er ikke alene at der etableres nye, attraktive indkøbsaftaler, men også at aftalerne i praksis benyttes ved forvaltningernes indkøb.

 

Ved indgåelse af nye indkøbsaftaler udarbejder Den Fælles Indkøbsenhed informationsbreve om indhold og anvendelse af de nye aftaler. Informationsbrevene rundsendes til Indkøbschefgruppen, der på forvaltningernes vegne er ansvarlige for den videre formidling af informationen i de respektive forvaltninger.

 

Informationsbrevene samt yderligere information om de fælles indkøbsaftaler findes endvidere på kommunens Indkøbsweb på intranettet (http://KKnet/indkob), hvor det også er muligt at tilmelde sig det elektroniske nyhedsbrev fra Den Fælles Indkøbsenhed. Der har siden Indkøbswebbets etablering i juni 2002 været mere end 16.000 besøg på siderne.

 

Den hidtidige formidling af informationer vedr. nye indkøbsaftaler har imidlertid i praksis vist sig utilstrækkelig til at sikre brugen af de fælles indkøbsaftaler. Det har ofte vist sig, at leverandører, der netop har vundet et EU-udbud ikke bliver kontaktet af institutionerne på trods af, at der i forvaltningen er givet meddelelse om de nye aftaler, og at der ved henvendelse til institutionerne ikke er kendskab til de nye aftaler.

 

Såfremt institutioner/forvaltninger ikke benytter de nye fælles indkøbsaftaler, kan det bl.a. medføre:

·        at institutionerne/forvaltningerne ikke efterlever Økonomiudvalgets beslutning om obligatorisk brug af de fælles indkøbsaftaler

·        at det ikke vil være muligt at etablere attraktive rammeaftaler for kommunens øvrige institutioner, da leverandørerne vil indregne risikoen for "udenomskøb" i deres pris

·        at kommunen kan indklages for Klagenævnet for Udbud for manglende overholdelse af EU's udbudsregler

·        at kommunen kan ifalde erstatningsansvar for tabt fortjeneste såfremt institutionerne ikke benytter de obligatoriske aftaler, og dermed påfører leverandørerne et tab

 

Den Fælles Indkøbsenhed og kommunens centrale informations- og kommunikationsafdeling udarbejder en kommunikationsplan for indkøbsområdet. Målet er at styrke den generelle kommunikation og kendskabet til kommunens indkøbspolitik samt de fælles indkøbsaftaler. Forvaltningerne inddrages i arbejdet med udformning og udmøntning af den overordnede kommunikationsplan samt i styrkelse af den interne kommunikation vedrørende de enkelte aftaler.

 

2.6 Opfølgning vedr. brug af fælles indkøbsaftaler

Den Fælles Indkøbsenhed følger løbende op på brugen af de fælles indkøbsaftaler. Opfølgningen sker dels via regelmæssige statusmøder med leverandører og brugere, og dels via udtræk fra KØR. Ved at trække indkøbsstatistik fra KØR, er det muligt at se hvilke forvaltninger og institutioner, der anvender andre leverandører end de autoriserede. Såfremt en institution ikke anvender de autoriserede leverandører, bliver det relevante medlem fra Indkøbsc hefgruppen kontaktet med henblik på at undersøge afvigelsen.

 

Opfølgningen sker endvidere ved Revisionsdirektoratets løbende revision af forvaltningernes regnskaber jf. ØU 247/2002.

 

3. Status for brug af KØR2

Københavns Kommune tog den 2. januar 2002 det elektroniske indkøbssystem KØR2 i brug. Indkøbssystemet giver mulighed for, at bestilling, bogføring og betaling kan ske elektronisk. Siden systemet blev taget i brug, er der gennemført ca. 2700 transaktioner[5] med et samlet volumen på ca. 164 mill. kr. fordelt på en lang række produkter fra kaffe og the til betaling for konsulentbistand og andre tjenesteydelser.

 

Nedenfor er i tabelform angivet antal aktive brugere af systemet, den samlede omsætning i systemet pr. 13. marts 2003.

 

Tabel 4: Oversigt over brug af KØR2

Forvaltning	Brugere pr. 13. marts '03	Omsætning pr. 13. marts '03
Bygge- og Teknikforvaltningen	13	348.126
Udd. - og Ungdomsforvaltningen	7	189.422
Miljø- og Forsyningsforv. (ekskl. KE)	2	5.598
Kultur- og Fritidsforvaltningen	50	418.596
Familie- og Arbejdsmarkedsforv.	9	317.670
Sundhedsforvaltningen[6]	0	0
Økonomiforvaltningen[7]	41	162.645.674
Skatte- og Registerforvaltningen	0	0
Revisionsdirektoratet	0	0
Sum	122	163.925.086

 

KPMG opgjorde i november 2001 kommunens samlede indkøbsvolumen til ca. 2,8 mia. kr. Det samlede indkøbsvolumen omfatter alle typer indkøb, inklusive varer og tjenesteydelser der ikke købes direkte via systemet, da disse efterfølgende kan registreres i systemet for dermed at give overblik over kommunens indkøbsmønster. Således vedrører ca. 160 mill. kr. af Økonomiforvaltningens samlede omsætning via systemet efterfølgende registrering af betalinger for fælles IT-ydelser.

 

Som det fremgår af tabellen, udnytter kommunen langt fra sit potentiale ved brug af KØR2 til at foretage elektroniske indkøb og registrering af øvrige indkøb i systemet. Målet for brugen af systemet er, at alle kommunens ca. 2.000 indkøbere aktivt anvender systemet i deres daglige indkøbsfunktion enten ved elektronisk bestilling eller ved registrering af andre indkøb.

 

3.1 KØR2 implementering

Der blev i efteråret 2001 gennemført en udrulning af indkøbssystemet i alle kommunens forvaltninger i regi af en særlig KØR-implementerings­styre­gruppe med deltagere fra alle forvaltninger. Imidlertid var driften af systemet på daværende tidspunkt endnu ikke fuldt stabiliseret, og undervisningen kunne derfor ikke i alle tilfælde gennemføres som forudsat.

 

Efterfølgende er størstedelen af disse "børnesygdomme" blevet afhjulpet, og systemet benyttes i dag af mere end 100 indkøbere i kommunen. De udestående tekniske problemer vedrører import af elektroniske fakturaer, og forventes løst når KØR medio 2003 opgraderes til en ny databaseversion. Der arbejdes endvidere løbende med at forbedre varekatalogerne i systemet, så det bliver endnu lettere at finde og bestille de ønskede varer. Det skal pointeres, at den elektroniske fakturering ikke er en forudsætning for at foretage indkøb gennem systemet. Den elektroniske fakturering vil medføre fordele i bogføringsprocessen - og dermed i økonomifunktionerne - men vil ikke påvirke funktionaliteten for kommunens indkøbere.[8]

 

Det er ikke overraskende, at ibrugtagning af indkøbssystemet tager tid. Medarbejderne skal lære at benytte et nyt IT-system og vænne sig til de nye forretningsgange på indkøbsområdet. Dette kan skabe barrierer i form af både "teknologiforskrækkelse" og utryghed ved ændring af de eksisterende vaner og rutiner. Samtidig kan det være vanskeligt at yde en præcis og relevant information til brugerne i kommunens decentrale institutioner, hvor det typisk kun er en enkelt medarbejder, der skal benytte systemet. Disse medarbejdere har sjældent indkøb som deres kerneopgave, og opnår derfor kun langsomt rutine i brugen af systemet.

 

I løbet af 2002 har brugen af systemet dog været stigende – både med hensyn til antal aktive brugere, omsætning og ordrestørrelser. Dette indikerer en stigende tillid til systemet blandt brugere og forvaltninger. En række forvaltninger er herudover i gang med pilotprojekter vedr. brug af systemet. For at kommunen kan opnå de fastsatte mål på indkøbsområdet, er der imidlertid behov for yderligere at øge brugen af systemet.

 

For at understøtte en hurtigere ibrugtagning af indkøbssystemet, har Kredsen af Administrerende Direktører taget initiativ til at gennemføre endnu en udrulning af systemet i kommunens forvaltninger.

 

Forvaltningerne er i januar 2003 blevet inviteret til et indledende møde med Den Fælles Indkøbsenhed og KØR-funktionen, hvor der dels gøres status over forvaltningens hidtidige implementeringsniveau, og dels planlæges hvorledes indkøbssystemet udrulles til den resterende del af forvaltningen.

 

Det er væsentligt, at implementeringen planlægges nøje, da systemet dels medfører ændring af eksisterende forretningsgange på indkøbsområdet, og dels forudsætter et vist IT-kompetenceniveau. Ikke mindst kommunikationsopgaven i forvaltningerne i forbindelse med udrulningen vil være vital for en succesfuld ibrugtagning af systemet. Endvidere forudsætter implementeringen at der er investeret i den nødvendige IT-infrastruktur i forvaltningerne.

 

Det er hensigten, at forvaltningernes individuelle implementeringsplaner konsolideres i en samlet plan for hele kommunen, således at der etableres et overblik over den samlede proces og forventede slutdato.

 

Den samlede plan var forventet at foreligge den 1. april 2003, men kan som følge af andre presserende projekter i forvaltningerne endnu ikke udarbejdes. Der er pr. 1. maj afholdt møder med hhv. Kultur- og Fritidsforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen. Sundhedsforvaltningen har meddelt, at det bl.a. pga. forvaltningens organisationsomlægning endnu ikke er ønskeligt at tage indkøbssystemet i brug, men at forvaltningen vil kontakte Den Fælles Indkøbsenhed når de interne projekter er afsluttede. Møder forventes afholdt med de resterende forvaltninger inden sommerferien.

 

3.2 Obligatorisk brug af indkøbssystemet ved katalogvarer

Ved brug af KØR2 til bestilling af varer i systemet (katalogvarerer), er det muligt at reducere tidsforbruget i indkøbsprocessen i forhold til brugen af rekvisitioner. Samtidig opsamles der ved brug af systemet statistik om kommunens samlede indkøbsmønster. Dette gør det muligt at indgå endnu mere fordelagtige indkøbsaftaler samt at sikre, at aftalerne anvendes i praksis.

 

Ved brug af indkøbssystemet opnås en elektronisk understøttelse af indkøbsprocessen. Dette giver mulighed for bedre anvendelse af indkøbernes ressourcer på væsentligere områder f.eks. ved at øge serviceniveauet overfor borgere eller brugere af kommunens institutioner.

 

Ud over at medvirke til at optimere indkøbsprocessen, giver brugen af indkøbssystemet mulighed for en overordnet koordinering og udnyttelse af kommunens potentiale som en af landets største indkøbere.

 

Ved at opsamle statistik om kommunens indkøbsadfærd (hvem der køber, hvad der købes, hvor der købes og hvornår der købes), vil det dels være muligt at udpege de områder, der frembyder de største potentialer ved en fælles koordinering og at etablere fordelagtige indkøbsaftaler på de valgte områder.

 

Ved obligatorisk brug af indkøbssystemet ved bestilling af katalogvarer (dvs. varer, der er omfattet af et elektronisk varekatalog i systemet) opsamles den nødvendige statistik samtidig med at det sikres, at de bestilte varer er omfattet af en fælles indkøbsaftale, herunder, at aftalen er økonomisk fordelagtig og at der er taget højde for bl.a. miljø- og arbejdsmiljøforhold.

 

Bru gen af indkøbssystemet er fremover obligatorisk ved bestilling af katalogvarer i systemet for de institutioner, der har adgang til systemet.

 

3.3 Brug af indkøbssystem til fakturaregistrering ("homebanking")

Nedenfor redegøres for mulighederne og fordelene ved registrering og betaling af (papir)fakturaer via systemet.

 

Ved brug af indkøbssystemet til indkøb af katalogvarer opnås en vis del af den nødvendige statistik. En stor del af kommunens samlede indkøb vil imidlertid stadig ske via telefon, fax eller e-mail, eller ikke være omfattet af et elektronisk varekatalog. Dette kan f.eks. være indkøb af tjenesteydelser (konsulentbistand, vikarer mv.) eller løbende ydelser (telefonregninger, abonnementer mv.).

 

For at opnå det fornødne overblik over kommunens samlede indkøbsmønster, er der behov for, at de øvrige indkøb, der foretages i kommunen også registreres i indkøbssystemet.

 

Til dette brug er der i indkøbssystemet udviklet en mulighed for at registrere "almindelige" papirfakturaer i systemet (fakturaer fra indkøb foretaget vha. rekvisitioner el. lign.).

 

Registreringen af disse fakturaer sker ved at leverandørdata, varebeskrivelse og fakturabeløb indtastes og konteres i indkøbssystemet. Herefter kan betaling til leverandøren ske efter godkendelse af indtastningen.

 

Ved denne registrering af "almindelige" fakturaer vil det være muligt at opsamle statistik om de indkøb, der ikke sker via de elektroniske varekataloger, og giver bedre muligheder for at identificere potentialeområder end det hidtil har været tilfældet, hvor potentialer f.eks. er blevet afdækket via omfattende og tidskrævende budgetanalyser.

 

Brugen af funktionaliteten vedr. registrering af "almindelige" fakturaer vil endvidere understøtte overgangen til fuldstændig decentral elektronisk fakturabetaling – en "homebanking-løsning" for kommunens institutioner.

 

3.3 Betalingsmodel for indkøbssystemet

Indtil den 31. marts 2003, har det været gratis at benytte indkøbssystemet. Fra 1. april 2003 vil hver indkøbsordre koste 2 kr. at fremsende til leverandører via Den Offentlige IndkøbsPortal (DOIP).

 

Som forudsat i "Redegørelse til Økonomiudvalget om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktion" (ØU 247/2002), blev der i efteråret 2002 udarbejdet en betalingsmodel for brugen af indkøbssystemet via DOIP.

 

Betalingsmodellen for det elektroniske indkøbssystem bliver indarbejdet i kommunens overordnede betalingsmodel for IT-ydelser, der forelægges Borgerrepræsentationen efter sommerferien 2003 med henblik på indarbejdelse i kommunens budget for 2004.

 

Udgifterne der hidrører fra kommunens anvendelse af indkøbssystemet via DOIP i 2003 afholdes af Økonomiforvaltningens 11. kontor.

 

4. Rapportering vedr. resultater

Fremover vil rapporteringen om de opnåede resultater tage udgangspunkt i følgende nøgletal:

 

1.      Besparelsespotentiale og realiseret besparelse vedr. nye fælles aftaler

2.      Omsætnings- og transaktionspotentiale, omsætning, transaktioner og antal brugere vedr. KØR2

3.      Antal selvejende institutioner og antal heraf, der via driftsoverenskomst er forpligtet til at benytte de nye fælles indkøbsaftaler

 

Rapporteringen vil blive summeret i skemaer jf. vedlagte bilag.

 

5. Revision af indkøbspolitik

Kommunens nuværende indkøbspolitik er vedtaget af Borgerrepræsentationen den 6. april 2000 (BR 120/2000). Som følge af de organisatoriske ændringer i kommunen (nedlæggelse af kommunens forsøgsbydele etc.), samt de i nærværende redegørelse anbefalede tiltag til den fremtidige organisering af indkøbsområdet i Københavns Kommune, er der behov for en revision af indkøbspolitikken.

 

Et forslag til revideret Indkøbspolitik for Københavns Kommune er vedlagt nærværende redegørelse som bilag.

 

Forslaget videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse.

 

 

 

Økonomi

-

 

 

Miljø

-

 

 

Høring

-

 

 

Andre konsekvenser

-

 

 

 

Bilag

/.     Redegørelse til Økonomiudvalget om Københavns Kommunes indkøbsfunktion (ØU 247/2002)

/.     Forslag til revideret Indkøbspolitik for Københavns Kommune

/.     Skabeloner til rapportering på indkøbsområdet

 

 

 

Erik Jacobsen                                                            

                                          

                                                         /                            Bjarne Winge