Tilslutning til fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) (Miljø- og Forsyningsudvalget)

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 20. maj 2003

J.nr. ØU 173/2003

19. Tilslutning til fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) (Miljø- og Forsyningsudvalget)

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår, at Miljø- og Forsyningsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at Miljø- og Forsyningsforvaltningen deltager i Økonomiforvaltningens, Sundhedsforvaltningens, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens og Kultur- og Fritidsforvaltningens projekt om etablering af et fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH).

Miljø- og Forsyningsudvalgets beslutning i mødet den 12. maj 2003

Tiltrådt.

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form.

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 10. april 2003 at godkende indgåelse af en kontrakt om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (ESDH) i Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen (BR 155/03). De øvrige forvaltninger er blevet tilbudt at deltage, idet det er i kommunens interesse, at systemet inden for en forholdsvis kort tidshorisont implementeres i hele kommunen.

ESDH vil give forvaltningerne mulighed for effektiv og hurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted, hvor brugeren henvender sig. ESDH understøtter endvidere realiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af digital forvaltning, herunder en sammenhæng mellem elektronisk selvbetjening på internettet og digital håndtering af data, der kommer til kommunen.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen ønsker at tilslutte sig ovennævnte fire forvaltningers fællesprojekt med henblik på at deltage i implementeringen af ESDH i Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat allerede i fase 1.

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen har igangsat et fælles projekt med henblik på etablering af et fælles system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (ESDH). Det vil sige et system til elektronisk opbevaring og transport af sager og dokumenter mellem personer, der er involveret i en konkret sagsbehandling. De øvrige forvaltninger er blevet tilbudt at deltage, idet det er i kommunens interesse, at systemet inden for en forholdsvis kort tidshorisont implementeres i hele kommunen.

Formålet med at få etableret ESDH er bl.a.:

· at få en mere effektiv og hurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang, og samtidig opnå en højere kvalitet i opgaveløsningen,

· at øge informationsniveauet/overblikket over sager i forvaltningen,

· at mindske behovet for arkivplads,

· at opnå en større fleksibilitet i forhold til organisatoriske ændringer,

· at forbedre muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted, hvor brugeren henvender sig og

· at understøtte realiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af digital forvaltning, herunder en sammenhæng mellem elektronisk selvbetjening på internettet og digital håndtering af data, der kommer til kommunen.

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 10. april 2003 at godkende de fire forvaltningers anbefaling om indgåelse af en kontrakt om levering og implementering af et fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssyste m (ESDH).

Kontrakten vedrører kun sagsbehandling af organiske sager og personsager (Fase 1). Det vil sige sager, der ikke er direkte relateret til kommunens borgere. I kontrakten er der endvidere tilbudt en option på en udbygning med sagsbehandling relateret til borgere og erhvervsliv, og dermed også integration til elektronisk selvbetjening fra internettet. (Fase 2). Endelig er der i kontrakten tilbudt en option på integration til kommunens øvrige fagsystemer (Fase 3).

Første fase af ESDH skal testes og tilpasses i indeværende år og herefter implementeres i de deltagende forvaltninger primo 2004.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen ønsker at tilslutte sig fællesprojektet med henblik på at få implementeret ESDH i Miljø- og Forsyningsforvaltningen allerede i fase 1.

På nuværende tidspunkt vil det imidlertid ikke være hensigtsmæssigt at implementere ESDH i Københavns Energi eller i Miljøkontrollen. Det skyldes, at ESDH i fase 1 ikke omfatter sagsbehandling relateret til borgere og erhvervsliv, og at det ikke vil være rentabelt. Fordelene ved at implementere ESDH i Københavns Energi og Miljøkontrollen står p.t. ikke i et rimeligt forhold til udgifterne herved set i forhold til deres nuværende IT-infrastruktur/dokumentstyringssystemer og de udgifter, der er forbundet hermed. Det skyldes bl.a., at Københavns Energi ikke journaliserer på personnumre mere, men derimod på matrikelnumre, og at Miljøkontrollen for få år siden har implementeret et nyt journaliserings-/dokumentstyringssystem.

ESDH ønskes derfor i første omgang implementeret i Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat med 20 brugere. Sekretariatet har ikke i dag et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering.

Miljø- og Forsyningsudvalget vil få forelagt en ny indstilling, når erfaringerne fra implementeringen af fase 1 foreligger, og der skal foretages en nærmere vurdering af, om optionen på en udbygning af ESDH med sagsbehandling relateret til borgere og erhvervsliv skal udnyttes. I den forbindelse vil der også blive taget stilling til om kredsen af brugere i Miljø- og Forsyningsforvaltningen skal udvides, fx ved implementering af ESDH i Miljøkontrollen.

ØKONOMI

Projektets samlede fælles udgifter er beregnet til 17.678.888 kr. ved 1.060 brugere, inklusiv driftsvederlag og vedligeholdelsesafgift for år 1 (2004), som fordeles på de deltagende forvaltninger i forhold til antallet af tilsluttede brugere.

I takt med at yderligere brugere tilsluttes vil der blive foretaget en ny beregning af enhedsprisen pr. bruger, hvorefter der i en kommende afregning vil blive foretaget en forholdsmæssig kompensation af de faste fællesudgifter til de forvaltninger, der har deltaget fra starten. Derved sikres det, at alle nye brugere er med til at afholde de initiale fællesudgifter.

Hvis der tilsluttes yderligere 20 brugere fra Miljø- og Forsyningsforvaltningen og ovennævnte 17.678.888 kr. fordeles på (1.060 + 20 =) 1.080 brugere - og der ses bort fra, at beløbet muligvis vil stige lidt som følge heraf -, vil betalingsmodellen for de fem forvaltninger se således ud i år 1:

	ØKF	SUF	FAF	KFF	MFF
Antal tilslutninger	270	200	340	250	20
Enhedspris pr. bruger i kr.	16.369	16.369	16.369	16.369	16.369
Betaling i alt i kr.	4.419.722	3.273.868	5.565.576	4.092.335	327.387

Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil herudover i implementeringsfasen skulle afholde udgifter til uddannelse af forvaltningens brugere m. m.

De løbende udgifter til dækning af driftsafvikling og programvedligeholdelse er fra år 2 og fremover anslået til 4.125.246 kr. pr. år. Beløbet dækker en tilslutning af op til 1.200 brugere. Udgifterne hertil vil ligeledes blive fordelt på de deltagende forvaltninger i forhold til antal tilsluttede brugere. Efter tilslutning med 20 brugere fra Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil betalingsmodellen for de fem forvaltninger i år 2 og fremover se således ud:

	ØKF	SUF	FAF	KFF	MFF
Antal tilslutninger	270	200	340	250	20
Enhedspris pr. bruger i kr.	3.820	3.820	3.820	3.820	3.820
Betaling i alt i kr.	1.031.311	763.934	1.298.689	954.918	76.393

Udgifterne til implementering af ESDH i Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat, uddannelse af forvaltningens brugere, driftsafvikling m. m. forventes at blive dækket inden for sekretariatets ramme. Der vil i 2003 kunne anvises dækning på sekretariatets budget under funktion 6.51.1. forvaltning, hvis Borgerrepræsentationen bevilger overførsel af mindreforbruget fra 2002 til 2003, og det vurderes at der vil være dækning for udgiften i 2004 inden for rammerne af det foreliggende budgetforslag.

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Peter Elsman

/Michael Lilja-Nielsen

Til top