Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002
Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 20. april 2004
J.nr. ØU 123/2004
6. Betaling for nye IT-ydelser, samt kompensation for merudgifter som følge af IT-udbudet i 2002
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at
Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender
at Økonomiudvalget fra 2004 overfører 33,3 mill.kr. årligt til
dækning af prisstigninger ved anvendelse af KMD programmel som forudsat i BR indstilling
(396/02) om KMD programmel, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 22.
august 2002.
Endvidere overfører Økonomiudvalget 2 mill. kr. til udvalgene til
dækning af udvalgenes forbrug af generelle specialblanketter. Forbrug over 2
mill.kr. udfaktureres til udvalgene efter faktisk forbrug. Bevillingsændringerne
er anført i tabel 1.
at de enkelte udvalgs anvendelse af
indkøbssystemet (Den offentlige Ind købsportal
– DOIP) som forudsat i indkøbsredegørelsen (BR 268/2003) pr. 1. januar 2004 og
frem faktureres 2 kr. pr. forretningsdokument.
at udgifterne til KMD og DM datas Help Desk
fremover afholdes decentralt og afspejler det faktiske forbrug af Help
Desk-funktion. Der overføres 1 mill.kr. til udvalgene
fra Økonomiudvalget. Beløbet indgår i bevillingsændringerne i tabel 1
RESUME
Denne indstilling vedrører
udvalgenes betaling for en række nye it-ydelser. Betalingen følger principperne
i den eksisterende betalingsmodel for it-ydelser i Københavns Kommune, som blev
vedtaget i 2000 (BR 336/2000). Herudover indebærer indstillingen, at udvalgene
kompenseres for merudgifterne som følge af it-udbudet i 2002, jf. indstilling
(BR 251/2002), som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 16. maj 2002 og
indstilling (BR 396/2002) om KMD-programmel, som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen
den 22. August 2002. Grundlaget for kompensationerne er, at de økonomiske
konsekvenser af KMD's markante prisstigninger for applikationsanvendelse i
udgangspunktet neutraliseres for udvalgene.
Betaling for brug af
Indkøbssystemet og Help Desk får budgetmæssig virkning fra 1. januar 2004. Der
udlægges 1 mill. kr. til udvalgene som kompensation i forbindelse med Help
Desk.
Som forudsat i redegørelsen om
Københavns kommunes indkøb (BR 268/03) skal brugen af Indkøbssystemet fremover
finansieres af udvalgene. På baggrund af tal fra 2003 vurderes udgiften ikke at
overstige 1 mill. kr.
SAGSBESKRIVELSE
I det følgende
beskrives de i indstillingen nævnte ændringer og de bevillingsmæssige
konsekvenser af heraf. ØU og BR vil senere få forelagt en indstilling om en ny
betalingsmodel for samtlige it-ydelser når det korrekte grundlag er
tilvejebragt. Der har fra forvaltningernes side været rejst et ønske om at få
ændret en række af de eksisterende betalingsprincipper. I den forbindelse er
der iværksat en række tiltag med henblik på, at finde nogle tekniske løsninger,
som kan tilvejebringe grundlaget for en ændring af betalingsprincipperne.
Betalingsprincipperne skal fremover i højere grad afspejle de kontraktslige
betalinger til it-leverandørerne. Afklaringen vedrører eksempelvis betalinger
for kapacitetsforbrug af it-systemer, herunder netværk og servere.
Den nye
betalingsmodel forventes forelagt ØU i efteråret 2004 med virkning fra 2005.
2. Forslag til udvalgenes betaling for brug
af DOIP
Indtil den 31. marts 2003, har det været gratis
at benytte indkøbssystemet. Fra 1. april 2003 koster hver indkøbsordre 2 kr. at
fremsende til leverandører via Den Offentlige Indkøbs Portal (DOIP).
Som forudsat i "Redegørelse til Økonomiudvalget
om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktion" (ØU 247/2002), blev
der i efteråret 2002 udarbejdet en betalingsmodel for brugen af indkøbssystemet
via DOIP.
Udgifterne der hidrører fra kommunens anvendelse af
indkøbssystemet via DOIP er i 2003 afholdt indenfor Økonomiforvaltningens 11.
kontors eget budget. Da der ikke er overført midler til 11. kontors afholdelse
af denne udgift, vil der ikke ske en overførsel af den besparelse 11. kontor
opnår til udvalgene. Anvendelsen af og Økonomiforvaltningens betaling for brug
af DOIP har i 2003 været beskeden. Der forventes dog en stigning af brugen af
indkøbssystemet i 2004. Den samlede udgift for udvalgene vurderes dog ikke at
overstige 1 mill. kr.
De enkelte udvalgs brug af
Indkøbssystemet opgøres af Økonomiforvaltningens 11. kontor (den fælles
indkøbsenhed), og faktureres til udvalgene.
3. Forslag til omlægning af betaling til Help Desk
Udgifterne til Help Desk
afholdes i dag af bevillingen i Økonomiforvaltningens 11. kontor. Opkald til
Help Desk dækker over flere typer af henvendelser, fejlmeldinger, bestilling af
opgaver og brugerstøtte. I dag bliver alle henvendelser til KMDs Help Desk
registreret på forvaltningsniveau. DMdata har hidtil ikke kunnet opgøre
samtlige opkald på forvaltningsniveau, dette er nu muligt. Fremover vil alle
kald til Help Desk blive udfaktureret direkte til udvalgene. Samtidig udlægges
1 mill. kr. til udvalgenes betaling af udgifter, svarende til det hidtidige
forbrug, jf. bilag 1.
Herved opnås en positiv
adfærdspåvirkning ligesom gennemsigtighed og styrbarhed øges, når afregningen sker
efter den beskrevne model.
Alle opkald – også dem som
kan besvares direkte - blive registreret som en sag på forvaltningsniveau og
udfaktureret til udvalgene.
Endvidere tilvejebringes en
opdeling af den fremtidige opkrævning for Help Desk på hhv. det skatte- og
takstfinansierede område.
I bilag 4 er beløbene som
udlægges til de enkelte forvaltninger angivet.
4. Betaling for brug af Data Warehouse
Udvalgene betaler
i dag 269.000 kr. for benyttelse af Data warehouse. Denne betaling fastholdes
uændret. Det skal bemærkes, at i forbindelse med nedlæggelsen af forsøgsbydelene
pr. 31. december 2001 blev udvalgenes betaling forhøjet fra 150.000 kr. til
269.000 kr. pr. år.
Grunden til denne
store forskel skyldes at udvalgene i 2000 kunne fordele omkostningerne på 11
enheder (7 forvaltninger + 4 bydele).
5. Kompensation for udvalgenes merudgifter
til KMD programmel og specialblanketter.
I overensstemmelse med indstillingen
vedrørende Indgåelse af aftale med KMD A/S (BR 396/02) om anvendelse af
IT-programmel mv. har ØKF refunderet
for merudgifter i 2003 for anvendelse af KMD-programmellet, svarende til 34,4 mill. kr. inklusiv engangsudgifter til
KMD. For 2004 og frem kompenseres udvalgene med en tillægsbevilling til budget
2004 på 33,3 mill. kr. og efterfølgende rammekorrektioner. Refusionen,
tillægsbevillingerne og rammekorrektionerne finansieres af det opnåede provenu
fra it-udbudet i 2002, jf. bilag 1 med de i tabellen anførte beløb pr.
udvalg.
Ud fra det hidtidige forbrug
af print, kuvertering og mikrofiche beregnes de samlede udgifter for udvalgene.
Udgifterne for udvalgene forventes ikke med udgangspunkt i disse beregninger at
overstige den bevilling, der er udlagt til udvalgene på dette område.
Udgifter til intern transport
viderefaktureres fremtidigt til udvalgene fra Økonomiudvalget.
Det har hidtil ikke været
muligt at udfakturere forbruget af specialblanketter til udvalgene. Fremover
betaler økonomiudvalget som i 2003 op til 2 mill. kroner af udvalgenes forbrug
af specialblanketter. Udgifter til specialblanketter, der overstiger 2 mill.
kr., opgøres pr. udvalg efter reelt forbrug, og viderefaktureres til udvalgene.
Porto afregnes som hidtil
direkte mellem forvaltningerne og DMdata.
I overensstemmelse med indstilling (BR
251/2002) om it-udbudet, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 16.
maj 2002 anvises finansiering af udvalgenes merudgifter til generelle
specialblanketter samt intern transport fra det opnåede provenu fra it-udbudet
i 2002, jf. bilag 2 med de i tabellen anførte beløb pr. udvalg.
It-udbudet har
resulteret i en årlig besparelse for kommunen i størrelsesordenen 74,8 mill.kr.
samt en merudgift til betaling for brug af KMD programmel m.v. på ca. 34,4
mill.kr. i 2003 og ca. 33,3 i 2004 og frem. I nærværende indstilling er - i
overensstemmelse med forudsætningerne i den indstilling om IT udbuddet som BR
tiltrådte den 22. august 2002 (BR 396/2002) - foreslået at udvalgene
kompenseres for merudgiften til betaling for brug af KMD programmel m.v.
Endvidere kompenseres som nævnt den årlige merudgift for kommunen på 2 mill.
kr. til specialblanketter. Disse kompensationer finansieres af it-provenuet.
ØU har tidligere
tiltrådt at der af it-provenuet reserveres 16,5 mill kr. til voldgiftsagen mod
WMdata i forbindelse med det oprindelige ESDH-projekt, 4 mill. kr. til
omlægning af mailsystem fra Notes til Exchange.
Endvidere blev
udgifter på 24,5 mill. kr. som vedrørte KK's huslejebetaling til KMD fratrukket
i ØU's ramme i forbindelse med it-udbudet i 2002, og er dermed indgået til at
forøge KK's økonomiske råderum.
Efter disse kompensationer
mv. er der således en mindreudgift på 152 mill. kr. frem til 2007.
Økonomiforvaltningen vil
senere fremkomme med forslag til udmøntning af nettoprovenuet.
Tabel 1. Oversigt over refusioner i
2003, tillægsbevillinger i 2004 samt rammekorrektioner for udvalgene (t.kr.)
|
Udvalg |
Konto |
Budget 2003 med korrektioner (tkr.) |
ØKF refusion til udvalgene 2003 (tkr.) |
Budget 2004 (tkr.) (foreløbigt) |
Tillægsbevilling 2004 (tkr.) (sfa. denne indstilling) |
Rammekorrektion 2005 + (tkr.) |
|
Revisionen |
6.51.1 Administration |
20.479 |
|
19.800 |
|
|
|
Kultur- og Fritidsudvalget |
6.51.1 Sekretariat og Forvaltning |
90.764 |
180 |
90.700 |
217 |
217 |
|
Uddannelses- og Ungdomsudvalget |
6.51.1 Sekretariat og Forvaltning |
97.104 |
585 |
105.300 |
603 |
603 |
|
Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget |
6.51.1 Sekretariat og Forvaltning |
968.005 |
14.384 |
957.000 |
14.564 |
14.564 |
|
Bygge- og Teknikudvalget |
6.51.1 Sekretariat og Forvaltning |
270.049 |
926 |
284.300 |
643 |
643 |
|
Miljø- og Forsyningsudvalget |
6.51.1 Sekretariat og Forvaltning |
45.336 |
0 |
35.000 |
41 |
41 |
|
Sundheds- og Omsorgsudvalget |
6.51.1 Administration mv. |
298.121 |
5.246 |
217.000 |
5.374 |
5.374 |
|
Økonomiudvalget |
6.51.1 Administration mv. |
643.296 |
-21.321 |
668.000 |
-21.442 |
-21.442 |
|
I alt |
|
2.433.154 |
0 |
2.377.100 |
0 |
0 |
Økonomi
Se bilag.
Miljøvurdering
-
Andre Konsekvenser
-
Høring
Fagudvalgene, se Bilag 5 og 6
Bilag
Bilag 1. Oversigt over udvalgenes betaling
samt kompensation for visse it-ydelser i 2003 og frem
Bilag 2. Prisbilag for betaling af
it-ydelser
Bilag 3. Oversigt over fordeling af
udgifter til Help Desk pr. forvaltning (2003)
Bilag 4. Betaling for KMD-programmel
Bilag 5. Svar på fagudvalgenes kommentarer
Bilag 6. Fagudvalgenes
kommentarer
Erik Jakobsen
/Bjarne
Winge