Intern Revisions rapport vedrørende Økonomiforvaltningens budgetmodel

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport vedr. Økonomiforvaltningens budgetmodel til efterretning,

2.      at Økonomiudvalget forelægges en status på implementeringen af anbefalingerne fra Intern Revisions rapport i juni 2012.

På grund af de to budgetfejl i forbindelse med budget 2012 har Intern Revision på Økonomiforvaltningens foranledning udarbejdet vedlagte rapport om den nuværende budgetmodel samt forslag til en ny model.

På Økonomiudvalgets møde tirsdag d. 10. januar 2012 blev kommissoriet for Intern Revisions rapport vedrørende Økonomiforvaltningens budgetmodel udleveret til udvalget. Vedlagte rapport er udarbejdet på baggrund af dette kommissorium.

Intern Revision opstiller i rapporten et nyt paradigme for en budgetmodel, som overordnet opdeles i tre dele; inddata, beregninger og uddata. Denne opdeling vil sikre en enkelt og logisk struktur samt sikre, at modellen kan opdeles i en skrivebeskyttet del og en ikke-skrivebeskyttet del. På den måde vil beregninger og uddata kunne låses, hvilket vil sikre modellen mod formelfejl.

Det er Intern Revisions vurdering, at den nuværende budgetmodel ikke er opbygget i overensstemmelse med det paradigme, som Intern Revision nu har foreslået i vedhæftede rapport. Anbefalinger i rapporten er især møntet på beregningen af budgetrammerne, hvor Intern Revision påpeger, at der er væsentlig risiko for fejl på grund af den nuværende opbygning er meget kompleks.

Intern Revision har påpeget følgende områder, hvor budgetmodellen kan ændres for at minimere risiciene for fejl fremover:

• I rulningen af budgettet fra et budgetår til næste budgetår foretages der en lang række manuelle processer. Intern Revision har opstillet en række konkrete forslag til automatisering af budgetrullet for at gøre budgetrullet mindre kompliceret.
• Inddata indarbejdes i dag flere steder i budgetmodellen, hvilket kan medføre fejl, når inddata ændres. Inddata kan f.eks. være nye pris- og lønskøn, befolkningsprognose eller budgetkorrektioner. Inddata skal kun indarbejdes et sted i budgetmodellen, hvorfra der kan være referencer til øvrige ark i budgetmodellen. Hvis inddata ændres, skal data således kun ændres ét sted.
• For at øge gennemsigtigheden af budgetmodellen anbefaler Intern Revision, at der udarbejdes systematisk og fuldstændig modeldokumentation og procedurer for kontrol og kvalitetssikring af modellen.

Økonomiforvaltningen er enig i rapportens konklusioner og vil i foråret sørge for at tilpasse budgetmodellen, så inddata, beregninger og uddata adskilles, indarbejde rapportens konkrete forslag til højere grad af automatisering samt udarbejde modeldokumentation og procedurer for kontrol. Af handlingsplanen i bilag 1 fremgår det mere detaljeret, hvilke aktiviteter Økonomiforvaltningen har gennemført, og hvilke aktiviteter der vil blive implementeret i foråret 2012.

Økonomiforvaltningen har allerede implementeret en række af Intern Revisions anbefalinger, hvilket ligeledes fremgår af handlingsplanen. Med Indkaldelsescirkulæret for budgetforslag 2013 (IC2013), som blev behandlet på ØU d. 1. februar 2012, er der blevet fastlagt processer og ansvarsfordeling mellem Økonomiforvaltningen og fagforvaltningerne for kontrol af budgetkorrektioner (inddata) og budgetrammer (uddata). Desuden har Økonomiforvaltningen haft møder med de relevante fagforvaltninger om kontrol og ansvarsfordeling i forhold til beregningen af aktivitetstilpasninger.

Udover ovenstående har Økonomiforvaltningen gennemført følgende aktiviteter:

• Sporbarhed på budgetkorrektioner fra før IC2013 og ID-numre på budgetkorrektioner fra IC2013 og frem
• Proces for og udførsel af fuldstændighedstjek af budgetkorrektioner
• Adgangskoder på budgetmodellen og låsning af faner i regneark
• Udvikling af kontrolmiljø i budgetmodellen
• Automatisk opdatering af årstal i regnearket til aktivitetstilpasning
• Opdeling af inddata, beregninger og uddata i regnearket til aktivitetstilpasningen

Økonomiforvaltningen vil i juni 2012 give Økonomiudvalget en status på implementeringen af Intern Revisions anbefalinger i Økonomiforvaltningens budgetmodel.

Af bilag 1 fremgår Økonomiforvaltningens handlingsplan for at få implementeret anbefalingerne i juni 2012.

Claus Juhn                    /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 20. marts 2012

Kurt Wagner, Intern Revision, deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.