Københavns Kommunes generelle økonomistyring.
Københavns Kommunes generelle økonomistyring.
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 19. september 2006
J.nr. ØU 346/2006
8. Københavns Kommunes generelle økonomistyring.
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller,
at Økonomiudvalget tager Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger
til Revisionsdirektoratets særberetning om Københavns Kommunes generelle
økonomistyring til efterretning,
at Økonomiudvalget anbefaler over for
Borgerrepræsentationen, at Revisionsberetningen og de af Økonomiudvalget
besluttede foranstaltninger tages til efterretning.
RESUME
I Københavns Kommune er der løbende et arbejde i gang med at styrke
kommunens styring og effektivitet. Der er dels tale om initiativer, der retter
sig mod det politiske niveau, dvs. kommunens bevillingsstyring og rapportering
mv. til Økonomiudvalget og fagudvalgene, dels tale om tværgående initiativer,
der er møntet på at forbedre forvaltningernes interne styring, dvs.
forvaltningernes løbende styring og effektiviseringer på serviceområder,
institutioner og lignende.
Økonomiforvaltningen og forvaltningerne samarbejder således løbende på
en række områder om forbedring af økonomistyringen i kommunen.
Revisionsdirektoratet har i en særberetning om kommunens generelle
økonomistyring sat fokus på nogle af områder, hvor kommunen arbejder på at
forbedre styringen, og er fremkommet med anbefalinger til det videre arbejde
med økonomistyringen i kommunen.
Den 27. oktober 2005 udgav Revisionsdirektoratet beretningen om
undersøgelse af generelle økonomistyring i Københavns Kommune. Formålet med
undersøgelsen var at beskrive, analysere og vurdere:
·
En række
generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau mellem
Økonomiudvalget/Økonomiforvaltningen og de stående udvalg/disses forvaltninger,
·
Tilrettelæggelsen
af økonomistyringens cyklus i de enkelte forvaltninger samt
·
En række
fremadrettede initiativer.
Beretningen er en særberetning, jf. revisionsvedtægtens § 13, stk. 3, derfor
skal Økonomiudvalget - på baggrund af Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger
– indstille afgivelsesbemærkningerne til Borgerrepræsentationen.
Revisionsudvalget fremsendte sine afgivelsesbemærkninger til Revisionsdirektoratets
særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring den 10. maj 2006.
Revisionsudvalgets bemærkninger er afgivet på baggrund af de
kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til
beretningen.
SAGSBESKRIVELSE
Initiativer til forbedring af
økonomistyringen
I forhold til kommunens økonomistyring arbejder Økonomiforvaltningen
løbende med forskellige tiltag, der har til formål at styrke den kommunens
styring og effektivitet. Der er dels tale om initiativer, der retter sig mod
det politiske niveau, dvs. kommunens bevillingsstyring og rapportering mv. til
Økonomiudvalget og fagudvalgene, dels tale om tværgående initiativer, der er
møntet på at forbedre forvaltningernes interne styring, dvs. forvaltningernes
løbende styring og effektiviseringer på serviceområder, institutioner og lignende.
Indførelsen af den ny budgetmodel er et eksempel på et initiativ, der
blandt andet har til hensigt at forbedre Økonomiudvalgets og udvalgenes
bevillingsstyring på de forskellige bevillingsområder. Den ny budgetmodel
muliggør blandt andet, at der kan ske et tættere og hurtigere tilpasning af
udvalgenes bevillinger i forhold til de aktiviteter, som kommunen har på de
forskellige serviceområder.
Der er ligeledes løbende tiltag, der har til formål at forbedre
forvaltningernes interne styring og effektivisering. Blandt andet arbejder
Økonomiforvaltningen både tværgående og i konkrete projekter med at
effektivisere arbejdsgange i kommunen. Det gælder i eksempelvis digitalisering
af indkøbs- og faktureringsprocesser, arbejdet med elektronisk borgerservice og
forsøg med at indføre konkrete værktøjer (f.eks. Lean) til at forbedre
forvaltningernes arbejdsgange på serviceområder.
Etablering af Københavns Ejendomme og fælles koncernservice er
eksempler på, hvordan Økonomiforvaltningerne arbejder på
at forbedre kommunens
styring og opgaveløsning. I denne type tiltag er det blandt andet formålet at
effektivisere og forbedre styringen ved at samle kompetencerne på området i en
organisatorisk enhed, hvilket gør det muligt f.eks. at udvikle de faglige
miljøer og specialisere opgaveløsningen.
Herudover arbejder Økonomiforvaltningen løbende med at understøtte
forvaltningernes styring ved at udvikle forskellige produkter, der gøres
tilgængelig på kommunens intranet. Det gælder f.eks. udarbejdelse af
vejledninger, pjecer mv. om økonomistyring, uddannelse af nye
økonomimedarbejdere og afholdelse af seminarer mv. for forvaltningerne.
Eksempelvis ventes i efteråret udgivet en pjece om controlling og der afholdes
et seminar for kommunens økonomimedarbejdere og ledere i brug af
økonomiværktøjet ABC.
Særberetningen om kommunens økonomistyring sætter fokus på og opstiller
anbefalinger på nogle af de områder, der er nævnt ovenfor. I forlængelse af
Økonomiudvalgets beslutning (ØU 46/2006) følger nedenfor en kort status for
nogle af de væsentligste aktuelle initiativer, som Økonomiforvaltningen har igangsat
på de områder, der er nævnt i særberetningen.
1. Yderligere IT-understøttelse af økonomistyringen.
Økonomiforvaltningen har i juni 2006 igangsat en foranalyse, der skal lede frem til, at en bedre understøttelse af budgetteringen i forvaltningerne og for kommunen som helhed. Målet er at erstatte den nuværende budgettering, der foregår i regneark, med et budgetsystem, der hænger sammen med resten af kommunens økonomisystem. Foranalysen ventes afsluttet i efteråret 2006, hvorefter der skal tages beslutning om at tage et budgetmodul i drift. Forvaltningerne vil blive inddraget i arbejdet, hvis der tages beslutning om, at der skal tilknyttes et budgetmodul til KØR.
2. Opgradering af kommunens økonomistyringsniveau
Som led i opgraderingen af kommunens samlede økonomistyring arbejdes der på en samlet rammeplan med aktiviteter frem mod 2010. Planen forventes fremlagt for økonomiudvalget i 2. halvår 2006, efter at den har været drøftet med forvaltningerne.
3. Videreudvikling af den ny budgetmodel.
Økonomiforvaltningen har til budgetbidraget for 2007 modtaget udvalgenes redegørelse for deres økonomistyring. På baggrund heraf vil det bliver vurderet, hvilke aktiviteter, der skal igangsættes på tværs af kommunen. Økonomiudvalget vil få forelagt dette.
Økonomiudvalget
skal endvidere i 2. halvår af 2006 behandle en efterregulering af udvalgenes
budgetter for 2006. Sagen er en udløber af implementeringen af den ny
budgetmodel.
4. Fælles kontoplan for kommunen
Som led i implementeringen af en opgraderet version af KØR og Indenrigs- og Sundhedsministeriets nye kontoplan, der skal gælder fra 2007, er der udarbejdet en ny kontostreng for kommunen. Kontostrengen gør det muligt at implementere en fælles standardkontoplan for kommunen. I 2007 skal administrationsudgifter konteres i henhold til standardkontoplanen.
Herudover er som nævnt igangsat et arbejde, der skal føre til
etableringen af en fælles koncernservice for kommunen. Det er
Økonomiforvaltningens forventning, at den fælles Koncernservice bl.a. vil
betyde en forbedring af økonomistyringen i kommunen gennem koncentration af
kompetencerne inden for økonomistyring og en bedre understøttelse af
økonomistyringen på kommunens decentrale institutioner. Endelig er der -
foruden de ovennævnte tiltag - planlagt en række nye initiativer for de
kommende år til styrkelse af kommunens økonomistyring.
Økonomiudvalget vil blive orienteret om det arbejdet som igangsættes.
Økonomiforvaltningen forventer på baggrund af anbefalingerne i
særberetningen i efteråret 2006 at indbyde alle kommunens forvaltninger til et
tværgående projektsamarbejde om initiativer til styrkelse af kommunens
generelle økonomistyring.
Baggrund
Revisionsdirektoratet afgav den 2. oktober 2005 særberetning om
"Københavns Kommunes generelle økonomistyring" til Borgerrepræsentationen i
henhold til revisionsvedtægtens § 13, stk. 3.
Revisionsudvalget har til opgave at foretage det forberedende arbejde i
forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningen. Økonomiudvalget
skal afgive beretningen til beslutning i Borgerrepræsentationen.
Revisionsudvalget fremsendte sine afgivelsesbemærkninger til Revisionsdirektoratets
særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring den 10. maj 2006.
Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger er vedlagt som bilag 1.
Revisionsudvalgets bemærkninger er afgivet på baggrund af de
kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til
beretningen. Jf. Beslutningsprotokollater: ØU 46/2006, KFU 408/2005, SOU
395/2005, FAU 622/2005, BTU 648/2005, MFU 287/2005 og BIU Jr.nr. 276352.
På dette grundlag har Revisionsudvalget udformet følgende afgivelsesbemærkninger:
"Revisionsudvalget tilslutter sig
Revisionsdirektoratets sammenfattende opfattelse af, at der som følge af de
øgede krav til kommunen og forvaltningerne er behov for til stadighed at
arbejde med udviklingen af kommunens økonomistyring.
Revisionsudvalget henstiller, at der med
Økonomiforvaltningen som projektansvarlig igangsættes et tværgående arbejde med
deltagelse af alle forvaltninger. Arbejdet bør primært være koncentreret om de
væsentligste anbefalinger, som revisionen har grupperet således:
·
Budget-
og Regnskabshåndbogen mv.
·
Ansvars-
og opgavefordelingen.
·
IT.
Revisionsudvalget finder anledning til især
at pege på behovet for udviklingsarbejdet om anvendelsen af den nye
budgetmodel, opgave- og ansvarsfordelingen mellem udvalg, borgmestre og
forvaltninger samt omkring styrkelsen af kommunens interne kontrol."
Revisionsudvalget har foreslået, at Økonomiudvalget tager afgivelsesbemærkningerne
til efterretning og afgiver følgende indstilling til Borgerrepræsentationens beslutning:
"Revisionsberetningen og de af
Økonomiudvalget besluttede foranstaltninger tages til efterretning."
ØKONOMI
_
MILJØVURDERING
_
ANDRE
KONSEKVENSER
_
HØRING
_
BILAG
- Bilag 1) "Revisionsudvalgets
afgivelsesbemærkninger, Revisionsdirektoratets særberetning til
Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes generelle økonomistyring",
Revisionsudvalget, maj 2006.
- Bilag 2) Brev fra
Revisionsudvalget, maj 2006.
/