Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære udvalgsmøder.

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 19. september 2000

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000 vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget til efterretning,

at Indenrigsministeriets udtalelse ikke giver anledning til ændring i Forretningsorden for Økonomiudvalget eller den hidtidige praksis for ansattes deltagelse i udvalgets møder.

Indenrigsministeriet har i skrivelse af 16. maj 2000 taget stilling til en henvendelse fra borgerrepræsentant Hellen Hedemann om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, herunder om bestemmelsen i § 2, stk. 4 i forretningsordenen for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget er i strid med § 20, stk. 4 i lov om kommunernes styrelse. Indenrigsministeriet har samtidig henledt Borgerrepræsentationens opmærksomhed på den af ministeriet tilkendegivne retsopfattelse, og anmodet om underretning om, hvad der videre passerer i sagen. Det indstilles, at ministeriets tilkendegivne retsopfattelse ikke giver anledning til ændring i Forretningsorden for Økonomiudvalget eller ændringer i Økonomiudvalgets gældende regler og praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgets møder.

I brev af 5. april 1999 rettede borgerrepræsentant Hellen Hedemann henvendelse til Indenrigsministeriet vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

I § 2, stk. 4 i forretningsordenen for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget er der givet en generel tilladelse til, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion samt udvalgets protokolfører overværer udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet.

Indenrigsministeriet anmodede i forbindelse med behandling af sagen Borgerrepræsentationen om en udtalelse. Borgerrepræsentationens udtalelse, som blev behandlet i Borgerrepræsentationens møde den 23. september 1999, er i vidt omfang gengivet i Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000 (vedlagt som bilag).

Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende den indbragte sag er anført på side 8-10 i skrivelsen af 16. maj 2000. Heraf fremgår i hovedtræk følgende:

• Et udvalg vil kunne meddele kommunalt ansatte, der varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, typisk udvalgets sekretær og protokolfører, en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne.
• Ansatte, der ikke varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil kunne meddeles tilladelse til at overvære udvalgets møder i det omfang, tilstedeværelsen er begrundet i en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet, og i givet fald kun under behandlingen af de sager, der vedrører eller berører den pågældendes område. Tilstedeværelsen skal være begrundet i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser eller lignende.
• Den nærmere afgrænsning af, hvilke embedsmænd der kan overvære udvalgets møder eller kun enkelte møder eller enkelte dagsordenspunkter beror på indretningen af kommunens udvalgs- og forvaltningsstruktur samt de enkelte sagers indhold.
• Såfremt – i det konkrete tilfælde – Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion, der består af en direktør og tre vicedirektører, har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, er der ikke noget til hinder for, at udvalget generelt (som det er sket i udvalgets forretningsorden) tillader, at de pågældende overværer udvalgsmøderne.

Som det fremgår af ovenstående, er det hvert enkelt udvalg, der selv skal tage stilling til afgrænsningen af, hvilke embedsmænd, der kan overvære udvalgets møder. Afgrænsningen skal som anført blandt andet ske på baggrund af indretningen af forvaltningsstrukturen.

Indenrigsministeriet har i skrivelsen af 16. maj 2000 anmodet om underretning om, hvad der videre passerer i sagen. Borgerrepræsentationens Sekretariat har derfor bedt Økonomiudvalget og de stående udvalg om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse giver anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder, herunder om ministeriets udtalelse giver anledning til ændring i udvalgenes gældende forretningsordner. Borgerrepræsentationens Sekretariat har anmodet om at modtage underretning om resultatet af udvalgenes vurdering senest 1. oktober 2000.

I § 2, stk. 4 i Økonomiudvalgets forretningsorden er fastsat følgende vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære udvalgets møder:

Baggrunden for denne bestemmelse, hvorefter hele Økonomiforvaltningens direktion overværer Økonomiudvalgets møder, er indførelsen af den nye forvaltningsstruktur pr. 1. januar 1998. Man har i denne forbindelse lagt vægt på, at det for forvaltningen er direktionen, der har et samlet ansvar over for Økonomiudvalget.

Dette indebærer, som det bl.a. blev anført i Københavns Kommunes udtalelse til Indenrigsministeriet, at direktionens tilstedeværelse ud over at give udvalget den nødvendige og ønskede betjening tillige sikrer, at arbejdet i forvaltningen tilrettelægges i overensstemmelse med udvalgets udmeldinger. Direktionens tilstedeværelse er dermed med til at sikre den bedst mulige synkronisering mellem udvalgets beslutninger og signaler i øvrigt samt forvaltningens arbejdstilrettelæggelse. På denne måde sikres en opfyldelse af et af formålene med at etablere enhedsforvaltninger på udvalgsniveau: en samlet ledelsesmæssig prioritering og en entydig rådgivning af udvalgene.

Under henvisning til ovenstående er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at direktionen har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på Økonomiudvalgets møder. Det er derfor ikke i strid med Indenrigsministeriets retsopfattelse, når der i forretningsordenen for Økonomiudvalget er givet en generel tilladelse for direktionen til at overvære udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet.

Ingen bemærkninger.

Ingen.

Ingen.

• Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000

Bjarne Winge

/Vibeke Iversen