Samlokaliseringscase II (Fortrolighed ophævet 12. november 2021)

Her indstilles forslag til fælles investeringscase om samlokalisering af administrative enheder i Ottiliahus, jf. Budget 2020, og en række afledte flytterokader, som skal optimere placeringen af de tilbageværende enheder, samt flytning af Specialenheden Forchhammersvej til bedre og billigere lokaler på Annexstræde i Valby.

Formålet er at sikre bedre og billigere kontorfaciliteter, som opnås ved en bedre udnyttelse af de kommunale kvadratmeter, og optimering af den kommunale ejendomsportefølje på tværs af forvaltninger. Dette sker ved at bruge det arealoptimeringspotentiale, der ligger i at optimere og indrette moderne fleksible arbejdspladser.

Forslaget skaber varige nettobesparelser på 10,7 mio. kr./ år til forvaltningerne.

En stor andel af besparelserne tilfalder administrative enheder, og bidrager derfor til kommunens målsætning om nedbringelse af administrative udgifter. Forslaget giver også bedre understøttelse af forvaltningernes kernedrift, ved at samle enheder i tidssvarende lejemål der har høj tilgængelighed for borgere og medarbejdere, og ved at samle enhederne på færre adresser.

Casen bygger ovenpå de mange gode erfaringer og resultater, der blev realiseret i Samlokaliseringscase I, hvor Jobcenter København, Telehuset og Hans Nansens Gård blev indrettet med nye kontorfaciliteter og der blev solgt 4 kommunale ejendomme (jf. Budget 2017). Samlokaliseringscase I kommer ud med et økonomisk overskud og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har tilmed opnået bedre resultater i APV-målingen, efter indflytning og overgang til aktivitetsbaseret indretning.

Denne nye case består i hovedpunkter af renovering og modernisering af to kommunale ejendomme. Dette er Ottiliahus, der frigøres fra marts 2021, hvor midlertidige flygtningeboliger er afviklet og flyttet til en permanent løsning på Dortheagården, samt Annexstræde, der frigøres, når biblioteket flytter til nyt kulturhus på Toftegårds Plads i 2023.

Herudover indeholder casen salg af tre kommunale ejendomme, der ikke er funktionelle og som har et stort vedligeholdelsesefterslæb, samt opsigelse af tre omkostningstunge 3. mandslejemål og indgåelse af to nye 3. mandslejemål, som lever op til forvaltningernes behov. Dette medfører forventede salgsindtægter for ca. 212 mio. kr. samt behov for investeringer for ca. 262 mio. kr., hvoraf Københavns Ejendomme & Indkøbs vedligeholdelsesmodel finansierer ca. 10 mio. kr., salgsindtægterne finansierer 212 mio. kr. og differencen herefter søges som investeringscase.

Forslaget skal godkendes i de tre berørte fagudvalg samt i Økonomiudvalget for at indgå i forhandlingerne om Budget 2021.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkendte,

1. at Center for Jobindsats på Lærkevej 3 omplaceres til Ottiliavej 1-3,

2. at Center for Jobindsats på Ørnevej 55 omplaceres til Ottiliavej 1-3,

3. at Center for Afklaring og Beskæftigelse på Gamle Vasbygade 49 omplaceres til Ottiliavej 1-3,

4. at Center for Afklaring og Beskæftigelse på Sydbanestien 7 delvist omplaceres til Ottiliavej 1-3,

5. at Nytteindsatsen, som kommer fra flere placeringer, omplaceres til Sydbanestien 7 og samlokaliseres med de tilbageværende dele af Center for Afklaring og Beskæftigelse.

samt 

19. at forslaget indgår som investeringsforslag til forhandlingerne om Budget 2021, og at der søges anlægsmåltal til implementering af casen.

Børne- og Ungdomsudvalget godkendte,

6. at Områdekontoret for Valby, Vesterbro & Kgs. Enghave på Gl. Køge Landevej 1-3 omplaceres til Ottiliavej 1-3,

7. at Børne- og Ungdomsforvaltningens It og drift omplaceres fra Ottiliavej 1-3 til nyt 3. mands lejemål i et industriområde i Storkøbenhavn,

8. at Områdekontoret for Nørrebro/Bispebjerg på Ørnevej 55 omplaceres til nyt 3. mandslejemål i Nordvest (indenfor ca. 1 km af Ørnevej 55).

samt 

19. at forslaget indgår som investeringsforslag til forhandlingerne om Budget 2021, og at der søges anlægsmåltal til implementering af casen.

Socialudvalget godkendte,

9. at Borgercenter Børn og Unge VVK på Gl. Køge Landevej 1-3 omplaceres til Ottiliavej 1-3,

10. at Intern Service (arkivet på Ørnevej 55) omplaceres til Ottiliavej 1-3

11. at Borgercenter Hjemmeplejen Nord på Ørnevej 55 omplaceres til nyt 3. mands lejemål i Nordvest (indenfor ca. 1 km af Ørnevej 55),

12. at Borgercenter Voksnes Bolig- og Beskæftigelsesenheden på Svanevej 12 og Spaniensgade 25 omplaceres til et nyt 3. mands lejemål i Nordvest (indenfor ca. 1 km af Ørnevej 55),

13. at Specialenheden på Forchhammersvej 18 omplaceres til Annexstræde 2 i Valby, forventeligt i ultimo 2023/primo 2024, når det nye bibliotek i Valby er opført og Annexstræde 2 frigøres,

14. at Socialforvaltningen tildeles optionen på lejemålet på Lærkevej, til evt. brug for LAVUK Stjernen, Center for Selvejende Dagtilbud, når lejemålet fraflyttes.

samt 

19. at forslaget indgår som investeringsforslag til forhandlingerne om Budget 2021, og at der søges anlægsmåltal til implementering af casen.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

15. at det godkendes, at ejendommen Ørnevej 55 sælges,

16. at det godkendes, at ejendommen Gl. Vasbygade 49 sælges,

17. at det godkendes, at ejendommen Forchhammersvej 18 sælges,

18. at bevillingsmæssige ændringer løbende håndteres i sag om bevillingsmæssige ændringer.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, Socialudvalget og Økonomiudvalget,

19. at det godkendes, at forslaget indgår som investeringsforslag til forhandlingerne om Budget 2021, og at der søges anlægsmåltal til implementering af casen.

Problemstilling

I Budget 2020 vedtog parterne at: “Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne afdække muligheder for at samle administrative enheder i ejendommen på Ottiliavej”.

Økonomiforvaltningen (ØKF) har i samarbejde med Socialforvaltningen (SOF), Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) udarbejdet forslaget om samlingen af administrative enheder på Ottiliahus.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget (ØU) skal godkende, at forslaget indgår som investeringsforslag i forhandlingerne om Budget 2021, og at der søges anlægsmåltal til implementering af casen.

Løsning

Det indstilles at samle en række enheder i Ottiliahus (jf. Budget 2020). Desuden foreslås en række flytterokader af de tilbageværende enheder. Forslaget indebærer også, at kommunale kontorejendomme istandsættes til brug for borgerrettede aktiviteter og administration, og at de indrettes fleksibelt, så de kan understøtte forvaltningernes nuværende og fremtidige behov (se vedlagte oversigt over flytterokaderne).

Forslaget giver en bedre understøttelse af kernedriften ved at samle forvaltningsenheder på færre adresser i tidssvarende lejemål med høj tilgængelighed for borgere og medarbejdere. Denne samling vil bidrage til en betydelig optimering af arealforbruget, med en forventet reducering af m2 fra ca. 35.118 til 24.864, svarende til 29% arealeffektivisering. I casen arbejdes der netop med et stærkt fokus på fleksible og smarte m2, hvorfor både Ottiliahus og det nye lejemål i Nordvest, gennemgående indrettes aktivitetsbaseret og bliver ledende eksempler på kontorejendomme, med aktivitetsbaseret indretning. Herunder forsøges med digital måling af aktiviteten i kontorejendommene, som giver mulighed for at tilpasse faciliteterne præcist til det faktiske behov.

Det forventes, at de gode erfaringer fra Samlokaliseringscase I, herunder den positive APV-måling hos BIF, som overgik til aktivitetsbaseret indretning, kan gentages i Samlokalisering II. Begge cases har en betragtelig arealreduktion og aktivitetsbaseret indretning. Indretningen af ejendommene fortages bl.a. på baggrund af igangværende MED proces, som fortsætter efter Budget 2021, og som tilrettelægges i forvaltningerne i samarbejde med Københavns Ejendomme & Indkøb (KEID) (se vedlagte procesoverblik).

Samlingen af enheder og funktioner giver mulighed for at optimere driften. Begge administrative bygninger vil blive drevet med en fælles facility management-løsning, som skal sikre omkostningseffektive løsninger for bygningsdrift og at forvaltningerne kan fokusere på deres kernedrift. Dette forventes også at skabe grundlag for yderligere effektiviseringer for driften af bygningerne, som der vil blive arbejdet på af afdække efterfølgende – fx fælles receptioner, fælles indkøb af inventar, it og kontorartikler mv.

Forslaget vil herudover bidrage til at reducere vedligeholdelsesefterslæbet på kommunens ejendomme med et anslået trecifret millionbeløb, som kommunen ellers ville være nødsaget til at prioritere i nær fremtid. Nu sælges disse bygningerne i stedet til et forventet provenu på ca. 212 mio. kr.

Forslaget bidrager endvidere til at reducere kommunens tomgang på Forchhammersvej, som pt. udgør 600 t. kr. årligt, og som stiger til 1 mio. kr. årligt, når socialforvaltningens plejeafdeling flytter til Sundholm ultimo 2023. Forslaget indebærer at ”Specialenheden Forchhammersvej” flyttes til Annexstræde i Valby. Med forslaget om flytning er der, ud over at reducere omkostningerne til tilbuddet, også fokus på at skabe bedre rammer for dette tilbud. I bilaget ”Flytning af Specialenheden Forchhammersvej til Annexstræde” uddybes forslagets aspekter for dette tilbud.

Forslaget imødekommer ligeledes bedre understøttelse af de specifikke behov, som BUF It (BIT) og drift har ift. vareleveringer, lagerkapacitet mv., når enheden flyttes til et 3. mandslejemål i et industriområde i yderområderne af København. Dette vil endvidere mindske tung kørsel ind i byen, da BIT vil modtage de store vareleveringer ved lageret i periferien af byen og herefter fordele det ud til skoler mv. efter BITs tekniske behandling. BUF og KEID arbejder herudover på at supplere denne case med en yderligere effektiviseringscase ift. at flytte øvrige lagre med ud til det nye lejemål.

Økonomi

Flytterokaderne medfører, at de involverede forvaltninger; BUF, BIF, SOF og ØKF opnår en samlet varig årlig nettobesparelse på husleje og ejendomsdrift på ca. 10,7 mio. kr., som kan bidrage til at opfylde forvaltningernes løbende effektiviseringsbidrag til kommunekassen. Flere af disse kan indgå som en del af de 10% administrative besparelser, som forvaltningerne ellers skulle finde på anden vis.

Forslaget indebærer, at der investeres 262 mio. kr., hvoraf 212 mio. kr. dækkes af salgsindtægter. KEIDs vedligeholdelsesmodel bidrager med 10 mio. kr. i finansiering, mens de resterende 40 mio. kr. søges i investeringspuljen (se vedlagte investeringscase). Samtidigt søges om anlægsmåltal til implementering af casen.

De 262 mio. kr. fordeler sig på en lang række forskellige udgifter, som opridses nedenfor. 

Største udgift er istandsættelse af Ottiliahus til BUF, BIF og SOF, som vurderes til 161 mio. kr., samt istandsættelse af Annexstræde 2 til “Specialenheden Forchhammersvej”, som vurderes til 7,3 mio. kr.

Disse renoveringer indebærer total indvendig istandsættelse. I Ottiliahus, som pt. fremstår som en meget brugbar men ældre bygning, er der bl.a. behov for etablering af ventilationssystem, som er en forudsætning for at skabe arealoptimeringerne, samt udskiftning af el-installationer, lofter og gulve. Istandsættelsen har fokus på bæredygtigt byggeri og det forventes, at renoveringen af Ottiliahus kan opnå DGNB certificering, som viser at kontorbygningen lever op til en række bæredygtighedsstandarder i forhold til miljø, klima, arbejdsmiljø, social inklusion, god forretningsskik og byggeri af bæredygtige løsninger til samfundet. Frem mod budgetforhandlingerne kan der som følge af yderligere kvalitetssikring komme ændringer af udgifter og periodisering i forhold til renovering af Ottiliahus.

Kvalitetsniveauet for renoveringerne sigter efter samme niveau som Jobcenter København i Valby, med særlig fokus på valg af løsninger, der sigter mod at skabe så lave driftsomkostninger, som muligt. Herunder indretning og overflader med henblik på effektiv rengøring. Der vil være fokus på at skabe faciliteter, som understøtter den gode borgermodtagelse og dialog, samt sikkerhed og handicapvenlighed.

Beløbet til istandsættelse er vurderet på baggrund af erfaring fra førstehåndsbaseret byggetekniske gennemgange af ejendommene, og der vil påbegyndes en mere dybdegående planlægningsfase i samarbejde med Byggeri København (ByK) hvis forslaget vedtages i Budget 2021. Derfor er der også lagt en budgetpost ind på 12,6 mio. kr., som finansieres af salgsindtægterne, til uforudsete anlægsudgifter, da der endnu ikke er gennemført en planlægningsfase. Der investeres således samlet op til 180,9 mio. kr. i kommunale ejendomme.

Udover de 180,9 mio. kr., er der afsat 2,6 mio. kr. til udgifter forbundet med istandsættelserne i 3. mandslejemål, udover de udgifter som udlejer afholder. Derudover er der indlagt udgifter til reetablering af fraflyttede 3. mands lejemål, tomgang og salgsreservationsleje, som samlet udgør 41 mio. kr.

Herudover følger en række udgifter til bl.a. overfaldsalarmer, it- og inventarinvesteringer som er en forudsætning for at kunne gennemføre aktivitetsbaseret indretning, samt flytteudgifter og udgifter til projektledelse mv. Det serviceniveau, som ligger til grund for indretningen, baserer sig på det niveau, som er lagt i forbindelse med erfaringstal fra hidtidige flytninger af øvrige forvaltninger, herunder særligt i forbindelse med Samlokaliseringscase I. Disse udgifter er vurderet til samlet 37,5 mio. kr.

Finansieringsbehovet, samt udgifter og indtægter fremgår af tabellen her.

Flytterokaderne medfører, at kommunen kan sælge ejendommene på Ørnevej 55, Gl. Vasbygade 49 og Forchhammersvej 18, som tilsammen ventes at indbringe ca. 212 mio. kr. Dermed finansieres hovedparten af anlægsudgifterne til istandsættelse og indretning.

Resterende anlægsbeløb på 40 mio. kr. søges i investeringspuljen og med en varig årlig besparelse på 10,7 mio. kr. er tilbagebetalingstiden 5 år (se vedlagte investeringsforslag). Såfremt casen ikke anvender alle afsatte midler, eller såfremt salgsindtægter bliver højere end vurderet, lægges de overskydende midler tilbage i kassen.

Videre proces

• Fællesindstilling og investeringscase udvalgsbehandles
  • 10. august 2020 Beskæftigelses og Integrationsudvalget
  • 12. august 2020 Børne- og Ungdomsudvalget
  • 14. august 2020 Socialudvalget
  • 19. august 2020 Økonomiudvalget

     

• Investeringsforslaget og ansøgning om anlægsmåltal behandles i Budget 2021
• Forvaltningerne tilrettelægger proces omkring indretning af Ottiliavej og Annexstræde samt øvrige kontorfaciliteter i samarbejde med KEID
• KEID forhandler og indgår kontrakt for nyt 3. mands lejemål i Nordvest og nyt 3. mands lejemål i et industriområde i Storkøbenhavn
• Kontorbygninger renoveres og KEID indretter dem aktivitetsbaseret, med input fra MED processen i fagforvaltningerne
• 3. mands lejemål, der er overflødiggjort, opsiges og fraflyttes
• Overflødiggjorte Kommunale ejendomme sælges
• ØU forelægges et endeligt regnskab til orientering, når casen er fuldt implementeret i 2024

Tanja Franck / Tobias Stax / Mikkel Bøje / Søren Hartmann Hede

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 10. august 2020

Der blev begæret afstemning om indstillingen i sin helhed.

For: 8 (A, C, B, Å, F, V)

Imod: 3 (Ø)

Dermed blev indstillingen godkendt.

F og A fremsatte følgende protokolbemærkning, som Ø, B, Å, og C tilsluttede sig:

”Det er vigtigt for partierne, at medarbejderinddragelsen sker i tide til, at medarbejdernes ønsker og erfaringer med de forskellige målgrupper kan blive brugt i flytningen. Vi er glade for at høre, at man fx i forhold til indretning, tænkemåder osv. har planer om at lave medarbejderinddragelse “forfra” i stedet for at kopiere resultaterne fra flytningen til GKL.”

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 12. august 2020

Indstillingens 6., 7., 8. og 19. at-punkt blev godkendt.

Knud Holt Nielsen (Ø) ønskede følgende tilføjet beslutningsprotokollen: "Enhedslisten har ikke set gode argumenter for at sælge de fire ejendomme, og er derfor i udgangspunktet bekymrede, da København alt for ofte mangler nødvendige lokaliteter til kommunale institutioner".

Socialudvalgets beslutning i mødet den 14. august 2020

9.-14. at-punkter blev godkendt. 

19. at-punkt blev godkendt. 

Socialudvalget afgav følgende protokolbemærkning:

"Socialudvalget har et politisk ønske om at boligerne ikke står tomme og fortsat bruges til udsatte og opfordrer evt. interesserede i bygningerne på Forchhammersvej til at kontakte Økonomiforvaltningen om mulighederne for midlertidig leje og evt. køb."

Kontorchef Lisbeth Kjær Thomsen, Borgercenterchef Alberte Bryld Burgaard og vicekontorchef Mika Kobborg Smidt deltog under punktets behandling.

Dagsordenspunkt 2: Samlokaliseringscase II (FORTROLIG) (2020-0181257)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. august 2020

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Enhedslisten stemte i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget imod, at der sammenlægges flere jobcentre afdelinger på Otilliavej. Vi har været i kontakt med borgere, som er brugere af jobcentret, som ikke ønsker dem nedlagte. Det er bl.a. Lærkevej og Sydhavnen, som begge har med sårbare borgere at gøre. I Enhedslisten er vi imod yderligere centralisering. Medarbejderne skal også inddrages i en evt. flytning på en demokratisk måde.”

Enhedslisten videreførte deres protokolbemærkning fra Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 12. august 2020:

”Enhedslisten har ikke set gode argumenter for at sælge de fire ejendomme, og er derfor i udgangspunktet bekymrede, da København alt for ofte mangler nødvendige lokaliteter til kommunale institutioner.”