Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 14/2002

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 19. august 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 264/2003

 

 

9.                   Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 14/2002

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget tiltræder at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som høringssvar på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 14/2002 vedrørende revisionen af Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2002.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr.14/2002 vedrørende Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2002.

 

Revisionsdirektoratet har bedt om at evt. bemærkninger til det fremsendte protokollat er udvalgsbehandlet og fremsendt til Revisionen senest den 20. august, hvorefter Revisionen fremsender det endelige protokollat vedrørende Københavns Kommunes Regnskab 2002 fremsendes til behandling i Borgerrepræsentationen.

 

Protokollatet indeholder en række anbefalinger, som forvaltningen tager til efterretning og som er eller vil blive gennemført.

 

Protokollatet indeholder en kritik af forvaltningens interne styring af og kontrol med udbetalte over- og merarbejdsvederlag. Det er forvaltningens opfattelse, at der foreligger relevante begrundelser for udførelsen af over- og merarbejde – herunder at det sker mod vederlag – og at der er den fornødne styring og kontrol hermed.

 

Skatte- og Registerforvaltningens forslag til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen herunder, idet det skal bemærkes, at forvaltningen har haft mulighed for at afgive faktuelle bemærkninger til revisionsprotokollatet i juni måned. Det her indstillede høringssvar vedrører derfor alene de forhold, hvor Revisionen enten har fremsat nye bemærkninger efter den faktuelle høring eller hvor Skatte- og Registerforvaltningen fremsætter nye eller supplerende svar til Revisionen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Revisionen har i det fremsendte Revisionsprotokollat nr. 14/2002 om revisionen af årsregnskabet for 2002 følgende bemærkninger som Skatte- og Registerforvaltningen hermed afgiver svar på:

 

Ad protokollatets punkt 2.1 Forretningsgangsbeskrivelser

·        Revisionen har gjort opmærksom på, at forvaltningen på en række områder ikke alene kan henvise til, at Kasse- og Regnskabsregulativets rammebilag eller Københavns Kommunes Budget- og regnskabshåndbog benyttes som forretningsgang, men at forvaltningen selvstændigt skal udarbejde forretningsgangsbeskrivelser.

 

Forvaltningen tager dette til efterretning og påbegynder udarbejdelsen af de omhandlede forretningsgangsbeskrivelser.

 

Ad protokollatets punkt 2.3 IT-anvendelse

·        Revisionsdirektoratet har vedrørende de programmerede kontroller i tidsregistreringssystemet og flekstidssystemet konstateret en programfejl i forbindelse med beregning af merarbejde og overarbejde for heltidsansatte.

 

Den pågældende fejl er rettet. Det bemærkes dog, at kontrol med indberetning af overarbejde og merarbejde er en manuel ledelsesfunktion, der udøves på grundlag af et udfyldt og af medarbejderen underskrevet fleksskema.

 

Ad protokollatets punkt 2.4 Løn

·        Revisionen bemærkede i forbindelse med revisionen af regnskabet for 2001, at den kontrol Personale- og Uddannelsesafdelingen selvstændigt foretog med henholdsvis grundlaget for indberetningsbilagene og indtastningen, burde udføres af en anden person end den der har udarbejdet indberetningsbilaget.  Revisionen har ved opfølgning konstateret, at den interne kontrol er ændret, men at forretningsgangsbeskrivelserne endnu ikke er ændret.

 

De nævnte forretningsgangsbeskrivelser vedrørende kontrol med grundlaget for lønindberetningsbilagene mv. vil blive ajourført.

 

·        Revisionsdirektoratet finder i forbindelse med en væsentlig stigning i udbetalte over- og merarbejdsvederlag, at forvaltningens interne styring af godkendelse og kontrol med over- og merarbejde har været utilstrækkelig og anbefaler en forbedret styring deraf.

 

Det er forvaltningens opfattelse, at den fornødne styring af godkendelse og kontrol med over- og merarbejde er til stede. Over- og merarbejde sker alene efter forud indgået aftale med ledelsen. Den faktisk anvendte over- eller merarbejds­tid registreres af medarbejderen sammen med en beskrivelse og specifikation af de opgaver, der – evt. delvist – er løst som over- eller merarbejde. Godkendelsen af over- eller merarbejdet sker på dette grundlag.

 Forvaltningen har i det under samarbejdsudvalget nedsatte budgetudvalg fået godkendelse af, at over- og merarbejde i en periode vederlægges kontant, idet det havde vist sig vanskeligt at rekruttere medarbejdere med tilstrækkelig erfaring til løsning af de umiddelbart nødlidende arbejdsopgaver. Dertil kom, at en del af de opgaver, der er blevet løst som overarbejde, havde karakter af "ad-hoc"-opgaver og bedst og billigst kunne løses af bestemte nøglepersoner.

I forbindelse med godkendelse af over- og merarbejde herudover indskærpes det, at det er en forudsætning, at merarbejds- eller rådighedspligten er opfyldt, og ved den efterfølgende godkendelse af arbejdet vurderes det konkret i forhold til den enkelte medarbejder, om dette kan antages at være tilfældet. På den givne anledning vil dette blive indskærpet for de ledere, der godkender over- og merarbejde.

Det bemærkes, at de 2,2 mio. kr., der i 2002 er udbetalt i over- og merarbejdsvederlag, udgør ca. 9 promille af forvaltningens samlede lønudgift. Der forventes en væsentlig nedgang i over- og merarbejdsbetalingen for 2003 og efterfølgende år.

 

Tildelinger af autorisationer til Kommunedatalønsystemet

·        Revisionsdirektoratet har undersøgt forvaltningens procedurer for tildeling og inddragelse af autorisationer til Kommunedatalønsystemet.

 

Det er forvaltningens opfattelse, at en benyttelsesstatistik ikke uden videre kan anvendes som udgangspunkt for, om en medarbejder har et tjenstligt behov for den omhandlede autorisation. Forvaltningen vil i øvrigt gennemgå de anførte bemærkninger og lave relevante forretningsgangsbeskrivelser.

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 14/2002 vedrørende revisionen af Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2002.

 

 

Erik Jacobsen                   

 

/Leif Normann Jeppesen