Personalepolitisk Regnskab 2003 for Københavns Kommune
Personalepolitisk Regnskab 2003 for Københavns Kommune
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 19. august 2003
J.nr. ØU 258/2003
5. Personalepolitisk Regnskab 2003 for Københavns Kommune
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen
indstiller, at Økonomiudvalget tager følgende til efterretning:
·
Personalepolitisk
Regnskab 2003 (PPR 2003) og supplerende redegørelse om etnisk ligestilling på arbejdspladserne.
·
Økonomiforvaltningens
forslag om, at forvaltningernes opfølgning på Personalepolitisk Regnskab
fremover sker gennem en årlig HR-redegørelse til Økonomiudvalget.
RESUME
Nu foreligger
Personalepolitisk Regnskab 2003 og i tilknytning hertil Redegørelse om etnisk
ligestilling 2003. Sideløbende med indsamlingen af oplysninger til PPR 2003 har
der været gennemført en bred debat om arbejdsmiljøet i kommunens forvaltninger.
Opsamling og konklusion på denne debat vil blive forelagt ØU i efteråret 2003.
Kommunens første
personalepolitiske regnskab udkom i 1997.
Regnskabet er herefter udkommet hvert andet år. I forbindelse med
budgetvedtagelsen for 1999 blev det besluttet, at der i tilknytning til det
personalepolitiske regnskab skulle udarbejdes en redegørelse om arbejdet med
etnisk ligestilling på arbejdspladserne.
Hovedlinierne i
resultaterne fra Personalepolitisk Regnskab 2003 viser, at Københavns Kommune
er blevet en bedre arbejdsplads. Der er en positiv tendens i tilfredsheden med
at være ansat i Københavns Kommune samt på spørgsmål om den nærmeste leders evner
til dialog, involvering, værdsættelse og samarbejde. Mange medarbejdere oplever
dog det psykiske og fysiske arbejdsmiljø som belastende: særligt arbejdsmængden
og arbejdstempoet samt arbejdspladsens indretning og uhensigtsmæssige
arbejdsstillinger. Halvdelen af de ansatte har deltaget i en medarbejderudviklingssamtale
på deres arbejdsplads indenfor det seneste år, og 36% har en udviklingsplan.
Regnskabet viser også, at der kan være grund til at fokusere på den etniske
ligestilling i Københavns Kommune. Enkelte forvaltninger har meget få ansatte
med anden etnisk baggrund end dansk.
Det personalepolitiske
regnskab er en måling på de ansattes trivsel og tilfredshed med Københavns
Kommune som attraktiv arbejdsplads. Regnskabet sætter fokus på problemfelter og
udpeger positive og negative udviklingstendenser, men det giver ingen
forklaringer eller løsningsforslag. Det kan kun en videre bearbejdning og analyse
i de enkelte forvaltninger. Det væsentligste "produkt" af Personalepolitisk
Regnskab er derfor den opfølgning, de enkelte forvaltninger er forpligtet til
foretage, idet det er forvaltningerne selv, der iværksætter og gennemfører de
initiativer, de vurderer som nødvendige.
Opfølgning på
regnskabet fra 2001 er bl.a. sket ved tilbagemeldinger fra forvaltningerne til
Økonomiudvalget − i december 2001 og december 2002 − om igangsatte
aktiviteter. Økonomiforvaltningen foreslår, at
den fremtidige opfølgning sker gennem en årlig HR-redegørelse for Københavns
Kommune. Redegørelsen skal samle forvaltningernes indberetninger på alle
målepunkter indenfor HR-området.
SAGSBESKRIVELSE
For fjerde gang har
Økonomiforvaltningen udarbejdet et personalepolitisk regnskab for Københavns
Kommune. Regnskabet er en måling på den del af værdigrundlaget, som handler om
at være en attraktiv arbejdsplads. D
er måles på kategorierne: effektivitet,
samarbejde, udvikling, værdsættelse, arbejdsmiljø, mangfoldighed og familievenlighed.
Regnskabet bygger på
ca. 3.100 spørgeskemaer udsendt til tilfældigt udvalgte ansatte.
Besvarelsesprocenten er ca. 57%, hvilket giver et statistisk sikkert grundlag
for at vurdere tallene. Herudover indgår statistiske oplysninger som bl.a.
sygefravær, personaleomsætning og kønsmæssig- og etnisk ligestilling.
Hovedlinierne i
Personalepolitisk Regnskab 2003 viser generelt en svag positiv udvikling i de
ansattes vurdering af både Københavns Kommune som arbejdsplads og af deres egen
arbejdsplads. Der er ikke store stigninger i forhold til målingen fra 2001, men
der er en tydelig tendens. Betragter man udviklingen helt tilbage fra 1999,
understøttes det positive indtryk. Københavns Kommune er blevet en bedre
arbejdsplads – samlet set. Men det er ikke alle ansatte, der er blevet mere
tilfredse. Enkelte faggrupper giver udtryk for mindre tilfredshed i forhold til
regnskabet fra 2001. Det er i det hele taget kendetegnende for regnskabet, at
der på flere områder er stor spredning i tilfredsheden både faggrupperne og
forvaltningerne imellem.
Kommunens ledere er
blevet bedre til værdibaseret ledelse med udgangspunkt i kommunens
værdigrundlag. Der er en positiv tendens i spørgsmål om den nærmeste leders
evner til dialog, involvering, værdsættelse og samarbejde. Flere ledere end i
2001 bruger også lokale trivselsmålinger som værktøj til at måle tilfredsheden
med den enkelte arbejdsplads. Men regnskabet viser også, at der stadig er grund
til at arbejde med værdigrundlaget og værdibaseret ledelse. Lederne kan fortsat
blive bedre til at informere, diskutere mål og krav sammen med medarbejderne og
til at løse samarbejdsproblemer.
Ansatte i Københavns
Kommune oplever generelt, at betingelserne for effektivitet er til stede.
Næsten alle kommunens ansatte kender målene for deres eget arbejde og ved, hvem
de skal gå til, hvis de har problemer. Flere faggrupper oplever dog fortsat, at
der ikke er adgang til de nødvendige arbejdsredskaber.
Alle kommunens
faggrupper oplever, at der er et godt samarbejde mellem kollegerne på deres
arbejdsplads, og at faggrænser ikke hindrer samarbejdet.
Medarbejderudviklingssamtaler
er obligatoriske i Københavns Kommune. På trods af en fremgang fra 2001 er det
imidlertid kun halvdelen af kommunens ansatte, der har deltaget i en
medarbejderudviklingssamtale på deres nuværende arbejdsplads inden for det
sidste år. I Københavns Kommune skulle alle ansatte også have en udviklingsplan
ved udgangen af 2002. I denne måling fra marts 2003, svarer 36%, at de har en
udviklingsplan.
I langt de fleste
faggrupper er det mere end 6 ud af 10, der i høj eller nogen grad synes, at
deres behov for faglig udvikling bliver dækket og mere end 7 ud af 10, der i
høj eller nogen grad får dækket behovet for personlig og social udvikling. Den
største del af de ansattes udvikling sker gennem selve arbejdet. 7 ud af 10 har
inden for det sidste år udviklet sig gennem læring på jobbet, mens 5 ud af 10
har udviklet sig gennem efteruddannelse, kurser og konferencer.
Spørgsmålene om
mangfoldighed viser, at knap 9 ud af 10 ansatte oplever, at mænd og kvinder har
lige vilkår på arbejdspladsen. 72% af kommunens ansatte oplever, at der er lige
vilkår for alle ansatte uafhængig af deres etniske baggrund. Det er en fremgang
fra 2001, hvor det var 64%. Af medarbejderstatistikken fremgår det, at
Økonomiforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen næsten kun har ansatte med dansk oprindelse.
Der er sket en svag
positiv udvikling for arbejdsmiljøet siden regnskabet i 2001. Alligevel bliver
arbejdsmiljøet vurderet lavere end regnskabets andre områder, og mange af
kommunens ansatte føler sig fortsat belastet af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø.
Det er især arbejdsmængden og arbejdstempoet, der nævnes som psykiske
belastninger. De værste fysiske belastninger er indeklimaet, uhensigtsmæssige
arbejdsstillinger og arbejdspladsens indretning.
Redegørelse om etnisk ligestilling på
arbejdspladserne i Københavns Kommune 2003
Af redegørelsen om
etnisk ligestilling på arbejdspladserne i Københavns Kommune fremgår, at
forvaltningerne arbejder med ligestilling i bred forstand og integrerer ligestillingsproblematikkerne
i deres personalepolitiske målsætninger. Statistikken opgjort efter
medarbejdernes etniske herkomst viser, at der er sket en positiv udvikling i
andelen af medarbejdere i Københavns Kommune med anden etnisk baggrund end
dansk; fra 8,0% i 2001 til 9,5% i 2003. Københavns Kommune har særlig fokus på
gruppen med etnisk baggrund fra "tredjelande"; her er andelen øget fra 5,5% i
2001 til 6,9% i 2003. For at fastholde denne positive udvikling – sammenholdt
med de tilbagemeldinger, der er kommet fra forvaltningerne i forbindelse med
status på indsatsen omkring etnisk ligestilling på kommunens arbejdspladser i
2002 − er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at der stadig er behov
for at intensivere arbejdet med etnisk ligestilling. Derfor er det positivt, at
flere forvaltninger i udkastet til en revideret handlingsplan for etnisk
ligestilling 2003 - 2005, som forelægges Økonomiudvalget samtidigt hermed,
sætter ekstra fokus på den etniske ligestilling. Økonomiforvaltningen ser det
som en positiv udvikling for fremme af mangfoldigheden på kommunens
arbejdspladser.
Opfølgning på Personalepolitisk Regnskab
2001
Datamaterialet fra målingen gør det ikke
muligt at forklare, hvad der ligger bag de ansattes oplevelse af
arbejdspladsernes styrker og svagheder. Kun en opfølgning i forvaltningerne
eller på den enkelte arbejdsplads kan afklare årsager og give mulige løsninger.
Ved forelæggelsen
af Personalepolitisk Regnskab 2001 for Økonomiudvalget den 26. juni 2001
besluttede udvalget, at forvaltningerne skulle melde tilbage til Økonomiudvalget
om, hvordan resultaterne i Personalepolitisk Regnskab 2001 følges op i
forvaltningerne. Desuden gennemførtes en dialogrunde hos de syv administrerende
direktører, hvor hver enkelt forvaltnings resultater blev præsenteret m.h.p. at
udpege indsatsområder.
I december 2001 blev
første opfølgning på Personalepolitisk Regnskab 2001 forelagt Økonomiudvalget,
og anden opfølgning blev forelagt i december 2002. Der vedlægges en opfølgning
pr. 5. august 2003.
Opfølgning på Personalepolitisk Regnskab 2003
Personalepolitisk
Regnskab fra 2003 bliver uddybet med forvaltningsspecifikt materiale, som viser
svarene for de største faggrupper i hver enkelt forvaltning. Dette materiale
tilsendes forvaltningerne. Herefter er det den enkelte forvaltnings forpligtelse
at iværksætte og gennemføre de initiativer, der af forvaltningen vurderes som
nødvendige.
Økonomiforvaltningen
har ansvaret for en koordineret opfølgning på kommunens personalepolitiske
regnskab. Siden 2001 har praksis været én gang om året at samle op på
forvaltningernes status på initiativer igangsat som opfølgning på Personalepolitisk
Regnskab. Sideløbende har det været praksis, at Økonomiforvaltningen løbende
beder om forvaltningernes afrapportering indenfor en række andre forhold vedrørende
HR-området (ledelse, personale og løn).
Økonomiforvaltningen
foreslår, at forvaltningernes opfølgning på Personalepolitisk Regnskab fremover
indgår som element i en årlig HR-redegørelse til Økonomiudvalget. En sådan
årlig HR-redegørelse vil være en samlet indberetning fra den enkelte forvaltning,
indeholdende afrapportering på alle relevante målepunkter indenfor HR-området. De
nærmere rammer for afrapporteringen vil blive aftalt med forvaltningerne.
Økonomiforvaltningen
følger også op på regnskabet med et temanummer i det elektroniske nyhedsmagasin
Ledersupporten i efteråret 2003 og regnskabet diskuteres på et møde i Operation
Netværk, der består af ledere og organisationsudviklingskonsulenter fra hele
kommunen.
ØKONOMI
De initiativer, den
enkelte forvaltningen måtte finde nødvendigt at igangsætte som opfølgning på
Personalepolitisk Regnskab 2003, afholdes indenfor egne budgetrammer.
MILJØVURDERING
ANDRE KONSEKVENSER
HØRING
BILAG
1. Personalepolitisk Regnskab for Københavns
Kommune 2003, pjece
2. Redegørelse om etnisk ligestilling på
arbejdspladserne i Københavns Kommune 2003 med bilag.
3. Opfølgning på PPR 2001 pr. 5. august 2003 fra
7 forvaltninger.
Erik
Jacobsen /
Hans
Simmelkjær