Status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen

Indstilling

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1.      at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,

2.      at tage Deloittes og Intern Revisions afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2,

3.      at godkende, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger en ny status for implementeringen af handleplanen, med Deloitte og Intern Revisions vurdering, for udvalgene i november 2012.

Problemstilling

Revisionsfirmaet Deloitte og Intern Revision (herefter revisionen) har i direktionsnotater og rapporter i 2011 haft en række bemærkninger til økonomistyringen og kvaliteten i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen. Økonomiudvalget godkendte i august 2011, at Socialforvaltningen  i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionen skulle fremlægge en handleplan for udvalgene. Udvalgene godkendte i september 2011 handleplanen, og ved opfølgning på implementering af handleplanen i december besluttede udvalgene, at revisionens vurdering heraf ligeledes skal indhentes i forbindelse med forelæggelse af status for implementering af handleplanen i marts og juni 2012.

Løsning

Vurderingskriterierne er i denne afrapportering ændret, så de i højere grad svarer til de kriterier, der anvendes ved sammenlignelige afrapporteringer. Vurderingen er således sket ud fra den oprindelige slutdato. Revisionen har oplyst, at der ikke kan foretages en sammenligning af vurderingen i maj og februar 2012, da revisionens vurdering denne gang er sket i forhold til den oprindeligt fastsatte slutdato, og ikke som ved vurderingen i februar 2012 i forhold til en senere ny slutdato forelagt Socialudvalget og Økonomiudvalget.

Revisionens vurdering:

"Vi har foretaget en vurdering af fremdriften i handleplanens enkelte indsatsområder.

Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret kritiske forhold i form af 16 punkter markeret med rødt i efterfølgende oversigt, hvor der er mindre fremdrift eller kvalitet i leverancen, som kræver opmærksomhed og korrigerende handlinger fra ledelsens side. Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret, at direktionen har planlagt/iværksat korrigerende handlinger og/eller stillet forslag til ny ajourført slutdato for disse punkter.

[...] 
Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen har anmodet os om en samlet vurdering af fremdriften i handleplanen. Det er vores generelle vurdering, at der i det hidtidige forløb har været arbejdet målrettet og struktureret med opfølgningen på handleplanen. Under henvisning til de mange udestående punkter må vi konstatere, at denne indsats ikke har været tilstrækkelig og fremadrettet bør styrkes snarest med henblik på at sikre opfyldelsen af de kritiske leverancekrav.

Med udgangspunkt i de tidligere udskydelser af væsentlige aktiviteter i handleplanen er det vores vurdering, at der er behov for en forøget styrkelse af den ledelsesmæssige involvering i forhold til den hidtidige indsats. En sådan styrkelse kan eventuelt ske gennem etablering af en gruppe på 1 eller 2 erfarne medarbejdere med stor indsigt i Socialforvaltningens rutiner, hvis eneste opgave udelukkende er at overvåge og sikre gennemførelse af handleplanen. Vi vurderer, at dette i væsentligt omfang vil kunne bidrag til at sikre overholdelsen af de nu planlagte korrigerende handlinger inden for de nu stipulerede tidsfrister for de ikke afsluttede punkter i handleplanen.

 

Fokus og opmærksomheden skal især rettes mod de mest centrale og kritiske punkter i planen, som efter vores vurdering er følgende:

·         Forbedre økonomistyringen ved implementering af SOFUS I og II

·         Udarbejdelsen og implementeringen af forretningsgange i SOFIA

·         Gennemgang og genopretning af ældre afgørelser (§§ 41 og 42 samt § 100) samt anvendelsen af den nye berigtigelsesmodel for statsrefusionen samt indførelse af nye forretningsgange for sagsbehandling

 

For bl.a. disse ovenstående punkter gælder, at disse aktiviteter er under udarbejdelse/igangsætning/implementering. Vi skal henlede opmærksomheden på, at gennemførelsen af handleplanens udestående aktiviteter ikke er ensbetydende med, at de er en del af den daglige drift, rutiner eller økonomistyring, idet systemerne efter implementering skal overvåges i en periode med henblik på at sikre stabil drift."

Revisionens samlede gennemgang af status for handleplanen er vedlagt som bilag 2.

Socialforvaltningens tiltag på baggrund af revisionens anbefalinger

På baggrund af revisionens anbefalinger vil Socialforvaltningen yderligere styrke den opfølgende indsats, herunder den ledelsesmæssige involvering, for at sikre opfyldelse af de udestående leverancekrav.

Der nedsættes et opfølgningssekretariat, der har til opgave at overvåge og sikre gennemførelse af de udestående punkter i handleplanen, herunder at forestå korrigerende handlinger vedrørende punkter, hvor der er risiko for overskridelse af fristen eller mindre kvalitet i leverancen. Sekretariatet ledes af en kontorchef og sammensættes herudover af to erfarne medarbejdere med indsigt i Socialforvaltningens organisation.

Der nedsættes samtidig en intern styregruppe i Socialforvaltningen for implementering af handleplanen. Styregruppen ledes af et direktionsmedlem og består derudover af myndighedschefer og kontorchefer med dagligt ansvar for implementeringen af de mest kritiske punkter i handleplanen. Styregruppen mødes fast hver 14. dag og gennemgår status og drøfter behov for eventuelle korrigerende handlinger på grundlag af skriftlig statusinformation og anbefalinger fra opfølgningssekretariatet. Styregruppen sekretariatsbetjenes af opfølgningssekretariatet og der udarbejdes beslutningsreferater fra styregruppens møder.

Socialudvalget orienteres månedligt om fremdriften i handleplanen baseret på styregruppens drøftelser.

Oversigt over status pr. maj 2012
Handleplanen består af 86 initiativer. Revisionen er blevet bedt om at vurdere fremdriften på 65 punkter. Ud af de 86 initiativer er 46 punkter færdigbehandlet i forhold til handleplanens ordlyd.

Socialforvaltningens vurdering af status fremgår af kolonnen "Status maj 2012" i bilag 1. Revisionens vurdering fremgår af kolonnen "Revisionens vurdering".

Nedenstående tabel sammenfatter revisionens vurdering af de enkelte indsatsområder.

Tabel 1. Revisionens vurdering af fremdrift på punkter i handleplanen

	˜			˜			˜			Røde punkter i maj 2012
Tema/indsats	Nov.	Feb.	Maj	Nov.	Feb.	Maj	Nov.	Feb.	Maj
Sikker økonomistyring	2	0	7	7	7	1	28	34	33
Bedre understøttelse af decentrale ledere	1		2		1		4	4	3	2.1.3.1 2.1.4.1
Systematisk controlling			1	2	2		7	8	9	2.2.3.2
Kvalitet i registreringen				1		1	5	5	4
Standardisering af praksis og processer på tværs	1		3	2	3		7	9	9	2.4.1.1 2.4.6.1.b 2.4.6.1.c
Meningsfulde aktiviteter (herunder tidssvarende kontoplan)			1	2	1		5	8	8	2.5.3.3
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	1	9	5	8	0	9	10	12
Genopretning af ældre afgørelser		1	2				3	2	2	1.1.1.1.B 1.1.2.2.A
Sikker og effektiv drift	1		7	5	8		6	8	10	1.2.1.2 1.2.5.1.A 1.2.5.1.B 1.2.5.3 1.2.5.4 1.2.5.6 1.2.5.7
Bunkeafvikling
Klar besked – forventningsafstemning
I alt	3	1	16	12	15	1	37	44	45
I %	6%	2%	26%	23%	25%	2%	71%	73%	72%

Grøn     Tilfredsstillende fremdrift og kvalitet i leverancen
Gul      Fremdrift med mindre afvigelser/overskridelser af tidsplan og/eller kvalitet i leverancen – kræver opmærksomhed og eventuelt forebyggende handlinger
Rød        Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres. Der er for målepunktet behov for korrigerende handlinger og/eller ny tidsfrist

Udover de initiativer som revisionen har vurderet, omfatter handleplanen 21 initiativer, som Socialforvaltningen vurderer, heraf 10 aktive punkter. 2 punkter er forsinkede i forhold til tidsplanen, mens fremdriften for de øvrige er tilfredsstillende. 

For nogle initiativers vedkommende har forvaltningen i samråd med revisionen justeret slutleverancetidspunktet i handleplanen på grund af forsinkelser i forhold til den oprindelige tidsplan eller for at give tid til at øge kvaliteten i leverancen. Dette er i handleplanen markeret med en kolonne med den oprindelige dato og en kolonne med det ajourførte sluttidspunkt, jf. bilag 1. På baggrund af at der ved denne status måles på fremdriften i forhold til den oprindeligt fastsatte dato i handleplanen, er 16 punkter markeret med rødt. Baggrunden for forsinkelse fremgår af tabel 2 nedenfor.

Tabel 2. Røde punkter - årsag til forsinkelser

Årsag	Antal punkter	Punkt	Korrigerende handling
Oprindelig tidsplan for optimistisk	7	§ Opfølgning på systemafstemning - undersøgelse af konkrete differencer(1.2.5.1.B) § Afstemning af fiktive cpr.nr. (1.2.5.1.A) § Løbende berigtigelser (1.2.5.3) § Afslutning af berigtigelser vedr. 2008-2010 (1.2.5.4) § Kontrol med privat antaget aflastning (1.2.5.7) § Kontrol med medicinafregning (1.2.5.6) § Nyt ledelsestilsyn fase 2 (1.2.1.2)	Ingen korrigerende handling. Løsningen af opgaven er godt i gang og SOF forventer at afslutte punkterne indenfor den nye tidsfrist.
Behov for nyt system	1	§ BOPA køb/salg området (2.2.3.2)	Der skal indkøbes nyt system, da det hidtil anvendte ikke er præcist og ikke egner sig til området
Kræver særlig bevågenhed fra ledelse overfor eksterne leverandører	3	§ SOFUS fase 1 (2.1.3.1) § SOFUS fase 2a: IT-understøttelse af MY-niveau & overordnet budgetansvarlige. (2.4.1.1) § SOFUS fase 2b:Udbredelse af aktivitetsstyring og -afrapportering til alle niveauer. (2.5.3.3) § Fase 2: Benchmarking af økonomistyringen i SOF (2.1.4.2)	SOFUS fase 1 er ikke taget fuldt i brug, da det leverede IT-system ikke er stabilt i drift. SOF har derfor intensiveret opfølg­ningen på ledelses­niveau over for den eksterne IT-leverandør (SAS Institute) for at løse problemet. SOF har valgt at prioritere sikker drift af SOFUS fase 1, før SOFUS fase 2 igangsættes. Afslutning af Benchmarking fase 2 udsættes tilsvarende, da benchmarkingredskabet er knyttet til brugen af SOFUS.
Kræver særlig bevågenhed fra ledelse internt i SOF	5	§ Gennemgang af ældre afgørelser (§100) - omkonteringer og berigtigelser (1.1.1.1B) § Gennemgang af ældre afgørelser (§§41,42) (1.1.2.2.A) § Procesplan og ajourføring af SOFs forretningsgange på regnskabsområdet (2.4.6.1.b) § Implementering af forretningsgange (2.4.6.1.c)	§ Tæt ledelsesmæssig opfølgning
Antal i alt	16

Forelæggelse af status for handleplan for SUD og ØU
Revisionen anbefaler at status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen forelægges udvalgene i efteråret med revisionens vurdering. Forvaltningen foreslår på den baggrund, at handleplanen forelægges for udvalgene i november 2012.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Udgifterne til udestående berigtigelser vedrørende §§ 41, 42 og 100 forventes afholdt inden for Socialudvalgets ramme i 2012 (og i mindre omfang i 2013). Socialforvaltningen er på baggrund af beslutning i Socialudvalget den 21. marts 2012 i dialog med Deloitte om model for skønsmæssige berigtigelser på området med henblik på efterfølgende drøftelse med Social- og Integrationsministeriet.

Videre proces

Socialforvaltningen fremlægger status på implementering af handleplanen for Socialudvalget månedligt i resten af 2012. Såfremt 3. at godkendes  fremlægges status for Socialudvalget og Økonomiudvalget under medvirken fra Intern Revision og Deloitte i november2012.