Journalisering og arkivering i Københavns Kommune - Status 2011

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at status for journalisering og arkivering 2011 tages til efterretning,

2.      at det godkendes, at det fortsatte arbejde på området varetages af den i 2009 nedsatte arbejdsgruppe bestående af journal- og arkivansvarlige fra alle forvaltninger, Københavns Stadsarkiv og Koncernservice.

Problemstilling

Økonomiudvalget vedtog 14. december 2010 (2010-12807) en fælles journaliserings- og arkivvejledning for alle forvaltninger i Københavns Kommune, samt at udvalget årligt skal forelægges en status for kommunes journaliserings- og arkiveringspraksis. Anledningen hertil var, at Revisionsdirektoratet med undersøgelsen "Journalisering og arkivering af kommunens dokumenter" i 2009 påpegede, at kommunens håndtering af journal- og arkivsager på nogle områder ikke lever op til lovgivningen samt principperne for god forvaltningsskik. Problemerne skyldes primært, at der ikke er udarbejdet generelle retningslinjer på området, og at der derfor er stor forskel på forvaltningernes håndtering af journalisering og arkivering.

Til det formål blev der med Økonomiudvalgets beslutning nedsat en arbejdsgruppe bestående af journal- og arkivansvarlige fra alle forvaltninger, Københavns Stadsarkiv og Koncernservice. Arbejdsgruppen skulle dels udarbejde retningslinier, og den førstkommende status, dels tilse, at det videre arbejde i forhold til udarbejdelse af kommende statusser, opfølgning, kvalitetssikring og yderligere initiativer på området blev forankret.

Løsning

Journaliseringsområdet

Årets status for journaliseringen i Københavns Kommune er vedlagt her som bilag 1. Den består af to dele, en spørgeskemaundersøgelse blandt ca. 1.500 ansatte i kommunens centralforvaltninger, samt en dataudtræksundersøgelse fra eDoc. Med kombinationen af spørgeskema og dataudtræk har formålet være at måle, hvad brugerne mener, og hvad brugerne gør - at tage temperaturen på kommunens journalisering, som kan give et billede af den aktuelle situation, men som også kan blive et udgangspunkt, som kommende års målinger kan holdes op imod.

Undersøgelserne tegner et nuanceret billede af journaliseringen. Sine steder er arbejdsgruppen blevet positivt overrasket og andre steder det modsatte.

Spørgeskemaundersøgelsen viser, at en relativt stor andel af de adspurgte har taget journaliseringssystemerne til sig, at ni ud af ti kan se nødvendigheden af at journalisere, og at det opleves som relativt højt prioriteret i enhederne. Omvendt fremgår det, at næsten hver 4., nogle steder er det hver 3., ikke er blevet orienteret om journaliseringspligten, og at ikke-autoriserede journaliseringssystemer (fx Outlook og stifinder) bruges som erstatning for journaliseringssystemerne.

Dataudtræksundersøgelsen viser på plussiden, at det kun er en relativt lille del af dokumenterne, som ikke er gjort endelige i eDoc, men at der omvendt er en større del af sagerne som ikke er det. Tilsvarende ses det, at man er god til at dele sine dokumenter med kollegerne i forvaltningen - men at man ikke gør det, når det kommer til ens kolleger i andre forvaltninger. Tilsvarende på minussiden er brugen af - undertiden uautoriserede - forkortelser udbredt, ligesom der kan gå for lang tid, inden dokumenterne journaliseres, og at e-mails ikke journaliseres i nær samme grad som andre dokumenttyper. Forhold, som kan undergrave journaliseringssystemernes mulighed for at være det redskab for videndeling og sagsfremfinding, som det er hensigten.

Arkivområdet

For arkivområdets vedkommende er årets status vedlagt som bilag 2. Arkivområdet i Københavns Kommune omfatter dels de bevaringsværdige arkivalier, som er afleveret til Københavns Stadsarkiv, og som Stadsarkivet har ansvaret for, dels de arkivalier som fortsat befinder sig i kommunens syv forvaltninger. Årets status afspejler denne opdeling idet den både indeholder en rapport om Stadsarkivets varetagelse af arkivmæssige hensyn og en tilsvarende rapport for forvaltningerne. Den sidste baserer sig på forvaltningernes egen evaluering af deres varetagelse af arkivmæssige hensyn, som er sket i et spørgeskema udarbejdet og indsamlet af Københavns Stadsarkiv.

Med hensyn til Stadsarkivets varetagelse af arkivmæssige hensyn er der to problemer, som begge skyldes, at Stadsarkivet ikke har fysisk plads til sine papirarkivalier.

Det første består i, at 11.000 hyldemeter arkivalier opbevares på paller i containere hos flyttefirmaet Dupont. Opbevaringsformen tillader ikke ekspeditioner. Denne praksis er ikke i overensstemmelse med Arkivlovens tilgængelighedsregler. Siden der i september 2010 blev lukket for ekspeditioner i denne del af samlingerne, har Stadsarkivet afvist knapt 1.300 anmodninger om adgang til materialet. 19 af de afviste brugere har klaget til borgmesteren for Kultur- og Fritidsudvalget. Stadsarkivet forslag om en permanent løsning på pladsproblemerne, enten i en nyopført bygning eller i Landsarkivets nuværende bygninger på Nuuks plads, indgik i 2012-budgetforhandlingerne, men blev ikke en del af budgetforliget. Stadsarkivet vil fortsat anbefale, at Københavns Kommune finder en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblemer. Stadsarkivet og Kultur- og Fritidsforvaltningen har gjort Kultur- og Fritidsudvalget opmærksom på, at hvis en permanent løsning ikke findes, vil det kræve en anden og dyrere løsning hos en privat leverandør for at give adgang til de i dag utilgængelige arkivalier.

Det andet problem består i, at forvaltningerne ikke har mulighed for at aflevere deres bevaringsværdige papirarkivalier hos Stadsarkivet, og ikke har haft det siden april 2007. Det medfører en forringelse i servicering af borgere og forvaltninger, da en væsentlig del af den nyere arkivskabelse derfor ikke kan registreres elektronisk og gøres let tilgængelig. For nærværende er der dog taget hånd om den problemstilling da Centralarkivet i SOF, der er fællesarkiv for borgersager i administrativ brug for Økonomiforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, pakker og registrerer og opbevarer arkivalierne, indtil de en dag kan afleveres i stadsarkivet.

For IT-arkiveringen lever Stadsarkivet op til alle krav til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Kommunens forvaltninger har i 2011 indledt en kortlægning af deres papirarkivalier. Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen har afsluttet kortlægningen, mens Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen forventer at have afsluttet den i starten af 2013. En af fordelene ved kortlægningen er, at forvaltningerne kan få identificeret, hvilke arkivserier som ikke er bevaringsværdige, og hvornår de kan kasseres, så forvaltningerne kan frigøre kapacitet. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen vil i deres kortlægning løbende gennemføre den kassation, der er mulig. Derved tager kortlægningen længere tid, men bliver samtidig en effektivisering.

Alle forvaltninger har organiseret sig med arkivansvarlige og -koordinatorer for arkivområdet og etableret arkivrutiner, som skal sikre overensstemmelse med Arkivloven og med kommunens retningslinjer for arkivering.

Spørgeskemaundersøgelsen har afdækket et behov for yderligere rådgivning fra Stadsarkivet til forvaltningerne samt etablering af en ”best practise” for arkivrutiner i kommunen fx i forbindelse med institutionsnedlæggelser eller ved overførsel af sagsområder inden for den kommunale forvaltning.

Forvaltningerne angiver selv, at der for IT-arkiveringen er ”nogen udfordringer” med hensyn til samarbejdet med eksterne, private IT-leverandører samt med tildeling af ressourcer til opgaven i forvaltningen. Samtidig er der fem ud af syv forvaltninger, der ikke budgetter med omkostninger til udarbejdelse af arkiveringsversioner. Det anbefales at alle forvaltninger gør det i fremtiden.

Arbejdsgruppens fortsatte arbejde

Det er den nedsatte arbejdsgruppes anbefaling, at arbejdet fremadrettet forankres i den eksisterende kreds, som tæller de arkiv- og journaliseringsansvarlige for de enkelte forvaltninger.

Som et resultat af årets status vil arbejdsgruppen i 2012 - under forudsætning af, at den fortsætter sit arbejde - på journaliseringsområdet iværksætte en kommunikationsindsats (fælles side på intranettet, samt fokus på journalisering i forbindelse med indførsel af ny eDoc-version 4.1 og introuddannelse for nye medarbejdere), samt behandle e-mail-problematikken nærmere.

På arkivområdet vil Stadsarkivet yderligere forankre arkiveringspraksis gennem målrettede kurser fra Stadsarkivet til forvaltningernes arkivansvarlige og -koordinatorer samt individuel rådgivning. Desuden vil arbejdsgruppen sikre etablering af ”best practises” for arkivrutinerne i forvaltningerne gennem tværgående videnoverførsel imellem forvaltningerne og udarbejdelse af vejledninger fra Stadsarkivet efter de behov, som arbejdsgruppen løbende måtte identificere.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Under forudsætning af udvalgets godkendelse vil arbejdsgruppen iværksætte de ovenfor nævnte initiativer. Status for 2012 vil blive forelagt Økonomiudvalget i foråret 2013, dog under hensyn til indførelsen af en ny eDoc-version 4.1., hvorfor status kan blive forsinket et par måneder, da det er hensigten at foretage målingen i forhold til den nye eDoc-version. 

Claus Juhl                    /Bjarne Winge