Godkendelse af en delegeret juridisk repræsentant (LEAR) for Københavns Kommune over for EU Kommissionen i relation til at modtage støttemidler

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at centerchef i Teknik- og Miljøforvaltningen, Brian Hansen, varetager funktionen som delegeret juridisk repræsentant (Legal Entity Appointed Representative) for Københavns Kommune over for EU Kommissionen, i relation til at modtage støttemidler fra den Europæiske Unions støtteprogrammer,

2. at Borgerrepræsentationen bemyndiger Økonomiforvaltningen til fremadrettet at godkende en ansat i kommunen til at varetage funktionen som delegeret juridisk repræsentant (Legal Entity Appointed Representative) for Københavns Kommune over for EU Kommissionen, i relation til at modtage støttemidler fra den Europæiske Unions støtteprogrammer.

Problemstilling

For at Københavns Kommune kan modtage støttemidler fra EU’s støtteprogrammer er det en forudsætning, at kommunen har udpeget en delegeret juridisk repræsentant LEAR, over for EU Kommissionen. LEAR’en er alene en teknisk og administrativ funktion tilknyttet EU’s støtteprogram administration.

Med overgangen fra EU's 7. rammeprogram for forskning til programmet Horizon 2020 udvides og digitaliseres LEAR funktionen for at reducere det administrative arbejde forbundet med EU projekter. Den nye LEAR funktion uddelegerer en række opgaver i tilknytning til administrationen af EU’s støtteprogrammer, eks. forhold vedrørende kontrakt- og regnskabsmæssige detaljer, til en række underordnede funktioner. Udnævnelse af personer til varetagelse af disse underordnede funktioner sker kun efter indstilling fra de øvrige forvaltninger involveret i EU støttede projekter. LEAR funktion er endvidere ansvarlig for at levere opdaterede juridiske og finansielle data samt understøttende dokumentation om kommunen til EU-Kommissionen. Rollen som LEAR er yderligere beskrevet i bilaget der omhandler brugen af EU Kommissionens elektroniske brugersystem til EU projekter.

Løsning

For at den nye funktion kan træde i kraft skal LEAR’en udpeges af Borgerrepræsentationen.

Teknik- og Miljøforvaltningen har en væsentlig andel af de projekter, der modtager støtte fra EU’s støtteprogrammer og har tidligere varetaget rollen som LEAR i Københavns Kommune. Det foreslås derfor, at forvaltningen ved centerchef Brian Hansen påtager sig LEAR funktionen i kommunen. Indstillingen er udarbejdet i samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen.

Det foreslås, at Borgerrepræsentationen fremadrettet delegerer kompetencen til at godkende en person til at varetage funktionen som delegeret juridisk repræsentant (LEAR) for Københavns Kommune over for EU-Kommissionen i relation til arbejdet med EU støttede projekter til Økonomiforvaltningen. Personen skal være ansat i Københavns Kommune og i øvrigt varetage rollen som LEAR i overensstemmelse beskrivelsen ovenfor. Borgerrepræsentationen kan ved almindelig flertalsbeslutning delegere beslutningskompetence til forvaltningen. Den foreslåede delegation kan altid tilbagekaldes eller ændres ved fremlæggelse af en ny sag, hvis der viser sig behov herfor. Det kræver et flertal at tilbagekalde delegationen.

Som konsekvens heraf tilføjes følgende nye afsnit til oversigt over kompetencer, der delegeres fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen:

 “Godkendelse af delegeret juridisk repræsentant (LEAR) for Københavns Kommune over for EU-Kommissionen i relation til arbejdet med EU støttede projekter.

 23. Kompetencen til at godkende en ansat i Københavns Kommune til at varetage funktionen som juridisk repræsentant (LEAR) for Københavns Kommune over for EU Kommissionen i relation til administrationen af EU støttede projekter. Opgaven som LEAR vil være af formel karakter og omhandle uddelegering af roller og opgaver efter indstilling fra de øvrige forvaltninger involveret i EU projekter."

Det bemærkes, at Økonomiudvalget den 21. april 2015 behandlede yderligere ændringer om delegationen fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen. Borgerrepræsentationen godkendte denne ændring den 30. april 2015. Det drejer sig konkret om bemyndigelse af navngivne personer som medunderskrivere af dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, vil Økonomiforvaltningen iværksætte, at centerchef i Teknik- og Miljøforvaltningen, Brian Hansen, godkendes som juridisk repræsentant for Københavns Kommune over for EU-Kommissionen i relation til EU støttede projekter.