Kritiske revisionspunkter i forbindelse med udført revision for Økonomiforvaltningen for 2014

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at revisionsrapporterne tages til efterretning,

2. at Økonomiforvaltningens handleplaner til imødegåelse af de kritiske revisionspunkter godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen (ØKF), herunder Koncernservice (KS) har modtaget en række revisionsrapporter vedrørende udført løbende revision for forvaltningen for 2014 (bilag 1-6).

Med denne indstilling orienteres Økonomiudvalget (ØU) om revisionsrapporterne samt de handlingsplaner, som ØKF har udarbejdet for at imødegå de kritiske revisionsbemærkninger. I tabel 1 nedenfor er vist en oversigt over rapporterne og de kritiske bemærkninger. 

Tabel 1. Oversigt over revisionsrapporter og kritiske revisionsbemærkninger.

Sammen med denne indstilling er vedlagt rapporten ”Sammenfatning af udført løbende revision for Økonomiforvaltningen for 2014” jf. bilag 1. Rapportens kritiske punkter er omfattet af ovenstående tabel 1. Desuden orienteres ØU om Intern Revisions rapport ”Forsikringsområdet/ KS skybruddet den 31. august 2014" jf. bilag 6, som ikke indeholder kritiske punkter.

Løsning

KS har i forlængelse af ØUs beslutning den 17. marts 2015 (dagsordenspunkt 6) fokus på en fuldstændig gennemgang af processerne på henholdsvis regnskabs, løn og personale-, indkøbs- og IT området. Gennemgangen skal sikre et betryggende internt kontrolmiljø i Københavns Kommune (KK). Resultatet af gennemgangen og forslag til handlingsplan forelægges ØU den 16. juni 2015.

Revision af generelle it-kontroller
Brugerrettigheder – periodiske revurdering (AD-KØR)

Revisionen har observeret manglende eller utilstrækkelig periodisk revurdering af tildelte rettigheder til brugere i KØR, hvilket medfører risiko for, at brugeres rettigheder bliver utidssvarende og ikke afspejler deres arbejdsmæssige betingede behov. 

KS har etableret en proces for sletning af brugere med adgang til kommunens økonomisystem, der ikke længere er oprettet, som pc-bruger i KK. Oprydningen i KØR-licenserne vil fremadrettet ske kvartalsvis, dog første gang den 1. juni 2015. 

Ændringskontrol – adgangskontrol til miljøer (Teknik- og Miljøforvaltningen)

Revisionen har observeret, at der ikke er tilstrækkelig kontrol med udviklernes adgang til produktionsmiljøet i Navision, hvilket medfører risiko for at fejl i udviklingsmiljøet overføres til produktion.

KS har på baggrund af revisionens bemærkninger etableret funktionsadskillelse, så den samme medarbejder ikke både har adgang til udvikling- og produktionsmiljøet i Navision.

Revision af løn- og personaleområdet
KS kontroller og lønsager

Revisionen har observeret, at der ikke i fornødent omfang er den nødvendige dokumentation i lønsagerne i forbindelse med lønoprettelser og henstiller, at KS snarest muligt får nedbragt sagsbunkerne til et acceptabelt niveau således, at kommunen lever op til de generelle regler og bestemmelser på lønområdet. Med udgangen af 2014 var der således 14.000 sager på løn- og personaleområdet, som endnu ikke var færdigbehandlede/løst. Disse sager kan væsentligst henføres til Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF).

KS er enig i revisionsbemærkningen. Det er dog institutionernes/forvaltningernes ansvar at vedhæfte den nødvendige dokumentation i lønsagerne, når sagerne indberettes til KS. KS har derfor i februar 2014 udsendt en oversigt over hvilke institutioner, som indberetter for sent, så forvaltningerne kan medvirke til at sikre, at institutionerne efterlever dokumentationskrav og frister.

Der er endvidere nedsat en Taskforce med deltagelse af ledelsen fra ØKF, BUF, Intern og ekstern revision samt KS med henblik på at normalisere driftssituationen i BUF på løn- og personaleområdet, som er særlig ramt.

KS forventer, at driftssituationen pr. oktober 2015 vil være normaliseret på et niveau svarende til 5.500-7.000 åbne sager for hele kommunen. Pt. er der 9.500 sager, som ikke er behandlede.

Refusionshjemtagelsen
Revisionen har observeret, at kommunen ikke får den refusion, som de er berettiget til og det henstilles, at der tilrettelægges forretningsgange, der sikrer nøjagtig og fuldstændig refusionshjemtagelse.

KS er delvist enig i revisionsbemærkningen. Der er udarbejdet en fælles obligatorisk forretningsgang vedrørende refusion som trådte i kraft 1. februar 2015. Det er dog KS vurdering, at det ikke er realistisk at opnå en målsætning på 100% hjemtagelse af refusioner, da mange forhold spiller ind på muligheden for at hjemtage refusion, herunder medarbejdernes aktive medvirken, institutionernes rettidige indberetninger, medarbejderens opfyldelse af beskæftigelseskravet forud for ansættelsen i kommunen osv. KS er ikke bekendt med andre organisationer, som har 100 pct. refusionshjemtagelse. Der er fastsat et måltal på 92% og efter lønkørslen i marts 2015 er hjemtagelsesprocenten for 2014 foreløbigt på 89,99% mod en hjemtagelse på 85,66% i 2013.

Hjemtagelsen af refusion i 2012 ligger på et forventeligt niveau, mens der mangler at blive lønkørt refusioner for 2013 som følge af problemer med manglende udspecificering af barselsdagpenge. Disse vil dog blive lønkørt i 2015. Den manglende refusion fra 2014 skyldes en naturlig forsinkelse fra refusion optjenes til den modtages.

KS er enig i bemærkningen. Fra 1. maj 2015 implementeres en ny systemløsning, som sikrer, at kommunens krav til godkendelse af fakturaer er fuldt systemunderstøttet.

Brugeradgange til bogføring direkte i KØR
Revisionen har observeret, at den anvendte systemunderstøttelse (selvbetjeningsløsningen) ikke fuldt ud understøtter behovet for at ompostere og udbetale udenom Workflow systemet og samtidig sikre, at det kan dokumenteres, at der altid er 2 personer inde over manuelle udbetalinger.

For at lukke for manuelle adgange har KS iværksat en analyse af mulighederne for at tilrette selvbetjeningsløsningerne, så alle udbetalinger og posteringer kan gennemføres i selvbetjeningsløsningerne. Indtil det er muligt at alle udbetalinger og posteringer kan håndteres i selvbetjeningsløsningerne har Koncernservice i samarbejde med forvaltningerne iværksat en indsats, hvor antallet af manuelle adgange reduceres mest muligt. Desuden er der udarbejdet en fælles forretningsgang, som træder i kraft 1. maj 2015. Forretningsgangen sikrer en kontrol af de manuelle bogføringer i KØR.

Kreditnotaer
Revisionen har observeret, at den systemunderstøttede proces, der modregner åbne kreditnotaer i efterfølgende fakturaer fra leverandøren, kun er effektiv i de tilfælde, hvor alle leverandørens fakturaer har betalingsstatus Nem-konto. Derfor er der etableret en kompenserende og tidskrævende manuel kontrol, der skal sikre modregning i kommende betalinger til leverandøren. Revisionen anbefaler, at der implementeres proces for inddrivelse af overforfaldne kreditnotaer, og at der etableres en mere effektiv forretningsgang for modregning af kreditnotaer i fremtidige betalinger.  

KS vil udarbejde en forretningsgangsgang vedrørende behandling af kreditnotaer i KS. I den forbindelse vil KS undersøge mulighederne for at automatisere processen. Forretningsgangen vil være færdigudarbejdet og klar til implementering den 1. august 2015.

Revision af Københavns Kommunes fuldmagtsforhold 
Revisionen har observeret, at KS ikke har kunnet tilvejebringe en fortegnelse over kommunens fuldmagtsforhold, og at KS ikke har implementeret hensigtsmæssige kontroller i forbindelse med ændringer i NemKonto-registret. Desuden har revisionen observeret, at der i den eksisterende praksis vedrørende fakturering af forsyningsselskaber, udskilt fra KK, ikke skelnes mellem overdraget og ikke overdraget ansættelsesforhold i forhold til udgifter relateret til tjenestemænd, hvorfor alle faktureringer momsmæssigt er behandlet som arbejdsudleje. Der er en væsentlig risiko for, at KK ikke kan opkræve moms med begrundelse om, at der er tale om momspligtig arbejdsudleje.

Fuldmagtsforhold

KS har på baggrund af revisionens bemærkning gennemgået alle fuldmagtsforhold i KK og dermed tilvejebragt en fuldt dækkende fortegnelse over de konti, som KS har haft ansvaret for siden 2007. Det er ikke muligt for KS at tilvejebringe en oversigt over fuldmagtsforhold før 2007, hvor opgaven var placeret i forvaltningerne. KS har ej heller muligheder for at kontrollere, hvorvidt der i forvaltningerne er oprettet konti i KKs navn. KS vil dog overfor forvaltningerne præcisere, at dette ikke er tilladt. Såfremt KS skulle opnå kendskab til sådanne konti vil KS straks sikre, at de lukkes.

Endvidere har KS udarbejdet en arbejdsgang vedrørende håndtering af fuldmagtsforhold. Med arbejdsgangen implementeres de nødvendige interne kontroller med fuldmagtsforhold i KK.

Nemkontoregisteret
KS har udarbejdet en forretningsgang vedrørende Nemkontoregisteret. Forretningsgangen er godkendt i kommunens Økonomikreds og implementeres pr. 1. maj 2015. Desuden er der foretaget en oprydning i alle autorisationer til Nemkontoregisteret. Således er antallet af adgange reduceret fra 188 til 18 adgange.

SKAT-moms
For så vidt angår forholdet vedrørende moms har KS udarbejdet efterangivelser til SKAT for årene 2011-2014, hvori der bl.a. er korrigeret for moms opkrævet ved fakturering til forsyningsselskaberne.

Handleplanerne for alle tre forhold gennemføres i perioden 31. marts til 1. juli 2015.

Forsikringsområdet/KS skybruddet
Intern Revision vurderer, at alle skaderamte i forvaltningerne har modtaget fyldestgørende information om, hvorledes skybrudsskader efter skybruddet 31. august 2014 skal håndteres. Intern Revision konkluderer derfor, at grundlaget for fuld indberetning og dokumentation er til stede. Intern Revision vurderer, at den foreliggende undersøgelse ikke giver anledning til anbefalinger. Intern Revision foreslår dog, at KS overvejer en metode til at sikre, at listen over forsikringsansvarlige løbende er opdateret.

Økonomi