Status på indkøbsområdet i Københavns Kommune

Indkøbs- og udbudsområdet i Københavns Kommune er løbende blevet styrket gennem de seneste år bl.a. med vedtagelse af en ny styrings- og governancemodel for indkøbsområdet, implementering af Kvantum i alle forvaltninger, ny indkøbspolitik samt beslutning om udarbejdelse af en businesscase frem mod Overførselssagen 18/19 om en styrket indkøbsorganisation.

Med henblik på at skabe indkøbseffektiviseringer arbejdes der bl.a. med brugen af indkøb i Kvantum samt øgning af aftaledækningen.

Økonomiudvalget orienteres på den baggrund om status på indkøb i Kvantum samt status på udbudsområdet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at orientering om status på indkøbsområdet i Københavns Kommune tages til efterretning.

Problemstilling

Indkøbs- og udbudsområdet i Københavns Kommune (KK) er løbende blevet styrket gennem de seneste år med bl.a. følgende initiativer:

• Økonomiudvalgets (ØU) beslutning om vedtagelse af en ny styrings- og governancemodel for indkøbsområdet af den 13. december 2016.
• Implementering af Kvantum i alle forvaltninger fra 1. januar 2018.
• Borgerrepræsentationens (BR) beslutning om en ny indkøbspolitik den 13. december 2018.
• Beslutning i forbindelse med aftalen om Budget 2019 om udarbejdelse af en businesscase frem mod Overførselssagen (OFS) 18/19 om en styrket indkøbsorganisation.

Der arbejdes med indkøbsområdet på en række områder, herunder bl.a. brugen af Kvantum Indkøb og øgning af aftaledækningen med henblik på at skabe indkøbseffektiviseringer.

Indkøb i KVANTUM

Anvendelsen af Kvantum Indkøb til kommunens indkøb er hjørnestenen i effektivisering af indkøbsområdet. Kvantum Indkøb understøtter billigere indkøb gennem bedre udnyttelse af eksisterende aftaler samt øget mulighed for at forhandle bedre aftaler med kommunens leverandører. Indkøbsordrecompliance er derfor vigtigt fordi det understøtter dels procesbesparelser og dels sikrer at kommunens aftaler bliver brugt rigtigt.

Brugen af Kvantum er steget stabilt igennem særligt 2. halvår af 2018 og ved årets udgang lå andelen af antal indkøb med indkøbsordre via Kvantum Indkøb på ca. 14% svarende til omtrent 12.000 modtagne fakturaer med indkøbsordrenummer i december måned jf. figur 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen har den højeste andel af indkøb med indkøbsordre og bruger indkøbsordre i ca. 25-30% af alle indkøb. Det skal sammenholdes med, at andelen i den gamle netbutik var ca. 1-1,5% for hele KK. Målet er dog fortsat at 95% af kommunens indkøb skal ske gennem Kvantum senest med udgangen af 2021, jf. den nye indkøbspolitik.

Figur 1 – grafen til venstre viser indkøbsordre compliance som forholdet ml. modtagne fakturaer med indkøbsordrenummer og samlet antal modtagne fakturaer. Det store spring i januar 2019 i skyldes primært et signifikant mindre samlet antal fakturaer sammenlignet med dec. 2018.

Grafen til højre viser indkøbsordre compliance som forholdet ml. faktureret volumen med indkøbsordrenummer og samlet faktureret volumen.

Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) modtager stadig nye kontrakter fra forvaltningerne, hvilket må tilskrives en stadig større opmærksomhed omkring brugen af Kvantum Indkøb. Der er dog betydelig variation i oprindelsen af kontrakterne, og en væsentlig andel vurderes ikke at have været konkurrenceudsat eller i overensstemmelse med KKs kontraktkrav. Derudover er en væsentlig andel af indkøbet ikke kontraktdækket.

Rapporteringsmulighederne i Kvantum er endnu ikke præcise nok til at oplyse et eksakt tal, men på baggrund af en nylig analyse baseret på 2017 data vurderer KEID, at den ikke-kontraktdækkede andel af KKs indkøb er i størrelsesordenen 1/3. Der er aktuelt oprettet næsten 900 aftaler i Kvantum Indkøb. Analyse af det samlede indkøb viser, at der i alt er købt varer hos ca. 15.000 leverandører.

Konsekvenserne af den manglende kontraktdækning er øgede administrative omkostninger hos brugerne i forbindelse med bestilling og fremsøgning af varer og i Indkøbssupporten i form af øget behov for support og vejledning.

Udbudsområdet

KK skal levere effektiviseringer på fællesaftaler på udbudsområdet svarende til 25 mio. kr. årligt (2016 pl). Der er leveret følgende effektiviseringer på indgåede kontrakter i perioden 2017-2019:

• 28 mio. kr. til budget 2017 fordelt på 14 udbud.
• 36 mio. kr. budget til 2018 fordelt på 13 udbud.
• 26,6 mio. kr. til budget 2019 fordelt på 23 udbud.

Hidtil har der været fokus på at gennemføre udbud på aftaleområder med stort forbrug og de største potentialer. Der er en tendens til at udbudsområderne bliver mindre, og at der dermed kræves flere udbudsforretninger for at opretholde effektiviseringerne.

Løsning

Indkøb i KVANTUM

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner for at øge indkøb gennem Kvantum. Herudover arbejder KEID på en række tværgående løsninger, der skal understøtte mulighederne for at købe ind gennem Kvantum og generelt øge brugervenligheden. Det drejer sig bl.a. om:

• Udvikling af e-learning om Kvantum Indkøb. Projektet gennemføres i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen og forventes at gøre processen med at få autorisation til Kvantum Indkøb hurtigere for brugerne og i det hele taget at forbedre uddannelsesoplevelsen. Løsningen forventes klar medio 2019.
• Forbedrede søgemuligheder i Kvantum Indkøb.
• Flere varer, der kan købes gennem Kvantums indkøbskatalog.
• Optimering af den tværgående indkøbssupport.
• Forbedret indkøbsrapportering.

Det er vigtigt at pointere, at udviklingen overordnet set går den rette vej, og det er mange små justeringer og tiltag, der på lang sigt skal gøre forskellen for både brugen af Kvantum Indkøb, men også det forsatte arbejde for at skabe effektiviseringer.

Et væsentligt element i arbejdet med at skabe en god brugeroplevelse i Kvantum er dog helt enkelt at sikre, at de rette varer ”er på hylderne” i Kvantum. KEID følger derfor løbende forbruget i Kvantum Indkøb for at identificere kategorier, hvor der mangler de rette tilbud til brugerne med henblik på at aftaledække kategorierne i samarbejde med forvaltningerne og gøre disse tilgængelige for brugerne.

Herudover er indkøbsrapportering et centralt redskab i ledelsesopfølgningen på indkøbsområdet, og der er udviklet et antal rapporter, som er tilgængelige i Kvantum. KEID distribuerer bl.a. en visuel rapport til ca. 500 ledere i kommunen og samtlige direktioner. Rapporten behandles hver måned på møde i kredsen af økonomidirektører. KEID drøfter også rapporterne og handlemulighederne i forhold til øget compliance med forvaltningerne på bilaterale møder, ligesom der er dialog med forvaltningerne og Intern Revision omkring baseline for opgørelsen af indkøbsordrecompliance for at sikre den mest præcise opgørelsesmetode.

Der er derudover igangsat et arbejde som i løbet af 2019 forventes at muliggøre en højere præcision i opgørelsen af dels aftaledækningsgraden og dels andelen af kontrakter, der har været konkurrence udsat.

Udbudsområdet

KEID har hidtil gennemført en række udbud på de mest nærliggende områder, mens det fremadrettet forventes, at yderligere besparelser på udbudsområdet vil være forbundet med højere kompleksitet og krav om øget koordinering, samarbejde og opfølgning på tværs af KK.

ØKF arbejder derfor sammen med forvaltningerne på udviklingen af et kategoristyringskoncept, der har til formål at skabe et fælles styringskoncept for KKs samlede indkøb således at KK i højere grad møder markedet som én kunde. Kategoristyringen indebærer, at der arbejdes med tematiserede indkøbskategorier på tværs af forvaltninger. Målet med kategoristyring er at øge aftaledækningen og sikre flere effektiviseringer på indkøb. Det sker bl.a. gennem mere entydig ansvarsfordeling og et øget ledelsesfokus på indkøb på tværs af kommunen. Kategoristyringen skal også ensrette administration af indkøb på tværs af KK, hæve den faglige ekspertise i udbuddene, øge mulighederne for at samtænke udbud på tværs af forvaltninger og skabe en mere effektiv konkurrenceudsættelse af KKs indkøbsbehov.

Der er dermed tale om en langsigtet indsats, der forudsætter kontinuerlig udvikling af hele indkøbsorganisationen på tværs af KK for fortsat at realisere effektiviseringer på indkøbsområdet i de kommende år.

Kategoristyringskonceptet forventes fremlagt ved OFS i regi af projektet omkring styrket indkøbsorganisation, hvor der tillige præsenteres en business case med henblik på at øge de årlige indkøbseffektiviseringer signifikant, efter ØU's behandling.

Økonomi

En forudsætning for at hente de budgetterede besparelser på indkøbsområdet er, at det relevante indkøb også sker på rammeaftalerne. Derfor er indkøb via Kvantum Indkøb af stor betydning for at sikre de reelle besparelser.

En styrket indkøbsorganisation vil kræve en række investeringer, som vil blive præsenteret ved OFS.

Peter Stensgaard Mørch                                /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 8: Status på indkøbsområdet i Københavns Kommune (2019-0057088)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. marts 2019

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.