Revisionsrapporter - Løn- og personaleområdet 2018 og Vederlag 2018

Med denne indstilling forelægges Økonomiudvalget Deloittes revisionsrapporter vedrørende løn- og personaleområdet til efterretning. Revisionsrapporterne er del af de løbende rapporter fra kommunens revision og er med til at danne grundlag for revisionen af årsregnskabet 2018, som skal afleveres til kommunen senest 1. juni 2019.

Revisionen konkluderer overordnet, at der siden implementeringen af et nyt kontrolmiljø i 2017, er kommet en forbedret kvalitet i kommunens kontroller på lønområdet, hvilket er sket med et skift til flere automatiske og forebyggende kontroller. Den øgede kvalitet bekræftes af revisionens stikprøvevise gennemgang af 149 lønsager, hvor der i 2018 er konstateret en fejlmængde på 2 procent efter implementeringen af nye kontroller mod 18 procent i 2017. Revisionen finder dog stadig, at der er forhold i kommunens administration, som kan forbedres, dette gælder særligt i forhold til dokumentation i forhold til de fejl og mangler ,der konstateres i forbindelse med kontrollerne. Endelig peges på at dokumentationen ved udbetaling af resultatløn skal forbedres fremover.

Revisionsrapporten vedrørende vederlag omhandler de vederlag og diæter ,der betales til medlemmer af Borgerrepræsentationen og borgmestrene. Revisionen konkluderer, at der generelt administreres betryggende på området, idet der dog har været mindre (+/-3.000 kr.) fejl på området i forbindelse med rokeringer mellem udvalg.

Med denne indstilling forelægges revisionsrapporterne og forvaltningernes handleplaner til Økonomiudvalgets efterretning.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport - Revision af løn- og personaleområdet 2018” (bilag 1) tages til efterretning,
2. at ”Revisionsrapport - Revision af vederlag for 2018” (bilag 2) tages til efterretning,
3. at forvaltningernes handlingsplaner til Deloittes og Intern Revisions revision af løn- og personaleområdet samt vederlag for 2018 tages til efterretning, jf. bilag 3 og 4.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab 2018 har Deloitte og Intern Revision foretaget en revision af løn- og personaleområdet samt en revision af vederlag og diæter til borgmestre og borgerrepræsentationspolitikere i 2018. Revisionens formål er at undersøge om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Revisionen bemærker, at der fra efteråret 2017 er sket væsentlige ændringer i det kontrolmiljø, som er tilrettelagt på lønområdet i kommunen. Ressourcetunge manuelle opdagende kontroller er i stor udstrækning omlagt til elektroniske og forebyggende kontroller, som er vurderet mere effektive.

På baggrund af den udførte revision er det revisionens opfattelse, at kvaliteten i kommunens lønadministration er forbedret efter implementeringen af de nye lønkontroller.

Revisionen konkluderer, at der er sket en væsentlig forbedring på området for løn og personale, hvor antallet af fejl i lønsagerne er faldet fra 18 procent i 2017 til 2 procent efter indførelsen af de nye lønkontroller.

Der er dog stadig mangler og udfordringer i sagsbehandlingen, men omfanget er langt mindre end tidligere år.

Revisionen af løn- og personaleområdet har givet anledning til to røde bemærkninger. Bemærkningerne og tilhørende handleplaner gennemgås i nedenstående. Der er desuden afgivet fem gule bemærkninger (prioritet 2), vedrørende: Sagsgennemgang, Resultatløn, Nøglekontroller, Udbetalingskoder i CICS og Anciennitet.

Revisionen af vederlag har ført til én rød bemærkning, hertil kommer en gul bemærkning vedrørende kontrollerne på området. Bemærkningerne og tilhørende handleplaner gennemgås i nedenstående. Der er desuden afgivet to grønne bemærkninger

Nedenstående tabel viser udviklingen i bemærkninger på løn og vederlag. Det bemærkes, at der med revisionsberetningen for 2017 blev lukket otte bemærkninger på området fra revisionsberetningen fra 2016, disse fremgår ikke af tabellen.

Revisionsrapporten for 2017 på lønområdet indeholdt fire røde bemærkninger, der alle var videreført fra tidligere år, samt to gule bemærkninger. Det er alene bemærkningen vedrørende selvejende institutioner som videreføres.

Tabel 1: Udvikling i revisionsbemærkninger på lønområdet 2017-2018

Revision af løn- og personaleområdet – røde bemærkninger

Nøglekontroller

Revisionen henstiller, at også lønudbetalinger til Grunduddannelse København og Sankt Annæ Gymnasium indgår i kommunens samlede kontrolmiljø centralt i Koncernservice (KS), i lighed med alle kommunens andre enheder.

Disse to enheder var ikke en del af samlingen af administrative opgaver, hvor ressourcer blev flyttet fra forvaltningerne til KS, hvorfor de to enheder ikke indgår i det tilrettelagte kontrolmiljø.

Efter revisionens opfattelse bør ressourcer i dette tilfælde ikke være afgørende i forhold til tilrettelæggelsen af et effektivt kontrolmiljø. Endvidere bør det undersøges, om der ikke kan realiseres en effektivisering i de to enheder, ved at KS overtager lønadministrationen, i lighed med alle kommunens andre enheder.

Handleplan

KS går i dialog med forvaltningerne og de to enheder med henblik på at understøtte kontrolmiljøet på enhederne. Konkret fremsendes resultaterne af de løbende kontroller som KS foretager på baggrund af rapporttræk i lønsystemet, dvs. førstedagskontroller og anormalitetskontroller.

I forbindelse med første udsendelsesrunde beskriver KS kort hvad data dækker over, og hvad modtagerne skal være opmærksomme på ved gennemgang af data. KS orienterer ligeledes om, at kontrolmiljøet på de to enheder bør baseres på konkrete risikovurderinger, i forlængelse heraf foretages også en vurdering af et muligt effektiviseringspotentiale.

Lønadministration selvejende institutioner

Intern Revision har konstateret, at KS har etableret en proces, hvor lønkørslen for de selvejende institutioner er foretaget på egne SE-numre fra og med marts måned 2018. Der er et enkelt SE-nummer, som udgør en selvejende institution som burde være lønkørt ved eget SE-nummer.

Handleplan

KS har overflyttet lønudbetalingerne for 29 selvejende institutioner til deres egne SE-numre med lønkørslen i marts 2018. Forholdet vedr. de 29 selvejende institutioner er løst.

KS er i februar 2019 blevet gjort opmærksom på yderligere én selvejende institution, som hidtil har stået som kommunal i kommunens systemer. Denne institution overflyttes til lønkørsel på eget SE-nummer som led i den daglige drift og de løbende tilretninger af oplysninger i kommunens organisationssystem.

Revision af vederlag – rød bemærkning

Revisionen af vederlag har ført til én rød bemærkning, hertil kommer en gul bemærkning vedrørende kontrollerne på området.

Sagsgennemgang

Revisionen har foretaget en stikprøvevis gennemgang af udbetalte vederlag og diæter for at påse, om vederlag er udbetalt i overensstemmelse med vedtægter, udvalgs- referater, aftaler og lovmæssige bestemmelser i øvrigt. Gennemgangen har vist fejl i 6 tilfælde, der kan henføres til rokeringer i de stående udvalg, hvor reguleringerne af vederlag er foretaget forkert.

Det er revisionens vurdering, at de designede og implementerede forretningsgange generelt fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende.

Handleplan

For samtlige seks forhold gælder, at vederlagene reguleres med vederlag for marts 2019, udbetaling d. 28. februar 2019. De seks forhold udgøres af fire forhold, hvor borgerrepræsentanter skal have udbetalt maksimalt 2.693 kr. og to forhold, hvor der skal tilbagebetales maksimalt 2.346 kr.

Økonomiforvaltningen har implementeret tilretninger i kommunens indberetningssystem for at styrke håndtering og kontrol med vederlag, således at det tydeligere fremgår om der er tale om faste medlemmer eller stedfortrædere der udtræder/ indtræder i ØU/ de stående udvalg og hvor stort honoraret er for enkelte typer arbejde.

Gule bemærkninger (prioritet 2)

Revisionsrapporten indeholder endvidere gule bemærkninger vedrørende sagsgennemgang, Nøglekontroller, Udbetalingskoder i CICS, Anciennitet og Resultatløn. Handleplaner for disse områder fremgår af bilag 3. Vedrørende resultatløn vedrører bemærkningen manglende dokumentation for den udbetalte resultatløn i Økonomiforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Det fremgår af revisionsrapporten, at Økonomiforvaltningen i februar 2019 har forbedret dokumentationen vedrørende resultatløn for 2018, ligesom at det er aftalt med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, at dokumentationen fremover forbedres.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2018 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2019 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 11. juni 2019. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2018 på mødet den 13. august 2019.

Peter Stensgaard Mørch               /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Revisionsrapporter - Løn- og personaleområdet 2018 og Vederlag 2018 (2019-0048504)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. marts 2019

Lars Kronow fra Deloitte og chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.