Business case om styrket indkøbsorganisation

Siden vedtagelse af hensigtserklæringen for styrket indkøb ved budget 2019 har Københavns Ejendomme og Indkøb og forvaltningerne udarbejdet et forslag til en styrket indkøbsorganisation.

Økonomiudvalget skal nu tage stilling til, om en business case med dette forslag til en styrket indkøbsorganisation skal indgå i forhandlingerne om overførselssagen 2018/2019. Business casen gør det muligt at hæve det nuværende måltal for årlige indkøbseffektiviseringer med 25 mio. kr. fra budget 2022 ved at styrke de indkøbsfaglige fællesskaber og indføre kategoristyring.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at vedlagte business case (bilag 1) om styrket indkøbsorganisation indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2018/2019.

Problemstilling

I budgetaftalen 2019 blev det vedtaget at udvikle en model for en styrket indkøbsorganisation, der gør det muligt at hæve måltallet for årlige indkøbseffektiviseringer med 25 mio. kr. fra 2022 til samlet 50 mio. kr. Styregruppen for projektet er Økonomikredsen, der består af økonomidirektører fra alle syv forvaltninger. Indkøbskredsen, der består af repræsentanter fra alle syv forvaltninger, fungerer som arbejdsgruppe.

Vedlagte business case er udarbejdet i tæt samarbejde med forvaltningerne og med inddragelse af dybdegående spend- og organisationsanalyser foretaget i samarbejde med Deloitte.

Løsning

Den politisk besluttede indkøbspolitik er den overordnede ramme for indkøb i Københavns Kommune. Business casen er led i at understøtte implementeringen af indkøbspolitikken, så det også sikres, at beslutningerne om grønne indkøb, bæredygtighed, sociale klausuler og øvrige politiske målsætninger for kommunens indkøb realiseres. 
I business casen lægges op til at indføre kategoristyring, der opdeler kommunens samlede forbrug i afgrænsede indkøbskategorier. Ansvaret for disse kategorier kan løftes af forskellige forvaltninger. Kategoriansvarlige forvaltninger får ansvaret på tværs af kommunen for gennemførsel af udbud, opfølgning på aftaler og realisering af effektiviseringer indenfor kategorien. Det konkrete indkøb sker fortsat decentralt via Kvantum. Fokus er fortsat at gøre indkøb gennem Kvantum så nemt som muligt for de decentrale indkøbere.

Ved indførsel af kategoristyring fastholdes Økonomikredsen som øverste administrative beslutningsorgan på indkøbsområdet, mens Indkøbskredsen er ansvarlig for den løbende koordinering. Som noget nyt oprettes kategoristyregrupper med repræsentanter fra relevante forvaltninger, der sammen med den kategoriansvarlige skal prioritere og koordinere indsatserne indenfor hver enkelt kategori.

Københavns Ejendomme og Indkøb får ansvaret for at understøtte indkøbsarbejdet på tværs af samtlige kategorier gennem udvikling af indkøbsskabeloner, dataunderstøttelse og udbudsjuridisk rådgivning. Forvaltningerne skal sikre input til kategoriarbejdet og compliance i egen forvaltning gennem ledelsesstrengen. Den eksisterende styrings- og governancemodel for indkøbsområdet er præciseret i henhold til ovenstående ændringer.

De kategoriansvarlige forvaltninger får ansvaret for at finde reelle og helhedsorienterede effektiviseringer på indkøbsområdet. Det er også de kategoriansvarlige, der skal sikre, at de indgåede aftaler lever op til øvrige krav i indkøbspolitikken, herunder CSR og grønne indkøb. De kategoriansvarlige sikrer brugerinddragelse via kategoristyregrupperne. Indenfor kategoristyringsmodellen realiseres der indkøbseffektiviseringer gennem følgende løftestænger:

• Højere aftaledækning: Konkurrenceudsættelse af områder, der ikke er aftalebelagt i dag. 
• Bedre aftaler: Nye aftaler, der forbedrer eksisterende aftaler.
• Mere forbrugsstyring: Udnytte mulighederne for besparelser indenfor aftalerne. Eks. ved at købe den billige telefon frem for den dyre.
• Strategiske tiltag: Projekter med totaløkonomiske betragtninger, der optimerer behovet inden for kategorien. Eks. bedre udnyttelse af materiel, så det samlede behov for materiel sænkes.

Det skal fremhæves, at ovenstående løftestænger styrker rammerne for en øget compliance på indkøbsområdet ved effektiv anvendelse af indkøbsaftaler, jf. også den politiske målsætning om, at 95% af kommunens indkøb skal ske gennem Kvantum i 2021. Det vil dog forsat være muligt at lave initiativer, der kobler en pædagogisk indsats med indkøb.

Indkøbsorganisationen styrkes ved at skabe stærkere faglige fællesskaber omkring indkøb. Ved indførsel af kategoristyring flyttes i mindre omfang medarbejdere på tværs af forvaltningerne i henhold til fordelingen af kategoriansvaret, så der skabes skalafordele i kommunens indkøbsfaglige enheder. Det anslås, at der flyttes ca. 10 medarbejdere i bølge 1 og 2, heraf 4 i bølge 1. Der oprettes desuden en udbuds-taskforce i Københavns Ejendomme og Indkøb, der allokeres af indkøbskredsen til at understøtte arbejdet i kategorierne. Dermed øges udnyttelsen af specialiserede indkøbsfaglige medarbejdere på tværs af forvaltningerne.

Casen foreslår en bølgevis implementering af kategoristyring. Ved vedtagelse af casen opstartes første bølge af kategorier ultimo 2019, svarende til et forventet potentiale på 15 mio. kr. Der evalueres på indsatsen medio 2020, før Økonomikredsen træffer beslutning om igangsættelse af anden implementeringsbølge. Det er afgørende for effektiviseringsmåltallet i casen, at der kan høstes effektiviseringer indenfor både første og anden implementeringsbølge. Indtil kategoristyring er indført på alle indkøbsområder arbejdes der parallelt med en udbudsplan på tværs af de områder, der ikke er omfattet af kategoristyringen.

Økonomi

Business casen indebærer indkøbseffektiviseringer for 30 mio. kr. samt et varigt serviceløft til indkøbsområdet på 5 mio. kr. Dermed er den samlede varige effektivisering på 25 mio. kr.

I casens levetid tilføres implementeringsmidler på samlet 47,7 mio. kr. for at opbygge de nødvendige rammer for ovenstående varige ændringer. Midlerne tilføres fra effektiviseringspuljen.

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget tiltræder indeværende indstilling, indgår business casen om styrket indkøbsorganisation i forhandlingerne om overførselssagen 2018/2019.

Peter Stensgaard Mørch                  /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 12: Business case om styrket indkøbsorganisation (2019-0029932)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. marts 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.