Eksekvering. Status på implementering af driftsprojekter og hensigtserklæringer. 1.opfølgning 2013

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at opfølgningen på driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler, tages til efterretning,
at orienteringen vedr. foreløbig status på fremadrettet proces for opfølgning i fagudvalgene, tages til efterretning.

Problemstilling

Med Budget 2012 blev det besluttet, ”… at Økonomiudvalget løbende skal foretage opfølgning på budgetaftalernes implementering, bl.a. ved løbende forelæggelse af oversigter over status på gennemførelse af vedtagne beslutninger”. Konkret blev det med udmøntningssagen om ”Styr på eksekveringen 1.0” (ØU den 8.11.2011) besluttet, at det er udvalgenes ansvar at følge status på implementeringen af alle uafsluttede driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budget 2012, inden for hver deres udvalgsområde.

På Økonomiudvalgsmødet den 4.12.2012 blev det besluttet, at det fremover er ”… op til det enkelte udvalg at beslutte, hvorvidt og hvorledes der skal følges op på udvalgets driftsprojekter og hensigtserklæringer.”

Økonomiforvaltningens forslag til fremadrettet proces for opfølgning til Økonomiudvalget blev taget til efterretning på mødet den 5.02.2013. Økonomiforvaltningen indleverer derfor, kvartalsvist sideløbende med anlægsoversigten, status på egne og fælles initiativer samt på enkelte udvalgte initiativer for øvrige udvalg (8 til denne status).

Løsning

Med denne indstilling præsenteres Økonomiudvalget for status på implementering af Økonomiudvalgets driftsprojekter og hensigtserklæringer, herunder tværgående initiativer, samt udvalgte driftsprojekter fra de øvrige udvalgsområder.

Ved opgørelse i januar indebar dette opfølgning på i alt 83 igangværende indsatser fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler (budget 2010-2012). Siden denne optælling er yderligere 14 projekter afsluttede eller integrerede til færre initiativer, hvorfor implementeringen af i alt 69 igangværende driftsprojekter og hensigtserklæringer afdækkes med denne opfølgning. 61 indsatser vedrører Økonomiudvalget og 8 udvalgte indsatser vedrører øvrige udvalgsområder.

Tabel 1 viser antal initiativer, som er omfattet af Økonomiudvalgets krav om opfølgning før og efter Økonomiudvalgets beslutning 4.12.2012.

Tabel 1: Antal initiativer omfattet af krav om opfølgning før og efter Økonomiudvalgets beslutning henholdsvis 4.12.2012 og 5.02.2013 samt efter opgørelse i februar over allerede afsluttede projekter.

Forslag til projekter pr. Økonomiudvalget den 4.12.		Projekter, der skulle følges op på pr. 5.02.		Projekter, der skal følges op på i 2013
Økonomiudvalget og tværgående	Øvrige fagudvalg	Økonomiudvalget og tværgående	Øvrige fagudvalg	Økonomiudvalget og tværgående	Øvrige fagudvalg
75	314	75	8	61	8
I alt: 389		I alt: 83		I alt: 69

Bilag 1 udgør opfølgningen på de 69 initiativer.

Status på eksekveringskraften – Økonomiforvaltningen og tværgående

Der måles på to målepunkter ift. eksekveringskraft på driftsprojekter og hensigtserklæringer:

Forventes den besluttede startdato/slutdato overholdt, eller er der forsinkelse på projektet, og
er der budgetoverholdelse eller forventes der budgetoverskridelser på projektet.

Ved status på eksekvering i december 2012 fik Økonomiudvalget forelagt status på driftsprojekter og hensigtserklæringer, hvor Økonomiforvaltningen havde fire røde projekter. Det vil sige projekter, der forventes mere end tre måneder forsinkede. Det fremgik dels af Økonomiforvaltningens projekter fra budget 2012, dels af opfølgningen på tidligere års aftaler.

Ud af Økonomiforvaltningens samlede 61 igangværende projekter fra budget 2013 og tidligere politiske aftaler, er der ved denne opfølgning fem røde projekter.

To af projekterne er gengangere fra sidst, og to af de øvrige røde projekter var ved sidste opfølgning gule. Projekterne er i mellemtiden blevet mere end tre måneder forsinket. Det sidste røde projekt er fra budget 2013, det er Børne- og Ungdomsforvaltningen - Økonomiforvaltningen projektet ”Plan for restfinansiering af Europaskole.”

Af de 8 udvalgte initiativer for øvrige udvalg er noteret ét rødt projekt: ”Regional Filmfond”(Kultur- og Fritidsudvalget). Der forventes en forsinkelse på 8 måneder.

I nedenstående tabel 2 fremgår fordelingen af de undersøgte igangværende driftsprojekter og hensigtserklæringer på hhv. røde, gule og grønne projekter.

Tabel 2: Fordelingen af røde, gule og grønne driftsprojekter og hensigtserklæringer (61 Økonomiudvalget projekter, 8 øvrige)

Andel (Antal)	Grønne	Gule	Røde	I alt
Overholdelse af besluttet startdato/slutdato	87 %	4 %	9 %	100 %
Overholdelse af besluttet startdato/slutdato	(60)	(3)	(6)	(69)
Overholdelse af budget. (vedrører udelukkende de 22 initiativer ud af 69, der råder over budget)	95 %	5 %	0 %	100 %
	(21)	(1)		(22)
- heraf igangværende projekter fra tidligere politiske aftaler	55 %	17 %	28 %	100 %
	(10)	(3)	(5)	(18)
- heraf projekter fra Budget 2013	96 %	2 %	2 %	100 %
- heraf projekter fra Budget 2013	(49)	(1)	(1)	(51)

Noter: 1) Sondringen mellem røde og gule projekter angiver, om projektet er forsinket med mere eller mindre end tre måneder i forhold til den oprindelige tidsplan. 2) Ift. budgetoverholdelse angiver sondringen mellem røde og gule projekter om projektets budget forventes overskredet med mere eller mindre end 1 mio. kr.

Af de 69 initiativer vedrører de 6 røde projekter udelukkende forsinkelser i forventede tidsplaner og ikke afvigelser fra budget. Status og opfølgning for projekterne findes i bilag 1. Tabel 2 opsummerer projektejerskabet for de røde projekter samt årsager til forsinkelserne.

Tabel 3: Forsinkelser på mere end tre måneder på driftsprojekter

Forvaltning	Projekternes karakter	Årsager til forsinkelser
Økonomiforvaltningen	Centralisering af arbejdsskadeordning	Forslaget vedr. centralisering af Arbejdsskadeområdet blev behandlet af Økonomikredsen fredag d. 8/2, og er nu klar til behandling i Økonomiudvalget på kommende møde. Indstilling til Økonomiudvalget er at aflyse projektet, hvilket er godkendt nu af Økonomikredsen.
Økonomiforvaltningen	Standardiserede arbejdsgange på alle personaleadministrative processer:	De resterende fælles forretningsgange (på nær refusion, som er færdiggjort) udarbejdet i regi af samling af administrative opgaver, forventes færdigt ved implementering af første bølge af samlingen 1. juni 2013.
Økonomiforvaltningen	Selvbetjeningsløsninger på personale-området:	Løsninger til indberetning af fravær og til ansættelser implementeres inden 1. juni 2013, da de skal understøtte samling af administrative opgaver i Koncernservice. Sidstnævnte er en forsinkelse, som skyldes behov for at afvente fastlæggelse af nye fælles processer på området i regi af arbejdet med samling af løn- og personaleopgaver.
Økonomiforvaltningen	Valby Idrætspark	Forudgående offentlig høring var ikke medregnet i tidsplanen. Forslag til Lokalplan og tilhørende kommuneplan-forslag forventes politisk behandlet omkring sommerferien. Planforslagene udsendesherefter i offentlig høring.
Økonomiforvaltningen	Europaskole (plan for rest-finansiering)	Forligskredsen bag Europaskolen har besluttet at udsætte opstarten af Europaskolen som følge af, at de bygninger ved Skolen i Sydhavnen, Europaskolen skulle være startet i, er brændt.
Kultur- og Fritidsforvaltningen	Regional Filmfond	(Forkortet forklaring ifht. opfølgningsskema) Filmfonden er blevet forsinket sfa. problemerne med at opnå tilstrækkelig ekstern medfinansiering. Der forventes en politisk vedtagelse i marts/april og at Filmfonden kan være endeligt etableret d. 1. juni 2013. Den afsatte bevilling på 6,6 mio. kr. i 2012 søges overført til 2013 ifm. overførselssagen.

Orientering vedr. fremadrettet proces for øvrige udvalg

I forlængelse af Økonomiudvalget beslutning om, at det fremover er op til det enkelte udvalg at vurdere om og hvorledes, der følges op på driftsprojekter, har fagforvaltningerne på forskellig vis forholdt sig til den fremadrettede proces for opfølgning. Der er indhentet en foreløbig status til orientering.

Der foreligger på nuværende tidspunkt to udvalgsbeslutninger fra henholdsvis Børne- og Ungdomsudvalget og Socialudvalget, der definerer den fremadrettede proces for opfølgning på eksekvering af driftsprojekter og hensigtserklæringer. Teknik- og Miljøforvaltningen er i færd med udformning af indstilling til Teknik- og Miljøudvalget, der forelægges primo marts. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen arbejder pt. med forslag til proces. For øvrige udvalg gælder, at man fra forvaltningernes side forventer at vedlægge status på eksekvering med som bilag til udvalgene i forbindelse med kvartalsprognoserne, således at udvalgene vil modtage status i samme omfang som i 2012.

I Tabel 3 fremgår overblik over påtænkte procedurer for fagforvaltningernes opfølgning.

Tabel 4: Påtænkte procedurer vedr. fremafrettede processer for opfølgning på eksekvering af driftsprojekter og hensigtserklæringer i fagforvaltningerne

Udvalg	Påtænkt proces
Økonomiudvalget	Kvartalsvise opfølgninger af Økonomiudvalgets egne samt fælles initiativer samt enkelte udvalgte for øvrige udvalg.
Børne- og Ungdomsudvalget	Udvalgsbeslutning: Der er foretaget en inddeling i 3 typer af initiativer for 2013 ud fra vurdering af relevans på opfølgning af eksekvering. På den baggrund følges særskilt op på godt 30 initiativer i august. Disse er initiativer, der eksekveres i løbet af året f.eks. i forbindelse med skolestart i august og herudover hensigtserklæringer, man forventer ØKF vil indkalde forvaltningerne til drøftelser om i løbet af året. Øvrige initiativer vurderes eksekveret i forbindelse med konkrete udmøntninger eller i forbindelse med udmeldt budget for enheden.
Socialudvalget	Opfølgning vedlægges kvartalsprognoser.
Teknik- og Miljøudvalget	Der afleveres indstilling primo marts, hvor der lægges op til at opfølgningen følger Økonomiforvaltningens hidtidige skabelon, og at der følges op i forbindelse med regnskabsprognoserne.
Beskæftigelses- og Integrationsudvalget	Der arbejdes på en løsning med halvårlige opfølgninger.
Sundheds- og Omsorgsudvalget	Udvalgsbeslutning: Der følges op i forbindelse med kvartalsprognoserne. Relevante driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budgetaftale 2013 integreres desuden i den årlige status til udvalget på sundhedspolitikken "Længe Leve København" og reformprogrammet "Aktiv & Tryg - Hele Livet".
Kultur- og Fritidsudvalget	Opfølgning vedlægges kvartalsprognoser.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Næste status vil blive forelagt Økonomiudvalget den 4.06.2013.

Claus Juhl /Bjarne Winge

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 19. marts 2013

Indstillingen blev taget til efterretning.