Vedligeholdelsesplan 2015 og Grundbudgettet til vedligeholdelse 2015

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Vedligeholdelsesplan 2015 (bilag 1) med overordnede retningslinjer for prioritering af udvendige vedligeholdelsesopgaver i 2015 godkendes,

2. at oversigt over konkrete, prioriterede vedligeholdelsesopgaver på Grundbudgettet til vedligeholdelse 2015 (bilag 2) tages til efterretning.

Problemstilling

Økonomisk ramme og snitflader

Grundbudgettet til vedligeholdelse er den økonomiske ramme, der er afsat til udvendig vedligeholdelse af alle de ejendomme, hvor Københavns Ejendomme (KEjd) har den udvendige vedligeholdelsespligt.

Indenfor denne økonomiske ramme løses forskellige typer af opgaver, som primært prioriterer

1)      Akut vedligeholdelse som sikrer, at ejendommene fungerer, og

2)      Opgaver, som udbedrer og følger op på sikkerheds- og myndighedskrav til bygningerne.

For en udførlig gennemgang og beskrivelse af opgavetyper henvises til bilag 1, Vedligeholdelsesplan 2015. Af bilag 1 fremgår desuden snitflader for vedligeholdelsesansvaret mellem KEjd som udlejer og de pågældende lejere i ejendommene. Bilag 1 beskriver desuden de retningslinjer, hvorefter KEjd foreslår at prioritere det kommende års vedligeholdelsesbudget.

For en oversigt over konkrete, prioriterede opgaver til opfølgning på sikkerheds- og myndighedskrav henvises til bilag 2.

Oversigten over bevillingens sammensætning samt konkret fordeling heraf ses nedenfor i tabel 1 og 2.

Vedligeholdelsesefterslæb og prioritering

Der arbejdes målrettet på at nedbringe det udvendige vedligeholdelsesefterslæb på kommunens ejendomme. Senest er der med budget 2015 afsat 430 mio. kr. til helhedsrenovering af fem skoler og 30 mio. kr. til genopretning i Kødbyen. Det betyder at investeringsbehovet i 2025-planen er reduceret fra ca. 7,6 mia. kr. til ca. 7,2 mia. kr. og at efterslæbet på den udvendige vedligeholdelse af kommunens bygninger nedbringes med 203,2 mio. kr. Når det udvendige vedligeholdelsesefterslæb ikke nedbringes 1:1 med det beløb, der anvendes til helhedsrenovering, skyldes det, at der i helhedsrenoveringssagerne også udføres indvendigt vedligehold, modernisering og klimatilpasning, mv. Det udvendige vedligeholdelsesefterslæb på kommunens ejendomme er derfor fortsat stort og udgør p.t. 2,48 mia. kr. Derfor er det positivt for udviklingen i vedligeholdelsesefterslæbet, at det i budget 2015 er besluttet, at ekstraordinære salg af aktiver kan finansiere yderligere renovering af kommunens ejendomme i perioden i 2015-2018.

Efterslæbet og ejendommenes dårlige stand genererer løbende nye og ofte akutte vedligeholdelsesbehov. De afsatte midler i Grundbudgettet til vedligeholdelse gør det ikke muligt for KEjd at imødekomme alle ønsker fra lejerne/forvaltningerne. KEjd gennemfører desuden et stort antal bygningssyn, og en række af de opgaver, som identificeres heri, kan ikke udføres på grund af manglende finansiering.

Samtidig kan udsættelse af en opgave medføre, at opgavens omfang bliver større og skaderne forværres. Derved kan et behov for oprettelse af skaden få karakter af et sikkerheds- og myndighedskrav, som ofte gør opgaven dyrere samt kan medføre større sikkerhedsrisici for bygningens brugere.

Siden 2010 har der ikke været udført såkaldt planlagt vedligeholdelse for grundbudgetmidler, men udelukkende opgaver af akut karakter og som følge af sikkerheds- og myndighedskrav. Planlagt vedligeholdelse vil sige, at man planlægger vedligeholdelse af bygningen efter en fast frekvens, f.eks. maling af vinduer hvert 7. år eller andre ”faste rutiner”. Der skal p.t. løses opgaver som følge af sikkerheds- og myndighedskrav til en estimeret værdi af 137 mio. kr., før der igen kan udføres planlagt vedligeholdelse af KEjds ejendomme. Den manglende planlagte vedligeholdelse forringer bygningernes værdi, og påvirker vedligeholdelsesefterslæbet i negativ retning.

Løsning

Den økonomiske ramme til udvendig vedligeholdelse af kommunens ejendomme i 2015 er med diverse korrektioner på i alt 232,2 mio. kr.

Det fremgår af tabel 1, at det samlede Grundbudget til vedligeholdelse i 2015 er reduceret med 20,5 mio. kr. bl.a. på grund af afdrag på lån til kommunekassen, nødvendig udgift til fortsat vandrensning på gasværksgrunden på Østerbro og andet. Samtidig er der tilført budgettet 9,2 mio. kr. som følge af nettotilgangen af nye m2 til ejendomsporteføljen.

*Dette er inklusive ekstraopkrævning hos forvaltningerne grundet ændrede principper for selvrisiko for forsikring på 5,6 mio. kr., jf. Økonomiudvalgets beslutning den 4. marts 2014, dagsordenspunkt 2.

Grundbudgettet til vedligeholdelse 2015 anvendes som beskrevet i tabel 2.

Tabel 2: Fordeling af Grundbudgettet til vedligeholdelse 2015 (2015 p/l)

* Inklusive midler vedrørende ændret selvrisiko for forsikring på 5,6 mio. kr., jf. Økonomiudvalgets beslutning den 4. marts 2014, dagsordenspunkt 2.

**Servicekontrakter omfatter eksempelvis levering af service på brandanlæg, elevatorer, ventilationsanlæg, grundvandspumper m.m.

De konkrete vedligeholdelsesopgaver, der løses for midler i Grundbudgettet til vedligeholdelse 2015, tager afsæt i de overordnede retningslinjer for prioritering af vedligeholdelsesopgaver, som er beskrevet i bilag 1. Det fremgår af tabel 2, at størstedelen af budgettet anvendes til akut vedligeholdelse (bygningerne skal fungere) og vedligeholdelsesopgaver, der følger af sikkerheds- og myndighedskrav. En oversigt over prioriterede vedligeholdelsesopgaver i 2015, som følger af sikkerheds- og myndighedskrav, findes i bilag 2.

Indholdet i bilag 2 har været i høring i alle forvaltninger og er justeret som konsekvens af tilbagemeldingerne fra høringsprocessen og Budgetaftalen 2015.

KEjd tager det forbehold, at opgaverne i bilag 2 kan indgå som en del af en eventuel omprioritering som følge af eksempelvis nye eller ændrede myndighedskrav eller akut opståede opgaver.

På grund af skybruddet i august 2014 er der pr. 6. oktober indmeldt 268 bygningsskader. Omkostningerne forbundet med disse omfatter både kommunens selvrisiko og sager, hvor der ikke er eller forventes forsikringsdækning. Det må formodes, at disse ekstraomkostninger skal finansieres af Grundbudgettet til vedligeholdelse og det estimeres p.t., at disse udgifter vil udgøre i omegnen af 3,5 mio. kr. i 2015.

Derudover anvendes der i 2015 4 mio. kr. til optimering af løsninger i forbindelse med genopretningsprojekter efter skybruddet. Ved at opgradere skadeudbedringer vil omfanget af følgeskader ved evt. kommende skybrud mindskes. Eksempelvis ved fjernelse af organiske materialer, således at trægulve udskiftes med klinkegulve, elinstallationer løftes højere op, så de fremover friholdes fra evt. opstigende vand, og vægge af gips udskiftes med vægge af hårdt materiale som eksempelvis gasbeton.

Hvis der fremadrettet skal udarbejdes løsninger, der forebygger skybrudsskader, vil det kræve en helhedsorienteret tilgang til sikring af ejendomme, som er særlig udsat i forbindelse med skybrud.

HØRING
Både bilag 1 og 2 har været i høring hos forvaltningerne. KEjd har noteret sig forvaltningernes be­mærk­ninger, herunder de særlige vedligeholdelses­ønsker, som er fremhævet for specifikke ejendomme. Som nævnt ovenfor, har bemærkningerne samt Budgetaftalen 2015 gi­vet anledning til justeringer i Vedligeholdelsesplan 2015 (bilag 1) og prioriteringslisten (bilag 2) i forhold til det fremsendte høringsmateriale til forvaltningerne.

Økonomi

Indstillingen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Grundbudgettet til vedligeholdelse er pla­ceret på Økonomiforvaltningens budget for 2015, KEjds bevilling til Grundbudgettet for vedligehold, service.

Videre proces