Cirkulære for budgetopfølgning 2015

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Cirkulære for budgetopfølgning 2015 godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen reviderer årligt regler og retningslinjer for budgetopfølgningen i Københavns Kommune, der fastsættes i Cirkulære for budgetopfølgning. Økonomiudvalget forelægges derfor årligt det reviderede cirkulære til godkendelse.

Cirkulærets formål er:

• At fastlægge principperne for budgetopfølgningen i 2015 samt indholdet af de enkelte budgetopfølgninger, således at budgetopfølgningerne foregår på et ensartet grundlag.

• At sikre en budgetopfølgningsproces, der gør det muligt at reagere hurtigt på eventuelle risikoområder og iværksætte korrigerende handlinger.

Cirkulæret udarbejdes indenfor rammerne af såvel statslige regler, retningslinjer og aftaler, som interne retningslinjer. Således skal cirkulæret medvirke til at sikre, at Københavns Kommune bidrager til overholdelse af den årlige aftale om kommunernes økonomi, budget- og regnskabssystemet regler og afleveringsfrister for kommuner samt kasse- og regnskabsregulativet og diverse målsætninger fastsat med sagerne om ”Styr på Økonomi”.

Løsning

Cirkulære for budgetopfølgning 2015 indeholder krav og retningslinjer samt tidsplaner for den overordnede budgetopfølgning i Københavns Kommune. Det vil sige de tre årlige regnskabsprognoser, kvartalsregnskaber og halvårsregnskabet, bevillingsmæssige ændringer, månedlig opfølgning på problemområder, opfølgning på budget og hensigtserklæringer og anlægsoversigter mv.

Cirkulæret skal sikre en sammenhængende budgetopfølgning, hvor ensartede regler på tværs af alle syv forvaltninger sikrer en standardiseret, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning i hele kommunen.

Med cirkulæret for 2015 er der foretaget følgende væsentlige ændringer sammenholdt med 2014:

• Bevillingsreglerne er ændret, således at det fastsættes, at forvaltningerne bør tilpasse budgettet, såfremt der i forbindelse med budgetopfølgningen konstateres væsentlige mindreforbrug.

• Key Performance Indicators (KPI), der tidligere har været forelagt Økonomiudvalget kvartalsvist via aflæggerbordet, udgår fra og med budgetopfølgningen for 2015. KPI'en bortfalder, da de væsentlige oplysninger om overholdelsen af budgetterne samtidigt forelægges Økonomiudvalget i sagerne om det forventede regnskab mv. Andre oplysninger fremgår ligeledes af periodiske rapporteringer/beslutninger til Økonomiudvalget, som f.eks. statusrapporterne på sygefravær.

Med cirkulæret for 2015 gælder desuden, at opfølgningen i regnskabsprognoserne på hovedaktiviteter videreføres fra 2014, ligesom muligheden for at foretage administrative omplaceringer af budget videreføres. Fagudvalgene vil i forbindelse med behandling af sagerne om bevillingsmæssige ændringer blive orienteret om, hvilke overordnende administrative omplaceringer inden for udvalgets bevillinger, der er gennemført siden sidste sag.

Cirkulæret har været i høring hos forvaltningerne, Intern Revision og Økonomikredsen. Bemærkningerne er indarbejdet i videst muligt omfang, og der er udsendt skriftlig tilbagemelding på høringsrunden.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Cirkulæret udsendes til forvaltningerne og publiceres på Økonomiportalen efter Økonomiudvalgets godkendelse. Herefter er forvaltningerne ansvarlige for implementeringen af cirkulæret i forvaltningernes respektive organisatoriske enheder, således at krav og retningslinier til budgetopfølgning er kendt på de relevante niveauer i kommunen.