Justering af proceduren ved besættelse af stillinger som administrerende direktør i Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den opdaterede procedure for besættelse af stillinger som administrerende direktør i Københavns Kommune (jf. bilag 1) godkendes.

Problemstilling

Økonomiudvalget besluttede i sit møde den 1. april 2003, dagsordenspunkt 1, proceduren til anvendelse ved besættelse af stillinger som administrerende direktør.  Denne procedure har været anvendt i en række sager siden 2003, og et par mindre justeringer har på baggrund af de opnåede erfaringer vist sig hensigtsmæssige. 

Følgende ændringer foreslås derfor indført i den eksisterende procedure: 

• I stedet for, at det som nu er ansættelsesudvalget, der har kompetencen til at vælge konsulentfirma til at bistå i processen og godkende stillingsopslaget, foreslås det, at ressortborgmesteren bemyndiges til dette. Det bemærkes, at det har været fast praksis i de seneste sager, at ansættelsesudvalget har bemyndiget ressortborgmesteren til dette.
• Der indlægges efter behov et opstartsmøde mellem ansættelsesudvalget og det valgte konsulentfirmaet med henblik på drøftelse af processen i forbindelse med udarbejdelse af stillingsopslag.
• Der indlægges et møde mellem ansættelsesudvalget og konsulentfirmaet umiddelbart efter offentliggørelse af stillingsopslaget, hvor den nærmere rekrutteringsproces kan drøftes.
• For at sikre fortrolighed i forhold til potentielle ansøgere indføres skærpede regler til sagsgangen.

Løsning

Grundlaget for proceduren ved besættelse af stillinger som administrerende direktør.
Det følger af tjenestemandsregulativets § 45, jf. Københavns Kommunes Tjenestemandsvedtægts § 3, at medlemmer af enhedsforvaltningernes direktioner vælges af Borgerrepræsentationen efter indstilling af Økonomiudvalget. Hvis Borgerrepræsentationen ikke ønsker at vælge den, der er indstillet af Økonomiudvalget, gør Økonomiudvalget indstilling om valg af en anden. Dette gentages om fornødent, indtil valg har fundet sted. Samtidig skal Borgerrepræsentationen gøres bekendt med alle ansøgninger om den pågældende tjenestemandsstilling. Tilsvarende gælder for overenskomstansatte. 

Reglerne om varetagelse af medarbejderinteresser i forbindelse med ansættelser/forfremmelser er fastsat i ”Rammebestemmelser om medarbejdernes medvirken ved ansættelse/forfremmelse i Københavns Kommune”. Efter rammebestemmelserne sker medarbejderrepræsentanternes medvirken – efter en procedure fastlagt af samarbejdsudvalget – i et hensigtsmæssigt samarbejde med ledelsen, normalt i et ansættelsesudvalg. Disse regler tager ikke sigte på besættelse af stillinger som administrerende direktør.
 

Uddybning af forslag til justeringer af den eksisterende procedure:
Fra en stilling som administrerende direktør bliver ledig, til den valgte kandidat tiltræder stillingen, går der typisk tre måneder. Således tager selve rekrutteringsprocessen typisk to måneder (udarbejdelse af stillingsopslag, ansøgningsfrist, afholdelse af samtaler mv.) og typisk vil der gå yderligere en måned, inden den valgte kandidat kan tiltræde.

Med henblik på at optimere processen foreslås en række justeringer af den gældende procedure.

Således har det vist sig hensigtsmæssigt, at den pågældende ressortborgmester (og ikke som i den nuværende procedure ansættelsesudvalget) af tidsmæssige årsager bemyndiges til at vælge konsulentfirma til at bistå i processen og godkende stillingsopslaget. Der indlægges efter behov et opstartsmøde mellem ansættelsesudvalget og det valgte konsulentfirma med henblik på at drøfte, hvorledes stillingsopslaget skal udformes, og hvem der skal medvirke i forbindelse med udarbejdelse af stillingsopslaget. Herved kan det sikres, at alle relevante personer bliver inddraget tidligt i processen.

Der indlægges herudover et møde mellem ansættelsesudvalget og konsulentfirmaet umiddelbart efter offentliggørelse af stillingsopslaget med henblik på at afstemme forventninger og fastlægge den nærmere rekrutteringsproces. Det overvejes i den forbindelse, om der er behov for særlige tiltag for at rette opmærksomheden mod den ledige stilling. 

For at sikre fortrolighed i forhold til ansøgerfeltet, foretages der i forhold til det gældende en yderligere begrænsning i antallet af personer med adgang til E-rekrutteringssystemet, således at det fremover alene bliver konsulentfirmaet og en person fra Økonomiforvaltningen, og alt materiale til ansættelsesudvalget og høringsgruppen udleveres i papirform fra konsulentfirmaet og indsamles efter møderne. 

I forbindelse med Borgerrepræsentationens Sekretariats (BR-sek.) publicering af dagsordenmateriale til mødet i Økonomiudvalget vil Borgerrepræsentationens medlemmer, Økonomiforvaltningens direktion, de øvrige administrerende direktører og udvalgte personer i BR-sek. i henhold til praksis, få adgang til indstillingen. Denne kreds vil således have adgang til materialet, før sagen behandles i Økonomiudvalget. 

Proceduren med de ovenfor beskrevne justeringer er vedlagt som bilag 1.

Forslaget til justering af proceduren har været forelagt CSO (Det Centrale Samarbejdsorgan), der ikke havde bemærkninger.

Økonomi

Udgiften ved ansættelse af en administrerende direktør afholdes inden for det enkelte udvalgs budgetramme.

Bjarne Winge                                /Lise Rasmussen