Status på frisættelsesforsøg og øvrigt tillidsarbejde

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at status på frisættelsesforsøget og øvrige initiativer i tillidsarbejdet tages til efterretning,
2. at forlængelse af frisættelsesforsøget med et halvt år godkendes, så frisættelsesforsøget afsluttes sidste halvår 2016,
3. at det tages til efterretning, at Økonomiudvalget får fremlagt fornyet status på frisættelsesforsøget ultimo 2015.

Problemstilling

Økonomiudvalget (ØU) besluttede i august 2013, at Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), Børne- og Ungeforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Socialforvaltningen (SOF) skal arbejde med frisættelsesforsøg i minimum 3 institutioner hver (jf. Økonomiudvalgets møde den 27. august 2013, dagsordenspunkt 6). Frisættelsesforsøgene skal undtage institutionerne fra en række regler og give rum til, at der udvikles nye måder at løse kerneopgaverne på, nye måder at dokumentere på og nye metoder at arbejde med mål på. Formålet er at frigive tid til kerneopgaven til gavn for borgerne. Med denne indstilling gives en status på frisættelsesforsøget, og der anmodes samtidig om forlængelse af frisættelsesforsøget.

Derudover gives status på en række øvrige initiativer, som er iværksat i regi af tillidsdagsordenen. 

Løsning

Status på frisættelsesforsøgene
Nedenfor gives kort status på de fire forvaltningers arbejde med frisættelse. Der henvises i øvrigt til bilag 1-4, som uddyber indholdet. Arbejdet med at frisætte institutioner fordeler sig p.t. i to spor. Et innovationsspor og et afbureaukratiseringsspor. SUF og SOF har foreløbigt primært lagt sig i et innovationsspor med fokus på nye måder at løse kerneopgaven og udvidelse af det faglige rum for medarbejderne. KFF og BUF har foreløbigt primært lagt sig i et afbureaukratiseringsspor med fokus på fritagelse fra krav og regler.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (bilag 1) 
I SUF deltager tre plejecentre fra lokalområde Vanløse/Brønshøj/Husum, Damsøgård, Bonderupgård og Egebo som friinstitutioner. Det primære fokus frem til nu er udfordring af de praksisnære rammer, som opleves som mest forstyrrende i hverdagen. Damsøgård udfordrer den i SUF udarbejdede model og arbejdsgang for ernæringsvurdering, herunder brug af skema til vurdering af ernæringstilstanden. Egebo og Bonderupgård udfordrer hver især den i SUF besluttede og i KOS2 (it systemet Københavns Kommunes Omsorgssystem) integrerede udformning af døgn-ugeplanen.

Socialforvaltningen (bilag 2)
SOF har fem fricenterforsøg: Center for Forebyggelse og Rådgivning, Center for Selvstændige Boformer, Center Nord Vest - FriNoVa, Rådgivningscenter København samt Den Sociale Hjemmepleje (Valby/Vesterbro). Fricenterforsøgene er ikke blevet udvalgt, men har selv søgt om at blive fricenterforsøg i den proces med tillidsarbejdet, der startede i SOF i april 2013. Derfor er de stærkt lokalt forankrede og meget forskellige både i forhold til målgrupper og formål. Et eksempel er to fricentre, som afsøger nye eller forbedrede dokumentationsformer. Det ene ved hjælp af velfærdsteknologiske løsninger, der kan dokumentere mere effektivt og inddragende og samtidig højne borgernes livskvalitet og selvstændighed. Det andet med særligt fokus på anonyme forposter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen (bilag 3)
I KFF deltager KraftWerket, Huset-KBH, Amager Kulturpunkt og Team Nord-Øst som friinstitutioner. Institutionerne har et grundlæggende ønske om at opnå fuld styring med egen institution. Friinstitutionerne har bl.a. ønsket frisættelse fra at slå vikariater på under 1 år op, fritagelse fra krav om elektronisk betaling til udenlandske aktører og frisættelse til at understøtte brugerstyret økonomi ved at udbetale aktivitets- og driftsmidler direkte til brugerne. Borgerrepræsentationen har godkendt frisættelse fra en stor del af ønskerne.

Børne- og Ungdomsforvaltningen (bilag 4)
I BUF deltager den selvejende institution Østerbrogården, Ø10-klyngen og VE3-klyngen som friinstitutioner. Østerbrogården ønsker at arbejde med fleksible overgange - eksempelvis i forhold til institutionsskift. Ø10-klyngen ønsker at arbejde med et særligt fokus på pejlemærkerne for pædagogisk kvalitet. VE3-klyngen ønsker at fokusere på nedbringelse af personalets sygefravær, der skal smitte positivt af på kerneydelsen.

Udskydelse af afslutningstidspunkt for frisættelsesforsøgene
KFF, BUF, SUF og SOF har hver især udvalgt de klynger og institutioner som deltager i forsøget og er påbegyndt på arbejdet. Der er generelt optimisme omkring frisættelsesforsøget og de forventede effekter, men der er også en erkendelse af, at processen tager længere tid end forventet. BUF og KFF udtrykker således ønske om, at afslutningstidspunktet for forsøget udskydes. Årsagen er, at processerne for overhovedet at skabe grundlaget for at arbejde frisat har været så tidskrævende, at de fleste institutioner kun lige er kommet i gang med at indsamle egentlige erfaringer. Forsøget er dermed forsinket ca. et halvt år i forhold til de oprindelige intentioner. Økonomiforvaltningen (ØKF) anbefaler på den baggrund, at frisættelsesforsøget forlænges med et halvt år til sidste halvår 2016, så der sikres bedre grundlag for meningsfuld evaluering og mulig udbredelse til andre institutioner.

Evaluering
Det er afgørende, at erfaringerne fra frisættelsesforsøgene evalueres og udbredes til resten af kommunen, hvor det giver værdi. Med budgetaftalen for 2015 fastslås det, at det er ’afgørende, at der tidligt i forløbet udarbejdes evalueringsplaner, som sikrer systematisk evaluering på resultater og effekter, som fx brugertilfredshed, sygefravær/medarbejdertrivsel og tid til kerneydelsen.’

SUF, SOF, KFF og BUF har ansvaret for at fremlægge hver deres evalueringsplan (bilag 1-4 indeholder foreløbige overvejelser om evalueringsplanerne). ØKF vurderer, at der på nogle områder er behov for i endnu højere grad at indtænke resultater og effekter i evalueringsplanerne. Forvaltningerne vil inden udgangen af første kvartal 2015 have færdige evalueringsplaner, som vil indgå i den næste status til ØU ultimo 2015. Her vil ligeledes indgå forvaltningernes foreløbige evaluering af forsøget.

Ved frisættelsesforsøgets afslutning i 2016 vil forvaltningerne forelægge deres fagudvalg endelige evalueringer med opsamling af oversætbare erfaringer. Herefter foretager ØKF en tværgående evaluering, som forelægges ØU og Borgerrepræsentationen ultimo 2016.

Status på øvrige initiativer i tillidsdagsarbejdet
Alle forvaltninger arbejder målrettet på at fjerne krav og regler, som er unødvendige og tager tid og fokus fra kerneopgaven. Det drejer sig dels om kommunens egne krav og regler, dels om eksterne krav og regler.

Kommunens egne krav og regler
Alle udvalg og Borgerrepræsentationen har i 2014 godkendt forenklinger af kommunens mere end 200 planer, politikker og strategier. Der er opnået en reduktion på over 50 %. Forenklingerne betyder bl.a., at de decentrale lederes handlerum udvides, og at der er mere tid til kerneopgaven.

Et eksempel på en forenkling er ØKF's arbejde med en digital personalehåndbog, som skal skabe personalepolitisk overblik og sammenhæng for lederne, som hidtil har manglet. Personalehåndbogen skal sikre, at de politiske beslutninger og målsætninger omsættes til konkrete handlingsanvisninger, som enkelt kan implementeres og få effekt på tværs af forvaltningerne centralt og decentralt.

I september 2013 vedtog Borgerrepræsentationen (Borgerrepræsentationens møde den 19. september 2013, dagsordenspunkt 6) at fjerne en række interne krav og regler, som forvaltningerne havde indmeldt. Ud af 28 indmeldte krav og regler blev ni afvist. De resterende 19 blev enten umiddelbart afskaffet eller henvist til senere håndtering. Den senere håndtering er primært sket i forbindelse med forenkling af planer, politikker og strategier, Koncernservices samling af administrative opgaver eller afprøves forsøgsvis i forbindelse med frisættelsesforsøget.

I Koncernservices arbejde med forretningsgange og implementering af nyt økonomisystem arbejdes der med at reducere antallet af ledelsesrapporteringer på økonomiområdet, samtidig med at kvaliteten og relevansen af de tilbageværende rapporteringer øges. Tilsvarende er der på sygefraværsområdet gennemført forbedringer af data og rapporter, så de i højere grad er aktuelle og relevante for centrale og decentrale lederne.

Eksterne krav og regler
Københavns Kommune har pr. september 2014 fået svar på 7 ud af 29 ansøgninger til udfordringsretten, som blev indsendt i 2013. 1 er blevet godkendt og 6 er blevet afvist.

Den godkendte ansøgning er SUF's ønske om fritagelse fra rapportering af utilsigtede hændelser i sundhedsvæsenet m.v. Årsagen til ønsket om fritagelse er, at rapporteringen ikke vurderes at give merværdi. De rapporteringer, som SUF beder om fritagelse for, udgør 62% af de samlede rapporteringer i perioden juni 2012 til juni 2013, og det vil derfor være en mærkbar forenkling for medarbejderne i driften. Ressourcerne kan i stedet anvendes på at identificere og implementere en bredere vifte af mulige interventioner til eliminering af fejlene i daglig praksis.

I forbindelse med frisættelsesforsøget arbejder ØKF sammen med de deltagende forvaltninger på at identificere eksterne krav, som skal søges udfordret. Et eksempel er den tidskrævende opgave med at foretage kontanthævninger sammen med borgere i SOF's hjemmepleje. Her undersøges, om borgerne kan give medarbejdere fuldmagt til at hæve kontanter. Forvaltningerne er i dialog med bankerne om den smidigste model herfor.

Analyser af hvid tid, arbejdstid og arbejdstilrettelæggelse
Forvaltningerne gennemfører 'hvid tid' analyser af arbejdstiden og -tilrettelæggelsen for at sikre mest mulig tid til kerneydelsen. Analyserne gennemføres på eksempelvis jobcentre, biblioteker, hjemmepleje- og plejehjemsområdet, botilbud, brandvæsenet og tandplejen. Derudover er der iværksat tiltag i forhold til arbejdstidsaftaler og bedre udnyttelse af overenskomster for eksempelvis pædagoger, ansatte på sundheds- og ældreområdet og administrative medarbejdere. Implementeringen af det nye Vagtplan vil tillige udgøre et vigtigt værktøj til at sikre bedre arbejdstilrettelæggelse. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Forvaltningerne afholder eventuelle udgifter som følge af forlængelsen af frisættelsesforsøgene inden for egen ramme. 

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med tillidsdagsordenen for at sikre, at københavnerne og medarbejderne mærker, at der frigøres tid til kerneopgaven. Økonomiudvalget forelægges en fornyet status på tillidsarbejdet ultimo 2015, hvori indgår en foreløbig evaluering af frisættelsesforsøget i de fire forvaltninger.