Anskaffelse af IT-system til bosteder og institutioner

20. Anskaffelse af IT-system til bosteder og institutioner (2009-48266) Anskaffelse af IT-system til behandling af borgeroplysninger, handleplaner, magtanvendelser, medicinering, mm. til forvaltningens bosteder og institutioner. INDSTILLING OG Beslutning Socialudvalget godkender, at der anskaffes et IT-system til institutionerne og bostederne under Drifts og udviklingskontorerne for: Børn og familier, Handicap og psykiatri og Udsatte grupper, misbrug og bolig. at IT-systemet, forbeholdt Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets godkendelse, sendes i udbud. Socialudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen godkender, lånefinansiering af anskaffelse af et IT-system til Socialforvaltningens bosteder og institutioner på i alt 13,75 mill. kr. Midlerne overføres fra Økonomiudvalgets bevilling Finansposter, Funktion 8.22.05.5 (kassen) til Socialudvalgets bevilling Tværgående opgaver og administration, Funktion 6.45.51.3 (Anlæg). Lånet på 13,75 mio. kr. tilbagebetales i perioden 2010-2015. Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at sagen oversendes til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring: ?Økonomiudvalget præciserer, at det interne lån tilbagebetales over 6 år og at det samlede årlige afdrag udgør på 2.638.000 kr. Økonomiudvalget gør opmærksom på, at Socialforvaltningen i vedlagte bilag præciserer en række forhold vedrørende projektets økonomi, som ikke fremgår af sagen. Der henvises til bilag 1. Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Socialudvalgets budgetramme?. Problemstilling Der er behov for digitalisering af arbejdsgange for alle medarbejdere på institutioner og bosteder i forvaltningen for at skabe et kvalitetsløft for og transparens i sagsbehandling, underbygge vidensdeling, faglig udvikling, og derved sikre bedst mulig kvalitet og tid til borgerne. Området er præget af manuelle arbejdsgange og de steder, hvor der er IT-løsninger er det enkeltstående systemer som ikke er skræddersyet til forvaltningens behov. Det har derfor, specielt ved hastesager, vedr. bosteder og institutioner, vist sig meget ressourcekrævende, at indhente nødvendig viden til at skabe overblik over f.eks. magtanvendelser og medicinering og at løse problemer med de nuværende meget forskellige og manuelle arbejdsgange. Det indstilles derfor, at der investeres i et IT-system til håndtering af området. Løsning Socialforvaltningen har behov for, at der også på bosteds / institutionsområdet, sker en digitalisering, der gør det muligt at samle viden om den enkelte borger, at følge borgerens udvikling, at samarbejde målrettet og systematisk om borgerens målsætninger og handleplaner, og dokumentere sammenhængen mellem indsats og effekt. Et fælles system skal også sikre effektivisering af arbejdsgange og IT-understøttelse af effekter og af de nyligt besluttede standarder for pædagogiske handleplaner og for indberetning af magtanvendelse og medicinering. Drifts og Udviklingskontorerne forventer, at et fælles IT-system til erstatning af de manuelle arbejdsgange og enkeltstående systemer vil have yderligere fordele, ud over de ovennævnte, idet et fælles system vil sikre: Større kontinuitet og kvalitet i indsatserne når samtlige medarbejdere kan tilgå en borgers sag, f.eks. i tilfælde af sygdom, og ved, at der er adgang til, at se en borgers tidligere handleplaner, forløb, mv. fra andre bosteder og behandlinger. Bedre sammenhæng mellem de sociale og pædagogiske handleplaner. Bedre muligheder for at kunne trække data vedr. f.eks. belægningspct, opholdsplaner, handleplaner, iværksatte behandlinger, planlagte udskrivninger, opholdstider, misbrug, viderevisiteringer, magtanvendelser, medicinforbrug, etc. Øget sikkerhed for dokumentation i forhold til overholdelse af lovkrav og hurtig mulighed for svar på forespørgsler på grund af ensartede arbejdsgange og oplysninger. Medarbejdersiden i HSU har tilkendegivet, at de er bekymret for finansieringsmodellen. Hvis projektet bliver sat i gang, vil ledelsen komme med en redegørelse til HSU. Økonomi IT-systemet til de 140 institutioner forventes, at koste 13,75 mill. kr. i projektomkostninger, hvoraf centralforvaltningen dækker 10%. Midlerne foreslås finansieret vha. lånefinansiering fra Økonomiforvaltningen. Udgifterne for institutionerne svarer til 0,7% af det samlede institutionsbudget og dækkes af de forventede effektiviseringsgevinster, således at systemet er fuldt selvfinansieret. De årlige udgifter dækkes af institutioner og bosteder fordelt efter årsværk. En gennemsnitsinstitution på ca. 30 ansatte får udgifter på ca. 89t.kr. om året til systemet (hvoraf ca. 70t.kr. er drift og 19t.kr. er initieringsomkostninger) og der forventes effektiviseringsgevinster svarende til ca. 91t.kr. svarende til en reduktion på ¼ årsværk. Dette kan medføre personalereduktion. 10% af projektomkostningerne dækkes af Mål og Ramme, Drifts og Udviklings-kontorerne, Social- handicap- og rådgivningscentrene, da de også får gavn af systemet. IT-systemet skal i udbud da anskaffelsesprisen overstiger grænseværdierne for udbud. Borgerrepræsentationen og økonomiudvalget anmodes om lånefinansiering på 13,75 mill. kr. på bevillingsområde Tværgående opgaver og administration Funktion 6.45.51.3 med tilbagebetaling i 2010-2015. Overflytning af midler vil ske i forbindelse med kommende sager om bevillingsændringer. Videre proces Tiltrædes indstillingen igangsættes udbud på systemet. IT-systemet forventes færdigimplementeret medio 2011. Lånefinansieringen skal godkendes af Borgerrepræsentationen og økonomiudvalget. Anette Laigaard Sven Bjerre Oversigt over politisk behandling Anskaffelser af IT-system til bosteder og institutioner Anskaffelse af IT-system til behandling af borgeroplysninger, handleplaner, magtanvendelser, medicinering, mm. til forvaltningens bosteder og institutioner. INDSTILLING OG Beslutning Fejl! Ukendt betegnelse for dokumentegenskab. indstiller, At socialudvalget godkender, at der anskaffes et IT-system til institutionerne og bostederne under Drifts og udviklingskontorerne for: Børn og familier, Handicap og psykiatri og Udsatte grupper, misbrug og bolig. At IT-systemet, forbeholdt Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets godkendelse, sendes i udbud. Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen godkender, lånefinansiering af anskaffelse af et IT-system til Socialforvaltningens bosteder og institutioner på i alt 13,75 mill. kr. Midlerne overføres fra Økonomiudvalgets bevilling Finansposter, Funktion 8.22.05.5 (kassen) til Socialudvalgets bevilling Tværgående opgaver og administration, Funktion 6.45.51.3 (Anlæg). Lånet på 13,75 mio. kr. tilbagebetales i perioden 2010-2015. Socialforvaltningens beslutning i mødet den 17. juni 2009 Indstillingen blev godkendt. Kontorchef Kit Roesen overværede punktets behandling. bilag 1. It-system til bosteder og institutioner - låne- og økonomidetaljer