Opfølgning på analysearbejdet som følge af Strukturudvalgets rapport

1. at Økonomiudvalget godkender afrapportering på analysearbejdet vedrørende ”Styrket decentral forvaltningsorganisering”, 
2. at Økonomiudvalget godkender afrapportering på analysearbejdet vedrørende ”Placering af kommunens tværgående enheder”.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 

   3.   at Borgerrepræsentationen tager status vedrørende ”Forberedelserne til modtagelse af ny samling 2014-2017” til efterretning,
   4.   at Borgerrepræsentationen tager afrapportering vedrørende ”Håndtering af snitfladeudfordringer på velfærdsområderne” til efterretning.

Borgerrepræsentationen (BR) besluttede den 13. december 2012, at der som opfølgning på Strukturudvalgets rapport skulle arbejdes videre med fire spor:

1. Styrket decentral forvaltningsorganisering.
2. Placering af kommunens tværgående enheder.
3. Forberedelserne til modtagelse af samlingen 2014-2017.
4. Snitfladeudfordringer på velfærdsområderne.

Økonomiudvalget (ØU) besluttede den 30. januar 2013, at arbejdet med spor 1 og 2 forankres i ØU (jf. vedlagte rapporter og bilag for hvert spor samt en sammenfatning af begge rapporter). Spor 3 behandles i gruppeformandskredsen (jf. vedlagte statusnotat), mens spor 4 er behandlet i de respektive fagudvalg (jf. vedlagte indstilling og bilag).

Det bemærkes, at ØU’s godkendelse af afrapporteringen ikke indebærer, at der træffes beslutning om implementering af anbefalingerme i rapporterne, men at afrapporteringen danner grundlag for det videre arbejde med anbefalinger og tiltag på administrativt niveau, herunder vurdering af, hvilke der forudsætter konkret politisk beslutning. Københavns Kommune er med sine syv forvaltninger primært organiseret ud fra faglighed frem for borgernes og virksomhedernes samlede behov. Det giver en række fordele ift. faglig specialisering, men skaber også en række udfordringer ift. borgere og virksomheder. Strukturudvalgets rapport viste, at organiseringen ikke i tilstrækkelig grad understøtter en sammenhængende, lokal og effektiv indsats fra kommunens side i mødet med borgere og virksomheder.

På den baggrund og med udgangspunkt i kommunens nuværende styreform og organisering har målet med analysearbejdet været at levere anbefalinger til, hvordan Københavns Kommune kan skabe en mere sammenhængende, lokal og effektiv kommune, der forenkler og styrker koordinering på tværs af forvaltninger og fagområder, øger nærheden for borgerne, skaber større lokal forankring og bidrager til effektiviseringer på det administrative område.

Organiseringen af arbejdet med spor 1 og 2 har været forankret i kredsen af adm. direktører, der har godkendt afrapporteringen. Det mere konkrete arbejde er foregået i et samarbejde mellem en tværgående arbejdsgruppe på chefniveau, de tværgående enheder og struktursekretariatet i Økonomiforvaltningen. Lokaludvalgene har desuden leveret input til arbejdet særligt vedr. borgeradgange, samlokalisering og borgerinddragelse.

Spor 1: Styrket decentral forvaltningsorganisering

Rapporten anbefaler, at den decentrale forvaltningsorganisering styrkes på tre områder.

Fælles principper for borgeradgangen og øget samlokalisering på tværs
Der anbefales en række fællesprincipper for borgernes adgang til kommunen, som skal bidrage til at forenkle borgeradgangen. Desuden anbefales det, at samlokalisering anvendes som strategisk værktøj til at forenkle borgeradgangen og understøtte en samlet planlægning af, hvilke tilbud og faciliteter, borgerindgange og lokaler kommunen skal have på tværs af forvaltninger. Det foreslås, at et tværgående projektråd får ansvar for at sikre helhedsperspektivet på borgeradgangen og brugen af kommunens samlede kvadratmeter. Rapporten viser syv samlokaliseringsforslag. Det anbefales, at der udarbejdes business cases på alle forslag, så de potentielt kan indgå i de årlige budgetforhandlinger.

Øget samarbejde med frivillige
Det anbefales, at der sker et øget samarbejde mellem kommunen og frivillige og foreninger. Det skal bl.a. skabe større kvalitet i den kommunale opgaveløsning til gavn for borgerne og muliggøre større fokus på kerneopgaven hos kommunen og på sigt skabe større effektivitet og produktivitet i opgaveløsningen. Konkret foreslås det, at:

• samarbejde med og inddragelse af frivillige indgår som et fast element i tillidsdagsordenen, da tillid til de decentrale ledere og til de frivillige er en forudsætning for et vellykket samarbejde.
• der udarbejdes et katalog med konkrete forslag til at fjerne eller reducere barrierer for samarbejde med frivillige.
• de gode eksempler på samarbejde mellem kommunen og frivillige udbredes og forankres yderligere blandt kommunens ledere og medarbejdere.

Forenkling af planer, politikker og strategier
Det anbefales, at der igangsættes et arbejde med at forenkle og reducere kommunens mere end 200 planer, politikker og strategier. Arbejdet skal styrke overblik og handlerum hos såvel de decentrale ledere som politikerne samt styrke sammenhængen mellem den politiske ledelse og de decentrale indsatser. Desuden vises potentialet for at arbejde med forenkling med tre eksempler inden for hhv. et tværgående politikområde (kommunens tryghedsskabende indsats), et geografisk område (planområdet) og et komplekst fagområde (teknik- og miljøområdet). Det politiske forenklingsarbejde foreslås igangsat med drøftelser på ØU’s første budgetseminar i 2014 samt efterfølgende drøftelser i fagudvalg og temadrøftelser i BR. Det administrative forenklingsarbejde forankres i kredsen af administrerende direktører.

Spor 2: Placering af kommunens tværgående enheder

Analysen af de tværgående enheder har fokuseret på, hvordan målene om kvalitet, faglighed og effektivitet kan understøttes yderligere ved at se på bl.a. snitfladerne mellem enhederne og forvaltningerne og enhedernes udvalgsplacering.

Rapporten viser, at der er store forskelle på enhedernes juridiske rammer, modenhed og mulige visioner. I forlængelse heraf vurderes der ikke alternative udvalgsplaceringer for Koncernservice (pga. juridiske rammer) og Københavns Erhvervsservice (pga. nylig etablering), mens der for Københavns Ejendomme og Københavns Borgerservice vurderes hhv. én og to alternative udvalgsplaceringer.

Københavns Ejendomme (KEjd)
Den demografiske udvikling øger behovet for, at Københavns Kommune effektivt kan bygge nyt og udnytte kommunens eksisterende kvadratmetre. Analysen viser, at KEjd agerer professionelt som ejendomsenhed, men at der er potentiale for forbedringer inden for tre af KEjds vigtigste områder: ejendomsoverblik, anlæg og byggeri samt ejendomsdrift. For at imødekomme udfordringerne er der identificeret én samlet vision for KEjd bestående af tre udviklingstrin:

1)      Det første udviklingstrin sætter fokus på forbedringer i KEjds basisdrift i form af overblik over ejendomsporteføljen og bedre dataunderstøttelse, så KEjd kan understøtte en bedre arealanvendelse.

2)      Inden for det andet udviklingstrin anbefales det at forbedre anlægseksekveringen yderligere ved at ændre på snitfladerne på anlægsområdet, så KEjds bygge-faglige kompetencer bliver inddraget, når ideen til et anlægsprojekt opstår. Det medfører en mere reel bestiller-udfører-model med en mere klar ansvars- og opgavefordeling.

3)      Inden for det tredje udviklingstrin anbefales det, at ejendomsdriftsopgaver (Facility Management-opgaver) på sigt samles med henblik på at skabe sammenhæng for slutbrugerne og forbedre de fysiske rammer for kommunens borgere, brugere og medarbejdere.

I forlængelse af statusanalysen og visionsretningen for KEjd vurderes Økonomiudvalget (ØU) at være det relevante alternativ til Kultur- og Fritidsudvalget (KFU). Med ØUs tværgående fokus og rolle i kommunens overordnede økonomiske planlægning vurderes ØU således at kunne understøtte udviklingstrinnene i visionsretningen for KEjd.

Københavns Borgerservice (KBS)
Analysen viser, at KBS’ løser sine nuværende kerneopgaver tilfredsstillende, men borgerserviceopgaven er under forandring, og det stiller krav til, at opgaveløsningen i KBS styrkes og videreudvikles. Analysen peger på to forskellige visioner for KBS.

• Den ene vision går på at skabe én digital indgang for borgerservice, som primært møder borgerne dér, hvor de befinder sig i hverdagen, fx på biblioteket. Her skal borgerne kunne få hjælp til digital selvhjælp. Det kan fx ske ved at etablere flere Borgerservice KVIK-indgange. Visionen skal styrke sammenhæng i borger-adgangen, udvide borgernes service på eksisterende indgange og markant øge borgernes fortrolighed med de digitale løsninger.  

• Den anden vision går på at løfte og effektivisere den almene borgerbetjening ved at koble den tættere til beskæftigelsesområdet. Det indebærer fx at skabe sammenhæng i service- og kanalstrategien og udviklingen af digitale løsninger. Visionen skal bl.a. bidrage til, at borgere, der får udbetalt ydelser fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), oplever en mere sammenhængende service, smartere digitale indgange, en mere gennemskuelig organisering og mere effektive arbejdsgange.

I forlængelse af de to visioner vurderes fordele og ulemper ved placering af KBS under hhv. KFU og Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU) som alternativ til den nuværende placering under ØU. En placering af KBS under KFU vil kunne understøtte et øget fokus på at skabe en mere sammenhængende service til den brede målgruppe af borgere. En placering af KBS under BIU vil kunne understøtte, at den brede borgerbetjening knyttes tættere til beskæftigelsesområdet.

Københavns Erhvervsservice (KES)
Analysen viser, at KES i sit første leveår har bidraget positivt til kommunens erhvervsservice, men at servicekulturen endnu ikke er blevet udbredt tilstrækkeligt i kommunens erhvervsrettede forvaltninger. Derudover er den samlede erhvervsindsats i kommunen hæmmet af uklar ansvarsfordeling og manglende koordinering og prioritering på tværs af forvaltningerne og internt i Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF). Visionen indebærer, at:

• KES integreres yderligere i TMF for at skabe bedre rammer for udbredelsen af erhvervsperspektivet og servicekulturen i TMF, samtidig med at KES’ fokus på servicedimensionen og virksomhedskontakt øges. På den måde får KES mulighed for at udfolde sit fulde potentiale inden for TMF’s myndigheds-område. Organisatorisk forbliver KES et center i TMF.
• Der gøres parallelt hermed en række tiltag for at styrke samarbejde, koordinering og videndeling på erhvervsområdet på tværs af forvaltningerne.

Resultatet er, at virksomhederne får en tydeligere indgang til kommunen samt bedre erhvervsservice fra TMF og de øvrige erhvervsrettede forvaltninger.

Koncernservice (KS)
Analysen viser, at hovedfokus for KS er at fortsætte konsolideringen af KS’ kerneydelser samt varetage den igangværende implementering af samlingen af administrative opgaver.

Spor 3: Forberedelserne til modtagelse af ny samling 2014-2017

Gruppeformandskredsen drøftede på sit møde den 31. maj 2013 et oplæg fra BR-sekretariatet om rammerne for den politiske betjening samt oversigt over opgaver relateret til modtagelse af den ny samling. BR-sekretariatet har taget udgangspunkt i arbejdet med modtagelsen af den nuværende samling samt Strukturudvalgets arbejde i 2012. Se bilag 3.1.

Spor 4: Håndtering af snitfladeudfordringer på velfærdsområderne

Der har i samarbejde mellem de relevante forvaltninger på velfærdsområdet været arbejdet med fire områder, hvor borgerne særligt oplever snitfladerne mellem forvaltningerne (jf. vedlagte indstillinger og bilag, der har været forelagt fagudvalgene):

Børn og unge med særlige behov (Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Socialforvaltningen (SOF)):
Indsatsen for børn og unge med særlige behov er delt mellem BUF og SOF. I forlængelse af det eksisterende program for bedre samarbejde vil det videre arbejde ift. børn og unge med særlige behov koncentreres om ydelsesområder, hvor der ikke hidtil er arbejdet systematisk og gennemgribende med at løse snitfladeudfordringerne. Samtidig arbejdes der videre med at konsolidere og justere det fungerende samarbejde, fælles løsninger og indsatser på de øvrige fælles ydelsesområder.

Ledige med særlige problemstillinger (SOF og BIF):
Det er en udfordring at skabe et helhedsorienteret forløb for borgere med en koordineret jobplan og en socialhandleplan. Borgerne har svært ved at navigere rundt i de to forvaltninger og skelne mellem sociale og beskæftigelsesfaglige indsatser. En ny samarbejdsmodel for de mest udsatte fællesborgere skal understøtte, at borgeren oplever at blive mødt med et tværfagligt fokus og får koordineret deres sag. Endelig skal der prioriteres en tidlig og koordineret indsats for de unge under 30 år.

Overgangen fra barn til voksen (18 år) (BUF, BIF og SOF):
For en mindre gruppe af unge (ca. 600) er overgangen fra barn til voksen kompliceret. Der er risiko for, at disse unge ikke gennemfører en ungdomsuddannelse, ikke finder fodfæste på arbejdsmarkedet eller forbliver i uløste sociale og personlige problemstillinger. For at sikre en bedre overgang til voksenlivet ønsker BIF, BUF og SOF at udrulle en bydækkende model for udsatte børn og unge, der har en foranstaltning, op til det fyldte 18 år i henhold til serviceloven, der systematisk styrker og optimerer samarbejdet. Samtidig skal der for unge uden foranstaltninger udvikles samarbejds-modeller med inddragelse af de relevante parter. Herudover foreslås fælles dataudveksling og ledelsesinformation på området.

Overgangen ved 65 års alderen (Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og SOF):
Borgere skal have den hjemmepleje, der modsvarer deres behov, ligegyldig hvilken forvaltning der leverer den. Dette sikres ved, at SOF og SUF udarbejder fælles kvalitetsstandarder og visitationskriterier for servicen, laver fælles udbudsrunder ift. private leverandører, samt indfører en ny visitationsaftale, der sikrer, at pengene følger borgeren. Herudover bliver der udarbejdet en model med fælles udskrivningskoordinatorer, og der bliver set på mulighederne for samlokalisering af udførerenheder.

Nogle af rapportens forslag vil ved implementering kunne indbringe effektiviseringer. De konkrete effektiviseringspotentialer kan beregnes efter behov. Der findes beregninger i Strukturudvalgets rapport, som evt. nye beregninger kan tage udgangspunkt i.

Afrapporteringen kan danne grundlag for det videre arbejde med anbefalinger og tiltag på administrativt niveau, herunder vurdering af, hvilke der forudsætter konkret politisk beslutning.

Afrapportering vedr. ” Forberedelserne til modtagelse af ny samling 2014-2017” og ”Håndtering af snitfladeudfordringer på velfærdsområderne” optages på BR-mødet den 22. august 2013.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 3: Opfølgning på analysearbejdet som følge af Strukturudvalgets rapport

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. juni 2013

Indstillingens 1. og 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 3. og 4. at-punkt blev anbefalet uden afstemning.

B, V, O og C afgav følgende protokolbemærkning:

”Det Radikale Venstre, Venstre, Dansk Folkeparti og Det Konservative Folkeparti noterer sig det grundige arbejde og ønsker fortsat at arbejde mod et mere demokratisk, gennemsigtigt og effektivt kommunestyre i København. Partierne ønsker at indhente de synergier, der er dokumenteret, herunder samlokalisering, samarbejde og backofficesamarbejde.

F afgav følgende protokolbemærkning:

”SF opfordrer forvaltningerne til at sætte fuld fart på initiativerne omkring samlokalisering og løsning af snitfladeproblemstillingerne. Vi ønsker, at lokaludvalgene og andre relevante aktører høres i samlokaliseringerne. SF ønsker, at der tages politisk stilling til de tværgående enheders placering i næste valgperiode.”