Servicekataloger for Koncernservice og Borgerservice 2013

Koncernservices Servicekatalog (tidligere pris- og ydelseskatalog) godkendes som tidligere år af Økonomiudvalget. Sammen med dette katalog forelægges Borgerservices Servicekatalog for telefoni for at begrænse forelæggelserne for Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at  Koncernservices Servicekatalog 2013 (bilag 1) godkendes.
2. at Borgerservices Servicekatalog for telefoni 2013 (bilag 3) godkendes.

Økonomiudvalget behandler Koncernservices Servicekatalog og Borgerservices Servicekatalog en gang om året.

Koncernservices Servicekatalog 2013

Med Koncernservices Servicekatalog 2013 samles alle services fra Koncern Service (KS) til forvaltningerne under ét. Kataloget omfatter både services, som KS har leveret i nogle år og services, der overgår til Koncernservice i 2013.

De nye services der overgår til Koncernservice i 2013
Med Samling af Administrative Opgaver i Københavns Kommune tilføres fra 1. juni 2013 en række opgaver på regnskabs-, løn- og personaleområdet samt Contract Management på udbuds- og kontraktområdet, der blev besluttet af BR den 20. juni 2012.

Arbejdet med at fastlægge servicebeskrivelser og opgavesnit har været behandlet af styregrupper. En række faglige arbejdsgrupper har endvidere forestået arbejdet med leverancer til katalogets servicebeskrivelser.

Katalogets nye fælles indledning er sammenskrevet fra tidligere forelagte kataloger og afstemte formuleringer med 7Dir om de nye opgaver, der overgår fra forvaltningerne fra 1. juni 2013. Indledningen tjener sammen med katalogets fire afsnit det formål at give forvaltningerne et bedre og samlet overblik over samtlige services fra Koncernservice.

Der er indgået en mere udførlig samarbejdsaftale for økonomi og personale i forbindelse med overgang af administrative opgaver på økonomi- og personaleområdet, der fremgår af bilag 2.

Servicekataloget indeholder fire afsnit med uddybende servicebeskrivelser indenfor:

• Personale
• Regnskab
• IT
• Udbud og kontrakter

Inden forelæggelsen for Økonomiudvalget er Koncernservices servicebeskrivelser behandlet i aftalte beslutningsfora:

1. Personaleservices, der er aftalt og tilføres som nye opgaver pr. 1. juni 2013 er godkendt i ansvarlige styregrupper og direktørkredsen (7Dir) den 16. maj 2013.
2. Regnskabsservices er behandlet i bestillerkredsene for økonomi, hvor alle forvaltninger er repræsenteret samt i Økonomikredsen. Nye opgaver på området, der overgår pr. 1. juni 2013, er godkendt i ansvarlige styregrupper og direktørkredsen (7Dir) den 16. maj 2013.
3. IT-services er behandlet i bestillerkredsene for it, hvor alle forvaltninger er repræsenteret og i Økonomikredsen. Disse er godkendt af ØU i 2012 og lagt ind i kataloget uden indholdsmæssige ændringer.
4. Den nye service Contract Management under punkt 10. Udbud og kontrakter, er behandlet i digitaliseringskredsen den 29. maj 2013.

Borgerservices Servicekatalog for telefoni 2013

Borgerservices Servicekatalog for telefoni er nyt og godkendt af de telefoniansvarlige i de 7 forvaltninger (Telefoniforum). Kataloget er endvidere forelagt Økonomikredsen i maj 2013.

Der er i forbindelse med implementering af Samling af Administrative Opgaver i Koncernservice i langt overvejende grad implementeret bevillingsfinansiering på økonomi- og personaleområdet. Således overgik langt de fleste af Koncernservices allerede eksisterende ydelser på økonomiområdet til bevillingsfinansiering allerede d. 1. januar 2013. Den overførte bevilling på i alt 39,7 mio. kr. i 2013 var baseret på den daværende forventning til forvaltningernes forbrug af ydelserne i 2012. Det er aftalt, at der skal korrigeres for det endelige regnskabsresultat.

Koncernservice har desuden fået overført bevilling fra forvaltningerne på 61,4 mio. kr. i 2013 til dækning af løn- og overheadudgifter for de nye medarbejdere, som overføres til Koncernservice i forbindelse med Samling af Administrative Opgaver. Den overførte bevilling skal ligeledes korrigeres, men for følgende forhold:

-          Endelige snitflader (jf. nærværende sag)

-          Reelle lønsummer

-          Tommeårsværk

-          Aftalte lønstigninger og reguleringer

Begge ovenstående korrektioner af den overførte bevilling vil ske i den førstkommende sag om bevillingsmæssige ændringer efter forudgående godkendelse fra Økonomikredsen.

Dagsordenspunkt 10: Servicekataloger for Koncernservice og Borgerservice 2013

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. juni 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.