Intern Revisions rapport om ledelsestilsyn i 2016

Der skal tages stilling til Intern Revisions revision af ledelsestilsynet i Københavns Kommune  for 2016, jf. bilag 1-8

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Problemstilling

På baggrund af revisionsbemærkningen fra 2015 besluttede Økonomiudvalget på deres møde den 12. april 2016, at revisionen i forbindelse med årsregnskabet skulle rapportere til udvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

Det blev på mødet den 12. april 2016 endvidere besluttet, at borgmestrene/forvaltningerne fortsat selv, på baggrund af dialog med revisionen, beslutter hvordan deres risikobaserede ledelsestilsyn tilrettelægges mest hensigtsmæssigt.

På baggrund af dette har Intern Revision udarbejdet en samlet rapport for hele kommunen, der sammenfatter revisionen af ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger (bilag 1), samt en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 2-8).

Revisionsmålet for undersøgelserne er at foretage en overordnet vurdering af kommunens design af styringsregler, som varetages af Økonomiforvaltningen, samt forvaltningernes implementering af ledelsestilsynets regler og retningslinjer.

For design af styringsreglerne er det Intern Revisions vurdering, at Økonomiforvaltningens arbejde med kommunens styringsregler forløber godt og planmæssigt. Governance på IT-området er efter revisionens opfattelse en væsentlig opgave, som bør prioriteres højt.

For implementeringen af ledelsestilsynet  er det Intern Revisions vurdering, at forvaltningerne har haft en positiv tilgang og er påbegyndt arbejdet med implementering af et nyt ledelsestilsyn, men at arbejdet med procesbeskrivelser, interne kontroller og ledelsesinformation vil være en flerårig proces. I forhold til de områder, der har været fokus på i 2016, har alle forvaltningerne fået igangsat de planlagte aktiviteter. Enkelte forvaltninger er ikke endnu helt i mål med arbejdet om delegation og selvevalueringen af risikoområderne, hvorfor de har fået en prioritet 2 markering (gul) i Intern Revisions rapport, som vist nedenfor.

Nedenstående tabel giver et samlet overblik over revisionen af ledelsestilsynet i Københavns Kommune.

Tabel 1 - Oversigt over revisionen af ledelsestilsynets fordelt på forvaltning og observation

	Design af styringsregler	Implementering af ledelsestilsyn
		Implementering af styringsregler	Selvevaluering af risikoområder i forvaltningen
Økonomi- forvaltningen	Gul	Grøn	Grøn
Kultur- og Fritids- forvaltningen		Gul	Gul
Børne- og Ungdoms- forvaltningen		Gul	Grøn
Sundheds- og Omsorgs- forvaltningen		Grøn	Grøn
Socialforvaltningen		Gul	Grøn
Teknik- og Miljø- forvaltningen		Grøn	Grøn
Beskæftigelses- og Integrations- forvaltningen		Grøn	Grøn

Følgende punkt vedrører Økonomiforvaltningen:

Design af styringsregler (Gul)

Det er Intern Revisions vurdering, at Økonomiforvaltningens arbejde med kommunens styringsregler forløber godt og planmæssigt. Der udestår herefter to væsentlige områder, som kan henføres til IT og persondataområder samt "Forretningscirkulære for Personale".

Det er Intern Revisions vurdering, at Økonomiforvaltningens arbejde med kommunens styringsregler forløber godt og planmæssigt.

Intern Revision anbefaler, at governance på IT-området fastlægges i en række styringsregler og retningslinjer samt entydig placering af beslutningsansvar, som skal være en integreret del af kommunens strategiske ledelsesarbejde, samt at forretningskritiske IT-beslutninger skal være forankret hos den øverste ledelse i kommunen. Den øverste ledelses styring og beslutninger bør understøttes af en tværgående compliance struktur, som følger op på de to hovedprocesser på IT-området: IT-livscyklus og beskyttelse/sikkerhed med hensyn til design.

Følgende punkter vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul)

Kultur- og Fritidsforvaltningen har endnu ikke foretaget en endelig afklaring af delegationsansvaret i forhold til de enkelte risikoområder, hvilket efter Intern Revisions vurdering er nødvendigt for at sikre, at der på alle risikoområder i forvaltningen er klarhed over rammer og grænser for delegationen.

Selvevaluering af risikoområder i forvaltningen (Gul)

Kultur- og Fritidsforvaltningen har kun i begrænset omfang udarbejdet lokale forretningsgange/vejledninger.

Forvaltningen har oplyst Intern Revision, at selvevalueringen er foretaget ved en central vurdering og prioritering af forvaltningens forretningsgange ud fra en risikobaseret tilgang. Der har i første omgang været fokus på økonomiske risici og områder med stor politisk bevågenhed.

Følgende punkt vedrører Børne- og Ungdomsforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul)

Intern Revision oplyser, at der nu foreligger et samlet overblik over alle risikoområder i Børne- og Ungdomsforvaltningen fordelt på støtte- og kerneprocesser. Forvaltningen har dog endnu ikke foretaget en endelig afklaring af delegationsansvaret i forhold til de enkelte risikoområder, hvilket efter revisionens vurdering er nødvendigt for at sikre, at der på alle risikoområder i forvaltningen er klarhed over rammer og grænser for delegationen.

Følgende punkt vedrører Socialforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul)

Socialforvaltningen har endnu ikke foretaget en udtrykkelig delegation, hvilket efter revisionens vurdering vil kunne medvirke til mere klarhed over rammer og grænser for delegationen, særligt på personsagsområdet.

Løsning

Intern Revision har indsamlet forvaltningernes tiltag og indarbejdet disse i både den samlede rapport (Bilag 1) og rapporterne for de enkelte forvaltninger (bilag 2 - 8). Nedenfor præsenteres en opsummering af de igangsatte tiltag for de observationer, der er markeret med gult, som er præsenteret ovenfor. De fulde handlingsplaner fremgår af de enkelte bilag.

Der er ingen krav om, at fagforvaltningerne skal forelægges rapporterne for deres udvalg, da de ikke indeholder prioritet 1 (rød) markeringer.

Økonomiforvaltningen:

Design af styringsregler (Gul)

Med hensyn til bedre governance på it-området, påbegyndes i første halvår 2017 en proces med forvaltningerne forankret i 7-DIR med henblik på at få forelagt Økonomiudvalget en indstilling om vedtagelse af ny IT-governancemodel for Københavns Kommune.

Arbejdet med forretningscirkulæret for personale- og lønområdet forløber planmæssigt og forventes afsluttet som planlagt i foråret 2017.

Der foreligger et udkast, og der blev 28. februar 2017 afholdt et arbejdsmøde mellem Koncernservice og Intern Revision. Forretningscirkulæret gennemskrives medio marts 2017 og forventes at blive forlagt Økonomiudvalget ultimo maj.

Kultur- og Fritidsforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul) og selvevaluering af risikoområder i forvaltningen (Gul)

Kultur- og Fritidsforvaltningen oplyser, at som følge af forberedelserne til Kvantum er en del af arbejdet med processer allerede startet op. Således er der igangsat både en fokuseret forretningsafdækning, for særligt kritiske processer i forvaltningen samt en forretningsafdækning af øvrige større processer.
Resultatet af dette arbejde forventes at kunne bidrage til efterfølgende at få beskrevet de fremtidige forretningsgange og ledelsestilsyn i den nye fælles kvalitetsstandard.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil derudover foretage en ”nedefra og op” afdækning af forvaltningens mulige risikoområder. Det vil ske gennem inddragelse af forvaltningens chefer, der vil blive bedt om at bidrage med selvevaluering. Dette kan medføre ændringer i prioriteringen af kortlægningsarbejdet i andet halvår af 2017.

KFF har indtil videre planlagt første halvår af 2017. I august 2017 vil resten af årets opgaver med forretningsgange blive detailplanlagt.  De første procesområder er ikke lige store og vil derfor ikke være lige tidskrævende at kortlægge og eventuelt tilpasse.

Børne- og Ungdomsforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul)

Børne- og Ungdomsforvaltningen vil i 2017 vil få endelig afdækket delegationsansvaret til mellemlederniveau for de enkelte processer således, at det er klart for den enkelte leder, hvilke processer lederen er ansvarlig for.

Når delegationsansvaret for de enkelte processer er afklaret, vil de ansvarlige mellemledere få oplysninger om de risici, der er blevet afdækket i forbindelse med de gennemførte interview.

I arbejdet med at afdække risici i de identificerede processer vil der blive arbejdet med indførelse af kvalitetsstandarder. Afdækningen af risici vil blive dokumenteret og anvendt i det fremtidige arbejde med at sikre betryggende administrative processer.

Socialforvaltningen:

Implementering af styringsregler (Gul)

Socialforvaltningen vil inden udgangen af 3. kvartal 2017 udarbejde et skriftligt grundlag for delegation på personsagsområdet. På budget og regnskabsområdet vil delegationsskrivelser løbende blive rettet til i forbindelse med arbejdet med kvalitetsstandarder og risikostyring.

Socialforvaltningen har valgt at starte med processerne for særlig dyre enkeltsager og mellemkommunal refusion. Der er tale om to meget komplekse og kritiske processer, som det vil være relevant at have kortlagt, inden Socialforvaltningen implementerer Kvantum.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med ledelsestilsynet, som vil blive genbesøgt i forbindelse med den løbende revision for 2017.

 

Peter Stensgaard Mørch                               / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Intern Revisions rapport om ledelsestilsyn i 2016 (2017-0105979)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. april 2017

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.