Midlertidig forlængelse af aftale med staten om betalingsformidling

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,,

1. at Københavns Kommune fortsætter på statens aftale om betalingsformidling, som staten har forlænget fra den 1. april 2025 til den 1. juli 2025.

Problemstilling

Københavns Kommune har tilsluttet sig statens aftale om betalingsformidlingsydelser via udvidet anvendelse af Offentligt Betalingssystem (udvidet OBS). 

Aftalen omfatter betalingsformidling, dvs. alle kommunens ind- og udbetalinger, samt tilknyttede Dankort. Aftalen omfatter ikke Mobilepay, der håndteres uafhængigt af den valgte bank, kapitalforvaltning eller kommunens kassekredit på 4 mia. kr., der håndteres ved separat udbud.

Tilslutning til statens aftale indebærer lavere gebyrer og en administrativ lettelse for kommunen. I 2024 betalte kommunen 594 t.kr. i gebyr vedrørende aftalen, heraf var knap halvdelen gebyrer vedrørende VISA/Dankort.

Staten valgte efter udbud Danske Bank som leverandør til den nuværende aftale. Danske Bank var den eneste tilbudsgiver ved udbuddet. Aftalen var fireårig for perioden den 1. april 2019 - den 1. april 2023. Siden er aftalen forlænget med yderligere 2 år frem til den 1. april 2025.

Staten (Økonomistyrelsen) har været i gang med nyt udbud det sidste 1½ års tid. Imidlertid er der sket forsinkelser i processen, der gør, at staten har valgt at forlænge den nuværende aftale midlertidigt med 3 måneder frem til den 1. juli 2025.

Løsning

Københavns Kommune tilslutter sig statens midlertidige forlængelse med Danske Bank i yderligere 3 måneder fra den 1. april 2025 til den 1. juli 2025. Aftale-forlængelsen sker på uændrede vilkår. Reelt set har kommunen ikke anden mulighed end at tilslutte sig forlængelsen, da alternativet jf. nedenfor, er selv at foretage et udbud, hvilket vil tage minimum 9-12 måneder.

De områder i kommunen, der beskæftiger sig med kommunens ind- og udbetalinger, er generelt tilfredse med den nuværende løsning og den funktionalitet og service, der leveres fra Danske Bank.

Det forventes, at staten ved det igangværende udbud i løbet af de kommende måneder vil kunne tildele kontrakt for en ny aftaleperiode. Når det sker, forventer Økonomiforvaltningen at forelægge en indstilling til Økonomiudvalget om, at Københavns Kommune tilslutter sig den nye aftale. Skulle statens udbudsproces mod forventning blive yderligere forsinket, og der viser sig behov for yderligere aftaleforlængelse, vil Københavns Kommune følge denne forlængelse.

Hvis Københavns Kommune ikke længere ønsker at være med i statens aftale, skal kommunen selv foretage et udbud af betalingsformidling, da det er en udbudspligtig ydelse. Ved eget udbud må det forventes, at der kun vil blive modtaget få tilbud, og det kan ikke forventes, at det vil medføre bedre vilkår end en aftale med staten, tværtimod. Desuden vil arbejdet med eget udbud medføre omkostninger, der skønnes at være i størrelsesordenen 2 mio. kr., og vil tage minimum 9-12 måneder. Hvis kommunen i forbindelse med et udbud skifter bank, er det vurderingen, at der vil være skifte-omkostninger skønsmæssigt i størrelsesordenen 3 mio. kr.

Økonomi

De løbende udgifter til gebyrer vil være uændrede ved en midlertidig forlængelse af aftalen.

Videre proces

Økonomiforvaltningen meddeler Økonomistyrelsen, at Københavns Kommune ønsker at deltage i en midlertidig forlængelse af aftale om betalingsformidling i yderligere tre måneder år frem til den 1. juli 2025.

Når staten har tildelt kontrakt for en ny aftaleperiode, forventes det, at Økonomiforvaltningen vil forelægge en indstilling Økonomiudvalget om at tilslutte sig denne aftale.