Mødedato: 18.03.2014, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal
Årsrapport om sygefravær 2013
Se alle bilag
Til top
Årsrapporten viser, hvordan sygefraværet udviklede sig i 2013 - herunder om forvaltningerne nåede deres måltal. Rapporten synliggør desuden de områder, hvor der kan være behov for en ekstra indsats, eller som andre formodes at kunne lære af.
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at tage Årsrapport om sygefravær 2013 til efterretning,
- at pålægge kommunens forvaltninger at igangsætte en proces senest medio 2014 under overskriften: "Lær af de bedste - og hjælp, hvor der er størst behov".
Problemstilling
Marginalt fald i sygefraværet i 2013 samlet set
Sygefraværet faldt med 0,1 dag i gns. pr. medarbejder i 2013, og det ligger nu på 12,6 dag. Tendensen de seneste fem år med markante årlige fald i sygefraværet er således fladet ud. Derfor når kommunen heller ikke sit måltal om en reduktion i sygefraværet i 2013 på 0,6 dag.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen når sit måltal, og Kultur- og Fritidsforvaltningen er kun 0,1 dag fra sit måltal. Øvrige forvaltninger nåede ikke deres måltal. Børne- og Ungdomsforvaltningen havde dog et pænt fald i sygefraværet, men ikke nok til at nå måltallet.
Store forskelle i forvaltningernes korttids- og langtidssygefravær
Selvom der er forskel på arbejdsforholdene og den fysiske og psykiske belastning afhængigt af det arbejde, man udfører, er det værd at sammenligne på tværs af forvaltningerne m.h.p. gensidig inspiration i sygefraværsindsatsen. Som det fremgår af rapportens afsnit 3.4. er der markante forskelle i forvaltningernes niveau for hhv. kort og langt sygefravær. Eksempelvis har BIF haft et støt faldende langtidssygefravær i flere år, og det er nu nede på 2,9 dag i gns. pr. medarbejder, hvilket er det hidtil laveste niveau i kommunen. I SUF og BUF er langtidssygefraværet 6,3 dag i gns. pr. medarbejder.
Alle forvaltninger har nedbragt det korte sygefravær de seneste år, men niveauet er markant lavere i ØKF, KFF og TMF end i SUF og BUF, hvor det ligger på hhv. 8,0 og 7,2 dag. Korttidssygefraværet er lavest i ØKF, hvor det er nede på kun 4,2 dag, hvilket er det hidtil laveste niveau i kommunen. En væsentlig del det høje korttidssygefravær i SUF og BUF skyldes - som Årsrapporten 2012 påviste - at de yngste medarbejdere i grupperne SOSU-elever og pædagogmedhjælpere har et markant højt sygefravær.
De samme institutioner og arbejdspladser har højt hhv. lavt sygefravær år efter år
Opgørelser over sygefraværet for enhederne under de største institutions-/serviceområder de seneste 4 år viser, at det i overvejende grad er de samme arbejdspladser/enheder, der år efter år har hhv. højt eller lavt sygefravær.
Sygefraværet faldt med 0,1 dag i gns. pr. medarbejder i 2013, og det ligger nu på 12,6 dag. Tendensen de seneste fem år med markante årlige fald i sygefraværet er således fladet ud. Derfor når kommunen heller ikke sit måltal om en reduktion i sygefraværet i 2013 på 0,6 dag.
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen når sit måltal, og Kultur- og Fritidsforvaltningen er kun 0,1 dag fra sit måltal. Øvrige forvaltninger nåede ikke deres måltal. Børne- og Ungdomsforvaltningen havde dog et pænt fald i sygefraværet, men ikke nok til at nå måltallet.
Store forskelle i forvaltningernes korttids- og langtidssygefravær
Selvom der er forskel på arbejdsforholdene og den fysiske og psykiske belastning afhængigt af det arbejde, man udfører, er det værd at sammenligne på tværs af forvaltningerne m.h.p. gensidig inspiration i sygefraværsindsatsen. Som det fremgår af rapportens afsnit 3.4. er der markante forskelle i forvaltningernes niveau for hhv. kort og langt sygefravær. Eksempelvis har BIF haft et støt faldende langtidssygefravær i flere år, og det er nu nede på 2,9 dag i gns. pr. medarbejder, hvilket er det hidtil laveste niveau i kommunen. I SUF og BUF er langtidssygefraværet 6,3 dag i gns. pr. medarbejder.
Alle forvaltninger har nedbragt det korte sygefravær de seneste år, men niveauet er markant lavere i ØKF, KFF og TMF end i SUF og BUF, hvor det ligger på hhv. 8,0 og 7,2 dag. Korttidssygefraværet er lavest i ØKF, hvor det er nede på kun 4,2 dag, hvilket er det hidtil laveste niveau i kommunen. En væsentlig del det høje korttidssygefravær i SUF og BUF skyldes - som Årsrapporten 2012 påviste - at de yngste medarbejdere i grupperne SOSU-elever og pædagogmedhjælpere har et markant højt sygefravær.
De samme institutioner og arbejdspladser har højt hhv. lavt sygefravær år efter år
Opgørelser over sygefraværet for enhederne under de største institutions-/serviceområder de seneste 4 år viser, at det i overvejende grad er de samme arbejdspladser/enheder, der år efter år har hhv. højt eller lavt sygefravær.
Eksempelvis har 7 ud af de 10 klynger på dagpasningsområdet og 7 ud af de 10 plejehjem med laveste sygefravær i 2013 i mindst 4 år i træk haft lavere sygefravær end gennemsnittet for deres område. 9 ud af de 10 skoler har i mindst 3 år i træk haft lavere sygefravær end gennemsnittet for skolerne, og 6 af disse skoler har i 4 år i træk haft lavere sygefravær end gennemsnittet.
Tilsvarende er det de samme arbejdspladser/enheder, der gentagne år har højere sygefravær end gennemsnittet for deres område. Eksempelvis har 9 ud af de 10 skoler med højeste sygefravær i 2013 haft højere sygefravær end gennemsnittet for skolerne i mindst 3 år i træk, og de 7 af disse har haft det i mindst 4 år i træk. Og 7 ud af de 10 plejehjem med højeste sygefravær i 2013 har haft højere sygefravær end gennemsnittet for plejehjemmene i mindst 3 år i træk.
Det samme billede gør sig gældende for handicapområdet og de psykiatriske bosteder, som også er oplistet i rapporten.
Løsning
Måltal 2014 og 2015
Økonomiudvalget har besluttet måltal for 2015. Med nærværende indstilling fastlægges måltallene for 2014. Kommunens overordnede måltal for både 2014 og 2015 vurderes at være realistiske og attraktive, men der vil være behov for et vedvarende fokus på sygefraværsindsatsen og nye indsatser, hvis de skal nås.
"Lær af de bedste - og hjælp, hvor der er størst behov"
Der gangsættes en proces senest medio 2014 under overskriften "Lær af de bedste - og hjælp, hvor der er størst behov". Det indgår bl.a. i processen, at de arbejdspladser, der i flere år i træk har haft lavt sygefravær lærer fra sig, og at forvaltningen stiller hjælp til rådighed for de arbejdspladser, der har haft højt sygefravær i flere år.
Økonomiforvaltningen (ØKF) koordinerer processen, og kommmunens syv forvaltninger driver processen i praksis med konkrete tiltag. I processen forpligtes ledere fra begge typer arbejdspladser til at indgå og bidrage i indsatsen.
Et eksempel på en aktivitet kan være, at decentrale ledere for enheder kendetegnet ved et stabilt lavt sygefravær eller et markant fald i sygefraværet, øser af deres erfaringer eller fungerer som sygefraværsmentorer i en periode for andre ledere. Forvaltningerne kan også - evt. samlet - gennemføre informationskampagner og roadshows, hvor institutioner med lavt fravær fremhæves.
Samtidigt bør forvaltningerne systematisk og vedvarende identificere de enheder, der gentagne år har højt sygefravær og gøre en særlig indsats overfor disse. I den centrale sygefraværsindsats kan eksempelvis benyttes "kortlægningsrapporten", som er udviklet af Task Forcen, ØKF og Koncernservice. Denne udpeger enheder med højt hhv. lavt sygefravær samt medarbejdere med højt hhv. lavt fravær.
I tråd med tillidsdagsordenen kan forventes, at ledere for arbejdspladser med højt sygefravær selv tager initiativ til at gøre en indsats og herunder, at de benytter de mange tilbud, der er i kommunen, eksempelvis Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København og Task Forcen.
Som det fremhæves i Årsrapporten har BIF formået at nedbringe langtidssygefraværet til et markant lavt niveau. BIF skal i løbet af 2014 udbrede deres gode erfaringer med at nedbringe langtidssygefravær. Dette skal ske på en konkret og handlingsanvisende måde, så øvrige forvaltninger kan bruge de gode erfaringer i deres indsats overfor forvaltningens ledere og medarbejdere.
Task Forcen - sygefraværet er nedbragt med 21 %
Forvaltningerne kan foreløbigt i 2013 og 2014 benytte sig af Task Forcen under Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København til at rykke ud på arbejdspladser med meget højt sygefravær. Task Forcen gennemfører en proces sammen med den decentrale ledelse, hvor arbejdspladsen får vendt en negativ udvikling i sygefraværet. Task Forcens kapacitet er ca. 50 arbejdspladser årligt. De foreløbige erfaringer er meget positive, som det fremgår af årsrapporten. Sygefraværet for de første 26 arbejdspladser er nedbragt med 21%.
Den 2-årige budgetbevilling udløber pr. december 2014, og det bør drøftes, om projektet skal forlænges 1-2 år eller, om det er muligt at implementere metoderne i forvaltningernes sygefraværsarbejde. Frem mod Budget 2015 udarbejder ØKF sammen med den tværgående sygefraværsgruppe i kommunen et oplæg med anbefalinger til videreførelse/opfølgning på Task Forcen.
Reform af sygedagpengesystemet - herunder Fast Track mulighed i jobcentrene
Folketingets vedtagne reform af sygedagpengesystemet træder i kraft i løbet af 2014. Det forventes, at jobcentrenes tidligere indsats overfor langtidssygemeldte borgere vil medvirke til nedbringelse af langtidssygefraværet i KK, idet der sker en tidligere afklaring og indsats, der i højere grad støtter den sygemeldte i at vende hurtigst muligt tilbage til arbejdet.
Foruden den generelle indsats, hvor jobcentrene indkalder til opfølgningssamtale senest 8 uger efter første sygefraværsdag, får arbejdsgiverne en ny mulighed, idet det bliver muligt at anmode om et fast track til indsatsen, hvis der forventes langtidssygefravær. I fast track sporet skal opfølgningssamtalen afholdes allerede indenfor 2 uger efter anmodning. Lederne i KK opfordres til at benytte sig af dette tilbud, idet kommunens eget Tidlig Indsats også kan inddrages.
Kurser for ledere og TR'ere
Ledernes systematiske overvågning og opfølgning på medarbejdernes sygefravær og håndtering af sygefraværsproblemstillinger er alfa og omega i indsatsen for et lavt sygefravær på arbejdspladserne. Lederne og i flere tilfælde også tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentater tilbydes forskellige kurser i KK.
Koncernservice-enheden Personalejura og Forhandling afholder løbende et kursus i de ansættelsesretlige aspekter, hvor emnerne bl.a. er rettigheder og pligter ift. fastholdelse og afskedigelse, afholdelse af fraværssamtaler, brug af mulighedserklæring og fastholdelsesplan osv. Arbejdsmiljø København afholder kurser i generel nedbringelse af sygefravær og i, hvordan man tackler enkeltsager med problematisk sygefravær.
Guide til sundhedsvæsenet
Kommunens nye leverandør af krisehjælp til de ansatte, Falck Healthcare A/S tilbyder gratis rådgivning om det offentlige sundhedsvæsen. Hvis en medarbejder i forbindelse med sit arbejde eksempelvis har fået en fysisk skade, der kræver udredning eller behandling, kan man få vejledning om sine rettigheder og muligheder i det danske sundhedsvæsen. Man kan få hjælp til, hvordan man bedst og hurtigst muligt får den rette behandling, idet Falck eksempelvis kan oplyse om ventetider på sygehusene. De ansatte fik med den elektroniske lønseddel i december/januar information om det nye tilbud, og alle ledere er blevet opfordret til at hænge et tilsendt opslag op.
Skattepligtig gældsrådgivning indstilles
Københavns Kommune har siden 2010 stillet gældsrådgivning og retshjælp til rådighed for sine ansatte via krisehjælpstilbuddet. Da et sådant tilbud af SKAT betragtes som et personalegode, hvor man giver en hjælp, der har privatkarakter og ikke er relateret til arbejdslivet, er det skattepligtigt, og arbejdsgiver har indberetningspligten, hvilket kan afstedkomme en større administrativ byrde. Dette sammenholdt med, at tilbuddet ikke er blevet brugt af medarbejderne - kun en enkelt gang i 2012 - indstilles det. Yderligere kan oplyses, at borgere kan få gratis, ikke skattepligtig gældsrådgivning hos Forbrugerrådets gældsrådgivning og rethjælp hos bl.a. Københavns Retshjælp.
Økonomiudvalget har besluttet måltal for 2015. Med nærværende indstilling fastlægges måltallene for 2014. Kommunens overordnede måltal for både 2014 og 2015 vurderes at være realistiske og attraktive, men der vil være behov for et vedvarende fokus på sygefraværsindsatsen og nye indsatser, hvis de skal nås.
"Lær af de bedste - og hjælp, hvor der er størst behov"
Der gangsættes en proces senest medio 2014 under overskriften "Lær af de bedste - og hjælp, hvor der er størst behov". Det indgår bl.a. i processen, at de arbejdspladser, der i flere år i træk har haft lavt sygefravær lærer fra sig, og at forvaltningen stiller hjælp til rådighed for de arbejdspladser, der har haft højt sygefravær i flere år.
Økonomiforvaltningen (ØKF) koordinerer processen, og kommmunens syv forvaltninger driver processen i praksis med konkrete tiltag. I processen forpligtes ledere fra begge typer arbejdspladser til at indgå og bidrage i indsatsen.
Et eksempel på en aktivitet kan være, at decentrale ledere for enheder kendetegnet ved et stabilt lavt sygefravær eller et markant fald i sygefraværet, øser af deres erfaringer eller fungerer som sygefraværsmentorer i en periode for andre ledere. Forvaltningerne kan også - evt. samlet - gennemføre informationskampagner og roadshows, hvor institutioner med lavt fravær fremhæves.
Samtidigt bør forvaltningerne systematisk og vedvarende identificere de enheder, der gentagne år har højt sygefravær og gøre en særlig indsats overfor disse. I den centrale sygefraværsindsats kan eksempelvis benyttes "kortlægningsrapporten", som er udviklet af Task Forcen, ØKF og Koncernservice. Denne udpeger enheder med højt hhv. lavt sygefravær samt medarbejdere med højt hhv. lavt fravær.
I tråd med tillidsdagsordenen kan forventes, at ledere for arbejdspladser med højt sygefravær selv tager initiativ til at gøre en indsats og herunder, at de benytter de mange tilbud, der er i kommunen, eksempelvis Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København og Task Forcen.
Som det fremhæves i Årsrapporten har BIF formået at nedbringe langtidssygefraværet til et markant lavt niveau. BIF skal i løbet af 2014 udbrede deres gode erfaringer med at nedbringe langtidssygefravær. Dette skal ske på en konkret og handlingsanvisende måde, så øvrige forvaltninger kan bruge de gode erfaringer i deres indsats overfor forvaltningens ledere og medarbejdere.
Task Forcen - sygefraværet er nedbragt med 21 %
Forvaltningerne kan foreløbigt i 2013 og 2014 benytte sig af Task Forcen under Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København til at rykke ud på arbejdspladser med meget højt sygefravær. Task Forcen gennemfører en proces sammen med den decentrale ledelse, hvor arbejdspladsen får vendt en negativ udvikling i sygefraværet. Task Forcens kapacitet er ca. 50 arbejdspladser årligt. De foreløbige erfaringer er meget positive, som det fremgår af årsrapporten. Sygefraværet for de første 26 arbejdspladser er nedbragt med 21%.
Den 2-årige budgetbevilling udløber pr. december 2014, og det bør drøftes, om projektet skal forlænges 1-2 år eller, om det er muligt at implementere metoderne i forvaltningernes sygefraværsarbejde. Frem mod Budget 2015 udarbejder ØKF sammen med den tværgående sygefraværsgruppe i kommunen et oplæg med anbefalinger til videreførelse/opfølgning på Task Forcen.
Reform af sygedagpengesystemet - herunder Fast Track mulighed i jobcentrene
Folketingets vedtagne reform af sygedagpengesystemet træder i kraft i løbet af 2014. Det forventes, at jobcentrenes tidligere indsats overfor langtidssygemeldte borgere vil medvirke til nedbringelse af langtidssygefraværet i KK, idet der sker en tidligere afklaring og indsats, der i højere grad støtter den sygemeldte i at vende hurtigst muligt tilbage til arbejdet.
Foruden den generelle indsats, hvor jobcentrene indkalder til opfølgningssamtale senest 8 uger efter første sygefraværsdag, får arbejdsgiverne en ny mulighed, idet det bliver muligt at anmode om et fast track til indsatsen, hvis der forventes langtidssygefravær. I fast track sporet skal opfølgningssamtalen afholdes allerede indenfor 2 uger efter anmodning. Lederne i KK opfordres til at benytte sig af dette tilbud, idet kommunens eget Tidlig Indsats også kan inddrages.
Kurser for ledere og TR'ere
Ledernes systematiske overvågning og opfølgning på medarbejdernes sygefravær og håndtering af sygefraværsproblemstillinger er alfa og omega i indsatsen for et lavt sygefravær på arbejdspladserne. Lederne og i flere tilfælde også tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentater tilbydes forskellige kurser i KK.
Koncernservice-enheden Personalejura og Forhandling afholder løbende et kursus i de ansættelsesretlige aspekter, hvor emnerne bl.a. er rettigheder og pligter ift. fastholdelse og afskedigelse, afholdelse af fraværssamtaler, brug af mulighedserklæring og fastholdelsesplan osv. Arbejdsmiljø København afholder kurser i generel nedbringelse af sygefravær og i, hvordan man tackler enkeltsager med problematisk sygefravær.
Guide til sundhedsvæsenet
Kommunens nye leverandør af krisehjælp til de ansatte, Falck Healthcare A/S tilbyder gratis rådgivning om det offentlige sundhedsvæsen. Hvis en medarbejder i forbindelse med sit arbejde eksempelvis har fået en fysisk skade, der kræver udredning eller behandling, kan man få vejledning om sine rettigheder og muligheder i det danske sundhedsvæsen. Man kan få hjælp til, hvordan man bedst og hurtigst muligt får den rette behandling, idet Falck eksempelvis kan oplyse om ventetider på sygehusene. De ansatte fik med den elektroniske lønseddel i december/januar information om det nye tilbud, og alle ledere er blevet opfordret til at hænge et tilsendt opslag op.
Skattepligtig gældsrådgivning indstilles
Københavns Kommune har siden 2010 stillet gældsrådgivning og retshjælp til rådighed for sine ansatte via krisehjælpstilbuddet. Da et sådant tilbud af SKAT betragtes som et personalegode, hvor man giver en hjælp, der har privatkarakter og ikke er relateret til arbejdslivet, er det skattepligtigt, og arbejdsgiver har indberetningspligten, hvilket kan afstedkomme en større administrativ byrde. Dette sammenholdt med, at tilbuddet ikke er blevet brugt af medarbejderne - kun en enkelt gang i 2012 - indstilles det. Yderligere kan oplyses, at borgere kan få gratis, ikke skattepligtig gældsrådgivning hos Forbrugerrådets gældsrådgivning og rethjælp hos bl.a. Københavns Retshjælp.
Beslutning
Dagsordenspunkt 2: Årsrapport om sygefravær 2013
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. marts 2014
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.