Revisionsrapport - Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns Kommune
Kommunens interne revision har undersøgt forvaltningernes køb af eksterne konsulent og advokatydelser. Formålet har været at undersøge, om forvaltningernes køb af eksterne konsulent- og advokatydelser sker efter gældende regler og retningslinjer. Revisionen henstiller, at ledelsen i forvaltningerne skærper tilsynet med at regler og retningslinjer for indkøb efterleves, samt anbefaler at datagrundlaget (priser, CV’er mv.) for indgåelse af aftaler ajourføres løbende, og at der skal foreligge skriftlige og underskrevne aftaler for indkøbene. Forvaltningernes handleplaner forelægges til efterretning og Økonomiforvaltningens egne handleplaner til godkendelse.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at ”Revisionsrapport - Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns Kommune”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at Økonomiforvaltningens handleplaner godkendes,
- at alle øvrige forvaltningers handleplaner tages til efterretning.
Problemstilling
Som et led i revisionen af Københavns Kommune, har Intern Revision gennemført en undersøgelse af kommunens anvendelse af eksterne managementkonsulent-, it-konsulent- og advokatydelser. Formålet med undersøgelsen har været at vurdere, hvorvidt forvaltningernes køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018 er foretaget i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer.
Københavns Kommune har indgået en række rammeaftaler med leverandører af blandt andet konsulent- og advokatydelser. Disse aftaler er indgået for at sikre, at kommunens indkøb foretages bedst og billigst og sikre at lovgivningen og de politiske målsætninger på området efterleves. De eksisterende aftaler dækker hovedparten af behovet for ekstern konsulent- og advokatbistand, men der kan opstå behov, som ikke er dækket af aftaler, i disse tilfælde kan der købes ind via Kvantum, således at der kan indsamles data om nye behov.
Revisionen er udført ved at 21 indkøb, fordelt med tre på hver forvaltning, er undersøgt. For 11 af disse er kommunens rammeaftaler ikke anvendt, fordelt med en til tre pr. forvaltning. I to af sagerne burde der være sket udbud, da disse ligger over tærskelværdien, i de øvrige ni sager mangler dokumentation for at indkøbet er sket bedst og billigst. Gennemgangen har derfor givet anledning til en rød (prioritet 1) bemærkning til alle forvaltninger vedrørende manglende efterlevelse af kommunens regler ift. indkøb af konsulentydelser og vedrørende manglende skriftligt aftalegrundlag for indkøbene. Samtidig gives en gul (prioritet 2) bemærkning til Økonomiforvaltningen, da datagrundlagt (priser, CV’er mv.) for indgåelse af aftaler om juridisk bistand skal ajourføres løbende, således at forvaltningerne kan indgå aftale på baggrund af data fra indkøbssystemet.
Bemærkningerne og tilhørende handleplaner gennemgås i nedenstående afsnit, revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.
Løsning
Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner til den røde (prioritet 1) bemærkning vedr. efterlevelse af retningslinjer og indkøbsaftaler. Økonomiforvaltningen har udarbejdet en handleplan for design af regler og retningslinjer vedr. indkøb af konsulentydelser. Herunder gives en kort gennemgang af revisionsbemærkningerne og handleplanerne hertil.
Køb af konsulent- og advokatydelser – Rød
Alle forvaltninger
Intern Revision henstiller til, at ledelsen i forvaltningerne skærper tilsynet med, at kommunens regler for indkøb efterleves, og med at forvaltningerne i forbindelse med indkøb af konsulent- og advokatydelser anvender de indgåede rammeaftaler. En efterlevelse af kommunens regler sikrer, at gældende lovgivning efterleves, og minimerer risikoen for at kommunen ikke handler økonomisk forsvarligt samt sikrer, at de politisk vedtagne mål i forbindelse med kommunens indkøb opnås.
Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal sikre, at der fremadrettet sikres højere compliance ved indkøb af konsulent- og advokatydelser. Her er fokus blandt andet på en tættere dialog med Center for Indkøb og faglig sparring i indkøbsprocessen, derudover arbejdes med at sikre anvendelse af statens indkøbsaftaler (SKI) og de indgåede rammeaftaler. Der laves i alle forvaltninger en øget kommunikationsindsats og opfølgning på området.
Design af regler og retningslinjer – Gul
Økonomiforvaltningen
Intern Revision påpeger, at København Kommune har vedtaget en Indkøbspolitik og et sæt interne retningslinjer, som fremgår af Forretningscirkulære for Indkøb. Ifølge kommunens Indkøbspolitik gælder et indkøbshierarki, hvor forvaltningerne i forbindelse med indkøb af ekstern bistand så vidt muligt har pligt til at benytte gældende rammeaftaler. Revisionen vurderer generelt, at kommunens regler og retningslinjer er hensigtsmæssige og betryggende. Revisionen bemærker, at datagrundlagt (priser, CV’er mv.) for indgåelse af aftaler om juridisk bistand, løbende skal opdateres. Desuden kan gældende regler og retningslinjer for indkøb med fordel suppleres med retningslinjer, som understøtter en mere effektiv anvendelse af eksterne konsulenter og advokater, sådan som det er sket i staten og i regionerne.
Økonomiforvaltningen har opdateret datagrundlaget på kommunens aftaleleverandører på advokatbistand. Økonomiforvaltningen vil undersøge, hvorvidt tilsvarende initiativer vil være relevante i forhold til anvendelsen af Statens indkøbsaftaler på Management og IT-konsulenter.
Økonomiforvaltningen vil udarbejde fælles retningslinjer for Københavns Kommunes brug af konsulent- og advokatbistand, der kan supplere de gældende regler og retningslinjer for indkøb, og dermed bidrage til at sikre en effektiv brug af eksterne konsulenter og advokater. Økonomiforvaltningen vil arbejde for at sikre opbakning til retningslinjerne på tværs af alle forvaltninger før sommerferien 2020 med henblik på, at de respektive forvaltninger i Københavns Kommune efterfølgende forankrer og implementerer retningslinjerne.
Økonomiforvaltningen vil inddrage de kommende anbefalinger fra arbejdsgruppe om nedbringelse af konsulentforbruget i den offentlige sektor (KL og Danske Regioner og Finansministeriet), der forventes at afrapportere i første halvår af 2020, i udarbejdelsen af retningslinjerne.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.
Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 på deres møde den 11. august 2020.
Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. februar 2020.
Revisor Lars Kronow fra Deloitte og chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Karina Vestergård Madsen (Ø), ankom til mødet under behandling af dagsordenspunktet.
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Indstillingens 3. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Radikale Venstre, Venstre, Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi afventer endelig stillingtagen til rapporten om indkøb af konsulent- og advokatydelser til der foreligger en rapport om det samlede konsulentforbrug senere på året.
Vi synes, at det er beklageligt, at der ikke kan trækkes en opgørelse over konsulentudgifter opdelt på type.
Vi finder det nødvendigt at indskærpe, at forvaltningerne anvender rammeaftalerne og overholder udbudspligten.”