Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Med indstillingen forelægges anden del af den løbende revision af regnskabsføringen i kommunen, som indebærer revisionens gennemgang af nøglekontroller. Revisionen konkluderer overordnet, at der er sket en forbedring i forhold til 2018, da kommunens forretningsgange og kontroller på regnskabsområdet nu er fuldt dokumenteret. Revisionsrapporten indeholder tre røde (prioritet 1) bemærkninger, mod fem i rapporten vedrørende 2018. Bemærkningerne er dels rettet mod Økonomiforvaltningen, som den tværgående ansvarlige for administration af Kvantum og kontrollerne på økonomiområdet, og dels mod alle forvaltninger i forhold til praksis for bogføring og fakturagodkendelser. Endvidere orienteres om yderligere tiltag på området. Økonomiforvaltningen igangsætter en analyse af kontrolmiljøet på kreditorområdet, der blandt andet skal vurdere om beløbsgrænsen for enegodkendelse af fakturaer bør justeres eller alternativt fjernes, så alle fakturaer uanset beløbsgrænse skal godkendes af to dertil bemyndigede personer. Forvaltningernes handleplaner forelægges til efterretning og Økonomiforvaltningens egne handleplaner til godkendelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport - Revision af Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,
3. at alle øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 har kommunens revisor vurderet design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i Deloittes grundlag for påtegningen af årsregnskabet. 

Det fremgår af rapporten, at der er sket en forbedring i forhold til den tilsvarende revision i 2018, men revisionen vurderer samtidig, at kommunens kontrolmiljø på en række områder ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Revisionen har ved deres gennemgang ikke konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser.

Forbedringen ses ved at to røde bemærkninger fra sidste års revision nu er grønne. Det drejer sig for det første om kontrol af medarbejdere med særlige rettigheder i Kvantum, hvor rollen, der indebærer retten til enegodkendelse, ikke længere findes. For det andet om design og implementering af forretningsgange for Kvantum, hvor forretningsgange og kontroller nu er fuldt beskrevet og dokumenteret.

Rapporten indeholder tre røde bemærkninger vedrørende driftsprocesser på kreditorområdet, administration af autorisationer til Kvantum, samt vedrørende forvaltningernes dokumentation ved 2. godkendelse af fakturaer. Revisionens observationer samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.

Løsning

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner på de relevante områder.

Røde bemærkninger

Herunder gives en kort gennemgang af de røde bemærkninger og de tilknyttede handleplaner.

Væsentlige driftsprocesser på kreditorområdet i Kvantum – Rød 

Økonomiforvaltningen

Når kommunen modtager fakturaer, og parametre ikke stemmer overens med oplysninger i Kvantum (f.eks. mængdeafvigelser i forhold til det bestilte), fejler disse. Revisionen har konstateret, at det på baggrund af den tekniske opsætning af denne funktionalitet i forbindelse med implementeringen af Kvantum, har været muligt manuelt at ændre alle oplysninger, herunder betalingsoplysninger, på fakturaer, der fejler.

Rettighederne til dette er ændret fra 7. november 2019, således at kun få medarbejdere har adgang til at ændre data. Samtidigt er der indført en log på oplysninger, så eventuelle ændringer kan spores. Koncernservice har endvidere stikprøvevist gennemgået 150 tilfældigt udvalgte fejlede fakturaer fra før 7. november 2019, med henblik på at opdage eventuelle uregelmæssigheder. Dette gav ikke anledning til bemærkninger fra revisionen.

Handleplan: Der implementeres senest 30. april 2020 en teknisk ændring af Kvantum som sikrer, at det ikke længere er muligt at ændre betalingsoplysningerne. Koncernservice vil frem til implementeringen af den tekniske ændring lave en 100 pct. kontrol af de relevante fakturaer.

Den af Koncernservice udførte stikprøvekontrol samt substansrevision – Rød

Alle forvaltninger

Revisionen har konstateret, at den af Koncernservice udførte bilagskontrol viser, at der fortsat er mangler i konteringstekster, bilagsmaterialet og momsbehandlingen ved forvaltningernes posteringer i Kvantum. Revisionen bemærker, at manglende dokumentation øger risikoen for, at besvigelser kan holdes skjult, såfremt det ikke ved 2. godkendelse er muligt at påse, hvilke ydelser m.v. fakturaen reelt dækker.

Handleplan: Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, som indeholder både øget kommunikation og instruktion til de decentrale enheder og målrettet opfølgning gennem blandt andet ledelsesinformation. Her følges op på den generelle anvendelse af kontoplanen, konteringstekster og korrekt afregning af moms. Økonomiforvaltningen har endvidere igangsat et projekt, som skal understøtte korrekt håndtering af moms igennem præcisering af korrekt artskontering.

Administration af autorisationer til Kvantum – Rød

Økonomiforvaltningen

Revisionen konstaterer, at der er gennemført en gennemgang af mulige funktionsadskillelseskonflikter i Kvantum og at der på den baggrund er konstateret tre autorisationstildelinger som ud fra best practice vurderes som ”high risk”. Der er på disse tre områder indført manuelle opdagende kontroller. Kontrollerne er rettet imod mitigering af risici når der foretages manuel ophævelse af automatisk påsat betalingsspærre på bilag, hvor bankoplysninger er ændret tidligere i processen. Revisionens gennemgang har vist, at den indførte kontrol på nogle områder ikke er tilstrækkeligt dokumenteret og derfor ikke er effektiv. Revisionen henstiller, at den manuelle opdagende kontrol, der skal sikre mod besvigelser i forbindelse med ændringer i betalingsmodtagere udføres effektivt og at der følges op herpå fra ledelsen.

Handleplan: Som resultat af løbende revision har Koncernservice indskrænket antallet af medarbejdere, der udfører den manuelle opdagende kontrol. Det betyder, at 2 medarbejdere udfører opgaven nu. Der i den forbindelse ligeledes sikret det fornødne kendskab til dokumentationskrav i forbindelse med ophævelse af betalingsspærre.
Koncernservice er desuden i gang med at foretage en gennemgang af alle bilag for 2019, hvor betalingsoplysninger er blevet ændret og der er foretages ophævelse af betalingsspærre. Gennemgangen er afsluttet senest den 17. februar 2020. Gennemgangen laves for at sikre at der er sket en effektiv kontrol. Derudover er ledelsestilsynet skærpet og der sker løbende 100 % opfølgning på kontrollen for at sikre, at den udføres som forventet.

Gule bemærkninger

Der er afgivet seks gule bemærkninger, disse gennemgås kort i følgende afsnit.

Revisionen henstiller over for Økonomiforvaltningen,

• at reglerne for hvad der konkret skal kontrolleres ved andengodkendelse bør præciseres i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og de underliggende forretningscirkulærer mv.
• at roller og ansvar vedrørende administrationen af kommunens kontoplan tydeliggøres, således at det sikres, at Social- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler følges.
• at der udarbejdes og implementeres tværgående retningslinjer for prokura (beløbsgrænse ved indkøb og betaling) og at dette fremadrettet administreres ensartet på tværs af kommunen.
• at den nuværende stikprøvekontrol af bilag under 10.000 kr. som, jf. kommunens retningslinjer, kun skal godkendes af én, er implementeret i overensstemmelse med designet og udført effektivt.

Økonomiforvaltningen er enig i observationerne, og har udarbejdet handleplaner hertil. Disse fremgår af bilag 2.

Endvidere henstiller revisionen over for forvaltningerne,

• At alle forvaltninger får udarbejdet og implementeret forvaltningernes egne forretningsgange, kontroller og ledelsestilsyn på finansområdet, ud fra de af Koncernservice definerede kontroller, jf. forretningscirkulære for ledelsestilsyn.

Forvaltningerne har udarbejdet handleplan herfor, som fremgår af bilag 2.

Enegodkendelse af fakturaer under 10.000 kr.

Kommunen besluttede i 2014 på baggrund af en analyse af fakturabeholdningen (modtagne fakturaer), opsætningen af kreditorflowet i det daværende økonomisystem og en vurdering af risikoen for fejlagtige udbetalinger, at alle fakturaer under en fastsat beløbsgrænse kan enegodkendes, mens alle fakturaer over beløbsgrænsen skal godkendes af to dertil bemyndigede personer.

Beløbsgrænsen blev fastsat til 10.000 kr. ud fra hensynet til et effektivt kreditorflow med henblik på at sikre betaling til tiden og risikoen for, at der kan ske fejlagtige udbetalinger og dermed medføre et økonomisk tab for kommunen. I den forbindelse blev det samtidig besluttet at implementere den ovenfor nævnte stikprøvekontrol af alle fakturaer under 10.000 kr. for at reducere risikoen for fejlagtige udbetalinger.

Med implementeringen af Kvantum og i forlængelse heraf et nyt systemunderstøttet kreditorflow samt behovet for løbende at revurdere kontrolmiljøet, igangsætter Økonomiforvaltningen en analyse af kontrolmiljøet på kreditorområdet. I analysen af kontrolmiljøet på kreditorområdet, indgår bl.a. en stillingtagen til, om beløbsgrænsen for enegodkendelse af fakturaer bør justeres eller alternativt fjernes, så alle fakturaer uanset beløbsgrænse skal godkendes af to dertil bemyndigede personer.

Det er vigtigt, at en beslutning om ændring af beløbsgrænsen tager hensyn til både en hensigtsmæssig ressourceanvendelse, et effektivt fakturaflow samt et effektivt kontrolmiljø, som reducerer risikoen for et økonomisk tab og/eller omdømme.

Design og effektivitet af det samlede kontrolmiljø

Intern Revision har oplyst, at de vil udarbejde et notat til Revisionsudvalget omkring design og effektivitet af det samlede kontrolmiljø i kommunen, som skal medvirke til at sikre kommunen mod uregelmæssigheder. Notatet samler revisionens tidligere rapporterede vurderinger og tidligere rapporterede forhold og vil således give en samlet overblik over kontrolmiljøet i kommunen. Intern Revision forventer, at notatet vil foreligge ved udgangen af februar 2020. Når notatet foreligger, vil Økonomiforvaltningen vurdere, om dette giver anledning til konkrete tiltag med henblik på at forbedre kommunens samlede kontrolmiljø.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 på deres møde den 11. august 2020.

Søren Hartmann Hede      /      Mads Grønvall

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. februar 2020.

Revisor Lars Kronow fra Deloitte og chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 3. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.