Revisionsrapport - Vederlag 2019
Med denne sag forelægges den årlige rapport vedrørende udbetaling af vederlag og diæter til medlemmer af Borgerrepræsentationen og borgmestrene. Revisionen har fundet 13 fejl i udbetalingerne og konkluderer, at det etablerede kontrolmiljø, ikke i tilstrækkelig grad sikrer mod fejl i udbetalingerne. Økonomiforvaltningen har udarbejdet handleplaner, der fremadrettet skal sikre, at der ikke sker fejl i udbetalingerne. Økonomiforvaltningens handleplaner fremlægges til godkendelse.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at ”Revisionsrapport - Revision af vederlag 2019”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes.
Problemstilling
Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab 2019 har Deloitte og Intern Revision foretaget revision af vederlag og diæter til borgmestre og borgerrepræsentationspolitikere i 2019. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis.
Revisionen har gennemgået de væsentlige processer og testet de relevante kontroller på området. På den baggrund vurderer de, at det etablerede kontrolmiljø ikke i tilstrækkelig grad sikrer, at fejl identificeres og rettes inden udbetalingen foretages.
Gennemgangen har givet anledning til to røde (prioritet 1) bemærkninger, der gives til Økonomiforvaltningen, som ansvarlig for administration af vederlag og diæter til politikerne.
Løsning
Økonomiforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de afgivne bemærkninger. Herunder gives en kort gennemgang af bemærkningerne og handleplanerne hertil.
Interne kontroller – Rød
Økonomiforvaltningen
Revisionen henstiller, at forretningsgangene for udbetaling af vederlag gennemgås, og der designes og implementeres forretningsgange der sikrer, at eventuelle fejl opdages og rettes, inden der sker udbetaling.
Økonomiforvaltningen er enige i revisionens observationer og har pr. 1. februar 2020 implementeret opdaterede processer på området, som fremadrettet skal sikre opfølgning på indberetningerne. Derudover implementeres en årlig samlet opfølgning, hvor alle årets udbetalingerne gennemgås og verificeres. Den fælles administrative forretningsgang på området opdateres i overensstemmelse hermed.
Sagsgennemgang – Rød
Økonomiforvaltningen
Revisionen har gennemgået udbetalte vederlag og diæter for at sikre, at vederlag er udbetalt i overensstemmelse med de gældende regler på området. Gennemgangen har vist 13 konkrete fejl, som blandt kan henføres til rokeringer i udvalg, forkerte udbetalinger til stedfortrædere og ved orlov mv. Fejlene i udbetalingerne spænder mellem 6.708 kr. for meget udbetalt til 10.361 kr. for lidt udbetalt pr. medlem.
Økonomiforvaltningen er enige i de fundne fejl og vil korrigere disse med lønkørslen for februar 2020.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der skal lukkes eller videreføres.
Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 på deres møde den 11. august 2020.
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 18. februar 2020
Revisor Lars Kronow fra Deloitte og chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.