Borgerrådgiverens behandling af personoplysninger

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 18. januar 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 28/2005

 

 

5.                   Borgerrådgiverens behandling af personoplysninger

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at Borgerrådgiveren kan behandle personoplysninger i relation til klager over kommunens sagsbehandling, betjening og faktiske forvaltningsvirksomhed indenfor samtlige forvaltningsområder. Tillige godkendes at personoplysninger i relation til vejvisning og vejledning for så vidt angår kommunens afgørelser kan behandles af Borgerrådgiveren.

 

 

RESUME

Borgerrepræsentationen har med beslutningen BR 586/03 godkendt oprettelsen af en Borgerrådgiver.

Borgere, brugere og erhvervsdrivende kan henvende sig til Borgerrådgiveren med klager over alle Københavns Kommunes forvaltninger. Der indsamles og behandles i den forbindelse personoplysninger, som behandles elektronisk, samt registreres via en samlet journalfortegnelse. Behandlingen omfatter også anonymiseret statistikudarbejdelse og evaluering.

Da det fremgår af sikkerhedsregulativets § 47, stk. 2, at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget, har Borgerrådgiveren rettet henvendelse til Økonomiforvaltningen med henblik på at få truffet en sådan beslutning.

 

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrepræsentationen godkendte den 15. januar 2004 etablering af en uafhængig borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune (BR 586/03).

Det følger forudsætningsvis af beslutningen, at Borgerrådgiveren behandler personoplysninger i relation til udøvelsen af sine funktioner.

Borgerrådgiveren har været i drift siden den 23. august 2004 og har til formål at gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende i kommunen at klage.

Klagerne skal bruges til at forbedre kommunens sagsbehandling og betjening, både i kraft af Borgerrådgiverens udtalelser i konkrete sager og i kraft af en årlig beretning til Borgerrepræsentationen.

Borgere, brugere og erhvervsdrivende kan henvende sig til Borgerrådgiveren med klager over alle Københavns Kommunes forvaltninger. Der indsamles og behandles i den forbindelse personoplysninger, som behandles elektronisk, samt registreres via en samlet journalfortegnelse. Behandlingen omfatter også anonymiseret statistikudarbejdelse og – eventuelt – et efterfølgende udtræk af tilfældigt udvalgte personer med henblik på forespørgsel om, hvorvidt de ønsker at medvirke i evaluering af Borgerrådgiverens virksomhed, idet funktionen skal evalueres i 2006.

Det følger af § 47, stk. 2, i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune", at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget.

Borgerrådgiveren har nu rettet henvendelse til Økonomiforvaltningen med henblik på at få truffet en sådan beslutning.

For en uddybning af behandlingens omfang og karakter henvises til vedlagte udkast til anmeldelse, som – forudsat Økonomiudvalgets godkendelse af denne indstilling – vil blive sendt til Datatilsynet til udtalelse i henhold til lov om behandling af personoplysninger §§ 43 og 45.

 

 

ØKONOMI

-

 

 

HØRING

-

 

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet

 

 

Erik Jacobsen

/Flemming Dubgaard Hansen