Redegørelse for udvalgenes indkøb til beregning af omstillingsbidraget for 2004 - Udsat - (Behandles under eet med ØU 328, ØU 329, ØU 305, ØU 311 og ØU 331/2002)

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 17. december 2002

Økonomiforvaltningen indstiller,

Udsat.

Indstillingen om "Principper for budgetforslag 2004 og tidsplan for budgetproces 2004" (ØU 311/02) var på Økonomiudvalgets dagsorden for mødet den 26. november 2002. Sagen blev udskudt til Økonomiudvalgets møde den 10. december 2002. I indstillingen indgår et omstillingsbidrag på 200 mill. kr. i 2004 fordelt på udvalgene.

I fordelingen af omstillingsbidraget i 2004 har Økonomiforvaltningen foreslået, at der tages udgangspunkt i den tekniske fordelingsnøgle, som gjaldt for fordelingen af omstillingsbidraget i 2003. Det betyder, at indkøb indgår med 70 mill. kr. ud af 200 mill. kr., svarende til 35 pct. Indkøbsfordelingsnøglen er baseret på udvalgenes faktiske indkøb i 2001, som det ligger i økonomisystemet, korrigeret for konkurrenceudsatte virksomheder, indkøb i forsøgsbydelene samt områder, hvor det vurderes, at det ikke er muligt at indgå indkøbsaftaler jf. redegørelsen nedenfor.

Indstillingen om "Principper for budgetforslag 2004 og tidsplan for budgetproces 2004" (ØU 311/02) var på Økonomiudvalgets dagsorden for mødet den 26. november 2002. Sagen blev udskudt til Økonomiudvalgets møde den 10. december 2002. I indstillingen indgår et omstillingsbidrag på 200 mill. kr. i 2004 fordelt på udvalgene.

Økonomiforvaltningen har foreslået, at der tages udgangspunkt i den tekniske fordelingsnøgle som gjaldt for fordelingen af omstillingsbidraget i 2003. Det betyder, at indkøb indgår med 70 mill. kr. ud af 200 mill. kr., svarende til 35 pct. En budgetanalyse af indkøbsområdet udarbejdet ultimo 2001 viser, at der er et besparelsespotentiale på indkøbsområdet på ca. 180 mill. kr. ved øget anvendelse af rammeaftaler, forbedring af indkøbsprocesserne, indgåelse af eksklusivaftaler og standardisering.

På baggrund af budgetanalysen på indkøbsområdet blev der i forbindelse med vedtagelsen af budgetforslag 2003 vedtaget et omstillingsbidrag, hvori der indgik en besparelse på indkøb på 70 mill. kr. Udvalgene har efterfølgende indarbejdet besparelser på indkøb i 2003 på i alt 38 mill. kr.

I nedenstående tabel ses fordelingen af udvalgenes sparemål og de i budgettet indarbejdede besparelser på indkøbsområdet i budget 2003.

Note: Den faktiske fordeling af besparelsen i Bygge- og Teknikudvalget er ikke oplyst i udvalget budget.

Fordelingen af indkøbsbesparelsen i omstillingsbidraget for 2003 var opgjort på baggrund af budgetanalysen om indkøb, og besparelsen på indkøb var i 2003 baseret på forvaltningernes selvangivne indkøb til brug for budgetanalysen.

På baggrund af det opgjorte besparelsespotentiale på indkøbsområdet i budgetanalysen og de indarbejde besparelser i 2003 vurderer Økonomiforvaltningen, at der forsat må være et besparelsespotentiale på området.

Vurderingen er desuden baseret på Økonomiudvalgets beslutning den 1. oktober 2002 om at iværksætte en række tiltag for at realisere besparelsespotentialet på indkøbsområdet (jf. ØU 247/02). Disse tiltag er:

1. at der indgås en række fælles indkøbsaftaler, og at forvaltningerne benytter disse
2. at de fælles indkøbsaftaler indgås med færre leverandører og produkter
3. at forvaltningerne benytter kommunens elektroniske indkøbsstystem (KØR2) og der iværksættes initiativer, der yderligere understøtter forvaltningernes muligheder for dette.

Til forskel fra indkøbsbesparelsen i 2003 er opgørelsen af indkøb til omstillingsbidraget i 2004 teknisk ændret, således at det nu er de faktuelle tal for forvaltningernes indkøb i 2001, der ligger bag fordelingen af indkøb.

Som nævnt er opgørelsen af indkøb til brug for omstillingsbidraget i 2004 teknisk ændret i forhold til den opgørelse, som indgik i omstillingsbidraget for 2003. Fordelingen af udvalgenes besparelser på indkøb i 2004 er baseret på opgørelser af udvalgenes indkøb i 2001, som det er registreret i økonomisystemet.

Udvalgenes indkøb er defineret som summen af følgende arter:

• art 2.2 Fødevarer: brød, kaffe, te mv.
• art 2.3 Brændsel og drivmidler: benzin, el, varme, gas mv.
• art 2.9 Øvrige varekøb: byggematerialer, kontorartikler, rengøringsartikler, inventar mv.
• art 4.9 Øvrige tjenesteydelser mv.: visse administrative tjenesteydelser, telefon, vandudgifter mv.

Ovennævnte arter er valgt til definition af indkøb, da det vurderes, at det vil være muligt at indgå indkøbsaftaler for de varegrupper, som arterne dækker.

Opgørelsen af indkøb til omstillingsbidraget i 2004 adskiller sig således fra opgørelsen af indkøb til omstillingsbidraget for 2003. Udgifterne til indkøb, som indgik i beregningen af omstillingsbidraget for 2003 var baseret på forvaltningerne egne indberetninger af indkøb til brug for budgetanalysen, som der blev foretaget på indkøbsområdet.

Der er efterfølgende korrigeret for de konkurrenceudsatte virksomheders indkøbsudgifter i lighed med tidligere års fordelingsnøgle for omstillingsbidraget. Det betyder, at der i Bygge- og Teknikudvalget er fratrukket de udgifter, som kan henføres til KTK, RIA og Brandvæsenet, mens der i Miljø- og Forsyningsudvalget er fratrukket de udgifter, som kan henføres til KE og til den takstfinansierede del af Miljøkontrollen.

De tidligere forsøgsbydeles indkøbsudgifter er fordelt på udvalgene efter den fordelingsnøgle, som blev anvendt i forbindelse med servicenivelleringen i budgetforslag 2002, da bydelenes budgetter blev tilbageført til de respektive udvalg.

Der er yderligere korrigeret for udgifter til vand og varme, da det vurderes, at det ikke er muligt at indgå indkøbsaftaler på disse områder. Udvalgenes forbrug af vand og varme i 2001 er trukket fra Det Grønne Register. Taksterne er herefter ganget på forbruget for beregne udgifterne.

Nedenfor er vist udvalgenes indkøb i 2001 fra økonomisystemet samt korrektionerne for de konkurrenceudsatte virksomheder, forsøgsbydelenes indkøb, vand og varme.

I tabel 3 ses fordelingen af indkøb i omstillingsbidraget i hhv. 2003 og 2004.

-

-

-

-

Erik Jacobsen