Styrket ledelsestilsyn og status på revisionsbemærkninger

Revisionen skal i samarbejde med forvaltningerne anmodes om at igangsætte en proces, som skal sikre, at forvaltningernes ledelsestilsyn kan revideres af revisionen og ligge som grundlag for revisionen af regnskabet og den aktuelle status på opfølgningen på revisionsbemærkningerne skal tages til efterretning.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget anmoder revisionen om at igangsætte en proces i samarbejde med forvaltningerne, som skal sikre, at revisionen i forbindelse med årsregnskabet kan forsikre Økonomiudvalget om, hvorvidt forvaltningernes ledelsestilsyn lever op til revisionens krav i forbindelse med revidering af årsregnskabet,
2. at Økonomiudvalget tager den aktuelle status på opfølgningen på revisionsbemærkningerne til efterretning.

I forbindelse med behandlingen af dagsordenspunkt 2 vedrørende Økonomiforvaltningens delegation af ledelsesansvar og ledelsestilsyn samt overordnede rammer for lønfastsættelse for chefløn, drøftede Økonomiudvalget på sit møde den 22. september 2015, at revisionen skal anmodes om, at det risikobaserede ledelsestilsyn på de af kommunens opgaver, som Økonomiudvalget har ansvaret for at have indseende med, fremover indgår i revisionen.

Det er i henhold til den kommunale styrelseslov Økonomiudvalgets ansvar at have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold indenfor samtlige af kommunens administrationsområder. Økonomiudvalget har endvidere ansvaret for den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører hele kommunens kasse – og regnskabsvæsen, herunder kommunens kasse- og regnskabsregulativ, samt løn – og personaleforhold. Overborgmesteren og borgmestrene har overfor Økonomiudvalget det administrative ansvar herfor inden for hver deres udvalgsområde. Økonomiforvaltningens rolle er at bistå Økonomiudvalget med varetagelsen af udvalgets opgaver og dermed med tilsynet med implementeringen indenfor alle forvaltningsområder af Økonomiudvalgets beslutninger og retningsliner, herunder af bl.a. kasse- og regnskabsregulativet. Endvidere bistår Økonomiforvaltningen Overborgmesteren i forbindelse med løsningen af hans administrative ansvar. Det daglige ansvar herfor er delegeret til Økonomiforvaltningen.

Styrket ledelsestilsyn

I forlængelse af blandt andet besvigelsessagen, revisionens bemærkninger til regnskab 2014 og sagen om jobrotationsmidler samt andre enkeltstående sager, bør der sættes fokus på tilrettelæggelsen og udførelsen af et mere betryggende ledelsestilsyn i alle dele af kommunen. I dag indhenter revisionen en ledelsespåtegning i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet. Økonomiforvaltningen anbefaler, at revisionen i forbindelse med indhentning af forvaltningernes ledelsespåtegning foretager en vurdering forvaltningernes ledelsestilsyn.  

Status på revisionsbemærkninger

Københavns Kommunes eksterne revisor, Deloitte har godkendt kommunens regnskab for 2014 uden forbehold. Revisionsberetningen for regnskab 2014 konkluderer, at årsregnskabet for regnskabsåret 2014 i alle væsentlige henseender er i overensstemmelse med de lovmæssige krav, samt at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love mv.

Økonomiudvalget blev den 25. august 2015 forelagt forvaltningernes besvarelser på revisionsbemærkningerne i revisionsberetningen. Besvarelserne blev herefter oversendt til Revisionsudvalget, der afgav sin revisionsbetænkning den 14. september 2015. På baggrund heraf blev regnskabet for 2014 den 12. november 2015 forelagt Borgerrepræsentationen til godkendelse.

Antallet af revisionsbemærkninger er steget fra 5 bemærkninger på det finansielle område i revisionsberetningen for regnskab 2013 til 20 i revisionen af regnskab 2014. Økonomiforvaltningen følger løbende op på forvaltningernes arbejde i forlængelse af revisionsbemærkningerne og giver med denne indstilling (bilag 1) en status herpå.

Styrket ledelsestilsyn

Arbejdet med et styrket ledelsestilsyn bør tage udgangspunkt i en kortlægning af den enkelte forvaltnings opgave- og ansvarsområder og dertil knyttede væsentlige risici. Revisionen skal kunne forholde sig proaktivt til, om forvaltningernes tilrettelæggelse og udførelse af ledelsestilsynet vurderes at være betryggende. Forvaltningerne kan herefter rapportere herom til Økonomiudvalget. På længere sigt skal denne afrapportering ske som en del af den almindelige regnskabsaflæggelse, således at revisionen kan foretage en proaktiv revision af ledelsestilsynet i hele kommunen som en del af den almindelige revision af kommunens regnskab.

Status på revisionsbemærkninger

Økonomiforvaltningen følger løbende op på arbejdet for at understøtte, at så mange af bemærkningerne som muligt kan lukkes med afslutningen af regnskabet for 2015. De 14 revisionsbemærkninger vedrørende årsregnskabet er opdelt på i alt 30 punkter, der er fordelt på forvaltningerne. Forvaltningerne afrapporterer på arbejdet med bemærkningerne ud fra følgende skala:

 

• Rød – Forholdene er endnu ikke afdækket, og/eller der er ikke en endelig afklaring af løsningen.

• Gul – arbejdet er igangsat, men endnu ikke afsluttet. De handlinger, der skønnes nødvendige er igangsat, bemærkningen vil kunne optræde igen. (Der vil være bemærkninger, det ikke er muligt at lukke inden udgangen af regnskab 2015, da der f.eks. vil være systemmæssige begrænsninger herfor. Her arbejdes der med at komme så langt som muligt, så der kun udestår begrænsede og fuldt belyste udfordringer.)
• Grøn – arbejdet med punktet er afsluttet, og problemstillingen er løst. Det forventes, at bemærkningen udgår.

Status på de i alt 30 underpunkter fremgår af tabel 1. Status for de enkelte bemærkninger fremgår af bilag 1.

Tabel 1

	Grøn	Gul	Rød	I alt
Årsregnskabet	13	17	0	30

 

Orientering om ny tidsplan for opfølgning på besvigelsessagen

Økonomiudvalget besluttede den 24. februar 2015 på baggrund af Intern Revisions rapport, samt anbefalinger vedrørende besvigelsessagen i Koncernservice at udarbejde en handlingsplan med henblik på hurtigst muligt at skabe betryggende administrative processer. Økonomiudvalget godkendte den 16. juni 2015 tiltagene i den udarbejdede ”Handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer”. Med henblik på at sikre bedst mulig samordning mellem de vedtagne tiltag vil Økonomiforvaltningen udarbejde en revideret tidsplan omfattende alle tiltag.

Økonomiforvaltningen har nedsat en styregruppe, der har til formål at sikre implementeringen af tiltagene i handlingsplanen til sikring af betryggende administrative processer og de oprindelige 13 anbefalinger fra Intern Revisions rapport samt bidrage til koordinationen med andre større tværgående, administrative projekter, herunder ERP-programmet (den administrative styregruppe for det kommende enterprise resource planning system i Københavns Kommune) og det nye lønsystem. Foruden Økonomiforvaltningen deltager Intern Revision og Deloitte på styregruppemøderne. Med henblik på at sikre den bedst mulige samordning og koordination både fagligt og tidsmæssigt mellem alle de vedtagne tiltag vil Økonomiforvaltningen udarbejde en revideret tidsplan, som forelægges Økonomiudvalget. Den revidere tidsplan vil også omfatte revisionens plan for analyse og handlinger for de forvaltningsspecifikke administrative processer og risici. Denne skal ses i sammenhæng med arbejdet vedrørende et styrket ledelsestilsyn i hele kommunen samt forslag til håndtering af det tværgående procesområde ”Indtægter”, som det oprindelig var planlagt skulle forelægges for Økonomiudvalget i november 2015.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Forvaltningerne indgår i dialog med revisionen om et styrket, risikobaseret ledelsestilsyn og rapporterer herom til Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen udarbejder en revideret tidsplan for den videre opfølgning på besvigelsessagen og forelægger denne for Økonomiudvalget senest i januar 2016.


 

                                           Bjarne Winge                          /                          Mikkel Hemmingsen

Dagsordenspunkt 7: Styrket ledelsestilsyn og status på revisionsbemærkninger (2015-0234364)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. november 2015

Indstillingen blev trukket tilbage af Økonomiforvaltningen.