Multifunktionelle kvadratmeter - opfølgning på handleplanen ’Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2

Økonomiudvalget har i 2019 godkendt handleplanen ’Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2’, hvoraf et af sporerne er en plan for at åbne skolerne for lokale foreninger og hobby-grupper efter skoletid, herunder forslag til en driftsmodel. Københavns Ejendomme og Indkøb vil i samarbejde med de relevante forvaltninger udarbejde et budgetnotat på et pilotprojekt i 2022, hvor tre udvalgte skoler åbnes yderligere op efter skoletid.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen udarbejder et budgetnotat til Budget 2022 om finansieringen af et pilotprojekt om multifunktionelle kvadratmeter, som kan indgå i budgetforhandlingerne for 2022.

Problemstilling

Økonomiudvalget har den 9. juni 2020 fået en status på handleplanen  ’Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2’. På den baggrund  foreslår  Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) nu at starte et pilotprojekt, hvor tre udvalgte skoler åbnes yderligere op efter skoletid – både i forhold til idræt og andre aktiviteter.

I 2020 indgik Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) en samarbejdsaftale om udlån af skolelokaler til folkeoplysende foreninger samt kommunale skolers brug af idrætsfaciliteter og svømmebade. Pilotprojektet vil bygge videre på erfaringerne herfra. Pilotprojektet vil skulle løbe i hele 2022. Pilotprojektet skal i perioden facilitere en øget anvendelse af lokalerne på tre skoler, hvor der samtidigt i endnu højere grad tages højde for driftspåvirkningen ved tilføjelse af øget rengøring og viceværtsservice. Herefter bør der foretages en evaluering i første halvår af 2023, der skal danne grundlag for en evt. skalering af modellen til andre skoler og kommunale bygninger.

Københavns Kommune har brug for flere kvadratmeter til byens borgere og deres aktiviteter. Multifunktionel brug af kommunens bygninger kan bidrage til en bedre udnyttelse af de kommunale kvadratmeter ved at gøre bygningerne og deres faciliteter tilgængelige for nye brugere og deres behov – uden at være til gene for bygningens primære brugere. Et pilotprojekt vil gøre det muligt for særligt KFF at tilbyde flere faciliteter og lokaler, når der er efterspørgsel fra etablerede foreninger og ikke-organiserede i lokalområdet, f.eks. forældregrupper, bogklubber og lign.

Multifunktionelle kvadratmeter kan bidrage til at skabe sammenhæng og integration i lokalområdet. Gennem lokalområdets aktiviteter i skolens bygninger kan skolen i højere grad bidrage som et naturligt samlingspunkt i lokalområdet. Pilotprojektet vil derfor støtte op omkring ikke-organiserede grupper og hjælpe med at organisere disse gennem områdefornyelsesprojektet hos Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF).

En øget brug af multifunktionelle kvadratmeter kan bidrage til en reduktion af nybyggeri, fordi behovet for lokaler kan dækkes med de eksisterende bygninger. Multifunktionelle kvadratmeter kan derfor også bidrage til kommunens klimaplan, da mindre nybyggeri vil reducere kommunens CO2 udslip.

Løsning

KEID har etableret en arbejdsgruppe på tværs af forvaltninger, hvor BUF, KFF og TMF indgår. Den tværgående arbejdsgruppe har i fællesskab formet et pilotprojekt.  

For at sikre et succesfuldt pilotprojekt skal behovet afdækkes og løbende evalueres, adgangs- og sikringsforhold skal optimeres, bygningernes drift skal kunne følge med den øgede anvendelse, der skal udvikles eller besluttes fælles brug af et eksisterende bookingsystem, og de tekniske installationer skal fungere. De hidtidige erfaringer viser, at det vil være nødvendigt at ansætte driftsmedarbejdere i pilotperioden, som vil være tilknyttet pilotskolerne i ydertimerne (efter skoletid) og sikre den ekstra driftsunderstøttelse som følge af den øgede brug af skolen.

Pilotprojektet vil således have fem hovedleverancer, der er forudsætninger for at udvide brugen af kommunens lokaler. De fem leverancer er uddybet nedenfor:

1. Analyse af behov og løbende evaluering
   • Der skal udarbejdes analyser af lokalebehov fra foreninger, lokale og ikke-organiserede. Dette sker i samarbejde med de øvrige forvaltninger samt de enkelte skoleledere, som får efterspørgsel på lån af lokaler fra lokalsamfundet.
   • Projektet vil muligvis benytte sig af sensorer for at løbende vurdere, hvorvidt lokalerne bliver brugt, samt i hvor høj grad lokalerne bliver benyttet. Når pilotprojektet er afsluttet, vil man ved hjælp af sensorerne også kunne evaluere på anvendelsesgraden samlet set.

      

2. Sikring og adgangsforhold
   • I projektet skal det undersøges, hvad der skal til for at sikre et brugervenligt samt nøglefrit adgangssystem, så det ikke kræver fysisk tilstedeværelse at skabe adgang for brugerne efter skoletid. Der skal ligeledes være adgangskontrol, så lokalerne kun benyttes ved forudgående booking og til godkendte formål.
   • Primo 2021 har KEID igangsat en foranalyse og modning af sikringsområdet. Foranalysen forløber i perioden 2021-22. Formålet er at løfte kvalitet og drift af sikringsløsninger på tværs af KK. Dette bl.a. for at understøtte multifunktionel brug af faciliteter. En af foranalysens hovedleverancer forventes at blive et forslag til best practice løsninger for sikringsområdet ifm. nybyggeri, større renoveringsprojekter og udskiftning af sikring på KK's bygninger.

      

3. Driftsmodel
   • Driftsmodellen skal sikre optimal drift af lokalerne, så skolen ikke bliver påvirket af manglende rengøring, vedligeholdelse og overfyldte affaldscontainere.
   • Driftsmodellen skal ligeledes give et overblik over, hvad det koster at låne lokaler ud efter skoletid, således at der kan findes økonomisk model, der ikke går ud over den enkelte skole.

      

4. Bookingsystem
   • Det skal være nemt og brugervenligt at låne et lokale, herunder at kunne booke det. Derfor skal det undersøges om eksisterende bookingsystemer kan anvendes til pilotprojektet, eller om der skal findes et andet alternativ til booking af lokaler -gerne et system, der kan integreres med brandsikringsanlæg og CTS-anlæg (ventilation).

      

5. Teknik
   • Det skal undersøges om teknikken (ventilation, varme mm.) virker, når lokalerne udlånes. Dette kræver en god styring med CTS (Central Tilstandskontrol og Styring), som måske kan kobles sammen med bookingsystemet. Således, at der er varme på lokalerne, når de er i brug og slukket, når lokalerne ikke anvendes. Piloten kan evt. anvendes til at teste flere forskellige løsninger for styring af CTS’en.

Pilotprojektet vil i udgangspunktet have fokus på udlån af indvendige faciliteter/lokaler og ikke de udvendige, såsom skolegårdens basketboldbane. Der skal løbende følges op på behov og ønsker i pilotprojektet, så det også er muligt at inkludere de udvendige faciliteter i løbet af pilotprojektet.

Den lokale skoleleder beslutter, hvilke lokaler der er egnet til udlån – det kan eksempelvis være udvalgte klasselokaler, fælleslokaler og faglokaler så som musiklokaler. Modsat er f.eks. madskolernes køkken ikke egnet til udlån, da der er hygiejneregler gældende for disse lokaler. Udover dette skal skolelederen ikke anvende ressourcer på projektet for at skærme skolerne for merarbejde.  

Det vil være hensigtsmæssigt, at tre skoler deltager i pilotprojektet for at kunne generalisere erfaringerne. I dialog mellem skolerne, BUF, KFF og TMF er der er peget på en række skoler. Der er tilsagn fra:

1. Tagensbo Skole
2. Amagerbro Skole
3. Bavnehøj Skole

Økonomi

Pilotprojektet forventes at have et budget på 7-8 mio. kr., der ønskes finansieres via budgetforhandlingerne. Budgettet vil indeholde udgifter til projektledelse, koordinatorfunktionerne i forvaltningerne, øget rengøring, øget service/vagtrundering af skolerne, mindre renoveringer/ombygninger på de udvalgte skoler, teknik og systemunderstøttelse, evaluering mv.

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget godkender denne indstilling, vil KEID i samarbejde med forvaltningerne udarbejde et budgetnotat med et pilotprojekt om multifunktionelle kvadratmeter, der skal indgå i budgetforhandlingerne for 2022.

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Multifunktionelle kvadratmeter - opfølgning på handleplanen ’Mere byggeri for pengene og smartere brug af m2 (2021-0166703)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. august 2021

Et samlet Økonomiudvalg fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1) som nyt 2. at-punkt:

”at Økonomiforvaltningen afsøger muligheden for at udvide pilotprojektet op til syv skoler, såfremt de pågældende skoler er indforståede hermed.”

Ændringsforslaget (ÆF1) blev godkendt uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev herefter godkendt uden afstemning.