Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 6/2003

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 17. august 2004

J.nr. ØU 262/2004

4. Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 6/2003

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tiltræder, at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som høringssvar på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 6/2003 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2003, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2003.

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr. 6/2003 vedrørende Københavns Kommunes regnskab 2003, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2003.

Det er aftalt, at evt. bemærkninger til det fremsendte protokollat er udvalgsbehandlet og fremsendt til Revisionen senest den 20. august 2004, hvorefter Revisionen fremsender det endelige protokollat vedrørende Københavns Kommunes Regnskab 2003 til behandling i Borgerrepræsentationen.

Det fremgår af det modtagne protokollat, at Revisionsdirektoratet konkluderer, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2003, samt at resultatet af kommunens aktiver for regnskabsåret 1. januar -31. december 2003 er i overensstemmelse med de krav til regnskabsaflæggelsen, som følger af den kommunale styrelseslov.

Revisionen har dog en række bemærkninger til såvel kommunens som Økonomiforvaltningens eget regnskab samt til bogføring, tilrettelæggelse af forretningsgange m.v. i relation til de interne økonomi- og styringsopgaver, der vedrører Økonomiforvaltningen selv og til de centrale økonomi- og styringsopgaver, der vedrører Københavns Kommune som helhed.

Økonomiforvaltningens forslag til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen herunder, idet det skal bemærkes, at forvaltnin gen har haft mulighed for at afgive faktuelle bemærkninger til revisionsprotokollatet i juni 2004.

Revisionen har afgivet særskilte revisionsprotokollater til Skatte- og Registerforvaltningen samt Skatteankenævnssekretariatet. Bemærkningerne hertil fremlægges særskilt for Økonomiudvalget.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionen har i det fremsendte Revisionsprotokollat nr. 6/2003 om revisionen af årsregnskabet for 2003 følgende bemærkninger, som Økonomiforvaltningen hermed afgiver svar på:

Til Københavns Kommunes årsregnskab 2003

Forskelle i regnskabsformer

· Revisionsdirektoratet anfører, at regnskab 2004 som led i Regnskabsreformen for amter og kommuner skal udvides med fysiske aktiver og forpligtelser som feriepenge og fremtidige forpligtelser.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at det ikke er et krav at feriepengeforpligtelser skal fremgå af regnskabet, men kommunen forventer at indregne feriepengeforpligtelser fra og med regnskab 2005.

Til Økonomiforvaltningens årsregnskab 2003

Punkt 5.1.1, "Udvikling af økonomistyringen i Københavns kommune

· Revisionsdirektoratet anser benchmarkingen for at være et godt værktøj til brug for den fortsatte og nødvendige udvikling af institutionernes økonomistyring.

o Revisionsdirektoratet skal derfor til brug for revisionen udbede sig følgende: Oplysning om indplaceringsniveauet for hver institution i Økonomiforvaltningen, som har deltaget i 2. runde af benchmarkingen af økonomistyringen.

o Handlingsplanen fra de enkelte institutioner om, hvordan institutionen vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.

Økonomiforvaltningen vil kontakte Revisionsdirektoratet vedrørende disse oplysninger, når det er drøftet med de enkelte deltagere, da disse var sikret anonymitet.

Punkt 5.1.2, "Forretningsgangbeskrivelser jf. Kasse- og Regnskabsregulativet"

· Revisionen har fundet det nødvendigt for samtlige forvaltninger, at udbede sig følgende:

o Ajourført liste over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Listen bedes udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forretningsgangsbeskrivelse.

o Ajourført liste over øvrige forretningsgangsbeskrivelser. Denne liste bedes også udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forretningsgangsbeskrivelse.

o Liste pr. nævnte dato over manglende forretningsgangsbeskrivelser fordelt på de to nævnte grupper. Forventet ikrafttrædelsesdato bedes oplyst.

Økonomiforvaltningen sender de omtalte lister over forretningsgange til Revisionen.

Punkt 5.1.3, "Registrering i KØR"

· Revisionen henstiller, at der udarbejdes en skriftlig forretningsgang for registrering i KØR, herunder den interne kontrol, og at der etableres et ledelsesmæssigt tilsyn med forretningsgangens efterlevelse.

I forbindelse med den løbende effektivisering og kvalitetssikring af arbejdsgangene vedrørende bilagshåndteringen samt registreringerne i KØR, har Økonomiforvaltningen gennem det seneste år haft stor fokus på efterlevelsen af forretningsgangen vedrørende attestation og anvisning. Herunder kontrollerne. Det vil sige hvad der kontrolleres i forbindelse med den faktiske bogføring/registrering i KØR og hvad der efterfølgende kontrolleres via organiserede stikprøver. Det har været vigtigst at skabe forståelse for reglerne på alle niveauer i erkendelse af, at tidligere kontroller var for "mekaniske" og ikke virkede optimalt. Dette kendetegnes ved de mangler revisionen bemærker i forbindelse med bilagsgennemgangen. Det skal bemærkes at størstedelen af de omtalte fejlbehæftede bilag er dateret før implementeringen af den opdaterede forretningsgang vedrørende attestation og anvisning i juli 2003.

En opdateret forretningsgang vedrørende registrering i KØR, herunder den interne kontrol vil foreligge ultimo oktober 2004. Hvad angår det ledelsesmæssige tilsyn har revisionen udtrykt ønske om at direktionen inddrages mere hvad angår efterlevelse af forretningsgangene. Økonomiforvaltningen vil fra og med 2005 indføre en formaliseret afrapportering til direktionen i forbindelse med kvartalsrapporterne.

Punkt 5.2, "Løn", vedr. dagpengerefusion, side 20, afsnit 1, 2, 3 og 4

· Revisionen konstaterer, at den beskrevne rykkerprocedure af bopælskommunerne vedr. dagpengerefusioner ikke blev fulgt i flere tilfælde, eller at det ikke kan dokumenteres, at denne blev fulgt. Ifølge forvaltningen opkræves der løbende dagpengerefusion i forbindelse med større fraværsperioder, men at det ikke noteres, når bopælskommunen rykkes for manglende refusion. Endvidere er det blevet oplyst, at der kan gå op til halvanden måned, før dagpengeskemaerne modtages fra LPA.

Revisionen forventer, at forretningsgangens bestemmelser fremover overholdes, og at det dokumenteres, når bopælskommunen rykkes.

Økonomiforvaltningen vil fastholde fristerne for at rykke bopælskommune for refusion af sygedagpenge, jf den nuværende forretningsgang på området og sørge for at fristerne overholdes.

Punkt 5.2, "Løn", side 19

· I forbindelse med implementeringen af det nye lønsystem skal der fastsættes en arbejdsfordeling mellem Accenture og kommunen.

Økonomiforvaltningen har igangsat arbejdet med at udarbejde denne arbejdsfordeling, efterfølgende skal de enkelte forvaltninger udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgange.

Punkt 5.3, "Status og eventualforpligtelser mv.", "funktion 9.13 andre tilgodehavender"

· I saldoen på kontoen for diverse tilgodehavender hos staten (0813516000) indgår et beløb på 1.005.572,25 kr. Det fremgår af specifikationen, at der er tale om en åbningssaldo via regneark.

· Denne oplysning er ikke fyldestgørende til en bedømmelse af, om beløbet udgør et reelt tilgodehavende, herunder hvilke tilgodehavender der er tale om.

Økonomiforvaltningen vil inden udgangen af 2004 tage skridt til at få denne post nærmere dokumenteret og afskrive den såfremt der ikke er tale om et reelt tilgodehavende.

Punkt 5.3, "status og eventualforpligtelser mv."

· 3. Tilgodehavender i betalingskontrol":

Revisionen finder ikke, at oplysningerne er fyldestgørende til en bedømmelse af nedenstående posters reelle indhold.

I ingen af nedenstående tilfælde synes der imidlertid at være tale om tilgodehavender. Der er efter vores opfattelse tale om fejlbogføring, idet der synes at være tale om drifts- eller anlægsindtægter og gæld. Der bør ske en berigtigelse af bogføringen.

Saldoen på konto Ej.k Versur 7, tinglysning (0 881 552 205) på -52,6 mio. kr., er specificeret således:

o Salgssummer for grunde fratrukket udgifter til oprensning: 13,0 mio. kr.

o Købers forbehold på tilbagekøbsrettighed: 15,6 mio. kr.

o Salg af grund til finansiering af skuespilhuset: 24,0 mio. kr.

Detaljeret oplysninger om udeståender på versurkontiene indhentes løbende. På den baggrund udarbejdes der jævnligt specificerede rapporter om hver enkelt post.

Versurkontiene benyttes som udligningskonti, hvor udestående poster udelukkende vedrører endnu ikke afsluttede sager.

Med baggrund i den specificerede rapport, kan versurkontienes udeståender opdeles i følgende tre områder:

· Salgssummer for grunde fratrukket udgifter til oprensning:13,0 mio. kr.

Poster indenfor dette område drejer sig primært om endnu ikke afsluttede ejendomshandler, som strækker sig henover årsultimo. Ejendomshandler omfatter typisk afregning af delbeløb til f.eks. ratebetalinger, salær og undersøgelser m.v., og afregnes til slut gennem en refusionsopgørelse.

Så snart ejendomshandlen endelig er afsluttet, udlignes samtlige poster på versurkontiene.

· Købers forbehold på tilbagekøbsrettighed: 15,6 mio. kr.

Denne post vedrører en sag, hvor grundejer har taget forbehold for frikøbsbeløbet. Det udestående beløb vurderes p.t. ikke at kunne, hverken indtægtsføres eller udgiftsføres, idet sagen ikke er afgjort endnu.

· Salg af grund til finansiering af Skuespilhuset: 24,0 mio. kr.

Denne post vedrører et provenu til staten. Beløbet skal overføres til staten indenfor nærmere givne vilkår. Beløbet er en skyldig post og kunne med rette have været opført i regnskabet som en gældspost.

Økonomiforvaltningen finder gennem den løbende opgørelse og rapportering, at specificeringsgraden af udeståender på versurkontiene foregår på forsvarlig vis. Økonomiforvaltningen vil dog gerne indgå i en dialog med Revisionen såfremt der ønskes håndtering af ejendomshandler på anden vis.

· 4. Tilgodehavender i betalingskontrol":

I saldoen på konto Ej.k Versur 15, diverse indbetalinger (0881552 604) indgår indbetalinger på i alt 313.011 kr., som ifølge specifikationen er foretaget i 2001 og 2002. Der er således ikke tale om tilgodehavender. Der bør derfor ske en berigtigelse af bogføringen.

De samlede indbetalinger på i alt kr. 313.011 vedrører posterede beløb fra 2001 og 2002. Disse beløb er sager, som endnu ikke er afsluttet primært vedrørende kommunens frikøbsaftale med den almene boligsektor. Den resterende del vedrører frikøb af en hjemfaldspligt, hvor kommunen afventede en tinglyst samejeoverenskomst. Denne sag er blevet bragt på plads i 2004.

· 5. Tilgodehavender i betalingskontrol":

I saldoen på konto Ej.k Versur 15, diverse indbetalinger (0881552604) indgår indbetalinger på i alt 313.011 kr., som ifølge specifikationen er foretaget i 2001 og 2002. Der er således ikke tale om tilgodehavender. Der bør derfor ske en berigtigelse af bogføringen.

Praksis er at udgifterne i forbindelse med ejendomshandler først driftsføres når sagen er afsluttet. I lighed med besvarelsen af punkt 3 indgår vi gerne i en dialog med revisionen om denne praksis.

· 6. Organisation, 11 100, Område 0000, Konto 99 010, Afstemninger af debitorindbetalinger i hovedbog:

I saldoen indgår et tilgodehavende hos KUC (nu Byens Huse) på 203.157,03 kr. for terminsydelse. Det samme tilgodehavende er posteret på organisation 11 000, område 0000, konto 99 100. Bilaget indeholder endvidere en påtegning om, at kravet er betalt den 18. december 2003 og manuelt tastet. Revisionen står uforstående over for, at samme beløb henstår som tilgodehavender på 2 konti. Endvidere burde tilgodehavendet have været udlignet, jf. påtegningen på bilaget. Endelig bør kommunale tilgodehavender afregnes via intern handel.

Ved oprettelse af en debitorfaktura vil driften blive krediteret og konto 11000.0000.991 00 vil blive debeteret. Ved betaling af fakturaens girokort vil konto 11000.0000.991 00 automatisk blive krediteret og giroen debeteret.

Ved betaling udenom girokortet, skal man lave et posteringsbilag hvor bank/giro debeteres og konto 11000.0000.99 010 krediteres. systemet vil herefter automatisk debetere konto 99 010 og kreditere konto 99 100.

Problemet her er at indbetalingen er indgået i juleferien 2003, og da girokortet ikke blev brugt ved indbetalingen, blev betalingen manuelt indtastet i systemet i 2004, pr. 18. december 2003.

Indbetalingssystemet lukker pr. 31/12, så derfor er den automatiske modpostering først sket i 2004.

Her er tale om en bogføringsfejl, idet betalingen skal bogføres i 2003, mens systemindbetalingen først skal bogføres i 2004.

Fremover vil KUC "byens huse" blive afregnet over intern afregning. (Bilag sendt til Revisionen)

· 7. Organisation, 11 100, Område 0000, Konto 99 100, Afstemninger af debitor – finansudgifter:

Økonomiforvaltningen har ved fordelingen af udgifter i forbindelse med omautorisering af elinstallatørerne i Københavns Kommune til de enkelte forvaltninger opkrævet Miljø- og Forsyningsforvaltningens andel på 31.500 kr. på linie med kommunens eksterne debitorer. Herudover er beløbet bogført som tilgodehavende 2 gange. Kravet, der var bogført den 23. august 2003, var ved udgangen af 2003 endnu ikke afregnet.

Revisionen finder, at kommunale mellemværender bør opkræves og afregnes via intern handel, og at afregning bør ske inden regnskabsafslutningen.

Der blev d. 22. januar 2004, pr. 31. december 2003 udstedt en faktura nr. 11 000 000 807 til Københavns Energi. Denne blev i midlertidig udskrevet i et forkert format, og måtte derfor annulleres. Derfor blev der lavet en ny faktura nr. 11 000 000 811 pr. 31. december 2003.

Grunden til at tilgodehavendet står 2 gange i 2003, er at systemet ligesom i punkt 12, først kan annullere den første faktura i 2004.

Da Københavns Energi ikke er med i KØR, skal dette afregnes via Debitor. (Bilag sendt til revisionen)

· 8. Organisation 11 000, Område 4300, Konto 0 880 154 300 Afstemning af 10. kt. Indbetalingsrestance:

Saldoen indeholder 2 tilgodehavender på i alt 7.490 kr. for annoncering i kommunens informationsblad "VirksomNyhed". Regningerne blev udsendt den 12. februar 2003 med en betalingsfrist på 8 dage.

Endvidere indeholder saldoen et tilgodehavende på 500 kr., der ifølge specifikationen var opstået som følge af "fejlindbetaling" den 28. februar 2003. Ved udgangen af 2003 var der ifølge specifikationen ikke foretaget yderligere for at opkræve disse tilgodehavender.

Det bør fremgå, hvilke initiativer der er taget for at opkræve sådanne ældre tilgodehavender.

Af de 7.490 kr. er der sendt rykker på 1.250 kr. for betalingen, men brevet kom retur. Personen kan ikke findes i Krak.dk - hverken som person eller firma. Kravet er derfor opgivet og afskrevet via kreditnota til bogholderiet.

Resten af tilgodehavendet er hos Københavns Miljønetværk (Miljøkontrollen).

Der er sendt en rykker, men betaling er endnu ikke sket.

Økonomiforvaltningen har modtaget de sidste 500 kr. i juli 2004.

· 9. Organisation 11 200, område 1000, konto 0 880 151 120, Afstemning af Erhvervscenter indbetalingsrestance:

Revisionen har bemærket, i saldoen indgår tilgodehavender på netto 529.946,80 kr. hos Københavns Erhvervscenter, der blev nedlagt i 2002 som kommunal institution og etableret som selvvejende institution. Tilgodehavenderne er specificeret som lokaleleje mv. og kontrolkonti (restancekonti) for ind- og udbetalinger. Af specifikationen fremgår ikke, hvilke overvejelser der har været gjort for at opkræve disse tilgodehavender.

Der er i forbindelse med erhvervscentrets (nu EVU Erhvervscenter for Etablering, Vækst og Udvikling) overtagelse af Københavns Kommunes iværksætterhotel pr. 1. januar 2003 indgået virksomhedsoverdragelsesaftale med EVU pr. 26. juni 2003, der både vedrører overdragelse af aktiver og medarbejdere fra det gamle Københavns Erhvervscenter til EVU pr. 1. januar 2002 samt overdragelse af aktiver og forpligtelser i iværksætterhotellet. Aftalen har efterfølgende været forelagt BR den 11. december 2003 ifm. indstilling om stiftelse af EVU Erhvervsservice I/S. Københavns Kommunes nettotilgodehavende er modregnet i tilskuddet til EVU for 3. kvartal 2003.

Det modregnede nettotilgodehavende burde have været udlignet med ovenstående statuskonti i 2003. Der vil ske en berigtigelse i 2004.

· 10. Organisation, 11 100, Område 1999, Konto 0 111 100 815 Indbetalingsrestancer kvarterløftsekretariatet Rådhuset:

Som dokumentation for et tilgodehavende på 700.485,17 kr. foreligger en kreditnota fra Vej og Park. Der er tale om et internt kommunalt mellemværende, der ikke bør fremgå af kommunens status.

Det er korrekt at dokumentationen foreligger i form af en kreditnota. Årsagen til at denne er medtaget i regnskabet under status er, at det er vigtigt i forhold til statsregnskabet at driften er korrekt. Da der ikke findes anden måde at registrerer tilgodehavender internt i det kommunale regnskab har vi valgt at gøre det på denne måde.

En måde som fremover ville kunne tilgodese behovet for at registrer tilgodehavender/skyldige omkostninger indenfor det kommunale system på, ville være at der i samtlige forvaltninger blev oprettet statuskonti der skulle udlignes mellem de respektive forvaltninger. Dermed vil det ikke påvirke det samlede kommunale regnskab på.

· 11. Organisation 11 100, Område 2999, Konto 0 111 200 815 Indbetalingsrestancer kvarterløft Holmbladsgade:

I saldoen indgår en indbetaling fra den 9. juli 2003 på 169.524,94 kr. fra Familie- og Arbejdsforvaltningen. Indbetalingen vedrører Indenrigs- og Sundhedsministeriets restpulje til henholdsvis Kulturcafeen og Pigeprojektet.

Det fremgår ikke med hvilken begrundelse indbetalingen, der ikke udligner et tilgodehavende, er bogført på konto for tilgodehavender.

Økonomiforvaltningen erkender, at det er en fejl og at sikre denne post vil blive udlignet snarest.

· 12. Organisation 11 100, Område 5999, Konto 0 111 500 815 Indbetalingsrestancer kvarterløft Holmbladsgade:

Saldoen indeholder et kommunalt tilgodehavende på 58.000 kr. hos Byrumskontoret. Kommunens status bør ved regnskabsårets udløb ikke indeholde kommunale tilgodehavender.

Overskriften henviser til Holmbladsgade – Det er Nørrebro Park.

For denne post gælder det samme som ved pkt. 10, nemlig at der for statsregnskaber er vigtigt at det udviser det korrekte billede.

· 13. Organisation 11 100, Område 4300, Konto 0 881 650 043 Bank Bruxelles:

Saldoen udgør 160.291,72 kr. Som dokumentation foreligger en kontoudskrift. Den udgør ikke fyldestgørende dokumentation for udgifterne, herunder hvorvidt der er tale om udgifter, der skal afholdes af Københavns Kommune.

Denne konto er som en bankkonto/mellemregning. Man skal ikke af denne konto kunne se hvem der skal afholde udgiften, det kan man se på driftsposteringerne.

Denne konto viser blot ind og ud betalingerne i banken. Vi har tidligere gjort revisionen opmærksom på at bilagene ligger i særskilte mapper.

· 14. Organisation 11 100, Område 4100, Konto 0 881 650 150 Rejseforskud:

Revisionen finder, at rejseforskud bør afregnes snarest efter hjemkomsten.

Der har gennem det sidste år været øget fokus på dette område. Økonomiforvaltningen er enig i, at rejseafregninger bør afregnes snarest efter hjemkomsten. Direktionen har fastsat en frist på 3 uger.

· 15. Andre langfristede udlån og tilgodehavender og 9.56 Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager", side 25

I 1996 blev debiteret 330.000 kr. på funktion 9.25 og krediteret på funktion 09.56 vedrørende et rente- og afdragsfrit lån. I 2003 blev posteringerne udlignet.

Den nærmere begrundelse for udligningen af lånet er ikke oplyst.

Posten på 330.000 kr. vedrører et bevilget udlån til rugbyklubben Nanok, som i 1996 blev midlertidigt posteret idet der først skulle sikres pant i en ejendom, som klubben skulle overtage. I 2003 var der endnu ikke sket noget i sagen, hvorfor posten blev afskrevet.

Imidlertid har Administrationssekretariatet erfaret, at Nanok i 2004 har henvendt sig om udbetaling af beløbet, hvilket formentlig vil ske i løbet af de kommende måneder.

· Funktion 9.51 Forudbetalt refusion:

Sundhedsforvaltningens oplysning om, at opgørelserne af refusioner fra Barselsfonden for 2003 og tidligere år forventes færdiggjort med udgangen af maj 2004 viser sig desværre ikke at kunne opfyldes. Der må efter det oplyste forventes yderligere udskydelse af opgørelserne.

Økonomiforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i at det skyldige beløb snarest må afregnes.

Økonomiforvaltningen har igen rettet henvendelse til Sundhedsforvaltningen om at få opgørelserne indsendt, således at beløbet kan afregnes. (Kopi er sendt til revisionsdirektoratet)

· 16. Mellemregningskonto:

Der var afskrevet tilgodehavender for 2,3 mio. Det største tilgodehavende, der blev afskrevet, udgjorde 1,7 mio. kr. (Jf. Oversigt over ikke udlignede versur 15 posteringer (1997)). Ifølge Økonomiforvaltningen foreligger der ikke oplysninger i de pågældende sager efter 1997.

I dette tilfælde skulle afskrivningerne på tilgodehavenderne have været attesteret og anvist i det kontor, der har ansvar for at opkræve tilgodehavenderne.

Den anvendte fremgangsmåde viser, at afskrivningerne hviler på et ufuldstændigt grundlag i relation til undersøgelse af årsagerne til de manglende indbetalinger og debitorernes betalingsevne.

Efterfølgende er der fundet yderligere 2 bilag på tilsammen kr. 1.729.978,-.

Den ene sag er en dobbeltpostering ved bilag 922 + 1464 fra 1996.

Den anden sag er en postering nr. 1366 af 31. december 1995. Det drejer sig om en forureningssag, hvor forureningsudgifterne er blevet fratrukket den oprindelige købspris. Differencen er siden blevet indbetalt ved bilag 3915 af 15. september 1998 + bilag 6550 af 31. december 1998. (bilagene er sendt til revisionen)

· 17. Samfattende bemærkninger til gennemgangen af statuskonti:

Specifikationerne til statuskontiene bør indeholde mere fyldestgørende kommentarer til de enkelte poster. Fokus i forbindelse med specifikationen af statuskonti for 2003 har været at foretage den foreskrevne specifikation/afstemning af samtlige konti, og at dette arbejde er lykkedes.

Der bør ske en forbedring i kvaliteten i den løbende vurdering af kontienes udvisende, herunder vurderingen af boniteten af de enkelte poster i forhold til det bagved liggende grundlag og således, at der kan ske de fornødne tiltag til afklaring og berigtigelse af eventuelle fejlposteringer mv.

Endelig bør der til grund for sådanne berigtigelser foreligge et fyldestgørende beslutningsgrundlag.

Økonomiforvaltningen noterer sig med tilfredshed, at Revisionsdirektoratet konkluderer at arbejdet med foretage de foreskrevne specifikationer er lykkedes.

Revisionen bemærker dog at de ønsker "en forbedring i kvaliteten af i den løbende vurdering af kontienes udvisende". Økonomiforvaltningen har vurderet en del "ældre" statusposter og blandt andet afskrevet en del sidste år, så også denne del er forbedret. Endelig vil der fremadrettet fortsat arbejdes på at få de enkelte kontorer til at tage mere ejerskab overfor saldi på statusposter der er afstedkommet af de enkelte kontorer.

Punkt 5..5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for Københavns Kommune", "Økonomistyringssystemer"

· Økonomiforvaltningen forudsættes at vurdere rigtigheden af de økonomidata, som Accenture HR Services (leverandør af løn- og pensionsanvisning) registrerer i KØR, og som indgår i Økonomiforvaltningens og dermed kommunens regnskab.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at det er de enkelte forvaltningers ansvar, at det er de rigtige data der kommer ind i systemet. Økonomiforvaltningens overordnede opgave består i at kontrollere, at data teknisk set læses rigtigt ind i systemet.

· Det bør vurderes, hvilke autorisationer der skal tildeles leverandøren til KØR systemet.

Økonomiforvaltningen skal oplyse, at sådanne vurderinger har fundet sted og ligger til grund for den gældende praksis.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Økonomistyringssystemer", side 28

· I forbindelse med Accentures varetagelse af Løn- og pensionsanvisningen for Københavns Kommune er der behov for at udvalgte medarbejde fra Accenture får autorisationer i KØR.

Økonomiforvaltningen vil snarest fastsætte vilkår for Accentures registreringer i KØR, herunder fastsættelse af krav til anvisning og attestation af bilag.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet", side 28

· Revisionsdirektoratet har ikke for 2003 haft fokus på udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet, idet Økonomiudvalget i besvarelse af revisionsprotokollatet for 2002 henviste til, at Leverandøren som en del af aftalen skal fremsende løsningsbeskrivelse vedrørende kravspecifikation og efterfølgende løsningsbeskrivelse for anvendelse af Kommunedatas pensionsmodul til godkendelse. Revisionsdirektoratet vil følge dette arbejde.

Processen vedr. arbejdsfordeling mellem Accenture og kommunen er igangsat. Der vil ligeledes være fokus på at udarbejde forretningsgangsbeskrivelse for Accentures anvendelse af Kommunedatas pensionsmodul. Efter færdiggørelsen af dette arbejde skal de enkelte forvaltninger udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgangsbeskrivelser.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "IT-anvendelse", side 29

· I overensstemmelse med Kasse- og Regnskabsregulativets rammebilag for kontrolforanstaltninger for anvendelsen af edb-regnskabssystemer skal den systemansvarlige for Københavns Kommunes nye lønsystem Oracle E-business Suite endvidere udarbejde og vedligeholde retningslinier for fastlæggelsen af intern kontrol for anvendelsen af systemet. Retningslinierne skal danne grundlag for forvaltningernes forretningsgange for anvendelse af lønsystemet.

Økonomiforvaltningen fortsætter arbejdet med at udarbejde og vedligeholde retningslinier for fastlæggelse af intern kontrol for anvendelsen af lønsystemet, disse retningslinier vil danne grundlag for forvaltningernes forretningsgange for anvendelse af lønsystemet.

Herudover vil forvaltningen igangsætte udarbejdelse af retningslinier for Accentures anvendelse af kommunens IT-applikationer i relation til pensionsanvisningen og KØR. Der vil også blive udarbejdet retningslinier for Accentures brug af Oracle lønsystemet i forbindelse med håndteringen af lønanvisningen. Opfølgningen på Accentures overholdelse af de af kommunens udarbejdede retningslinier vil bl.a. ske via indhentelse af revisorerklæringer fra Accenture.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Løn", side 30

· I perioden 1. september 2003 til 31. maj 2004 blev lønnen til de ansatte, der overgik til Accenture registreret som tilgodehavende i Økonomiforvaltningen.

Denne proces vil ikke fortsætte i forbindelse med overgangen til det nye lønsystem den 1. juni 2004.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Indtægter", side 31

· I revisionsprotokollatet for årsregnskabet for 2002 fremgik, at vi havde modtaget en oversigt over samtlige indtægtskonti for 2002. Det fremgik heraf, at der ikke som tidligere var registreret indtægter på kontiene vedrørende "Belysningsvæsenet". Det havde ikke været muligt for LPA at give en fyldestgørende forklaring herpå. Endvidere fremgik det, at det var aftalt med LPA, at der snarest blev foretaget en afklaring af de regnskabsmæssige registreringer.

Revisionsdirektoratet forudsætter, at Økonomiforvaltningen fastsætter vilkårene for registrering og administration af de indtægter, der tilgår Leverandøren som led i varetagelsen af løn- og pensionsanvisningen, samt at Økonomiforvaltningen tilrettelægger en opfølgning af, at administrationen sker som forudsat.

Økonomiforvaltningen har igangsat et arbejde med at fastlægge en opgavefordeling mellem Økonomiforvaltningen og Accenture, heri indgår ligeledes en afklaring af vilkårene for registrering og administration af de indtægter, der tilgår Accenture.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Status og eventualforpligtelser mv.", side 32

· Der forudsættes, at Økonomiforvaltningen snarest udarbejder en skriftlig aftale med leverandøren om dennes fremtidige administration af de statuskonti vedrørende løn- og pensionsanvisningen, der indgår i Økonomiforvaltningens og dermed kommunens regnskab, herunder at forvaltningen tilrettelægger en forretningsgang for opfølgningen af, at leverandøren varetager administrationen som forudsat, og hvorledes forvaltningen løbende sikrer rigtigheden af størrelsen og indholdet af disse statuskonti.

Der anmodes om forvaltningens stillingtagen til specifikationerne af statuskontiene fra Leverandøren, når disse foreligger, samt forvaltningens samlede redegørelse for udredningen og behandlingen af de gamle saldi vedrørende det hidtidige LPA.

I arbejdet med at fastlægge opgavefordeling mellem Økonomiforvaltningen og Accenture indgår også en afklaring af Accenture leverance i forhold til kommunens økonomiopfølgning, herunder udarbejdelse af en skriftlig aftale med Accenture vedr. deres fremtidige administration af statuskonti vedr. løn- og pensionsanvisningen. Revisionen vil modtage en redegørelse for udredningen og behandlingen af de gamle saldi vedrørende det hidtidige LPA når denne foreligger ultimo august.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Opfølgning", side 33

· Revisionen beder oplyst resultatet af forvaltningens drøftelser med Leverandøren, herunder hvilke retningslinier der fastsættes for den bogføringsmæssige registrering af indbetalingerne og opfølgningen af forvaltningernes overholdelse af ordningen. Endvidere bør det indgå i retningslinerne, hvordan forvaltningerne skal forholde sig vedrørende ansatte på nedsat tid.

Økonomiforvaltningen vil tage skridt til at få sagen bragt i orden.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Revisorerklæringer", side 33

· Af Økonomiudvalgets besvarelse til årsrevisionsprotokollatet for 2002 fremgik, at Økonomiforvaltningen ville undersøge sagen vedrørende den manglende besvarelse til Finansministeriet om oplysninger om de erhvervsaktive (amts)kommunale tjenestemænd inkl. personer med tjenestefrihed, hvor staten skal refundere en del af tjenestemandspensionen af henvendelse i forbindelse med overdragelsen til Leverandøren.

Vi skal bede oplyst, hvad der siden er sket i sagen.

Økonomiforvaltningen har taget initiativ til at afslutte sagen vedr. Finansministeriet henvendelse vedr. oplysninger om de erhvervsaktive (amts)kommunale tjenestemænd inkl. pensioner med tjenestefrihed, hvor staten refundere en del af tjenestemandspensionen. Økonomiforvaltningen har den 1. juli 2004 tilskrevet Finansstyrelsen med oplysninger om, at det ikke har været muligt for kommunen at afgive de ønskede oplysninger.

Forvaltningen har bedt Accenture sætte ekstra fokus på at få ekspederet de udstående sager vedr. fremsendelse af pensionsoplysninger mv. til godkendelse i Socialministeriet. Sagerne vil blive fremsendt således, at refusionen vil kunne opkræves i forbindelse med refusionsopgørelserne for 2. halvår 2004.

Økonomiforvaltningen har sat ekstra fokus på at få implementeret Aftalen af 26. marts 1992 mellem finansministeriet, Kommunernes Landsforening, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune om den fremtidige pensionsforpligtelse på folkeskoleområdet. Der har været afholdt møde mellem Accenture, Økonomiforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen desangående. Økonomiforvaltningen følger sagen tæt.

Punkt 5.5, "Kontrakt om varetagelse af lønanvisning og hertil knyttede ydelser for KK", "Afsluttende bemærkninger", side 35

· Der savnes på en række områder klare vilkår for Leverandørens varetagelse af opgaver i tilknytning løn- og pensionsanvisningen og for dennes rapportering (løbende/årlig), som skal danne grundlag for Økonomiforvaltningens opfølgning af, at vilkårene efterleves. Økonomiforvaltningen har igangsat et arbejde hermed.

Revisionen tillægger fastlæggelsen af klare vilkår for opgavevaretagelsen stor vigtighed som grundlag for en rigtig og hensigtsmæssig styring af Leverandørens ydelser samt forvaltningens løbende og efterfølgende opfølgning heraf for afgørende for en samlet hensigtsmæssig styring af kontrakten.

Revisionen vil løbende følge dette arbejde.

Der er i Økonomiforvaltningen igangsat en proces, hvor den interne snitflade samt snitfladen i forhold til løn- og pensionsanvisningen i Accenture skal fastlægges. Revisionsdirektoratet vil blive inddraget i denne proces.

I dette arbejde indgår bl.a. en fastlæggelse af Accentures leverance i relation til kommunens økonomistyring, Accentures administration af statuskonti, indhentelse af revisorerklæringer fra Accenture i relevante sammenhænge (ex. refusionsopgørelser, IT-anvendelse), fastlæggelse af procedurer for Accentures registreringer i KØR samt vilkår for registrering og administration af indtægter der tilgår Accenture.

Punkt 5.6, "Regnskabsgennemgang", "Erhvervscenter TIC København-Frederiksberg"

· Det fremgår af den selvejende institutions vedtægt, jf. § 8, stk. 3, at revisionen skal ske i overensstemmelse med god regnskabsskik og i øvrigt efter regler fastsat og Københavns og Frederiksberg kommuner.

Københavns Kommune har ikke fastsat særlige krav til revisionen.

Revisionsdirektoratet finder, at kravene til revisionen bør være, at denne skal udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

Økonomiforvaltningen er enig i, at kravene til revisionen bør være, at den skal udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

Punkt 5.6, "Regnskabsgennemgang", "Overenskomstmæssige tilskud TR/KTO-midler"

· Revisionsdirektoratet bemærker, at der ikke foreligger dokumentation for, at personaleorganisationernes revisor som foreskrevet har attesteret en redegørelse for anvendelsen af de ydede tilskud.

Der ydes tilskud til de enkelte personaleorganisationer, der afholder kurser for deres tillidsrepræsentanter. Organisationerne fremsender en regnskabserklæring til KTO om anvendelsen af tilskudsmidlerne. Disse erklæringer skal være godkendt og underskrevet af et autoriseret revisionsselskab. I modsat fald udbetales der ikke yderligere tilskud. Disse reviderede regnskabserklæringer forefindes hos KTO og er tilgængelige for Økonomiforvaltningen. Revisionsinstituttet, der udarbejder det samlede regnskab over midlerne påser, at regnskabserklæringerne forefindes.

Punkt 5. 7.1, "Låneoptagelsen og forvaltningen af gældsporteføljen", "Forretningsgange for låneoptagelse"

· Revisionen har konstateret, at der ikke er udarbejdet skriftlige forretningsgange for kommunens opgørelse af lånerammen.

Økonomiforvaltningens 9. kontor har i januar 2004 opdateret forretningsgangen indenfor låneoptagelse. I denne forretningsgang fremgår nu et afsnit om lånerammen, med bilag om lånebekendtgørelse og eksempel på opgørelse af lånerammen (Bilag sendt til revisionen).

Punkt 5.7.1, "Låneoptagelsen og forvaltningen af gældsportefølgen", "B. Låntagningen"

· Kommunen ikke henregner lån optaget af selskaber med begrænset ansvar, hvor kommunen har betydelig indflydelse på driften, til kommunens låntagning. Desuden bemærker direktoratet, at det ikke er opgjort om kassekreditten maksimalt andrager 50 kr. pr. indbygger pr. selskab.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at lån i selskaber optaget til kommerciel virksomhed ifølge Indenrigsministeriet ikke er en del af den kommunale låntagning.

På den baggrund har Økonomiforvaltningen vurderet, at lånene i de pågældende selskaber ikke skal henregnes til kommunens låntagning. Økonomiforvaltningen har parallelt hermed vurderet, at en opgørelse af kassekredit pr. indbygger tilsvarende ikke skal ske for disse selskaber.

Af oversigten "kommunens selskabsdeltagelse" i regnskabet fremgår de selskaber kommunen deltager i samt kommunens ejerandel.

Punkt 5.7.2, "Kommunens likviditet, "køb og salg af obligationer"

· Økonomiforvaltningen har som princip valgt, at aftalerne skal have en modificeret varighed. Derfor må aftalerne maksimalt løbe i 3 år.

Modificeret varighed angiver noget om en porteføljes kursfølsomhed ved renteudsving. Jo kortere modificeret varighed, desto mindre kursfølsom er porteføljen. Økonomiforvaltningen har valgt, at porteføljemanagementaftalerne har fastsatte rammer med en modificeret varighed på op til 3 år. Rammen er et udtryk for placeringer i obligationer med en relativ kort løbetid.

Punkt 5.7.2, "Kommunens likviditet", "Likviditetsprognose"

· En gennemsnitlig forskel mellem den budgetterede og den faktiske likviditet på 330 mill. kr. rummer et forbedringspotentiale.

Økonomiforvaltningen har ikke kendskab til, hvad direktoratet bygger denne antagelse på. Direktoratet anfører desuden ikke, hvad der opfattes som et rimeligt udsving. Men Økonomiforvaltningen vil indgå gerne i nærmere dialog herom.

Herudover kan bemærkes, at økonomiforvaltningen gennem længere tid i samarbejde med forvaltningerne har arbejdet på at forbedre forvaltningernes budgettering af de finansielle poster hen over året.

Punkt 5.7.2, "Kommunens likviditet", "Likviditetsprognose"

· Revisionsdirektoratet anfører, at KØR indeholder et Cash Management-modul, der kan forbedre styringen af den kortvarige likviditet.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at det ikke kan afgøres, om det omtalte modul i KØR kan forbedre styringen, da det først skal undersøges. Det vil Økonomiforvaltningen gøre som led i den videre udvikling af KØR-systemet.

Punkt 5.7.3, "Mobiltelefoner", side 51

· Der findes ikke en skriftlig forretningsgang for udlevering og brug af mobiltelefoner i Økonomiforvaltningen.

Økonomiforvaltningen tager anbefalingen til efterretning og udarbejder nærmere retningslinjer for udlevering og brug af mobiltelefoner.

Punkt 5.7.4, "Anvendelse af kreditkort", side 52

· Der er ikke udarbejdet en forretningsgang i overensstemmelse med kommunens rammevilkår for kreditkort. Der henstilles, at der som foreskrevet udarbejdes en forretningsgangsbeskrivelse.

Endvidere viste undersøgelsen tilfælde af manglende:

Dokumentation af udgifterne.

Attestation/anvisning på bilagene.

Oplysning om deltagerkreds og formål på bilag vedrørende kurser, rejser og bespisning.

Økonomiforvaltningen tager anbefaling fra revisionen til efterretning og vil udarbejde en forretningsgangsbeskrivelse vedr. anvendelse af kreditkort.

Endvidere er det yderligere understreget over for forvaltningen at bilagshåndteringen og dokumentationen ved anvendelse af kreditkort følger reglerne i forretningsgangen for attestation og anvisning.

Punkt 5.7.5, "Barselsfonden"

· Ifølge regnskab 2003 har udgifterne til Barselsfonden udgjort 69 mio. kr., hvilket er 14,1 mio. kr. mere end budgetteret.

Økonomiforvaltningen skal gøre opmærksom på at det var budgettet for 2003 der udgjorde 69 mio. kr. og at udgifterne var på 83,1 mio. kr.

· I revisionsbetænkning for 1999 anbefalede vi, at Økonomiforvaltningen udarbejdede statistiske opgørelser over det reelle barselsfravær med vikardækning for 2000 og fremover, og at forvaltningen senere foretog en fornyet evaluering om Barselsfondens formål er nået. Ifølge betænkningen havde forvaltningen forståelse for Revisionsdirektoratets ønske og ville arbejde for at gøre det muligt på grundlag af oplysninger, der fremgår af forvaltningernes anmodninger om refusion fra Barselsfonden. Dette påregnedes at være muligt allerede for år 2000. Herefter ville man kunne sammenligne vikardækningen i forhold til barselsfraværet fra år til år. Økonomiforvaltningen ville i øvrigt nøje følge udviklingen.

Det fremgår af de oversigter, som Økonomiforvaltningen udarbejder, hvor mange barselsdage der fra 2000 og frem i de enkelte år er vikardækket (bortset fra Sundhedsforvaltningen, jf. bemærkningerne til Funktion 9.51). Økonomiforvaltningen udsender årligt en fraværsstatistik over sygefraværet for ansatte i Københavns Kommune. Denne fraværsstatistik indeholder også opgørelser over barselsfraværet. Men det er ikke muligt at sammenligne denne oversigt over antal barselsfraværs-dage med opgørelserne vedrørende Barselsfonden, idet Barselsfondens opgørelser omfatter alle de dage, der i det enkelte år er udbetalt refusion for, og i disse opgørelser indgår dage fra året/årene før.

Størrelsen af de refusioner, der udbetales fra Barselsfonden er efter Økonomiforvaltningens opfattelse et bevis for, at der i meget høj grad sker vikardækning, når en ansat er på barsel.

Punkt 6.1, "Revisionserklæringer", "Bemærkninger til saldoopgørelse af momsrefusion"

· Kommunen har modtaget 600 t.kr. for meget i refusion af købsmoms i 2003, da der ikke er foretaget reduktioner i momsopgørelsen for tilskud, der ikke er omfattet af udligningen.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at ansvaret for den korrekte regnskabsaflæggelse er placeret hos den enkelte forvaltning. I budget- og regnskabshåndbogen er et "link" til Indenrigs- og Sundhedsministeriets liste over tilskud, hvor der skal foretages tilbagebetalinger i henhold til momsudligningslovens § 5. Det er den enkelte forvaltning, der får besked om tilskuddet, og som ved hvornår tilskuddet anvendes. Det er derfor den enkelte forvaltning, der skal indrapportere til Økonomiforvaltningen, at der skal modregnes moms i henhold til momsudligningslovens § 5.

Økonomiforvaltningen har ikke i 2002 og 2003 fået oplysninger om tilskud, hvor der skal foretages modregning, hvorfor bemærkningen rettelig henhører under direktoratets revisionsforpligtelse i de enkelte forvaltninger.

Punkt 6.1, "Revisiorerklæringer"

· Revisionsdirektoratet har bl.a. afgivet revisorerklæring på Saldoopgørelse af momsrefusion ultimo regnskabsåret 2003, jf. Indenrigs- og sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 1130 af 13. december 2002.

Det er ikke korrekt at Økonomiforvaltningens 8. kontor har modtaget ovenstående revisorerklæring.

Punkt 7.1, "Merudgifter til renovering af Øbro-hallen"

· Revisionsdirektoratet spørger til, hvordan arbejdet med vejledningen om kommunens controllingarbejde forløber.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at arbejdet hermed forventes afsluttet inden årsskiftet.

Punkt 7.2, "Styring af anlægsområdet"

· Der anmodes om en orientering om, hvad den endelige udsendelse af retningslinier for anlægsbevillinger og anlægsregnskaber beror på.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at retningslinierne er udsendt inden sommerferien 2004.

Punkt 7.4, "Gennemgang af repræsentationsudgifter i 2003"

· I særberetningens punkt 50 blev det oplyst, at visse øvrige repræsentationsudgifter i relation til overborgmesterembedet ville blive optaget i revisionsplanen for 2003. Årsagen hertil var, at udgiftsområdet i særberetningen blev kortlagt på grundlag af en spørgeskemaundersøgelse. Vi ville derfor gennem en revision af udgiftsbilag søge verificeret om den faktiske administration af udgiftsområdet gav anledning til at fremdrage andre forhold, end allerede konstateret i særberetningen.

Formålet har således som udgangspunkt været at få bekræftet, om udgifterne er:

o Relevante, dvs. afholdt i kommunens interesse.

o Rimelige, dvs. om der ved afholdelsen af udgifterne er udvist den sparsommelighed, som forventes ved anvendelsen af offentlige midler.

o Anvendt i overensstemmelse med de bevillingsmæssige forudsætninger og gældende bestemmelser, herunder anvisning og attestation i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ mv.

Revisionen har omfattet udgifter, som er bogført på funktion 6.41, politisk organisation, kommunalbestyrelses- og amtsrådsmedlemmer.

Udgifter til studierejser har ikke været inddraget, da Revisionsudvalget ligeledes for 2003 har anmodet om en særskilt undersøgelse heraf.

Revisionen omfattede udgifter over 5.000 kr.

Der konstateredes følgende:

o Fejlkonteringer.

o Manglende oplysninger på bilag om formålet med udgifters afholdelse.

o Manglende oplysninger om deltagerkreds.

o Manglende anvisning/attestation af udgiftsbilag.

o Et enkelt tilfælde af manglende dokumentation i form af originalbilag (mindre udgift).

Revisionen af udgiftsområdet for 2003 af øvrige repræsentationsudgifter i relation til overborgmesterembedet har ikke givet anledning til at fremdrage andre bemærkninger end tidligere fremsat. Endvidere har udgifterne været relevante for kommunen og afholdt sparsommeligt.

Af særberetningens side 38 fremgår det, at "der ikke afholdes udgifter til repræsentation for overborgmesteren i dennes egenskab af formand for Borgerrepræsentationen", dvs. overborgmesterens repræsentationsudgifter indgår ikke i dette udgiftsområde.

Økonomiforvaltningen har hos Revisionsdirektoratet rekvireret de bilag, som fejlkonteringerne vedrører. Det fremgår, at udgifterne vedrører bestillinger og øvrige udgifter afholdt af BR-sekretariatet. Grundet den meget korte tidsfrist til den faktuelle høring har det ikke været muligt at få dette afklaret inden revisionens udsendelse af det endelige protokollat.

For at undgå misforståelser skal det her understreges, at fejlkonteringerne ikke vedrører overborgmesterens repræsentationskonto.

Hvad angår de omtalte fejlkonteringer ønsker Økonomiforvaltningen at gennemgå disse med revisionen. Specielt ønsker vi en nærmere drøftelse af kravene til oplysninger vedrørende formål og deltagerkreds da bilagene overvejende drejer sig om kantineleveringer til politiske møder i forbindelse Økonomiudvalgs- og BR-møder.

Punkt 7.5,"Tjenestemandspensioner i forbindelse med uansøgt afsked"

· Punktet vedrører problemstillingen om fastsættelse af en aldersgrænse ved deling af udgifterne til tjenestemandspension mellem H:S og Staten, Københavns og Frederiksberg kommuner.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at der siden december 2003 har været en møderække mellem parterne, hvorunder også deltog repræsentanter for leverandøren af løn- og pensionsanvisningsopgaverne.

Det påregnes, at drøftelserne på administrativt plan afsluttes indenfor de næste 2 måneder.

Herefter er det, jf. § 15, stk. 4, i lov om Hovedstadens Sygehusfællesskab, finansministeren, der - efter drøftelse med bestyrelsen for sygehusfællesskabet - fastsætter alderen efter det 60. år.

Kommunens generelle licensstyring (side 60) og Generelle IT forhold (side 66)

· Den foretagne gennemgang har, også set i lyset af en tidligere gennemgang af dokumentation for anvendte IBM-licenser, givet Revisionsdirektoratet anledning til at fremsætte følgende generelle bemærkninger til licensstyringen i kommunen:

· I kontrakter om IT-leverancer er der behov for en præcisering af, i hvilken udstrækning leverandører af IT-systemer etc. har ansvaret for løbende korrekt licensering.

· Det skal sikres, at alle forvaltninger løbende foretager en standardiseret registrering af licensanvendelsen i de enkelte forvaltningsområder, indeholdende identifikation af software (produkt-, type-, versionsnummer etc.) for hver softwareleverandør (Microsoft, Oracle, IBM etc.) samt identifikation af installations- og ibrugtagningstidspunkt.

· Sideløbende hermed skal det sikres, at samtlige forvaltningsområder løbende foretager en standardiseret samling af dokumentation for anvendte softwarelicenser, fx kopier af betalte fakturaer, licensbeviser, aftaler eller lignende.

· Der skal være ledelsesmæssigt tilsyn med, at de ibrugtagne licenser i de enkelte forvaltningsområder umiddelbart skal kunne relateres til den foreliggende dokumentation.

· Revisionsdirektoratet har i forbindelse med opfølgning på Økonomiforvaltningens svar til de i årsrevisionsprotokollatet for 2002 omtalte bemærkninger til kommunens generelle IT-forhold konstateret, at der fortsat mangler en afklaring på følgende forhold:

· At kravene til dokumentation af ejendomsret af software og hardware ville blive indarbejdet i den overordnede IT-vejledning.

At der ville blive fastsat overordnede retningslinier for kommunens fysiske sikring.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets bemærkninger. Økonomiforvaltningen har iværksat en vurdering af forvaltningerne anvendelse af licenser til Oracle, Micro Soft og IBM med henblik på at sikre, at forvaltningerne er korrekt licenseret. Økonomiforvaltningen vil i forlængelse heraf tage initiativ til, at der tilvejebringes generelle retningslinier for licenshåndtering og licensstyring i kommunen.

ØKONOMI

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 6/2003 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2003, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2003.

Erik Jacobsen

Helge Vagn Jacobsen

Til top