Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 11/2003

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 17. august 2004

J.nr. ØU 260/2004

2. Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 11/2003

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tiltræder at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som høringssvar på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 11/2003 vedrørende revisionen af Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2003.

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr.11/2003 vedrørende Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2003.

Revisionsdirektoratet har bedt om at evt. bemærkninger til det fremsendte protokollat er udvalgsbehandlet og fremsendt til Revisionen senest den 20. august, hvorefter Revisionen fremsender det endelige protokollat vedrørende Københavns Kommunes Regnskab 2003 til behandling i Borgerrepræsentationen.

Protokollatet indeholder en del anbefalinger, som forvaltningen tager til efterretning. Gennemførelsen heraf – herunder udarbejdelse af manglende eller ufuldstændige forretningsgangsbeskrivelser – vil dog blive udsat, indtil der er klarhed over opgavefordelingen mellem staten og kommunen efter statens overtagelse af den kommunale lignings- og inkassoopgave, der efter regeringens plan skal ske i løbet af 2005. Enkelte anbefalinger mv. er nærmere kommenteret nedenfor.

Skatte- og Registerforvaltningens forslag til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen herunder, idet det skal bemærkes, at forvaltningens mulighed for at afgive faktuelle bemærkninger til revisionsprotokollatet i juni måned ikke blev fuldt ud udnyttet på grund af tidspres i den uge, der var afsat dertil. Det her indstillede høringssvar vedrører derfor alene de væsentlige forhold, hvor Revisionen enten har fremsat nye bemærkninger efter den faktuelle høring eller hvor Skatte- og Registerforvaltningen fremsætter nye eller supplerende svar til Revisionen. Uvæsentlige faktuelle bemærkninger er således efter omstændighederne ikke medtaget.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Revisionen har i det fremsendte Revisionsprotokollat nr. 11/2003 om revisionen af årsregnskabet for 2003 følgende bemærkninger som Skatte- og Registerforvaltningen hermed afgiver svar på:

Ad protokollatets punkt 2.1 EDB-afdelingen

· Revisionen anbefaler, at EDB-afdelingen udarbejder planer for såvel IT-anskaffelser og –vedligeholdelse som for udvikling af forvaltningens programportefølje, herunder for egen udviklingen af IT-systemer. Hertil bemærkes, at for så vidt angår egen udviklingen og –vedligeholdelsen af IT-systemer er der for hver medarbejder og projekt udarbejdet opgavekataloger med tidsplaner.

Med hensyn til hardware/software vurderer Edb-afdelingen dels løbende udskiftningsbehovet, og dels vurderes udskiftningsbehovet 2 gange årligt - dels om efteråret i forbindelse med årets sidste budgetmæssige vurdering og dels i forbindelse med kommende års edb-budget. Endvidere sker der en 5 års vurdering af såvel udskiftnings- som vedligeholdelsesbehovet i forbindelse med hver enkelt hardware- anskaffelse, hvor også vedligeholdelsesbehovet fastlægges. Endelig indgår vedligeholdelsessikringen så vidt muligt i forbindelse med erhvervelsen ved indgåelse af garanti- og serviceaftaler svarende til den forventede levetid.

Ad protokollatets pu nkt 2.1 Sammenfattende bemærkninger

· Revisionen anbefaler, at forvaltningens eget datawarehouse i større udstrækning anvendes af de enkelte kontorer i den løbende økonomistyring.

Hertil bemærkes, at datawarehouse er etableret som en overbygning og et supplement til de egentlige driftssystemer, og hvor data hentes og organiseres fra, fx Kør, lønsystemer, Told- og Skattestyrelsens statistiksystemer osv. Disse må imidlertid stadig foretrækkes i den egentlige driftsafrapportering og økonomistyring både af hensyn til sikkerheden for korrekte data og fordi der kan være periodeforskydninger fra driftssystemerne til datawarehouse.

· Revisionen anbefaler endvidere, at bygningsvedligeholdelse, inventarudskiftning, IT-udskiftning samt IT-udvikling og –vedligeholdelse dokumenteres i egentlige planer.

Hertil bemærkes, at forvaltningens budgetforhold med usikkerhed om politisk godkendelse af overførsel af budgetover- og underskud mv., udmøntningen af omstillingsbidrag mv. sammenholdt med løn- og personaleudgiftens store andel af det samlede budget ikke hidtil har gjort det relevant at planlægge diverse større indkøb eller arbejder over flere år. Se også ovenfor vedr. IT-udskiftning og –vedligeholdelse mv.

Ad protokollatets punkt 2.1 Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune

· Revisionsdirektoratet udbeder sig oplysning om indplaceringsniveau for hvert kontor/afdeling, som har deltaget i 2. runde af benchmarkingen af økonomistyringen.

Hertil bemærkes, at kun forvaltningens samlede økonomistyring har indgået i benchmarkingen, der har placeret Skatte- og Registerforvaltningen på økonomistyringsniveau: Strategisk udvikling.

Handlingsplan for forbedring og udvikling af økonomistyringen vil blive udsat, indtil der er klarhed over opgavefordelingen mellem staten og kommunen efter statens overtagelse af den kommunale lignings- og inkassoopgave, der efter regeringens plan skal ske i løbet af 2005.

Ad protokollatets punkt 2.2 Forretningsgangsbeskrivelser

· Revisionen udbeder sig ajourførte lister over:

· Udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens kasse og regnskabsregulativ

· Øvrigt udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser

· Manglende forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens kasse og regnskabsregulativ

· Øvrige manglende forretningsgangsbeskrivelser

Udarbejdelsen af manglende forretningsgangsbeskrivelser vil dog blive udsat, indtil der er klarhed over opgavefordelingen mellem staten og kommunen efter statens overtagelse af den kommunale lignings- og inkassoopgave, der efter regeringens plan skal ske i løbet af 2005.

Listen fremsendes til Revisionsdirektoratet.

Ad protokollatets punkt 2.3 IT-anvendelse

· Til Revisionens anbefalinger i forbindelse med forvaltningens anvendelse af Told- og Skattestyrelsens autorisationssystem mv.

Hertil bemærkes, at forvaltningen v/de sikkerhedsansvarlig i forbindelse med Revisionsprotokollatet for 2002 har underrettet Revisionsdirektoratet om, at det ikke er relevant eller praktisk muligt at følge dem alle. Dog tager forvaltningen anbefalingen af, at der ved tildeling af nyt engangsmærke altid foretages kontrol med, hvornår personkoden senest har været anvendt, til efterretning.

· Revisionen anbefaler, a t der indgås en formaliseret aftale med Skatteankenævnssekretariatet om udførelse af IT-driftsopgaver.

Der foreligger udkast til aftale herom til forhandling mellem parterne.

Ad protokollatets punkt 2.4 Løn

Der foreligger et diagram over de hidtidige forretningsgange. Arbejdet med at udbygge det til en egentlig forretningsgangsbeskrivelse er blevet berostillet på grund af kommunens overgang til nyt lønsystem.

ØKONOMI

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

· Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 11/2003 vedrørende revisionen af Skatte- og Registerforvaltningens regnskab for 2003.

Erik Jacobsen

Leif Normann Jeppesen

Til top