Status på nyt økonomisystem – fremtidig økonomistyringsmodel og identificerede standardiseringsbehov

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Københavns Kommune som en del af implementeringen af en ny økonomisystemløsning gennemfører en række standardiseringer på det økonomiadministrative område,

2. at følgende materialer danner grundlaget for standardiseringerne,

• Målbillederne for kommunens regnskabsvæsen og økonomistyring (bilag 1)
• Den fremtidige økonomistyringsmodel (bilag 2).
• To-be-processer på budget-, regnskabs-, indkøbs- og projektområdet (bilag 3).

For at reducere de risici, der vil være ved implementeringen af et nyt økonomisystem og opnå en succesfuld systemimplementering forudsættes det bl.a., at Københavns Kommune som risikoreducerende handling afklarer den regnskabsmæssige organisering samt formulerer en strategi for Københavns Kommunes økonomistyrings- og rapporteringsmæssige forhold. Et bærende element i ovenstående er en omfattende standardisering og forenkling af økonomistyringen og tilhørende støtteprocesser i Københavns Kommune.

Målsætningen for implementering af nyt økonomisystem i Københavns Kommune er at få de bedste forudsætninger for styring af kommunens økonomi, produktivitet og effektivitet. Dette blandt andet ved at understøtte institutionsniveauet med let tilgængelige værktøjer og ledelsesinformationer til styring af institutionernes økonomi, samt afbureaukratisering af de mange manuelle processer. Målet er derfor også, at sikre et optimalt samspil mellem institutionerne, økonomifunktionen og topledelsen. For at sikre dette er der udarbejdet to målbilleder for hhv. kommunens regnskabsvæsen og økonomistyring samt en ny fælles økonomistyringsmodel. Modellen udgør rammeværket for standardisering af det samlede økonomiområde i kommunen. Inden for dette rammeværk, er der udarbejdet to-be-processer, der udmønter konkrete standardiserede økonomiprocesser.

Økonomistyringsmodellen og to-be-processerne skal gælde i hele kommunen og fastlægges centralt i Økonomiudvalget for at sikre standardisering og effektivitet samt at økonomien i anskaffelsen af nyt økonomisystem hviler på en business case, hvor standardiserede og effektive processer er en forudsætning.

Målbillederne udgør den samlede forretningsstrategi for kommunens økonomiområde og dermed rammerne for den videre standardisering. Målbillederne imødekommer herigennem de bemærkninger kommunens eksterne revisor og Intern Revision havde til den oprindelige indstilling om anskaffelse af nyt økonomisystem, hvor der var beskrevet et behov for organisering af regnskabs- og økonomiområdet, udarbejdelse af en forretningsstrategi for Københavns Kommunes økonomiske styring og standardisering.

Standardiseringsbehov på det økonomiadministrative område
Københavns Kommune vil fremadrettet sikre, at den økonomi de budgetansvarlige (ledere) skal forholde sig til i den daglige styring forenkles. Det sker ved, at opbygningen af kernen i økonomisystemet, det såkaldte finans-modul, gøres så enkel som mulig. Det betyder, at de ting som kun få ledere og budgetansvarlige skal styre på håndteres andre steder i systemløsningen. Herved undgår man at forurene løsningen af administrative opgaver for de mange, med de fås behov.

Dette sker helt konkret ved at fokusere på tværgående standardisering og forenkling, dvs. at:

1. Der skabes en enkelt fælles struktur for kontoplanen.
2. Kernen i løsningen (finansmodulet) holdes fri for manuel omfordeling af udgifter (omposteringer).
3. Der etableres tværgående governance, som danner grundlaget for en struktur, der understøtter standardisering og forenkling.

En enkel fælles struktur for kontoplanen betyder således, at de enkelte forvaltninger og institutioner ikke frit kan udarbejde deres egne kontoplaner. Kontoplaner skal fremover udarbejdes efter fælles retningslinjer, som besluttes og ændres fra centralt hold.

Herudover vil ovenstående eksempelvis betyde, at en projektleder i Teknik- og Miljøforvaltningen skal planlægge sine indkøb og foretage dem via kommunens indkøbsaftaler på kommunens webshop. Købet skal være enkelt og nemt og ligne de løsninger der kendes fra internettet. Konteringen foregår automatisk i indkøbsmodulet, der også automatisk vil sørge for, at indkøbet sker via rekvisition og godkendelse forud for gennemførelse af bestillingen. Den øgede planlægning og systemunderstøtttelse af kommunens indkøb vil frigøre mere tid til kerneydelsen og kommunen vil via automatisk datafangst i økonomisystemet opnå valide indkøbsdata fra hele kommunen som kan danne grundlag for forbrugsanalyse, øget compliance og på sigt bedre indkøbsaftaler og lavere priser. Derved skabes en øget gennemsigtighed på tværs af kommunen, som vil medføre bedre beslutningsgrundlag og øget rum for prioritering af kommunens midler på tværs af kommunen.

På samme måde etableres der standardiserede processer for eksempelvis tilskudsadministration. Det vil betyde gennemsigtighed i forhold til de tilskud kommunen yder til både foreninger og private personer og sikre at kommunen lever og til sin tilsyns- og oplysningspligt. Standardiseringen gælder som et andet eksempel også kommunens debitor-stamdata. Det giver mulighed for at kommunen kan trække samtlige oplysninger på en enkelt debitor, eller gruppe af debitorer. En opgave der i dag tager lang tid, og hvor det er svært at sikre valide data. Et andet eksempel på en standardisering, der letter administrationen er, at den samme systemproces der håndterer handel med eksterne parter, også anvendes til at understøtte kommunens interne handel ved anvendelse af bl.a. interne varekataloger. Det vil professionalisere håndteringen af de ca. 62.000 interne afregninger kommunen i dag foretager årligt. Et sidste eksempel sikrer en standardisering af godkendelseshierarkierne i forbindelse med godkendelse af fakturaer så det ensrettes i kommunen. Intern Revision har i den forbindelse ud fra en risikovurdering tilkendegivet at fakturaer under en bestemt værdi (bagatelgrænse) ikke skal godkendes af mere end en medarbejder.

Gennemførelsen af standardisering og forenkling på det økonomiadministrative område er en forudsætning for, at kommunen vil være i stand til at realisere gevinsterne ved det nye system. Endvidere vil det reducere forvaltningernes frihedsgrader på en række områder og vil kræve stor ledelsesmæssig bevågenhed fra topledelsen for at kunne lykkedes.

Såfremt Økonomiudvalget godkender nærværende indstilling, vil sagens bilag danne grundlag for udarbejdelsen af det samlede udbudsmateriale.

Økonomiudvalget vil i efteråret 2014 blive forelagt en fornyet status på ”nyt økonomisystem”.

Dagsordenspunkt 2: Status på nyt økonomisystem – fremtidig økonomistyringsmodel og identificerede standardiseringsbehov

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. juni 2014

Administrerende direktør Else Sommer deltog som styregruppeformand under punktets behandling af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.