Forslag om Smarte Investeringer i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der afsættes midler til at implementere business case om ”LED-belysning i Kultur- og Fritidsforvaltningen” (bilag 1) med en anlægsbevilling på i alt 8,4 mio. kr. i 2016 og 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1,6 mio. kr. i 2017 og 2,2 mio. kr. fra 2018 og frem, 
2. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Optimering af boglogistikken” (bilag 2) med en anlægsbevilling på i alt 4,7 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,7 mio. kr. i 2017, 1,4 mio. kr. i 2018 og 1,5 mio. kr. i 2019 og frem,
3. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Brugerne som medskabere – digital historie og kunst” (bilag 4) med en anlægsbevilling på i alt 0,8 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,2 mio. kr. i 2017 og frem,
4. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Digital blanketløsning til ansøgninger” (bilag 5) med en anlægsbevilling på i alt 1,4 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,3 mio. kr. i 2018 og 0,5 mio. kr. i 2018 og frem,
5. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Forbedringer af kapacitet og indtægter” (bilag 7) med en anlægsbevilling på i alt 5,4 mio. kr. i 2016 og 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1,1 mio. kr. i 2017, 1,2 mio. kr. i 2018 og 1,4 mio. kr. i 2019 og frem,
6. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Nyt kultur- og bibliotekstilbud på ydre Nørrebro” (bilag 8) med en anlægsbevilling på i alt 25,8 mio. kr. i 2016-2019. Bidraget fra Osramhuset erstattes af en øget egenfinansiering fra en reduktion af Kultur- og Fritidsudvalgets udisponerede midler (konto 3.35.64.1.). Såfremt businesscasen senere kan forbedres gennem øget synergi, øgede indtægter, reducerede driftsudgifter mv. reduceres egenfinansieringen tilsvarende. Det interne lån øges fra 6,4 til 7,8 mio. kr. Afdrag udgør ca. 1,4 mio. kr. årligt af de udisponerede midler. Anlægsbevillingen på 25,8 mio. kr. finansieres ved en anlægsbevilling på 13.9 mio. kr. fra investeringspuljen til Smarte Investeringer, ved at Kultur- og Fritidsudvalget optager et internt lån på 7,8 mio. kr. samt, at der flyttes i alt 4,1 mio. kr. fra Kultur- og Fritidsudvalgets serviceramme til anlægsprojektet i 2018 og 2019 som egenfinansiering af investeringen, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,2 mio. kr. i 2017, 1,2 mio. kr. i 2018, 2,6 mio. kr. i 2019 og 3,0 mio. kr. i 2020 og frem

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har besluttet at trække forslaget (nuværende 6. at-punkt) med titlen ”Nyt biblioteks- og kulturtilbud på ydre Nørrebro ” fra dagsordenen. Økonomiudvalget er enig heri og indstiller over for Borgerrepræsentationen, at dette punkt udgår.

Økonomiudvalget bemærker desuden, at de 5 forslag, Kultur- og Fritidsudvalget ønsker overført på baggrund af mødet i KFU d. 28. april 2016, lever op til kriterierne for investeringspuljerne.

Økonomiudvalget bemærker endvidere, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme (status pr. 4. maj 2016).

* Det angivne investeringsniveau inkluderer en business case fra KFF om Nyt bibliotekstilbud på Nørrebro, som Økonomiforvaltningen anbefaler ikke nyder fremme. Såfremt  casen bliver vedtaget, vil Økonomiforvaltningen med juniindstillingen foretage en omflytning af midler fra driftspuljen til anlægspuljen

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, om forslag til Smarte Investeringer kan godkendes med henblik på, at de sendes videre til behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Godkendes forslagene her, vil der blive udmøntet midler fra puljerne til Smarte Investeringer, og implementeringen kan påbegyndes.

Effektiviseringspotentialet fra de ti forslag til Smarte Investeringer kan indgå i opfyldelsen af Kultur- og Fritidsudvalgets effektiviseringsmåltal for 2017 eller eventuelt yderligere måltal, som følger af udmøntning af regeringens omprioriteringsbidrag. Der tages ikke stilling til disponering af effektiviseringspotentialet med denne indstilling.

Denne indstilling skal ses i sammenhæng med dagsordenspunkterne om Andenbehandling af budget 2017 og Flytning af Husum Bibliotek til EnergiCenter Voldparken på Kultur- og Fritidsudvalgets dagsorden den 28. april 2016.

Løsning

De ti forslag til Smarte Investeringer er oplistet i tabel 1 og vedlagt som bilag 1-10.

Tabel 1. Forslag til Smarte Investeringer, der fremlægges til godkendelse, mio. kr. 2017 p/l.

De enkelte forslag præsenteres kort nedenfor. Den nærmere beskrivelse af forslagenes investering og udmøntning af effektiviseringerne fremgår af de konkrete business cases i bilagene 1-10.

1. LED-belysning i Kultur- og Fritidsforvaltningen
Forslaget handler om at investere i at udskifte belysningen på alle indendørs og udendørs idrætsanlæg med LED-pærer, som bruger langt mindre strøm. 

2. Optimering af boglogistikken
Forslaget handler om at skabe en smartere udnyttelse af mandskab, kvadratmeter og materiel ved at optimere kørslen, placeringen og håndteringen af biblioteksmateriale til kommunens biblioteker.

3. Borgerservice 2020
Med forslaget vil forvaltningen udvikle borgerserviceområdet ved at investere i udvikling af medarbejderne og ny teknologi. Service målrettes til borgere, der kan og vil selv og sikrer lige adgang til service- og kulturtilbud for socialt udsatte grupper samt børn og unge. Forslaget indebærer blandt andet, at der ydes service gennem nye kanaler, såsom skærmservice samt mere opsøgende arbejde.  

4. Brugerne som medskabere - Digital Historie og Kunst
Forslaget handler om at give brugerne mulighed for at tage aktivt del i berigelse, registrering, anvendelse og formidling af de digitale historiske fotos som kulturskabende frivillige.

5. Digital blanketløsning til ansøgninger
Forslaget går ud på at indføre i alt ni nye digitale ansøgningsblanketter til områder, som forvaltningen i dag administrerer uden en digital ansøgningsprocedure. Det vil øge brugervenligheden, forkorte sagsbehandlingstiden og sikre en ensartet og gennemskuelig sagsfremstilling som grundlag for bevillinger af tilskud.

6. Kreative og strategiske partnerskaber i Kultur- og Fritidsforvaltningen
En række faciliteter i Kultur- og Fritidsforvaltningen under enheden DIT:KBH stilles til rådighed for nye kulturelle og kreative samarbejdspartnere samtidig med, at tilbud og medarbejdere i DIT:KBH rykkes sammen til en stærkere enhed.

I lyset af det indkomne materiale fra dialogprocessen, jf. bilag 11, kan det overvejes at tage ændring vedrørende Kraftwerket ud af forslaget. Det vil betyde, at effektiviseringen falder med 0,2 mio. kr. i 2017 og frem, og at investeringen falder med 0,25 mio. kr.

7. Forbedringer af kapacitet og indtægter
Forslaget indeholder en investering i forbedringer af nogle af byens idrætsfaciliteter og kulturhuse, der vil give bedre forhold for brugerne og øge kapacitetsudnyttelsen. Samtidig forbedres mulighederne for udlejning af overskudskapacitet.

8. Nyt kultur- og bibliotekstilbud på ydre Nørrebro
Forslaget omfatter etablering af et nyt biblioteksrum i Nørrebrohallen og flytning af Nørrebro Bibliotek til Nørrebrohallen. Der vil i ca. et år være midlertidigt bibliotekstilbud i Nørrebrohallen. Desuden vil der ske et kulturelt udbud af driften af Osramhuset og en opgradering af Nørrebrohallen til musikarrangementer. Sidstnævnte element kan tages ud af forslaget. Det vil betyde, at effektiviseringen falder med 0,2 mio. kr. i 2017 og 0,4 mio. kr. fra 2018 og frem, og at investeringen falder med 3,0 mio. kr.

9. Omlægning af tilskud 2017
Forslaget indebærer en reduktion af en række specifikke tilskud. Forslaget tager udgangspunkt i de varige tilskud, hvor forvaltningen ser et potentiale for effektivisering hos tilskudsmodtagerne.

10. Foreningslivet i København
Forslaget betyder ændringer for foreningslivet i København, hvor voksenforeninger fremover ligestilles med de uorganiserede idrætsudøvere, der betaler gebyr for brug af faciliteterne. Der investeres samtidig i faciliteter og bedre understøttelse af foreningerne.

Økonomiforvaltningen har taget forbehold for, om kravene til at få midler fra investeringspuljerne til Smarte Investeringer er opfyldt i denne business case. Derfor fremlægges forslaget for Kultur- og Fritidsudvalget til drøftelse med henblik på, at forvaltningen kvalificerer forslaget yderligere.

Dialogproces med lokaludvalg, brugere, foreninger, tilskudsmodtagere og medarbejdere
Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden førstebehandlingen været i dialog med en lang række lokaludvalg, brugere, foreninger, samarbejdspartnere, tilskudsmodtagere og medarbejdere, der bliver berørt, hvis forslagene implementeres. Dialogen har haft mange forskellige former blandt andet kaffemøder, skriftlig dialog, Facebook-debat m.v. I bilag 11 er samlet alle de modtagne bemærkninger og input til de fremlagte forslag.  

Økonomi

De samlede bevillingsmæssige konsekvenser ved godkendelse af forslagene er beskrevet i bilag 12 sammen med frigivelse og kategorisering af anlægsmidler.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslagene, sendes de videre til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljerne til Smarte Investeringer til implementering af forslagene i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Driftseffektiviseringer som følge af de godkendte forslag kan indgå i opfyldelsen af eventuelt yderligere effektiviseringsmåltal til Kultur- og Fritidsudvalget eller udvalgets øvrige prioriteringer. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil fremlægge en indstilling herom, når den endelige udmøntning af omprioriteringsbidraget i Københavns Kommune kendes.

Carsten Haurum                                 /Susanne Hovgaard Heunicke

Økonomiforvaltningen indstiller overfor Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at Kultur- og fritidsforvaltningen har besluttet, at trække forslaget med titlen ”Nyt biblioteks- og kulturtilbud på ydre Nørrebro ” fra dagsordenen. Økonomiudvalget er enig heri og indstiller overfor Borgerrepræsentationen, at denne sag udgår. Økonomiudvalget bemærker desuden, at de 5 forslag, Kultur- og Fritidsudvalget ønsker overført på baggrund af mødet i KFU d. 28. april 2016, lever op til kriterierne for investeringspuljerne.

Økonomiudvalget bemærker endvidere, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der afsættes midler til at implementere business case om ”LED-belysning i Kultur- og Fritidsforvaltningen” (bilag 1) med en anlægsbevilling på i alt 8,4 mio. kr. i 2016 og 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1,6 mio. kr. i 2017 og 2,2 mio. kr. fra 2018 og frem, 
2. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Optimering af boglogistikken” (bilag 2) med en anlægsbevilling på i alt 4,7 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,7 mio. kr. i 2017, 1,4 mio. kr. i 2018 og 1,5 mio. kr. i 2019 og frem,
3. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Borgerservice 2020” (bilag 3) med en anlægsbevilling på i alt 19,4 mio. kr. i 2016-2019 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,8 mio. kr. i 2017, 4,7 mio. kr. i 2018, 5,6 mio. kr. i 2019 og 6,0 mio. kr. i 2020 og frem,
4. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Brugerne som medskabere – digital historie og kunst” (bilag 4) med en anlægsbevilling på i alt 0,8 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,2 mio. kr. i 2017 og frem,
5. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Digital blanketløsning til ansøgninger” (bilag 5) med en anlægsbevilling på i alt 1,4 mio. kr. i 2017 og 2018 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,3 mio. kr. i 2018 og 0,5 mio. kr. i 2018 og frem,
6. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Kreative og strategiske partnerskaber i Kultur- og Fritidsforvaltningen” (bilag 6) med en anlægsbevilling på i alt 5,3 mio. kr. i 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1 mio. kr. i 2017 og frem,
7. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Forbedringer af kapacitet og indtægter” (bilag 7) med en anlægsbevilling på i alt 5,4 mio. kr. i 2016 og 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1,1 mio. kr. i 2017, 1,2 mio. kr. i 2018 og 1,4 mio. kr. i 2019 og frem,
8. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Nyt kultur- og bibliotekstilbud på ydre Nørrebro” (bilag 8) med en anlægsbevilling på i alt 25,8 mio. kr. i 2016-2019. Bevillingen finansieres ved en anlægsbevilling på 15,3 mio. kr. fra investeringspuljen til Smarte Investeringer, ved at Kultur- og Fritidsudvalget optager et internt lån på 6,4 mio. kr. samt, at der flyttes i alt 4,1 mio. kr. fra Kultur- og Fritidsudvalgets serviceramme til anlægsprojektet i 2018 og 2019 som egenfinansiering af investeringen, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 0,7 mio. kr. i 2017, 1,7 mio. kr. i 2018, 3,2 mio. kr. i 2019 og 3,6 mio. kr. i 2020 og frem,
9. at der afsættes midler til at implementere business case om ”Omlægning af tilskud 2017” (bilag 9) med en anlægsbevilling på 0,6 mio. kr. i 2017 fra investeringspuljerne til Smarte investeringer, jf. bilag 12. Effektiviseringen udgør 1,4 mio. kr. i 2017 og frem.

Kultur og Fritidsforvaltningen indstiller overfor Kultur- og Fritidsudvalget,

10.     at business case om ”Foreningslivet i København” (bilag 10) drøftes,

11.     at materiale fra dialogproces med lokaludvalg, brugere, foreninger, samarbejdspartnere, tilskudsmodtagere og medarbejdere tages til efterretning, jf. bilag 11, og

12.     at Kultur- og Fritidsudvalget bemyndiger Kultur- og Fritidsforvaltningen til at tilrette business cases med de faldne bemærkninger fra udvalgets behandling inden indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 28. april 2016

Dagsordenens punkt 2, 3 og 4 blev behandlet under eet.

Følgende havde inden behandlingen af punktet foretræde for udvalget om sagen:

Repræsentanter for brugere af Kraftwerket:

• Johannes Skov Andersen
• Andreas Funch Nielsen
• Cæcilie Novaa

Repræsentanter fra Christianshavns Beboerhus:

• Henrik Christensen
• Lasse Ipsen

Forvaltningen oplyste med hensyn til indstillingens 9. at-punkt at forslaget om omlægning af tilskud ikke som anført kan håndteres som en business case, men derimod som et effektiviseringsforslag. Effektiviseringen udgør 0,8 mio. kr. i 2017, og 1,4 mio. kr. i 2018 og frem.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede følgende i sagen:

Indstillingens 1. at-punkt (LED-belysning), 2. at-punkt (Optimering af boglogistikken), 4. at-punkt (Brugerne som medskabere), 5. at-punkt (Digital blanketløsning ansøgninger) og 7. at-punkt (Forbedringer af kapacitet og indtægter) blev godkendt.

Indstillingens 3. at-punkt (Borgerservice 2020) blev udsat, idet sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget når det er blevet klarlagt, hvilke konsekvenser der vil være i forhold til kulturindhold og borgernær service på biblioteker mv.

Indstillingens 6. at-punkt (Kreative og strategiske partnerskaber) blev ikke godkendt, og der arbejdes ikke videre med de konkrete cases, men der kan arbejdes videre med konceptet i samarbejde med f.eks. medarbejdere og brugere. 

Indstillingens 8. at-punkt (Nyt kultur- og bibliotekstilbud på Ydre Nørrebro) blev godkendt med følgende ændringer: Bidraget fra Osramhuset erstattes af en øget egenfinansiering fra en reduktion af Kultur- og Fritidsudvalgets udisponerede midler (konto 3.35.64.1.). Såfremt businesscasen senere kan forbedres gennem øget synergi, øgede indtægter, reducerede driftsudgifter mv. reduceres egenfinansieringen tilsvarende. Det interne lån øges fra 6,4 til 7,8 mio. kr. Afdrag udgør ca. 1,4 mio. kr. årligt af de udisponerede midler. Effektiviseringen udgør 0,2 mio. kr. i 2017, 1,2 mio. kr. i 2018, 2,6 mio. kr. i 2019 og 3,0 mio. kr. i 2020 og frem.

Indstillingens 9. at-punkt (Omlægning af tilskud 2017) blev ikke godkendt. Forvaltningen kan gå i dialog med tilskudsmodtagerne og fremlægge indstillinger løbende med det udgangspunkt, at effektiviseringer har ophæng i reelt lavere udgifter hos tilskudsmodtagerne. 

Indstillingens 10. at-punkt (Foreningslivet i København) blev drøftet. Der arbejdes videre med ideen. Udgifterne skal fokuseres på at lette arbejdet i foreningslivet, herunder de administrative opgaver, uddannelse, ledelse og digitalisering mv. Forvaltningen vender tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget om sagen.

Indstillingens 11. og 12. at-punkt blev godkendt.

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede endvidere om, at der udarbejdes en businesscase om bunkers. Formålet er at indfri Kultur- og Fritidspolitikkens målsætninger om flere billige lokaler til kreative formål, herunder øvelokaler, atelierer mv. På den baggrund skal forvaltningen søge at konvertere så mange ledige (herunder forseglede) bunkers til anvendelige lokaler, der kan lejes billigt ud til formålet. Businesscasen skal som minimum være selvfinansieret. Store bunkers som tidligere kommandocentraler og 3-rums bunkers på attraktive steder prioriteres først.

Dagsordenspunkt 36: Forslag om Smarte Investeringer i Kultur- og Fritidsforvaltningen (2015-0278301)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. maj 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.